事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革新思路探究

陳佳

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作在企業(yè)中起著不可或缺的作用，與此同時(shí)，公共機(jī)構(gòu)的檔案管理工作也出現(xiàn)了一些問題，需要加以糾正和調(diào)整。要怎樣與時(shí)代保持一致的步調(diào)，企業(yè)應(yīng)該積極思考檔案管理工作的每一項(xiàng)業(yè)務(wù)，探究其創(chuàng)新與改革。本文主要分析了現(xiàn)有事業(yè)單位檔案管理工作存在的不足之處，并從檔案管理工作的創(chuàng)新和改革的角度出發(fā)，提出對(duì)應(yīng)措施的新思路。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 檔案管理 創(chuàng)新 改革

中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-9082（2019）12-00-01

一、檔案管理創(chuàng)新與改革的重要性

檔案管理是指對(duì)檔案的收集、整理、儲(chǔ)存、評(píng)估、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)工作。檔案管理工作對(duì)公共機(jī)構(gòu)的發(fā)展有一定的促進(jìn)作用，能夠記錄企業(yè)的點(diǎn)滴過程、活躍企業(yè)文化、防止泄露企業(yè)機(jī)密、評(píng)估企業(yè)的績(jī)效考核等。因此，公共機(jī)構(gòu)的檔案管理工作逐漸受到企業(yè)的青睞和重視，對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新與改革也迫在眉睫。

二、事業(yè)單位檔案管理出現(xiàn)的不足之處

1.檔案管理工具和方法陳舊

隨著時(shí)代進(jìn)步和科技發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理工作更加瑣碎和復(fù)雜，但是檔案管理工作中使用工具和方法跟不上時(shí)代的發(fā)展，導(dǎo)致管理效率低下以及管理質(zhì)量落后。另外，檔案管理工作的實(shí)際需求與管理工作應(yīng)用工具存在著不平衡不充分的匹配，因?yàn)槭聵I(yè)單位的檔案資源面臨著開發(fā)和利用，傳統(tǒng)的檔案管理工具已經(jīng)不能適應(yīng)檔案資源的開發(fā)，缺乏引用和運(yùn)用現(xiàn)代化設(shè)備管理工具，造成了信息更新遲緩和信息管理力度不夠，以至于大量檔案信息資源的丟失。

2.檔案管理的意識(shí)薄弱

事業(yè)單位對(duì)于檔案管理工作認(rèn)識(shí)不夠、意識(shí)不足，導(dǎo)致檔案管理部門不受企業(yè)的重視，部門也處于邊緣狀態(tài)，管理工作也比較被動(dòng)，實(shí)際工作沒有切實(shí)地落實(shí)到實(shí)處。國(guó)家和政府對(duì)于檔案管理相關(guān)方面的政策不夠詳細(xì)，宣傳力度也不夠，大眾不能對(duì)其有充分了解。除此之外，機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)工作人員對(duì)其缺乏了解，尚未真正意識(shí)到檔案管理的實(shí)用性，也忽視了檔案管理工作中應(yīng)該注意的方式方法。

3.檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不夠

對(duì)于任何企業(yè)單位，檔案管理工作質(zhì)量跟檔案管理人員的專業(yè)程度是成正比關(guān)系，由此可見，專業(yè)人才對(duì)其起著重要的作用。從目前的狀況來看，事業(yè)單位檔案管理部門的相關(guān)工作人員大多數(shù)是由其他的辦公室部門人員借調(diào)過去任職，或者是其他人員兼職此項(xiàng)管理工作，而他們并沒有任何的管理相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)。不僅如此，事業(yè)單位難以招聘到合適的專業(yè)管理人才。因此，事業(yè)單位檔案管理部門長(zhǎng)期以來呈現(xiàn)出這樣不專業(yè)的工作狀態(tài)，工作質(zhì)量難以保障，極其不利于單位的檔案管理。

三、事業(yè)單位檔案管理改革與創(chuàng)新的路徑

1.發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)信息管理

為了結(jié)合自己的發(fā)展需要，事業(yè)單位要發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)，引入使用一些新潮的管理工具和方式方法，可以進(jìn)一步地推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的新進(jìn)程。

