現(xiàn)代秘書工作的困境與對策分析

摘 要：秘書是現(xiàn)代化社會急需的軟人才之一，隨著社會的發(fā)展，秘書職業(yè)也有了更廣闊的平臺。秘書人員具備專業(yè)化、規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的工作程序和工作方法，但隨著現(xiàn)代化和新型技術(shù)人才的培養(yǎng)，秘書工作面臨著一系列的困境，若只按照傳統(tǒng)的秘書工作來適應(yīng)當前社會，不進行職業(yè)創(chuàng)新與改革，那么這一職業(yè)會逐漸被淘汰。文章以當前秘書工作現(xiàn)狀為背景，逐步分析現(xiàn)代秘書工作所面臨的困境和對策。

關(guān)鍵詞：秘書職業(yè);困境;對策;分析

一、秘書的定義

秘書是領(lǐng)導(dǎo)者、主事者身邊的綜合輔助工作人員和公務(wù)服務(wù)人員，他們以輔助決策、綜合協(xié)調(diào)、溝通信息、辦文辦會等為主要職能，是領(lǐng)導(dǎo)者和主事者的參謀和助手，兼具輔助管理和綜合服務(wù)的職能。

二、現(xiàn)代社會對秘書工作的要求

（一）行業(yè)市場需求從低級轉(zhuǎn)向高級

在現(xiàn)代社會背景下，秘書市場的需求也隨著時代的進步而進行改變，從企業(yè)的角度來說，以前企業(yè)選擇秘書時他們注重的不是能力、學(xué)歷和職業(yè)素養(yǎng)，追求的不是質(zhì)量而是數(shù)量，并且管理不規(guī)范，現(xiàn)代企業(yè)不僅注重人才的職業(yè)素養(yǎng)，更注重的是在經(jīng)歷過重重考核后任然能顯現(xiàn)出自己的敬業(yè)精神、團隊精神、職業(yè)素養(yǎng)、協(xié)調(diào)能力、執(zhí)行能力等專業(yè)技能的職業(yè)秘書。隨著現(xiàn)代企業(yè)對秘書人員選聘方式的改變，考察更為嚴格，行業(yè)競爭更為激烈。表面看好似轉(zhuǎn)變了選聘專業(yè)人才的方式方法，但實質(zhì)是秘書行業(yè)市場需求從低級轉(zhuǎn)向高級的體現(xiàn)。

（二）層級從低秘轉(zhuǎn)向高秘

一個合格的秘書人員簡單的看是適時主動發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)參謀助手的作用，做好日常的本職工作。但隨著社會的高度發(fā)展，當下行業(yè)內(nèi)弱肉強食的現(xiàn)狀促使秘書人員的思想也逐步向更高層次轉(zhuǎn)變，從傳統(tǒng)的工作要求轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代新型職業(yè)標準下的工作狀態(tài)。秘書人員主動提升、完善并積累經(jīng)驗，增強自己的溝通協(xié)調(diào)能力，從而使自己快速完成從低級秘書向高級秘書的轉(zhuǎn)化。

（三）秘書人才標準由簡單型轉(zhuǎn)向復(fù)合型和創(chuàng)新型

社會機制的改變促使秘書工作人員逐步積累更多的社會經(jīng)驗來拓寬自己的視野，理論和實踐相結(jié)合，滿足社會應(yīng)用型、技能型人才的需求。秘書人員利用現(xiàn)有的知識和物質(zhì)通過不斷地努力更快的適應(yīng)社會的發(fā)展，逐步從簡單型轉(zhuǎn)向復(fù)合型和創(chuàng)新型。

三、現(xiàn)代秘書工作的困境

隨著時代的發(fā)展，秘書工作也應(yīng)與時俱進，秘書工作不再同傳統(tǒng)型秘書工作一樣，只需要掌握和熟悉自己的本職工作便能做一個優(yōu)秀的秘書人員，當前的秘書工作如果還是因循守舊，不適應(yīng)形勢的發(fā)展而改變，秘書人員不能稱其為優(yōu)秀人才，自身的發(fā)展也會受到限制。當下的秘書工作者則需要緊跟時代步伐，利用身邊的資源（互聯(lián)網(wǎng)+、相關(guān)部門的資源、報紙、期刊等），熟悉掌握一些重要的大數(shù)據(jù)，進而拓寬秘書職業(yè)道路的發(fā)展?，F(xiàn)代秘書工作的困境具體表現(xiàn)在：人才培養(yǎng)、專業(yè)建設(shè)和行業(yè)工作的創(chuàng)新。

