基層派出所檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

王放心

摘 要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和普及，基層派出所檔案經(jīng)歷著由實(shí)物保存向數(shù)字化、智能化保存方向發(fā)展?；鶎优沙鏊鶛n案信息化建設(shè)為派出所提高工作效率，強(qiáng)化內(nèi)部管理等方面發(fā)揮著十分重要的意義和作用。本人主要結(jié)合實(shí)際工作，就如何加強(qiáng)基層派出所檔案信息化建設(shè)提出具體建議。

關(guān)鍵詞：基層派出所 檔案管理 信息化

中圖分類號：G27文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1003-9082（2019）12-00-01

基層派出所檔案信息化建設(shè)是科技強(qiáng)警的工作要求，也是實(shí)現(xiàn)便捷化、快速化工作的必然步驟之一。我國基層派出所檔案管理工作與其余領(lǐng)域一樣，正在經(jīng)歷著技術(shù)革命和信息革命，如何利用便捷的信息化技術(shù)強(qiáng)化檔案管理，是所有基層公安檔案管理人員所需要探索的實(shí)際問題。筆者認(rèn)為目前基層派出所檔案管理工作依舊存在著不足之處需要改進(jìn)，在未來，檔案管理信息化建設(shè)依舊存在著較大的發(fā)展空間。

一、基層派出所檔案管理信息化的必要性

所謂的檔案管理信息化就是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字文檔或者是代碼文檔，對于一些報(bào)告也可以利用電子報(bào)告，電子報(bào)表的形式展示出來，這有助于基層派出所對信息資料進(jìn)行篩選和加工。還有就是，充分利用計(jì)算機(jī)功能可大幅度縮短檔案入庫時(shí)間，傳統(tǒng)的信息加工工作模式在于將所有的文件資料進(jìn)行統(tǒng)一整理，編輯，歸檔，在這樣漫長的過程之中，嚴(yán)重影響了地方派出所的工作效率，公安隊(duì)伍也沒辦法較快的展開相關(guān)的工作和服務(wù)。

傳統(tǒng)的實(shí)物檔案管理模式已經(jīng)逐步不適用于基層派出所工作需要，很多檔案室內(nèi)部的相關(guān)資料較為容易受到外界環(huán)境因素的影響，也占據(jù)了較多的管理資源，不利于實(shí)現(xiàn)科技強(qiáng)警。那么實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化不僅可以提高隊(duì)伍的整體作戰(zhàn)能力，還可以提供更多的便捷工作工具，提高檔案管理的工作效率以及服務(wù)質(zhì)量。目前，檔案信息化管理的優(yōu)越性和必要性已逐步凸顯，公安部門也開始重視利用科技手段去強(qiáng)化檔案管理工作。經(jīng)過一段時(shí)間的發(fā)展，目前一些基層派出所已經(jīng)初步具備了一定的檔案信息化規(guī)模，很多的檔案已經(jīng)錄入到相關(guān)信息系統(tǒng)之中，檔案信息化為基層派出所工作提供了便利，例如人們查詢犯罪記錄以及調(diào)取戶籍證明等等都十分便捷。目前，公安部門還在加緊推進(jìn)檔案信息化的相關(guān)推進(jìn)工作，期望能夠在后期為人民提供更為便捷的檔案管理服務(wù)。

二、基層派出所檔案管理信息化建設(shè)所存在的實(shí)際問題

1.安全問題

基層派出所檔案管理信息化建設(shè)首當(dāng)其沖的問題就是安全問題。基層派出所部門的內(nèi)部系統(tǒng)，內(nèi)部管理體系是否能夠做到百分之百牢固，所有內(nèi)容是否絕對安全是檔案管理工作中最為關(guān)鍵也最為重要的問題?，F(xiàn)在，很多基層派出所檔案都是與外界的高新企業(yè)進(jìn)行合作開發(fā)，利用外面的互聯(lián)網(wǎng)人才進(jìn)行建設(shè)，這毫無疑問會(huì)增加基層派出所檔案管理信息化的安全問題。大多數(shù)企業(yè)都是具備較高信譽(yù)和較高保密思想的，但是不排除有部分不法企業(yè)會(huì)出現(xiàn)不良作為，影響到基層派出所檔案管理的安全性。

2.信息共享平臺建設(shè)

