區(qū)級(jí)檔案館如何適應(yīng)新形勢加強(qiáng)婚姻檔案管理

丁利紅

摘 要：隨著群眾檔案意識(shí)的不斷提高，區(qū)級(jí)檔案館檔案管理與利用工作呈現(xiàn)出新的發(fā)展形勢。如何適應(yīng)新形勢加強(qiáng)婚姻檔案管理，已經(jīng)成為區(qū)級(jí)檔案館檔案管理的重要內(nèi)容。本文通過對(duì)區(qū)級(jí)檔案館婚姻檔案管理問題與利用形勢的分析，提出幾點(diǎn)適應(yīng)新形勢價(jià)錢婚姻檔案管理的策略，以供諸位參考。

關(guān)鍵詞：新形勢 區(qū)級(jí)檔案館 婚姻檔案 管理

中圖分類號(hào)：G27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-9082（2019）12-00-01

引言

婚姻檔案作為民生檔案的一種，記錄著婚姻當(dāng)事人的婚姻關(guān)系，在財(cái)產(chǎn)分割與繼承、貸款辦理、戶口轉(zhuǎn)移、離婚、再婚、購房等方面有重要的憑證作用?；橐鰴n案利用人數(shù)、利用內(nèi)容及利用目的的變化，給婚姻檔案管理與利用工作帶來了新的挑戰(zhàn)。對(duì)區(qū)級(jí)檔案館來說，應(yīng)當(dāng)適應(yīng)新的檔案利用發(fā)展形勢，采取滿足檔案信息化管理需求的措施，加強(qiáng)婚姻檔案管理，提高管理與利用服務(wù)水平，推進(jìn)管理規(guī)范化進(jìn)程。

一、區(qū)級(jí)檔案館婚姻檔案管理問題與利用形勢分析

1.婚姻檔案管理問題

1.1查閱不便

當(dāng)前婚姻檔案管理實(shí)施分時(shí)段、分地域的管理制度，對(duì)婚姻當(dāng)事人查閱檔案造成嚴(yán)重不便。一些查檔者有跨地域結(jié)婚的狀況，當(dāng)需要向其他人出示婚姻證明時(shí)，往往需要在兩個(gè)地域間來回奔波。還有些查檔者有多次婚姻狀況，不同時(shí)段的婚姻檔案保存地點(diǎn)不同，常需要耗費(fèi)大量的時(shí)間查閱檔案，從而造成嚴(yán)重不便。

1.2檢索效率低

雖然不少區(qū)級(jí)檔案館已經(jīng)引入了檔案檢索系統(tǒng)，但是檢索關(guān)鍵詞只局限于婚姻當(dāng)事人的姓名、時(shí)間及地點(diǎn)等信息。查檔者利用這些信息查檔時(shí)，往往會(huì)檢索到許多相似信息。而且，一旦查檔者對(duì)當(dāng)時(shí)婚姻登記時(shí)間、地點(diǎn)記憶模糊，就會(huì)提高檢索難度，甚至?xí)霈F(xiàn)檢索不到的情況。在此情況下，還需要檔案管理人員入庫調(diào)卷核對(duì)，從而導(dǎo)致檢索效率低下。

1.3不規(guī)范檔案較多

區(qū)級(jí)檔案館保存著多個(gè)時(shí)間段、多個(gè)范圍內(nèi)的婚姻檔案。在以往保存的過程中，采取紙質(zhì)化保存方式。由于對(duì)紙質(zhì)檔案缺少標(biāo)準(zhǔn)化管理，所以存在較多的不規(guī)范檔案，如實(shí)際登記姓名與身份證姓名有明顯差異、登記編號(hào)順序混亂、缺少登記時(shí)間等。

2.婚姻檔案利用形勢分析

2.1人數(shù)增加

現(xiàn)階段，檔案查詢者人數(shù)逐漸遞增，個(gè)體查檔者成為查檔中的主體。筆者認(rèn)為，其主要原因在于當(dāng)前婚姻檔案在生活中的作用越來越重要，財(cái)產(chǎn)分割與繼承、貸款辦理、戶口轉(zhuǎn)移、離婚、再婚、購房等都需要婚姻當(dāng)事人出示婚姻關(guān)系證明。而且，當(dāng)前有上述需要的已婚人士越來越多，這就造成了查詢婚姻檔案人數(shù)的增多。

2.2內(nèi)容集中

婚姻檔案的主要內(nèi)容是婚姻登記表及相關(guān)證件材料，包括結(jié)婚登記、撤銷婚姻、離婚登記和補(bǔ)發(fā)婚姻登記證等材料，由區(qū)級(jí)檔案館實(shí)行統(tǒng)一管理。從目前婚姻檔案利用情況來看，大多集中于利用結(jié)婚登記表及補(bǔ)發(fā)婚姻登記證這兩類檔案材料，主要用于證明現(xiàn)有婚姻關(guān)系。就補(bǔ)發(fā)結(jié)婚登記證而言，過去人們并不注重結(jié)婚證，認(rèn)為結(jié)婚證可有可無，而現(xiàn)在無論是房屋抵押貸款，還是購房，亦或者是轉(zhuǎn)移戶口，都需要證明婚姻關(guān)系。所以，出現(xiàn)許多人補(bǔ)辦結(jié)婚證的現(xiàn)象。在對(duì)結(jié)婚登記信息記憶模糊的情況下，大多人選擇查詢補(bǔ)發(fā)結(jié)婚登記證檔案。

