流程再造視野下的民辦高校行政管理優(yōu)化研究

楊景斐

(西安財經(jīng)大學(xué)行知學(xué)院，陜西西安 710038)

隨著民辦教育的不斷創(chuàng)新，其在滿足人們需求及促進社會經(jīng)濟發(fā)展方面做出了一定貢獻(xiàn)。但在發(fā)展變化中，民辦高校也存在很多問題。行政管理工作可以確保學(xué)校日常工作的正常開展，為教學(xué)及科研工作提供一定的支持，但現(xiàn)實情況卻是，民辦高校行政管理工作常常被忽視，很多問題需要被關(guān)注解決。將六層再造理論引入到民辦高校行政管理中，不僅可以降低管理成本，還可以提升管理效益，讓教師與學(xué)生對高校教學(xué)更加滿意。

1 流程再造理論

流程再造主要是指利用信息技術(shù)對跨專業(yè)業(yè)務(wù)流程進行組建，從而使?fàn)I商績效不斷提升。流程再造主要是對組織流程進行思考與設(shè)計，力爭在服務(wù)、質(zhì)量、成本、速度上取得明顯改變。流程再造理論最初應(yīng)用于企業(yè)改革，改變企業(yè)組織成本、速度、質(zhì)量，進而對組織流程進行重構(gòu)，在擺脫分工思維的情況下，改變企業(yè)原有的管理方式。隨著企業(yè)組織管理的應(yīng)用，流程再造逐漸被應(yīng)用到高等教育中，國外一些高校應(yīng)用這一理論進行教學(xué)管理改革，使管理效益與管理成本都顯著提升。對國內(nèi)而言，隨著流程再造在國內(nèi)高?？平虒W(xué)管理與科研管理中的應(yīng)用，其確的效果也十分顯著。

2 民辦高校行政管理工作存在的問題

在行政管理工作中，民辦高校主要是模仿公辦高校的制度及模式，但受到資金投入及產(chǎn)出模式、管理單位、辦學(xué)側(cè)重方面的影響，使得民辦高校同公辦高校行政管理工作間存在較大差異，當(dāng)前，民辦高校行政管理工作存在的主要問題為以下幾個方面。

2.1 行政管理理念問題

（1）民辦高校行政管理工作還在使用傳統(tǒng)的辦公模式，缺少先進的行政管理理念與服務(wù)意識，使得服務(wù)效率逐漸下降。對于基層行政管理人員而言，其主要任務(wù)是管理布置層面，服從上級安排為主，沒有一定話語權(quán)，學(xué)校教師與學(xué)生沒有對行政管理工作進行有效的監(jiān)督，使得行政管理工作水平出現(xiàn)滯后的情況，行政管理效率相對較低。（2）民辦高校組織機構(gòu)與管理機制設(shè)置不科學(xué)，與此同時，組織機構(gòu)的設(shè)置常常存在極端現(xiàn)象，部門之間配合不到位，權(quán)責(zé)不清的情況時常發(fā)生。另在對于制度建設(shè)而言，在管理和約束方面的機制較多，缺少服務(wù)型機制，這也會對民辦高校的管理效果造成一定影響。（3）由于民辦高校中行政管理模式缺少靈活性，行政管理工作相對繁雜。隨著社會經(jīng)濟及教育改革的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的行政管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)當(dāng)前的高校需求，同時還會增加行政管理人員倦怠感。

2.2 行政機構(gòu)職能問題

當(dāng)前在教育市場，民辦高校地位較弱，且民辦高校的經(jīng)濟管理工作和公辦高校之間存在較大差異，因而會對行政管理工作人員的發(fā)展帶來一定影響。由于民辦高校行政管理崗位多事定制而成，崗位管理及制度方面缺少一定的約束體制，會對行政管理工作的完整與連續(xù)性產(chǎn)生影響，崗位制度等問題會對民辦高校行政結(jié)構(gòu)的合理性帶來影響，致使民辦高校行政結(jié)構(gòu)數(shù)量較多且存在較多崗位雷同的情況，另外，受到工作分工的影響，難以適應(yīng)民辦高校實際發(fā)展要求，行政結(jié)構(gòu)缺少執(zhí)行力度，管理部門間缺少溝通等，都會對行政管理工作產(chǎn)生較大影響。

