低碳經(jīng)濟(jì)時(shí)代的檔案利用分析

謝真珍

（西安財(cái)經(jīng)大學(xué)，陜西西安 710100）

近年來，社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，人們期待更健康、更自然、更安全的生活方式，低碳經(jīng)濟(jì)應(yīng)運(yùn)而生。對(duì)高校檔案利用管理而言，低碳經(jīng)濟(jì)時(shí)代從生態(tài)環(huán)境保護(hù)理念出發(fā)，對(duì)檔案利用提出了新的要求，低碳管理已經(jīng)成為檔案生態(tài)管理的重要內(nèi)容，低碳信息化將成為檔案利用新的發(fā)展趨勢(shì)。如何做好低碳經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案利用低碳信息化工作是當(dāng)前高校檔案管理的焦點(diǎn)。因此，探索低碳經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案利用低碳信息化建設(shè)的策略，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。鑒于此，筆者對(duì)低碳經(jīng)濟(jì)時(shí)代的檔案利用進(jìn)行了相關(guān)思考。

1 低碳經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案利用低碳信息化的特點(diǎn)

檔案工作是一項(xiàng)非常重要的工作,在低碳經(jīng)濟(jì)時(shí)代，從檔案利用低碳信息化的特點(diǎn)上看，主要表現(xiàn)在數(shù)字檔案資源利用能耗低、降低檔案管的碳排放量、減少紙質(zhì)檔案帶來的污染等方面，其具體內(nèi)容如下。

1.1 數(shù)字檔案資源利用能耗低

數(shù)字檔案資源利用能耗低是低碳經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案利用低碳信息化的特點(diǎn)之一。長(zhǎng)期以來，傳統(tǒng)的檔案管理以人工管理為主，耗費(fèi)了大量的人力和物力，數(shù)字檔案資源利用是低碳經(jīng)濟(jì)時(shí)代的產(chǎn)物，以檔案電子化為標(biāo)志，實(shí)現(xiàn)檔案收集、整理、保管等管理，這樣做可以降低檔案資源利用能耗，從而達(dá)到節(jié)能的目的。

1.2 降低檔案管理的碳排放量

降低檔案管理的碳排放量是低碳經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案利用低碳信息化的又一特點(diǎn)。碳排放量是最重要的環(huán)保話題之一，低碳經(jīng)濟(jì)時(shí)代的核心是低碳，以低碳為主的經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)，要求通過節(jié)能的技術(shù)來減少碳的排放量。檔案利用低碳信息化用現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)和手段，降低檔案管理的碳排放量，對(duì)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展提高了有效保障。

1.3 減少紙質(zhì)檔案帶來的污染

低碳經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案利用低碳信息化的特點(diǎn)還表現(xiàn)在減少紙質(zhì)檔案帶來的污染方面。目前，信息技術(shù)的應(yīng)用日新月異，低碳經(jīng)濟(jì)的發(fā)展離不開信息化建設(shè)的支持，在檔案管理的活動(dòng)中，傳統(tǒng)的檔案利用方式得到了優(yōu)化，檔案利用低碳信息化有利于實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的信息化管理，減少紙質(zhì)檔案帶來的污染。因此，探索低碳經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案利用低碳信息化的策略勢(shì)在必行。

2 檔案利用低碳信息化建設(shè)中存在的問題

當(dāng)前，檔案利用低碳信息化建設(shè)的現(xiàn)狀不容樂觀，還存在著諸多亟待解決的問題，這些問題主要表現(xiàn)在低碳管理理念不足、檔案工作流程混亂、數(shù)字化歸檔不理想三個(gè)方面，其具體內(nèi)容如下。

2.1 低碳管理理念不足

低碳管理理念不足是檔案利用低碳信息化建設(shè)中存在的問題之一。當(dāng)前，高校檔案利用中，由于對(duì)低碳管理理念的認(rèn)識(shí)不足，沒有將低碳理念融入檔案信息化管理中，有些檔案管理人員雖然意識(shí)到了節(jié)能的重要性，但在實(shí)際工作中沒有將這一理念落實(shí)下去，使得檔案利用管理的實(shí)際工作中資源消耗較大，浪費(fèi)人力物力的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