首先，秘書人員的晉升機制和薪資待遇還沒有統(tǒng)一的行業(yè)標準。行業(yè)內(nèi)沒有統(tǒng)一標準的晉升機制和薪資規(guī)定，沒有規(guī)定階段性的秘書工作者薪資待遇的定位，其主要原因在于秘書個人的自身素質(zhì)不同，所以秘書工作距離專業(yè)化、標準化發(fā)展趨勢還存在一定差距。

其次，秘書工作仍處于手動化，部分秘書工作者還沒有適應(yīng)現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展，對辦公自動化的認識不到位、操作不熟練。如信息的歸檔和處理部分工作都還處于手動化整理、市場的調(diào)研的方式落后，無法得出準確、科學(xué)的數(shù)據(jù)和調(diào)研成果。

再次，在社會大環(huán)境下，許多企業(yè)均需要技能型人才和創(chuàng)新型人才，作為秘書人員應(yīng)該掌握豐富的知識，現(xiàn)實中存在知識面不夠細致，許多內(nèi)容只是掌握其中的大意，不深究主要的內(nèi)容和含義，以及它的應(yīng)用方法和技巧，從而導(dǎo)致秘書工作“華而不實”。創(chuàng)新方面，雖比傳統(tǒng)的秘書工作新穎別致，但只是提高了工作效率，部分工作也只是依賴互聯(lián)網(wǎng)辦公，并沒有達到純正的辦公自動化。

四、突破現(xiàn)代秘書工作瓶頸的對策分析

首先，秘書人員應(yīng)該多與現(xiàn)代社會各種行業(yè)工作相接觸，在拓寬知識面的同時細化知識點，形成自己的知識系統(tǒng)，注重自身綜合素養(yǎng)、方法和技巧，講究“精益求精”而不是“華而不實”。

其次，為自身營造良好的社會環(huán)境和交際環(huán)境，適時改變自己的觀念和意識，同時提升自己的動腦能力。在社會大環(huán)境下，細化對自身素質(zhì)的培養(yǎng)和對秘書工作的認識。筆者認為，秘書工作應(yīng)該在自身素質(zhì)和社會環(huán)境兩者的互動之間運作。不應(yīng)該只是單方面、單層次的進行理解和運用，兩者結(jié)合從而培養(yǎng)應(yīng)用型、技能型人才。盡快適應(yīng)社會的發(fā)展變化，強化競爭意識。

再次，秘書工作的創(chuàng)新方面，筆者認為可以借助在互聯(lián)網(wǎng)的基礎(chǔ)之上，運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)辦公，全面強化辦公自動化，但涉及到資料收集梳理時，不應(yīng)該只是局限于互聯(lián)網(wǎng)，而更多的應(yīng)該是結(jié)合實際情況，做好社會調(diào)查研究，研究后結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)做一個詳細科學(xué)準確的文檔，將所調(diào)查和研究的方案及時作出結(jié)論，努力建立一個“綜合秘書工作網(wǎng)站”，方便今后對文檔的查閱、利用和資源共享。

五、秘書行業(yè)今后的前景

（一）從技能性工作轉(zhuǎn)向智能性工作

信息的全球化使世界緊密的聯(lián)系在一起，互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)的應(yīng)用不斷地沖擊著我們的頭腦，引導(dǎo)我們進行學(xué)習(xí)和應(yīng)用。從檔案的儲存方式來說，之前的檔案都是紙質(zhì)存檔。而現(xiàn)在是結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來進行電子文書和檔案的管理，從信息的傳遞方式來說，以前的秘書工作在傳遞信息時，需要長時間傳送和回復(fù)信息的方式比較單一，當下可以通過電子郵件、傳真、微信、QQ的方式來進行文件的收發(fā)和處理，不僅縮短了傳遞的時間，還提高了工作效率，這是一項職能性工作的改變。

（二）從常規(guī)內(nèi)向思維轉(zhuǎn)化為外向思維

我國加入“WTO”后，加快了一體化進程。國有大企業(yè)開始出現(xiàn)跨國貿(mào)易。要想適者生存，秘書行業(yè)也要進行改革創(chuàng)新，職業(yè)秘書不僅關(guān)注本地區(qū)和本行業(yè)的發(fā)展，還要關(guān)注國內(nèi)外的經(jīng)濟發(fā)展模式。秘書人員需要拓寬自己的思維模式，把握好政策，為領(lǐng)導(dǎo)思憂解難，發(fā)揮好參謀助手作用。