2.3 信息化建設(shè)問題

在傳統(tǒng)的民辦高校教育中，民辦高校在行政管理工作上主要依靠人力完成，速度與效率相對較低，隨著信息時代的到來，民辦高校逐漸開展信息化建設(shè)，在開展信息化建設(shè)期間，民辦高校模仿公辦教學(xué)，在管理系統(tǒng)建設(shè)期間缺少前瞻性，忽視自身經(jīng)濟情況，因而結(jié)果常常是在管理手段方面實現(xiàn)信息化，在管理過程中并沒能發(fā)生根本性的變化，與此同時，由于不同管理系統(tǒng)間缺少一定聯(lián)系，管理信息不健全的情況十分常見。

3 民辦高校行政管理實施流程再造的意義

首先，在民辦高校行政管理中，應(yīng)用流程再造，不僅可以提高整體的民辦高校人才質(zhì)量，還可以促進科研及教學(xué)管理工作的不斷改革。所以，有必要將流程再造理論應(yīng)用于當(dāng)前的民辦高校中，以此來提高民辦高校的管理水平，促進民辦高校教學(xué)提高整體質(zhì)量。隨著政策的放款與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，民辦高校中應(yīng)用流程再造也為行政管理工作提供了新的發(fā)展方向。與公辦高校相比，民辦高校不必獲得國家資金支持，所以對于民辦高校而言，在組織機構(gòu)與崗位方面擁有更多自由，因而可以在行政管理工作方面進行不斷改革。再者，隨著互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)的普及，為民辦高校行政管理工作提供了一定的技術(shù)支撐。在云共享、大數(shù)據(jù)、新媒體等技術(shù)的輔助下，民辦高?？梢詫π姓芾砹鞒踢M行整合優(yōu)化，提高行政管理服務(wù)水平。

4 基于流程再造的民辦高校行政管理優(yōu)化措施

4.1 創(chuàng)新行政管理模式

民辦高校因其自身特點使得行政管理工作和公辦高校存在較大區(qū)別。在流程再造理論中，主要以顧客服務(wù)為基本導(dǎo)向，民辦高校為了對行政管理工作進行流程再造，一，改變原來的工作理念，將傳統(tǒng)的管理控制思維轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)導(dǎo)向的管理模式，即開展服務(wù)型行政管理工作。對行政對象需求進行關(guān)注，分析服務(wù)對象需求，然后通過行政管理工作對服務(wù)對象進行服務(wù)。在服務(wù)導(dǎo)導(dǎo)向期間要創(chuàng)新管理手段與機制，推動服務(wù)朝著滿足師生需求的方向不斷前進，在行政服務(wù)期間，充分發(fā)揮組織管理職能，促進服務(wù)對象個性化發(fā)展，進而營造一個寬松和諧的管理氛圍，促進教師與學(xué)生的全面發(fā)展。例如，針對高校學(xué)生注冊而言，傳統(tǒng)的管理模式不僅需要消耗大量的時間，還會增加管理工作負(fù)擔(dān)，利用服務(wù)導(dǎo)向開展行政管理工作，就能利用一站式服務(wù)，完成新生的入學(xué)登記、課程安排、物資調(diào)配、入住辦理等工作，如此不僅可以縮短工作實踐，還可以提高行政管理工作滿意度。

4.2 合理設(shè)置行政組織機構(gòu)