2.2 檔案工作流程混亂

檔案工作流程混亂制約著檔案利用低碳信息化建設(shè)的發(fā)展。就目前而言，高校檔案工作流程標(biāo)準(zhǔn)模糊，缺乏現(xiàn)代化的檔案利用管理制度，在檔案利用管理中，以往的檔案利用沒有標(biāo)準(zhǔn)化的流程為依據(jù)，缺乏相應(yīng)的規(guī)范和依據(jù)進(jìn)行檔案利用管理，無形中制約著檔案利用管理工作的效率，檔案利用的安全性也得不到保障，對(duì)檔案利用運(yùn)行管理的影響較大。

2.3 數(shù)字化歸檔不理想

數(shù)字化歸檔不理想是檔案利用低碳信息化建設(shè)的瓶頸。對(duì)有查考保存價(jià)值的文件，在檔案利用管理中往往進(jìn)行歸檔管理，傳統(tǒng)立卷方法延續(xù)至今便于手工檢索利用，但立卷方法煩瑣、復(fù)雜，工程量較大，在歸檔過程中的主觀隨意性較大，難以確保檔案利益的真實(shí)性，檔案數(shù)字化人員素質(zhì)不高，使得檔案利用管理陷入困境。因此，探索檔案利用低碳信息化建設(shè)的策略勢(shì)在必行。

3 低碳經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案利用低碳信息化建設(shè)的策略

為進(jìn)一步提高檔案利用水平，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值，發(fā)揮檔案作用,在了解低碳經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案利用低碳信息化的特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，檔案利用低碳信息化建設(shè)的策略，可以從以下幾個(gè)方面入手，下文將逐一進(jìn)行分析。

3.1 樹立低碳管理的理念

樹立低碳管理的理念是低碳經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案利用低碳信息化建設(shè)的關(guān)鍵。為改善檔案利用管理不佳的現(xiàn)狀，避免檔案利用中資源的浪費(fèi)，與時(shí)俱進(jìn)地引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，低碳經(jīng)濟(jì)時(shí)代下的檔案利用，檔案管理理念的更新至關(guān)重要，樹立低碳管理理念，從節(jié)約成本、提高效益的視角，將低碳管理和經(jīng)濟(jì)效益密切掛鉤，降低檔案管理中檔案利用的不必要的能耗，提高檔案管理的效益和水平。

在具體做法上，首先，要加大對(duì)低碳管理理念的宣傳，重視低碳管理的作用，尤其是高校領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)認(rèn)識(shí)，改變資源消耗高、浪費(fèi)大的檔案管理局面堅(jiān)定不移地走發(fā)展低碳發(fā)展的可持續(xù)之路，如開展“低碳生活”的相關(guān)活動(dòng)。其次，應(yīng)該加大檔案館的投入力度，強(qiáng)化管理、技術(shù)研發(fā)等手段，多使用現(xiàn)代化高效能的管理手段，加大檔案館軟硬件的設(shè)施裝備,提高檔案文件使用率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。最后，要鼓勵(lì)檔案管理人員要將低碳意識(shí)融入日常工作中，本著低碳、高效的工作思路，主動(dòng)學(xué)習(xí)新的信息技術(shù)，以檔案利用低碳信息技術(shù)創(chuàng)新為手段，做節(jié)能減排的有心人。

3.2 檔案工作流程標(biāo)準(zhǔn)化

檔案工作流程標(biāo)準(zhǔn)化是低碳經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案利用低碳信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。低碳經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案利用低碳信息化建設(shè)，對(duì)檔案工作流程標(biāo)準(zhǔn)化管理，檔案利用更為規(guī)范和科學(xué)，用標(biāo)準(zhǔn)化管理體系進(jìn)行低碳檔案信息化管理，在一定程度上提高了檔案利用管理的安全性。

