新媒體環(huán)境下高校檔案管理工作與建議

黃 華

（寧夏職業(yè)技術(shù)學(xué)院，寧夏銀川 750021）

新媒體是相對于傳統(tǒng)媒體而言的，以信息技術(shù)為核心的新的媒體傳播形式。新媒體具有開放性、容量大、傳播速度快等特點，網(wǎng)絡(luò)、手機、數(shù)字電視是新媒體的代表。當(dāng)下，新媒體已經(jīng)成為人們接收、傳播信息的主要渠道。在新媒體背景下，高校檔案管理工作也出現(xiàn)了許多新情況、新問題，這不得不引起我們的關(guān)注。

1 新媒體給高校檔案管理工作帶來的影響

1.1 新媒體給傳統(tǒng)檔案管理理念帶來了挑戰(zhàn)

如今，人類已經(jīng)進入了互聯(lián)網(wǎng)+時代。在互聯(lián)網(wǎng)+時代，新媒體也在各個領(lǐng)域廣泛運用開來，新媒體同樣給高校檔案管理工作帶來了深遠(yuǎn)的影響。與傳統(tǒng)媒體相比，新媒體在內(nèi)容、傳播、檢索和互動方面更有優(yōu)勢。如今，我國高校的互聯(lián)網(wǎng)、寬帶局域網(wǎng)絡(luò)建設(shè)日漸完善，許多高校檔案室也在檔案信息處理、數(shù)字化存儲和傳輸?shù)确矫娌捎昧诵旅襟w技術(shù)和設(shè)備，這也使得高校檔案管理工作更加專業(yè)化。不過，仍有部分高校的檔案信息化建設(shè)水平較低，原因是一些高校管理者對新媒體認(rèn)識不足，檔案管理工作的地位較低，管理人員的職責(zé)不明，檔案管理缺少制度和物資保障。從某種角度來看，新媒體環(huán)境下，高校傳統(tǒng)的檔案管理理念也面臨著挑戰(zhàn)。相關(guān)人員只有轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，才能推動檔案管理工作不斷向前發(fā)展。

1.2 高校檔案管理模式迎來了新的考驗

傳統(tǒng)的高校檔案管理工作以手工方式為主，檔案則以紙質(zhì)檔案、原始檔案為主，檔案服務(wù)對象單一，一般只服務(wù)本校師生，檔案服務(wù)也是坐等用戶上門。用戶上門后，工作人員只能依靠雙手去查找檔案，檔案服務(wù)模式落后。新媒體出現(xiàn)后，高校檔案工作環(huán)境、服務(wù)對象都發(fā)生了新的變化，如數(shù)字檔案成為檔案的主體，檔案存儲和查閱形式都實現(xiàn)了智能化，檔案服務(wù)和共享范圍都不斷擴大。這也給高校檔案管理模式帶來了新的考驗，傳統(tǒng)的封閉的、被動的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足高校檔案工作需要。檔案部門只有與時俱進，建立開放的、智能化檔案管理模式，提高檔案管理和服務(wù)的信息化水平，才能切實發(fā)揮檔案的資源優(yōu)勢，為用戶提供良好的服務(wù)。

1.3 給檔案工作人員提出了更高的要求

傳統(tǒng)的檔案管理工作，對工作人員的專業(yè)能力要求較低。即便是沒有接受過專業(yè)訓(xùn)練，許多非專業(yè)檔案人員也能勝任檔案管理工作。新媒體環(huán)境下的高校檔案管理工作，具有檔案形式多元化、服務(wù)對象廣泛化、內(nèi)容豐富化等特征，檔案管理工作分工更精細(xì)，這也給高校檔案管理隊伍的綜合能力提出了更高的要求。檔案管理人員只有專業(yè)知識扎實、信息技術(shù)熟練，才能做好檔案管理工作。但是，當(dāng)前許多高校的檔案管理人員大都學(xué)歷較低，年齡較大，這些人的學(xué)習(xí)意識和自我管理能力相對較弱。一些人不僅工作理念落后，而且業(yè)務(wù)水平不高，難以為高校檔案管理工作提供智力支持。建設(shè)專業(yè)的檔案管理隊伍，也成為高校檔案管理工作的當(dāng)務(wù)之急。

2 新媒體時代做好檔案管理工作的核心素養(yǎng)

2.1 政治思想素質(zhì)

