淺析高職院校黨政秘書應(yīng)用文書寫作能力提升路徑

陳龍福

摘 要：當(dāng)下高職院校黨政秘書隊(duì)伍專業(yè)背景呈多樣化，年齡結(jié)構(gòu)趨年輕化，文書擬寫等業(yè)務(wù)能力提升培訓(xùn)普遍不到位。為探索如何提升高職院校黨政秘書應(yīng)用文書寫作能力，重點(diǎn)解析了常見應(yīng)用文書擬寫典型問題，并有針對性地提出了提升路徑和措施。

關(guān)鍵詞：應(yīng)用文書;黨政公文;黨政秘書;寫作能力

習(xí)近平總書記在同中央辦公廳干部職工代表座談時指出，文稿、信息、督查，是辦公廳的三大核心業(yè)務(wù)，三者被比喻為“一把利劍、兩個拳頭”，并提出了做好辦公廳工作的“五個堅(jiān)持”，即堅(jiān)持絕對忠誠的政治品格，堅(jiān)持高度自覺的大局意識，堅(jiān)持極端負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，堅(jiān)持無怨無悔的奉獻(xiàn)精神，堅(jiān)持廉潔自律的道德操守。這是習(xí)近平總書記對中辦干部職工提出的要求，也是對全國高職院校黨政辦公室工作人員的要求。目前我國高職院校的黨政秘書普遍不是秘書專業(yè)出身，由校內(nèi)專技崗位轉(zhuǎn)崗，被動選擇辦公室工作的情況較為常見。在高職院校校、院兩級黨政秘書隊(duì)伍中，普遍存在著接受業(yè)務(wù)培訓(xùn)少、不重視學(xué)習(xí)與提高，對文書寫作缺乏系統(tǒng)化、專門化深入研究的問題。文書寫作是黨政秘書的重要職責(zé)，需要不斷學(xué)習(xí)，加強(qiáng)對本校和上級部門政策文件精神和校史校情的把握，深刻領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖和要求，多寫多練，提高應(yīng)用文書寫作能力。

一、高職院校黨政秘書常用應(yīng)用文書類型

《秘書國家職業(yè)資格培訓(xùn)教程》定義應(yīng)用文書為各級機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體和個人為辦理事務(wù)而形成和使用的、具有特定效用和慣用格式的文體的總稱。應(yīng)用文書可分為黨政公文、事務(wù)文書、商務(wù)文書等。其中，黨政公文在工作中應(yīng)用廣泛，被稱為“通用公文”。高職院校黨政秘書在日常工作中常用的文書主要是事務(wù)文書和黨政公文兩類。

常見的事務(wù)文書大致有計劃類、匯總類、記錄類、禮儀類、告白類、規(guī)章類、書證類、會議類等。如工作計劃、工作總結(jié)、述職報告、調(diào)查報告、備忘錄、簡報、邀請信、請柬、歡迎詞、章程、介紹信、開幕詞、閉幕詞、會議議程、會議記錄等。

2012年7月1日中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》）中定義黨政公文是黨政機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書?！稐l例》規(guī)定公文種類有決議、決定、命令、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要等15種。

黨政秘書日常離不開文書工作，這就要求黨政秘書需熟練掌握事務(wù)文書和黨政公文的格式要求和制發(fā)程序。其中文書的擬寫是基礎(chǔ)，草擬公文要完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖，做到內(nèi)容簡潔，主題突出，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確，文字精練，文種正確，格式規(guī)范，避免出現(xiàn)常見錯誤。

二、應(yīng)用文書寫作中常見問題分析

高職院校校、院兩級黨政秘書在文書擬寫過程中常出現(xiàn)格式、文法等方面的問題，這些問題給不少黨政秘書造成困惑和煩惱。文章經(jīng)過調(diào)研，概括分析了如下四種常見的文書擬寫問題。

（一）發(fā)文字號

發(fā)文字號屬于公文眉首部分一個重要的格式要素，是公文的“身份標(biāo)識”，相當(dāng)于一個人的身份證。根據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)（GB/T 9704-2012）（以下簡稱《格式》）發(fā)文字號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號三部分組成。發(fā)文字號在擬制過程中常出現(xiàn)的問題有：