第一，從宏觀角度上，設(shè)計(jì)一套信息化檔案管理方案，按照實(shí)際需要，圍繞著企業(yè)自身的工作性質(zhì)，優(yōu)化設(shè)計(jì)檔案信息化管理方案，然后分為具體的操作步驟;第二，從微觀的角度上，要建設(shè)事業(yè)單位自己的信息管理網(wǎng)站或者軟件。一方面，建設(shè)內(nèi)部信息網(wǎng)絡(luò)，相關(guān)工作人員可利用信息化管理技術(shù)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程操作檔案管理信息，方便內(nèi)部工作人員查詢、調(diào)取和利用。另一方面，可針對(duì)性建設(shè)外部信息網(wǎng)絡(luò)，面向社會(huì)大眾，方便大眾了解自身的企業(yè)文化和精神，并建立相關(guān)論壇渠道與同行之間相互交流溝通，探討對(duì)外交流溝通的信息，相互學(xué)習(xí)進(jìn)步，實(shí)現(xiàn)信息的共享和溝通;第三，在實(shí)際操作上引入適用的檔案管理工具，例如，可以使用一些簡(jiǎn)便的工具，紙質(zhì)版的信息材料不再是單純的人工錄入，這樣的工具輔助不僅操作簡(jiǎn)單，容易上手，又減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)。

2.明確系統(tǒng)流程，完善檔案管理體系

科技進(jìn)步給企業(yè)單位的檔案管理工作造成了沖擊，使得檔案管理工作出現(xiàn)凌亂的情況。為了避免這些現(xiàn)象繼續(xù)惡化下去，大眾應(yīng)該集思廣益，完善檔案管理制度，事業(yè)單位根據(jù)自身需要進(jìn)行細(xì)節(jié)調(diào)整，使檔案管理工作有序進(jìn)行。

明確責(zé)任機(jī)制，對(duì)于檔案管理工作的信息收集、整理、保密等工作流程進(jìn)行細(xì)化，對(duì)工作人員的自身職責(zé)進(jìn)行分配管理，明確每個(gè)人的職責(zé)范圍;第二，完善考核制度，要讓檔案管理部門有條不紊地開展工作，完善考核制度是一個(gè)明智的選擇，考核制度的建立完善能夠讓工作人員的工作效果和質(zhì)量與其工資和升遷等掛鉤，可以起到員工對(duì)待工作的敬重心理，不會(huì)馬虎對(duì)待工作，提高員工工作積極性，可以良好地帶動(dòng)管理部門的氛圍;第三，建立監(jiān)督機(jī)制，對(duì)于事業(yè)單位的上下級(jí)形成監(jiān)督小組，對(duì)檔案管理的工作進(jìn)行監(jiān)督，這樣不但可以讓員工可以時(shí)刻保持警惕，加強(qiáng)工作的效率，又可以在監(jiān)督過程中發(fā)現(xiàn)存在的不足，及時(shí)解決問題。

3.創(chuàng)新培養(yǎng)人才方式，提高管理人員素質(zhì)

檔案管理工作的質(zhì)量是由相關(guān)管理人員的專業(yè)能力成正比關(guān)系的，換句話來說，專業(yè)的工作人員是檔案管理改革和創(chuàng)新的頂梁柱，它支撐著管理部門的運(yùn)作。因此，培養(yǎng)專業(yè)人才，提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)是公共機(jī)構(gòu)刻不容緩的重要工作。

一方面，事業(yè)單位要注重人才引進(jìn)，專門到高校進(jìn)行校園招聘，引入具有專業(yè)能力的高校人才，也可以從社會(huì)上招聘有著豐富經(jīng)驗(yàn)的人才。另一方面，單位內(nèi)部也要充分重視對(duì)內(nèi)部人員的培訓(xùn)，但是由于一些客觀因素，培訓(xùn)效果不太理想。因此，創(chuàng)新檔案管理培訓(xùn)方式是必要的。例如，培訓(xùn)導(dǎo)師采用游戲培訓(xùn)法，可以讓工作人員在游戲的輕松環(huán)境中獲取知識(shí)技能，學(xué)習(xí)效果也會(huì)事半功倍。也可以采用成功案例的教學(xué)方式，讓學(xué)員更加直觀感受檔案管理的方式與作用，提高自身的管理技能，促進(jìn)檔案管理工作。

四、結(jié)語

總而言之，檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位來說是十分重要的，能夠?qū)ζ溆袠O大的促進(jìn)作用，但其存在的問題也會(huì)對(duì)企業(yè)的發(fā)展造成阻礙。因此，需要根據(jù)企業(yè)自身的情況進(jìn)行改革和創(chuàng)新。

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