運用信息化手段提高鐵路建設(shè)物資管理實踐

□ 侯志敏

(黔張常鐵路有限責任公司,湖南 長沙 410007)

1 前言

近年來鐵路建設(shè)迅猛發(fā)展，各鐵路公司均面臨同時擔負開通、開工和儲備新建線路的任務(wù)，以黔張常(懷邵衡)鐵路公司為例，2018年要確保懷邵衡鐵路開通，做好黔張常、張吉懷鐵路的建設(shè)，同時又要做好常益長鐵路的開工準備，公司對應(yīng)的參建施工單位29家，監(jiān)理單位19家，甲供物資供應(yīng)商56家，需要高效率的工作才能做好物資管理，確保完成建設(shè)任務(wù)目標。

2 當前建設(shè)物資管控中存在的問題和不足

在建設(shè)物資計劃、采購、供應(yīng)、質(zhì)量控制的全過程管理中，甲供物資采購已有較為完善的采購標準和流程，自購物資采購建設(shè)單位在履行資格條件設(shè)置、技術(shù)標準審查后，由施工單位履行內(nèi)部決策程序自行組織采購。物資計劃、供應(yīng)、驗收檢測和質(zhì)量追溯成了現(xiàn)場物資管控的關(guān)鍵。

2.1 存在問題和不足

2.1.1 物資需求計劃提報不準、重復提報

由于甲供物資供應(yīng)不涉及施工單位付款，出于保證供應(yīng)的目的，施工單位在計劃編制過程中經(jīng)常存在不遵循“確保施工、適度超前、合理庫存”的原則，出現(xiàn)計劃數(shù)量遠超實際需求的現(xiàn)象，當季未執(zhí)行完的計劃下一季度又重復提報，加大了計劃復核和供應(yīng)難度。

2.1.2 無法跟蹤物資發(fā)貨狀態(tài)

供應(yīng)訂單一般通過傳真或郵件下達，在供應(yīng)緊張時，生產(chǎn)廠家業(yè)務(wù)員經(jīng)常以在外地出差未收到訂單為由推遲發(fā)貨，或者不提供準確發(fā)貨信息，買方對需求物資的真實發(fā)貨狀態(tài)和物流信息無法及時準確掌握，造成供應(yīng)與需求在時間上不匹配，影響施工生產(chǎn)。

2.1.3 不能及時掌握物資到貨信息

由于大多數(shù)情況供應(yīng)商委托運貨司機代為辦理，甲供物資初驗完成后，相關(guān)交驗資料也不能及時反饋供應(yīng)商和建設(shè)單位買方，造成信息滯后，對實際交貨情況不能及時掌握，影響后續(xù)物資出廠和發(fā)運計劃安排。

2.1.4 不能及時了解驗收檢測情況

由于鐵路施工存在工點多、線路長、交貨點分散、施工條件相對艱苦的特點，初步驗收完成后，物資進場檢驗通知在交通條件差的工點會存在不能及時送達試驗部門現(xiàn)象，造成現(xiàn)場抽樣不及時，對現(xiàn)場監(jiān)理人員是否真正履行職責，完成見證取樣不能有效監(jiān)督。

2.1.5 不能及時了解不合格材料的處理情況

在實際工作中，施工單位為減少工作量，對出現(xiàn)的不合格品往往只是直接做清退處理，不留影像資料，不報送處理信息，監(jiān)督管理單位不能及時真實掌握不合格品的處置情況，存在清理不徹底、不到位造成的質(zhì)量隱患。

2.1.6 物資結(jié)算、驗工計價效率低

工作流程多，耗費時間長，中間出現(xiàn)錯誤要重頭開始簽認，辦理一次結(jié)算至少要一周左右時間。驗工計價由施工單位發(fā)起，同樣要走很多簽認程序才能完成提報。由于甲供物資種類多，供應(yīng)商多，辦理進度不同步，建設(shè)單位全部辦結(jié)一次結(jié)算耗時較長。

2.2 原因分析

物資管理中存在的不足和問題，歸納起來主要有以下原因：

2.2.1 基層管理人員能力經(jīng)驗不足

近年來參建施工單位施工規(guī)模不斷擴大，人員迭代更新加快，一些參加工作不久的管理人員便開始肩挑重任擔任主管，實際工作中存在理論知識與工作實際結(jié)合不夠緊密，重理論輕實踐的現(xiàn)象，導致制定的物資需求計劃不準確，供應(yīng)銜接不到位。

2.2.2 責任心不強，審核把關(guān)不嚴

在工程建設(shè)期，各種業(yè)務(wù)工作量都比較繁重，業(yè)務(wù)人員存在重完成任務(wù)，輕工作質(zhì)量思想，在文件編制完成后，不復核，不校對，部門負責人不認真審核，后續(xù)的審核程序流于形式，導致初稿有錯便一錯到底。

2.2.3 缺乏有效考核管理機制

施工單位物資管理制度對管理職責和工作流程一般都做了規(guī)定，但對管理過程中出現(xiàn)的失誤、差錯和效率低下問題沒有明確的獎罰考核，出現(xiàn)問題多以批評為主，只要求整改閉合。管理機制不健全，獎罰不明，管理人員就出現(xiàn)責任心不強、工作拖拉、出現(xiàn)差錯等效率低下問題。

3 物資管理信息系統(tǒng)開發(fā)背景

本著“明確責任、提高效率、強化監(jiān)管”的原則，黔張常鐵路公司在保持工作標準不變的前提下，利用信息化手段開發(fā)適應(yīng)自身管理要求的物資管理系統(tǒng)，實現(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理，集中存儲，信息共享，系統(tǒng)數(shù)據(jù)借助鐵路工程管理平臺永久保存。