（三）從事務(wù)性服務(wù)向信息化服務(wù)轉(zhuǎn)化

傳統(tǒng)的秘書工作只是事務(wù)性的服務(wù)，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，使人們改變了信息的存儲方式、傳遞方式等，秘書人員在收集信息時不必事事躬親，但必須做到：首先，秘書工作者需要不斷提高辦公自動化的能力，熟練地應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。其次，可以通過網(wǎng)上查閱對信息進行收集、整理、篩選;再次，校核信息真?zhèn)?，信息的真實度直接影響著領(lǐng)導(dǎo)決策;最后，利用互聯(lián)網(wǎng)信息化的特點進行信息化服務(wù)。

（四）從被動輔佐職能向主動配合職能轉(zhuǎn)化

秘書工作具有輔助性，它服務(wù)于上級領(lǐng)導(dǎo)，處于被動模式，每次的工作都是上級領(lǐng)導(dǎo)需要時才進行，而現(xiàn)在教育模式的革新教會了人們?nèi)绾问占畔ⅲ锰崆皽蕚浜褪占Y料的方式，主動配合上級領(lǐng)導(dǎo)工作，充分發(fā)揮自己的才能。

（五）從隨意轉(zhuǎn)向?qū)I(yè)，從理性轉(zhuǎn)向科學(xué)化

秘書工作也逐步從身邊的小事入手，在所處的工作環(huán)境中進一步利用專業(yè)知識來進行事務(wù)性工作，從之前的不規(guī)范轉(zhuǎn)向?qū)I(yè)化，盡可能與專業(yè)接軌，更好的完成秘書工作;從之前的事務(wù)性工作來看，因循守舊似的理性思維轉(zhuǎn)向科學(xué)化，以依靠科技的進步和思維模式的改變以及拓寬知識面的方法來完成工作。

（六）從輔助轉(zhuǎn)向主導(dǎo)，從被動轉(zhuǎn)向主動

秘書工作是一種輔助性工作，它具有被動型。而隨著人們思維模式的改變和方式方法的創(chuàng)新，更多的秘書工作需要緊跟時代，所以在完成秘書工作時需要提前做好大量的信息工作，之后還需要主動向領(lǐng)導(dǎo)請示匯報，而非懈怠被動的完成。以后更多的秘書工作將在這些壓力下變得越來越主動。

（七）從手動轉(zhuǎn)向自動化，從經(jīng)驗性轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化

文秘專業(yè)學(xué)生可以從事秘書教育以及企事業(yè)單位的文秘、公共關(guān)系、商務(wù)信息等工作。在校期間，學(xué)生接觸了系統(tǒng)的理論知識，從事職業(yè)秘書后，秘書人員在系統(tǒng)的理論知識的基礎(chǔ)上，能盡快的適應(yīng)辦公自動化的模式，實現(xiàn)從依靠經(jīng)驗辦事到適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的目標。從以上層面來看，文秘行業(yè)的就業(yè)前景還是可觀的。秘書工作需求的調(diào)查問卷中提到“從需求上看，被調(diào)查的民企100%均需要秘書人才，90%以上的單位選1～2個，近10%的單位選了3～5個?！惫P者認為這不僅表明民企需要大量的秘書人才，還能夠看出秘書工作的重要性以及需求的空間?！皬男枨髮哟紊峡矗?0%選擇大專及以上畢業(yè)生，20%的單位需本科及以上的畢業(yè)生。”這表明單位用人一方面看學(xué)歷層次，更重要的是看重專業(yè)人員的辦文、辦會、辦事的實際運用的能力，單位需要的是復(fù)合型應(yīng)用人才。職業(yè)秘書正朝著辦公自動化和現(xiàn)代化的方向發(fā)展，秘書工作的前景是光明的。

秘書工作在當今時代的發(fā)展態(tài)勢下面臨著人才培養(yǎng)、專業(yè)建設(shè)和秘書工作創(chuàng)新的困境，但只要秘書人員加強自身的學(xué)習(xí)，緊跟時代潮流不斷的更新和豐富自己的知識體系，主動適應(yīng)社會的晉升機制，積累和運用好在校所學(xué)的基礎(chǔ)知識以及社會實踐的經(jīng)驗，不斷的將兩者結(jié)合而有序的運用，便能更好的發(fā)揮出樞紐作用、參謀助手作用、形象作用。因此職業(yè)秘書的前景是可觀的，它同時代發(fā)展的腳步同行。

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作者簡介：李萬軍（1978.01- ），男，山東泰安人，青海師范大學(xué)，碩士研究生，云南民族大學(xué)，副教授，主要研究方向：中國古代史。