在民辦高校中其組織結(jié)構(gòu)多為科層制，其中的管理成績較多，速度較慢，手續(xù)繁雜，不同部門間的協(xié)調(diào)工作常常需要消耗較長時間，行政管理工作效率較低。民辦高校行政管理工作實施流程再造，改變了傳統(tǒng)的機構(gòu)設(shè)置，對組織機構(gòu)進行合理簡化，簡化管理層級，將傳統(tǒng)的管理組織結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)換成扁平化的結(jié)構(gòu)模式，減少各個部門之間的摩擦矛盾。與此同時，用過流程性組織的建立，組織當(dāng)中的所有管理工作都將業(yè)務(wù)開展作為核心，將項目作為基本方向，保證組織結(jié)構(gòu)的靈活。民辦高校專項工作，如迎新、年檢等活動，需要各個部門的相互配合，傳統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)在這種活動期間需要消耗大量時間，對于管理工作的順利開展是十分不利的。而項目導(dǎo)向組織流程，則改變了這種局面，導(dǎo)向型組織流程打破了不同部門間的隔閡，將不同部門人員組成項目部，以當(dāng)前的人員配備為基礎(chǔ)，促使管理信息與管理資源雙向流動，提高了行政管理工作效率。

4.3 健全信息化建設(shè)

民辦高校行政管理流程再造，需要以信息化技術(shù)作為主要支撐，協(xié)同管理工作高效發(fā)展。隨著信息化時代發(fā)展，各項信息技術(shù)相繼被應(yīng)用到民辦高校行政管理中，通過信息技術(shù)建立行政管理工作平臺，便于行政管理工作實現(xiàn)信息共享、業(yè)務(wù)整合、資源協(xié)調(diào)。在民辦高校中建立數(shù)字化管理平臺，需要做好數(shù)字化規(guī)劃與布局，同時確保其具有一定的前瞻性與整體性，避免在行政管理中出現(xiàn)信息孤島的情況。此外，通過數(shù)字化信息平臺的建立，可以促進不同管理平臺間的信息交流，以便為不同業(yè)務(wù)平臺的連接服務(wù)提供一定的接口。利用數(shù)字化管理平臺，可以實現(xiàn)對信息來源與歸口的統(tǒng)一管理，在滿足個性化需求的基礎(chǔ)上，對民辦教學(xué)資源進行全面整合，以此推動民辦高校行政管理工作的規(guī)范化與信息化發(fā)展，最終為行政管理工作提供充足的硬件保障。

4.4 優(yōu)化管理方式

隨著管理觀念上的轉(zhuǎn)變，在完成組織結(jié)構(gòu)再造與建立信息化管理平臺后，為民辦高校行政管理工作提供了軟硬件、思想上的保障，接下來需要對流程再造工作中心任務(wù)進行優(yōu)化。利用服務(wù)導(dǎo)向?qū)υ瓉淼墓芾砹鞒踢M行不斷優(yōu)化重組，開展項目短組織形式將管理任務(wù)集成到一起，對管理程序進行不斷簡化。在完成集成工作后，對人力及信息資源進行有效整合，按照各項任務(wù)建立相關(guān)的業(yè)務(wù)小組，讓業(yè)務(wù)小組參與不同部門分工中，便于在任務(wù)完成期間實現(xiàn)一定的信息共享。這里以年度檢查為例，在高校年度檢查中，主要工作有人事信息、管理資產(chǎn)、教學(xué)管理等內(nèi)容，如果僅僅按照傳統(tǒng)的流水分工，會消耗大量的時間，而且大量信息長期在部門間流轉(zhuǎn)很容易出現(xiàn)信息泄露。但是通過流程再造對年檢任務(wù)進行重整，建立專業(yè)項目組，就可以對各項檢查工作進行合理分工，便于信息數(shù)據(jù)的集成，同時在短期內(nèi)順利完成各項任務(wù)。

5 結(jié)語

綜上所述，民辦高校行政管理工作可以推動學(xué)校教學(xué)的正常開展，提高學(xué)校管理工作效率，對教學(xué)與科研工作具有重要影響。但從目前民辦高校行政管理工作來看，其仍存在較多問題，制約行政管理工作的發(fā)展。針對此，文章提出了流程再造理念，將這一理念融入行政管理工作中，在民辦高校行政管理中通過創(chuàng)新行政管理模式、合理設(shè)置行政組織機構(gòu)、健全信息化建設(shè)、優(yōu)化管理方式，促進民辦高校行政管理工作的高效開展，從而為高校教育工作貢獻(xiàn)力量。