作為高校管理工作的重要組成部分，檔案管理主要負(fù)責(zé)相對基礎(chǔ)性的管理事務(wù)。然而由于涉及到人才選拔培訓(xùn)等各項與人力資源管理密切關(guān)聯(lián)的內(nèi)容，因此管理工作者必須具有良好的思想道德水平。因此，新媒體時代做好檔案管理工作的核心素養(yǎng)首重政治思想素質(zhì)。管理者必須首先把正確的政治方向放在首位，堅持四項基本原則，擁護中國共產(chǎn)黨的基本路線、方針和政策，認(rèn)真學(xué)習(xí)“三個代表”重要思想、科學(xué)發(fā)展觀和“八榮八恥”。日常工作中需認(rèn)真參加政治學(xué)習(xí)和黨員組織生活，不斷提高對共產(chǎn)黨的認(rèn)識，不斷拓寬政治知識面，不斷提高自身文化素養(yǎng)。要努力向優(yōu)秀共產(chǎn)黨員學(xué)習(xí)，始終以一名合格共產(chǎn)黨員標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格要求自身。要以身作則、嚴(yán)于律己，始終牢固樹立馬克思主義世界觀、人生觀、價值觀，樹立正確的權(quán)力觀、利益觀，時刻自重、自省、自警、自勵。要始終以黨章、黨的制度規(guī)范自身行為，用黨的紀(jì)律約束自己。要多與愛學(xué)習(xí)的人交往、多與坦誠敢言的人接觸、多與品德高尚的人深談，從而使自身學(xué)知識、受熏陶、冶情操。

2.2 工作素質(zhì)

檔案管理不僅需要全面收集、及時整理和存放保管各類檔案資料，也需要隨著檔案管理的時代發(fā)展要求不斷提高和優(yōu)化管理思想與具體舉措。因此，檔案管理工作素質(zhì)直接決定著管理工作品質(zhì)和成效，也就直接影響著未來選拔培訓(xùn)人才的可靠性與成效性。

優(yōu)秀的檔案管理工作者需要持之以恒地認(rèn)真學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識，虛心向前輩和同事請教，不恥下問，尊重領(lǐng)導(dǎo)，團結(jié)同事，熟練掌握專業(yè)業(yè)務(wù)知識，要按規(guī)定做好檔案收集，接收各部門形成的符合要求的歸檔資料，確保移交手續(xù)齊全。要按規(guī)定進行檔案分類與編目。

3 新媒體環(huán)境下完善高校檔案管理工作的思考和建議

3.1 轉(zhuǎn)變觀念，優(yōu)化管理體系

高校檔案工作是高校教學(xué)、科研、黨政機關(guān)服務(wù)體系的重要組成部分，其發(fā)展和完善離不開高校領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和支持。學(xué)校管理者轉(zhuǎn)變思想觀念，從思想上給予高校檔案工作媒體化以重視，是新媒體環(huán)境下推動高校檔案管理工作發(fā)展的基礎(chǔ)和前提。所以，高校領(lǐng)導(dǎo)要正視新媒體對檔案管理工作的影響，樹立新媒體檔案觀。然后，放眼未來，主動去適應(yīng)新媒體大環(huán)境，加大檔案管理投入，提高檔案館、檔案室建設(shè)水平，開發(fā)或引進先進的檔案管理系統(tǒng)，為檔案管理工作提供充足的硬件設(shè)備和強有力的技術(shù)支持，與此同時，建立與新媒體檔案管理工作匹配的管理制度和管理體系，為檔案管理工作順利開展打好基礎(chǔ)。在此基礎(chǔ)上，在校內(nèi)積極開展檔案宣傳工作，提高學(xué)校師生對檔案工作的關(guān)注度。為了提高全員的檔案意識，有關(guān)部門還要做好檔案監(jiān)督管理工作，推動各部門加強合作，共同做好檔案工作，使檔案管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