3.1 系統(tǒng)功能

系統(tǒng)功能設(shè)置以滿足管理為基礎(chǔ)，由統(tǒng)計報表和業(yè)務(wù)管理兩大部分組成。設(shè)置電腦端和手機端兩個界面，用于上傳資料和快速處理工作。

3.2 系統(tǒng)推行保障

系統(tǒng)開發(fā)完成后，組織相關(guān)單位進行了為期一周的培訓，并進行統(tǒng)一考試，成績合格后，根據(jù)權(quán)限上崗操作，制定了相應(yīng)的管理辦法，規(guī)定了使用要求，明確了獎罰細則，按月對各單位使用情況進行評分考核，結(jié)果納入標準化管理績效考評。同時要求各使用單位成立物資信息系統(tǒng)使用領(lǐng)導小組，制定相應(yīng)的激勵約束機制，確保物資管理信息系統(tǒng)在操作一線的順利實施。

4 系統(tǒng)運用效果

4.1 工作效率明顯提高

4.1.1 臺賬報表管理方面

實現(xiàn)了報表在線填報，合同在線上傳保存，保持了數(shù)據(jù)的前后一致和連貫性，前后數(shù)據(jù)不一致的報表，系統(tǒng)會拒絕提交，經(jīng)辦人可隨時發(fā)現(xiàn)問題，立即整改。有管理權(quán)限的人員均可審閱查看，既減少了工作量，又增加了工作透明度。

4.1.2 計劃采購管理方面

施工單位計劃提報、建設(shè)單位訂單下達和供應(yīng)單位訂單處理不再需要通過紙質(zhì)流轉(zhuǎn)，大大縮短了業(yè)務(wù)處理時間，各層級審批人可隨時利用電腦和手機兩種界面完成審批，簽署意見，并能隨時查看處理進度，跟蹤督辦，加快辦理時效。

4.1.3 物資結(jié)算、驗工計價方面

利用物資管理系統(tǒng)結(jié)算功能，供應(yīng)商只需從系統(tǒng)中選擇本次需要辦理結(jié)算的物資交接單，由系統(tǒng)生成交驗簽認單后提交至相應(yīng)施工單位，然后按工作流程進行流轉(zhuǎn)，審核通過的單位或部門由經(jīng)辦人或負責人簽名，蓋單位電子章即完成審核工作，全部審核完成后信息反饋給供應(yīng)商，供應(yīng)商按照審核通過的結(jié)算金額開具發(fā)票，上傳發(fā)票掃描件，建設(shè)單位即可辦理結(jié)算。整個結(jié)算流程供應(yīng)商可以足不出戶，既節(jié)省了人力財力，又提高了辦事效率。

4.1.4 驗收檢測方面

利用系統(tǒng)辦理驗收檢測，物資部只需將原材料進場檢驗通知單和隨貨同行的技證資料上傳系統(tǒng)后，由試驗部門通知現(xiàn)場監(jiān)理見證取樣，并上傳檢測結(jié)果報告，物資部即可根據(jù)檢驗結(jié)果進行后續(xù)工作。全部工作流程都有辦結(jié)時間規(guī)定，規(guī)避了以交通不便、工作忙等理由和借口造成的報驗不及時、檢測不及時和結(jié)果反饋不及時問題。

4.2 管控效果顯著增強

4.2.1 物資計劃管理環(huán)節(jié)

通過實施考核，各層級業(yè)務(wù)人員管理意識得到提高，系統(tǒng)自動匯總累計物資計劃，計劃是否過大或偏小和累計計劃量、執(zhí)行量經(jīng)辦人員可隨時調(diào)取查閱，計劃不準確和重復提報現(xiàn)象得到明顯控制。

4.2.2 生產(chǎn)發(fā)運環(huán)節(jié)

系統(tǒng)要求發(fā)貨前供應(yīng)商必須上傳發(fā)貨清單、車輛照片、產(chǎn)品包裝照、產(chǎn)品檢驗報告、出廠合格證等信息，資料不全、信息不全時不同意出廠，從源頭堵住了不按要求發(fā)運的現(xiàn)象，保證了物資在途安全質(zhì)量，用料單位獲得物資發(fā)貨信息又便于提前規(guī)劃庫存，做好驗收準備。

4.2.3 驗收檢測環(huán)節(jié)

系統(tǒng)要求驗收時經(jīng)辦人上傳車輛號牌、物資狀態(tài)、檢驗報告和合格證等照片信息，并要求交接各方在接收地利用系統(tǒng)進行確認，自動定位記錄交貨地點信息，未參與現(xiàn)場交接初驗和未進行見證取樣均無法獲得真實定位信息，一旦交接完成，驗收信息無法進行修改，很好規(guī)避了虛報到貨和弄虛作假、監(jiān)理不到位、后補簽字現(xiàn)象。規(guī)定物資檢測報告在出具結(jié)果后及時上傳，克服了紙質(zhì)版檢驗結(jié)果反饋不及時造成的物資部門辦理入庫、發(fā)料不及時。

4.2.4 結(jié)算付款環(huán)節(jié)

系統(tǒng)設(shè)置了供應(yīng)商回款信息報表，材料款撥付后供應(yīng)商須將資金到賬情況及時上傳，經(jīng)辦部門均可及時獲得付款信息，便于后期計劃的執(zhí)行。

5 結(jié)束語

由于鐵路建設(shè)參建施工單位多、建設(shè)線路長、企業(yè)文化和管理理念不一致等因素，管理中總是存在一些不協(xié)調(diào)、不到位的情況。物資管理部門就要從中查找存在的問題和不足，借助一定的手段，通過加強過程管控和創(chuàng)新管理方法，提高各級物資管理人員的工作自覺性和履約意識，提高工作效率。