基層公安部門與其余政府部門的信息平臺能否實(shí)現(xiàn)共享，如何實(shí)現(xiàn)共享也是一個(gè)實(shí)際問題。目前大多數(shù)基層派出所使用的檔案管理系統(tǒng)是獨(dú)立建設(shè)的，很多地方的共享化程度較低，沒有辦法進(jìn)行跨地區(qū)調(diào)閱，這給地方的案件辦理或者是資源查閱帶來了極大的不便。還有就是，地方派出所與上級部門的系統(tǒng)建設(shè)是否統(tǒng)一，數(shù)據(jù)是否能實(shí)現(xiàn)共享，是否會(huì)出現(xiàn)重復(fù)錄入等現(xiàn)象都需要充分考慮到，這是目前很多基層派出所所沒有注意的實(shí)際問題。

3.管理手段

在檔案信息化建設(shè)的過程之中，相關(guān)的管理手段和管理方法依舊不完善。筆者發(fā)現(xiàn)部分基層派出所對檔案管理人員的相關(guān)管理?xiàng)l例以及管理要求過于松散，沒有契合檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)需要和要求進(jìn)行重新規(guī)定。另外，在檔案錄入過程之中，對于外聘錄入人員的相關(guān)行為也缺乏約束，部分外聘人員沒有經(jīng)過嚴(yán)格的資質(zhì)審查，沒有良好的工作態(tài)度和工作認(rèn)知，這不利于檔案信息化的建設(shè)。

三、基層派出所檔案管理的幾點(diǎn)具體建議

1.安全記錄，保密記錄

筆者認(rèn)為，基層派出所檔案建設(shè)工作應(yīng)當(dāng)注重保密和安全，首先基層派出所需要與各建設(shè)單位簽定相關(guān)的保密協(xié)議。有條件的地方基層派出所可以增強(qiáng)對高技術(shù)人才的引入，將這部分高技術(shù)人才安排到建設(shè)工作之中，讓他們主導(dǎo)相關(guān)工程的建設(shè)工作。在建設(shè)過程中要同步考慮安全問題，如密級要求較高的需要得到相關(guān)負(fù)責(zé)人的審批和許可。還有就是，檔案的錄入工作最好在系統(tǒng)測試完畢確保安全之后才開始進(jìn)行，這樣能最大限度的保障檔案的安全性。

2.建立檔案信息共享平臺

目前，各地基層派出所的檔案資料庫都是單獨(dú)建設(shè)，共享化程度不高，調(diào)閱相對較為困難，有的還無法進(jìn)行跨地區(qū)調(diào)閱，這給檔案管理帶來了不便。上級公安部門可以建設(shè)一個(gè)中心檔案庫，多個(gè)地區(qū)進(jìn)行數(shù)據(jù)庫建設(shè)。各個(gè)地方可在中心庫中占據(jù)一席，這樣不僅對本地資源調(diào)閱方便，對于其它地方在獲得權(quán)限后也能夠方便查閱信息。信息資源的互通共享也能方便日常工作。還有就是，建立檔案信息共享平臺可以節(jié)約相關(guān)的檔案錄入成本，避免出現(xiàn)一份檔案多地錄入現(xiàn)象，有利于節(jié)約人力物力。

3.做好基礎(chǔ)工作，規(guī)范管理手段

做好檔案管理中的一些基礎(chǔ)工作，可以使檔案信息化建設(shè)得到保證。筆者認(rèn)為基層工作需要相關(guān)的管理?xiàng)l例進(jìn)行規(guī)范，建立科學(xué)有效的管理機(jī)制，才能更好的服務(wù)于派出所的日常工作。還有就是，筆者認(rèn)為對于外聘人員也應(yīng)當(dāng)進(jìn)行嚴(yán)格的管理，制定相關(guān)的管理?xiàng)l例以約束他們的行為，尤其是需要做好保密管理工作，在錄入過程之中禁止使用一切通訊工具，對檔案的錄入標(biāo)準(zhǔn)以及錄入內(nèi)容甚至是一天所需要完成的工作量都做出明確的規(guī)定。此外，將各種信息共享資源進(jìn)行規(guī)范，統(tǒng)一管理，各個(gè)部門需要做好地方的設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)和端口設(shè)計(jì)，確保數(shù)據(jù)可以流通，最大限度的去利用各種數(shù)據(jù)，也可保證這些數(shù)據(jù)可以合理的應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域之中。

結(jié)束語

基層派出所的檔案信息化建設(shè)工作是必然的，這是時(shí)代發(fā)展的趨勢。筆者認(rèn)為基層派出所需要在檔案信息化建設(shè)的同時(shí)綜合考慮到檔案安全、檔案調(diào)動(dòng)的便捷性以及檔案的日常管理維護(hù)工作，那么所建設(shè)的檔案管理系統(tǒng)必然是科學(xué)合理的，必然能夠提升基層派出所的工作效率。

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