2.3目的擴(kuò)展

在各行各業(yè)管理制度逐漸完善的背景下，各項(xiàng)審批程序越來越嚴(yán)格，許多行業(yè)都要求人們出示婚姻證明。由此，人們利用婚姻檔案的目的發(fā)生了根本性的變化。過去，大多數(shù)人只有在離婚的時(shí)候才會(huì)查詢婚姻檔案。而現(xiàn)在，大多數(shù)人都是為了購房、房屋抵押貸款、戶口登記與轉(zhuǎn)移、送孩子入學(xué)等查詢婚姻檔案。

二、區(qū)級(jí)檔案館適應(yīng)新形勢加強(qiáng)婚姻檔案管理的重要策略

1.建立健全檔案信息化管理制度

成熟而完善的信息化制度對(duì)婚姻檔案管理有規(guī)范及指導(dǎo)的作用，為適應(yīng)婚姻檔案利用新形勢，提高婚姻檔案管理與利用服務(wù)水平，區(qū)級(jí)檔案館應(yīng)當(dāng)建立健全婚姻檔案信息化管理制度。其一，建立婚姻檔案信息化管理系統(tǒng)，要求下轄婚姻登記機(jī)關(guān)通過應(yīng)用和運(yùn)行管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)全區(qū)、全省婚姻檔案數(shù)據(jù)共享及全國聯(lián)網(wǎng)。其二，建立管理系統(tǒng)操作規(guī)程，要求操作人員制造系統(tǒng)運(yùn)行日志，詳細(xì)記錄系統(tǒng)運(yùn)行情況。其三，健全人員管理制度，下設(shè)區(qū)級(jí)管理員、一般管理員、一般統(tǒng)計(jì)員、信息管理員等職位，合理分配職責(zé)。

2.嚴(yán)格落實(shí)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理工作

標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理工作是否落實(shí)，對(duì)婚姻檔案管理的推進(jìn)起重要作用。所以，區(qū)級(jí)檔案館應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格落實(shí)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理工作。一方面，按照相關(guān)規(guī)定上給出的分類方案、歸檔范圍、保管期限等，結(jié)合檔案編號(hào)、目錄號(hào)，對(duì)長期形成的婚姻檔案進(jìn)行分門別類，同時(shí)，全面清理核對(duì)現(xiàn)存檔案，經(jīng)鑒定后刪除無任何價(jià)值的檔案，避免檔案重復(fù)。另一方面，對(duì)一些內(nèi)容混雜、信息模糊不清的婚姻檔案進(jìn)行重新組卷，并制定統(tǒng)一且全面的檔案分類號(hào)，同時(shí)，規(guī)范案卷題名，防止系統(tǒng)識(shí)別不清，提高檔案檢索的準(zhǔn)確性。

3.優(yōu)化婚姻檔案數(shù)據(jù)庫

婚姻檔案信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行需要依靠龐大的婚姻檔案數(shù)據(jù)庫，而且，每年有大量的群體婚姻關(guān)系都在發(fā)生變動(dòng)。因此，區(qū)級(jí)檔案館應(yīng)當(dāng)注重對(duì)婚姻檔案數(shù)據(jù)庫的優(yōu)化。例如，對(duì)以往的婚姻檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與分析，基于此，優(yōu)先加工整理一些常用的、需求量大的婚姻檔案，同時(shí)，定期收集轄區(qū)內(nèi)婚姻登記機(jī)關(guān)的婚姻檔案，及時(shí)更新當(dāng)前的婚姻檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案信息的準(zhǔn)確性與數(shù)據(jù)庫的全面性。

4.提升管理人員素質(zhì)

無論是婚姻檔案管理信息化建設(shè)，還是檔案管理與服務(wù)工作的落實(shí)，都需要人才的支持。對(duì)區(qū)級(jí)檔案館而言，應(yīng)當(dāng)根據(jù)當(dāng)前的檔案管理情況，引入高素質(zhì)的專業(yè)性婚姻檔案管理人才，調(diào)整人員結(jié)構(gòu)，同時(shí)，做好對(duì)現(xiàn)有管理人員的培訓(xùn)與考核工作，通過繼續(xù)教育、專題培訓(xùn)、專題研討等方式，建立其信息化檔案管理意識(shí)，使其掌握豐富的婚姻法律知識(shí)、現(xiàn)代化檔案管理知識(shí)，提高其計(jì)算機(jī)操作水平，從而提升管理人員的整體素質(zhì)。

結(jié)語

綜上所述，區(qū)級(jí)檔案館要順應(yīng)當(dāng)前婚姻檔案利用的新形勢，加強(qiáng)婚姻檔案管理，應(yīng)當(dāng)建立健全婚姻檔案信息化管理制度，嚴(yán)格落實(shí)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理工作，并優(yōu)化婚姻檔案數(shù)據(jù)庫，同時(shí)，提升管理人員綜合素質(zhì)，逐漸提高婚姻檔案管理與服務(wù)水平，真正發(fā)揮檔案館的社會(huì)服務(wù)功能。

參考文獻(xiàn)

[1]孫偉.區(qū)級(jí)檔案館如何適應(yīng)新形勢加強(qiáng)婚姻檔案管理[J].檔案與建設(shè)，2013，（07）：60-61.

[2]張一楠.淺談區(qū)級(jí)檔案館實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的有效途徑[J].黑龍江史志，2012，（23）：42-43.

[3]于淼.怎樣提升婚姻登記檔案管理工作水平[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，（13）：103.

[4]盛春波.淺談婚姻登記檔案的數(shù)字化管理[J].黑龍江檔案，2018，（02）：90.