在具體做法上，檔案工作流程標(biāo)準(zhǔn)化，要把握好三個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)，一是建立健全檔案管理制度，檔案利用低碳信息化建設(shè)，遵照標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一化的制度進(jìn)行管理，可以提高檔案利用管理的有效性，用較少的人力和物力，完成檔案利用管理目標(biāo)，以此達(dá)到減輕能耗和碳排放的目的。二是在電子文件有效性方面，通過相關(guān)技術(shù)措施使歸檔保存的電子文件存儲(chǔ)為標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、穩(wěn)定的文件格式，是開展低碳檔案信息化的基本保障。三是要對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行定期備份，保護(hù)檔案數(shù)據(jù)的安全，這樣如果出現(xiàn)破壞或者丟失的情況，可以節(jié)省有限的資源，降低檔案利用管理風(fēng)險(xiǎn)帶來的損失，隱性地實(shí)現(xiàn)低碳化的檔案利用低碳信息化建設(shè)。

3.3 數(shù)字化歸檔提高效率

數(shù)字化歸檔提高效率對(duì)低碳經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案利用低碳信息化建設(shè)至關(guān)重要。數(shù)字化歸檔是低碳檔案信息化的前提，在低碳經(jīng)濟(jì)時(shí)代，歸檔文件的整理形式發(fā)生了重大變化，數(shù)字化歸檔以電子計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備為手段，以檔案管理軟件的應(yīng)用前提，為檔案信息化管理及利用打好了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，對(duì)提高檔案利用管理效率可以起到事半功倍的作用。從低碳角度講，則是從源頭上解決了檔案利用管理消耗大、成本高、效率低的問題。

在具體做法上，低碳經(jīng)濟(jì)時(shí)代使用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)對(duì)檔案資料進(jìn)行收集、歸檔，要求數(shù)字化歸檔要注意及時(shí)收集包含背景信息及元數(shù)據(jù)的電子文檔，保持文件形成的原貌，逐份歸檔，歸檔文件應(yīng)齊全完整。與此同時(shí)，需要注意的是，網(wǎng)絡(luò)化利用是低碳檔案信息化的目標(biāo)，還應(yīng)做到儲(chǔ)存數(shù)字化、管理信息化、利用網(wǎng)絡(luò)化，如利用校園網(wǎng)系統(tǒng)構(gòu)建檔案門戶網(wǎng)站，發(fā)揮檔案信息資源利用服務(wù)的作用,實(shí)現(xiàn)一對(duì)一的檔案服務(wù)利用模式，促進(jìn)檔案利用低碳信息化建設(shè)。此外，還要加大對(duì)檔案利用管理人員的培訓(xùn)，通過定期或不定期的培訓(xùn)，增強(qiáng)數(shù)字化歸檔意識(shí)和技能水平，使之更好地適應(yīng)檔案利用低碳信息化建設(shè)的需要。

4 結(jié)語

綜上所述,在低碳經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案利用低碳信息化建設(shè)更為方便高效。要做好檔案利用低碳信息化建設(shè)可謂是任重道遠(yuǎn)，低碳時(shí)代給高校檔案利用工作帶來了新的問題。低碳經(jīng)濟(jì)時(shí)代的檔案利用是一項(xiàng)綜合的系統(tǒng)工程，具有長(zhǎng)期性和復(fù)雜性。對(duì)檔案利用低碳信息化建設(shè)而言，應(yīng)樹立低碳管理的理念、檔案工作流程標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字歸檔提高效率，積極探索低碳經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案利用低碳信息化建設(shè)的策略，只有這樣，才能使檔案利用低碳化深入人心，不斷提高高校檔案利用管理水平，適應(yīng)低碳經(jīng)濟(jì)時(shí)代的需要，促進(jìn)高校檔案管理工作持續(xù)健康發(fā)展。