（1）“發(fā)文機(jī)關(guān)代字”不規(guī)范?！鞍l(fā)文機(jī)關(guān)代字”通常由發(fā)文機(jī)關(guān)規(guī)范化簡稱加“發(fā)”、“呈”、“函”等組成，一般由單位秘書部門統(tǒng)一固定，遵照使用。發(fā)文機(jī)關(guān)簡稱后的“發(fā)”、“呈”、“函”，被國內(nèi)秘書學(xué)專家稱為發(fā)文字號第四要素，使用時容易混淆?！鞍l(fā)”、“呈”、“函”一般體現(xiàn)公文的行文方向，分別是下行文、上行文和平行文。2012 年7月中辦、國辦聯(lián)合印發(fā)的《條例》以及《格式》規(guī)定除了信函式公文在機(jī)關(guān)代字后標(biāo)注“函”以外，其余發(fā)文一般都用“發(fā)”作為發(fā)文類型代字。同時，秘書學(xué)家葉黔達(dá)先生在《最新公文寫作與處理———規(guī)范觀念技巧》一文中主張機(jī)關(guān)代字后一般都可不加第四要素，以免引起使用混亂。

（2）“年份”不規(guī)范。例如：×發(fā)（19年）6 號，在此發(fā)文字號中存在三個問題，一是年份應(yīng)標(biāo)全稱，即2019;二是年份后畫蛇添足多了個“年”字;三是年份括入的符號使用不當(dāng)，這里用的是圓括號，應(yīng)該使用六角號，即“〔〕”。年份括入的符號使用錯誤是常見的問題，圓括號“（）”、中括號“[]”都是常見不規(guī)范的用法。正確的“年份”標(biāo)為“〔2019〕”即可。

（3）“發(fā)文順序號”不規(guī)范。例如：×發(fā)〔2019〕第06 號，存在兩個問題，一是順序號前多了一個“第”字;二是順序號標(biāo)的是虛位。正確的“發(fā)文順序號”標(biāo)為“6號”即可。

故以上發(fā)文字號標(biāo)為“×發(fā)〔2019〕6 號”才是規(guī)范的。

（二）標(biāo)題

《條例》明確規(guī)定，公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種三個部分組成。公文標(biāo)題在特殊情況下可省略發(fā)文機(jī)關(guān)名稱或事由，但文種不能省略。

黨政公文標(biāo)題在擬制過程中常出現(xiàn)的問題有：

（1）虛詞使用不規(guī)范

在公文標(biāo)題中常用的虛詞有介詞“關(guān)于”和助詞“的”。介詞“關(guān)于”是用來表示對象的，在公文標(biāo)題中起到引出“事由”的作用。例如：《開展校園安全隱患大排查大整治工作通知》，這份公文的標(biāo)題就存在兩個問題，一是“事由”前缺少虛詞“關(guān)于”，使標(biāo)題形式上有殘缺感，讀來突然，拗口，別扭;二是文種“通知”前缺少虛詞“的”。公文標(biāo)題省略發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，由事由和文種兩部分組成是合規(guī)的，但不可省略引出“事由”的虛詞“關(guān)于”，這也是常見的問題。

故，以上公文標(biāo)題擬成《關(guān)于開展校園安全隱患大排查大整治工作的通知》為宜。

（2）標(biāo)點(diǎn)符號使用不規(guī)范

一般來說，公文標(biāo)題使用標(biāo)點(diǎn)符號有三種情況。一是書刊名稱、法規(guī)和規(guī)章，可使用書名號，如《習(xí)近平談治國理政》、《家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生認(rèn)定與管理辦法》;二是有特定意義的縮略語、專用語，可使用引號，如“不忘初心，牢記使命”、“一帶一路”;三是須加注釋或補(bǔ)充詞語，可以使用圓括號，如《無錫商業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)生赴國（境）外學(xué)習(xí)交流管理辦法（試行）》。