3.2 開展檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，加快信息化進程

高校是高新技術(shù)的重要發(fā)源地，也是信息技術(shù)的強輻射區(qū)。如今，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)與高校師生的生活和學(xué)習(xí)建立了緊密的聯(lián)系，他們的信息需求也更多元化。高校檔案館只有準(zhǔn)確把握時代發(fā)展動脈，全面了解用戶的需求，走信息化建設(shè)之路，才能避免落伍、被淘汰的命運。因此，在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，高校要就檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)進行合理規(guī)劃，制定檔案標(biāo)準(zhǔn)化年度建設(shè)方案，明確檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)、管理要求、查閱流程，逐步推進檔案信息開發(fā)和建設(shè)，確保檔案信息化建設(shè)有章可循。如在檔案收集方面，以國家檔案局制定的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)為標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格檔案著錄格式、標(biāo)引規(guī)則、電子檔案接收標(biāo)準(zhǔn)，提高數(shù)據(jù)庫設(shè)計水平，統(tǒng)一微縮復(fù)制品的規(guī)格，以提高檔案信息存儲和利用效率。然后，發(fā)揮高校的技術(shù)和人才優(yōu)勢，構(gòu)建檔案管理一站式平臺，運用數(shù)據(jù)軟件將學(xué)校檔案信息在線歸檔，實現(xiàn)檔案一站式查詢、資源高度共享。

3.3 探索檔案傳播新途徑，提高檔案服務(wù)水平

為用戶提供信息服務(wù)，是檔案的價值所在。進一步來說，檔案數(shù)字化建設(shè)不是檔案工作的重點，檔案利用和利用效果，才是檔案館最關(guān)心的問題，這也是檔案傳播過程中的重中之重。在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，高校檔案工作只有以“滿足用戶的信息需求”為出發(fā)點，積極探索檔案資源傳播和利用新途徑，創(chuàng)新檔案信息服務(wù)方式，才能將檔案工作越做越好。那么，如何滿足用戶的信息需求呢，筆者認(rèn)為，重點要做好以下幾點：首先，在做好文書檔案、科研檔案管理，滿足高?；镜慕萄泻凸芾砉ぷ餍枰幕A(chǔ)上，加大民生檔案、民族檔案、地方特色檔案、學(xué)生就業(yè)檔案開發(fā)力度，構(gòu)筑特色館藏檔案，滿足用戶的特殊信息需求。其次，構(gòu)建多元化、多層次的檔案利用體系，密切關(guān)注高校改革與發(fā)展動態(tài)，積極參與學(xué)校的重大活動，將檔案工作與高校發(fā)展融為一體。再次，建立用戶體驗服務(wù)平臺，改進檔案服務(wù)方式，簡化檔案服務(wù)流程，滿足廣大師生的信息資源需要。同時發(fā)揮檔案的育人功能，變檔案館為愛國主義教育基地、社會實踐基地和科學(xué)知識普及場所，推出特色檔案文化產(chǎn)品，舉辦各類檔案專題展覽，彰顯學(xué)校的文化特色。最后，開設(shè)檔案管理互動平臺，加強與高校師生的互動，不斷改進服務(wù)方式，提高檔案服務(wù)能力。

3.4 重視檔案隊伍建設(shè)，提高新媒體駕馭能力

檔案管理人員在高校檔案管理工作中起著主導(dǎo)作用。提高他們的綜合素質(zhì)，可以從根本上提高高校檔案管理水平。所以，高校要重視和加強檔案管理隊伍建設(shè)，引進專業(yè)的檔案管理人員，建設(shè)一支年輕的檔案管理隊伍。然后，開展職業(yè)道德教育，提高工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和道德水平，培養(yǎng)他們熱愛工作、實事求是的工作作風(fēng)。與此同時，開展專業(yè)技能培訓(xùn)，使檔案人員通過檔案法律知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)學(xué)習(xí)，了解網(wǎng)絡(luò)媒體發(fā)展趨勢，提高網(wǎng)絡(luò)媒介操作技能和業(yè)務(wù)能力。高校檔案工作人員也要加強自主學(xué)習(xí)，通過自主學(xué)習(xí)掌握更多的互聯(lián)網(wǎng)知識和技能，不斷提高自己的知識和技能水平。然后，積極主動地開展檔案管理工作，為高校檔案管理工作發(fā)展做出積極貢獻(xiàn)。

4 結(jié)語

總之，新媒體為高校檔案管理工作注入了活力，但是新媒體也給高校檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)。所以，高校要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，并從硬件設(shè)施建設(shè)、制度建設(shè)、隊伍建設(shè)做起，逐步推動檔案信息化建設(shè)，以發(fā)揮檔案在高校教學(xué)管理中的重要作用，拓寬檔案管理發(fā)展道路。