基于ERP系統(tǒng)環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制研究

周利

摘 要 隨著市場競爭的日益激烈和信息化技術的飛速發(fā)展，ERP信息系統(tǒng)越來越多地被企業(yè)運用。企業(yè)在ERP系統(tǒng)環(huán)境下實施內(nèi)部控制，所面臨的控制環(huán)境發(fā)生了根本變化，這使企業(yè)內(nèi)部控制面臨新的挑戰(zhàn)和風險。如何將ERP系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部控制進行有效融合，使兩者在運營管理中充分地發(fā)揮協(xié)同效應，成為目前企業(yè)管理中值得研究的現(xiàn)實問題。本文結合企業(yè)實際，分析現(xiàn)階段ERP系統(tǒng)環(huán)境下內(nèi)部控制存在的主要問題，并探尋對策建議，從而為提升企業(yè)總體管理水平、促使企業(yè)持續(xù)健康長遠發(fā)展提供借鑒意義。

關鍵詞 ERP系統(tǒng) 內(nèi)部控制 信息技術

目前，ERP系統(tǒng)已逐漸成為企業(yè)提高經(jīng)濟增長力和管理水平的有力工具。ERP系統(tǒng)的廣泛應用無疑為企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展注入了新的活力，但也對企業(yè)內(nèi)部控制的規(guī)范提出了更高的要求。因此，探討ERP系統(tǒng)和內(nèi)部控制融合的途徑，對ERP系統(tǒng)的應用及企業(yè)管理效率的提高尤為重要。

一、企業(yè)ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制相融合的重要意義

在信息技術快速發(fā)展的今天，ERP系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部控制既緊密相連，又相互影響，兩者進行有效融合具有十分重要的意義。

ERP系統(tǒng)既要符合內(nèi)部控制管理的要求，又要真正為提升內(nèi)部控制服務。一方面，ERP系統(tǒng)是集信息技術和控制管理為一體的先進管理工具，它作為內(nèi)部控制管理的重要手段之一，是為實現(xiàn)企業(yè)不斷提升管理效益服務的。另一方面，ERP系統(tǒng)的設計具有一定的主觀性，它是根據(jù)企業(yè)的業(yè)務本質(zhì)和管理要求，由主觀意識的項目人員進行設計的，它在立項、開發(fā)、實施、操作等環(huán)節(jié)過程中，都受企業(yè)內(nèi)部控制制度的指導和約束。

在實際工作中，推行及建設ERP系統(tǒng)的過程，不是簡單地從手工化到系統(tǒng)化的過程，而是對企業(yè)內(nèi)部控制制度的制定、優(yōu)化以及流程再造的過程。我們不能僅僅把ERP系統(tǒng)看作是辦公軟件，而是要將ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制進行有效融合，將企業(yè)的管理思想和內(nèi)部控制要求有效地嵌入ERP系統(tǒng)中，以ERP系統(tǒng)平臺承載內(nèi)部控制，以內(nèi)部控制管理思想來設計和運行ERP系統(tǒng)，從而有效提升企業(yè)的內(nèi)部控制效率和企業(yè)的核心競爭力。

二、現(xiàn)階段ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制存在的主要問題

盡管ERP系統(tǒng)是企業(yè)管理的有效工具和手段，但因其網(wǎng)絡環(huán)境的復雜性、管理水平的有限性、業(yè)務的多面性等特點，很多企業(yè)的內(nèi)部控制無法與ERP系統(tǒng)有效融合，影響了ERP系統(tǒng)作用的發(fā)揮?，F(xiàn)階段，ERP系統(tǒng)環(huán)境下，企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題主要體現(xiàn)在以下4個方面：

（一）內(nèi)部控制體系不科學，與ERP系統(tǒng)脫節(jié)

內(nèi)部控制體系的內(nèi)容應涵蓋企業(yè)經(jīng)營管理的所有方面，貫穿經(jīng)營管理的所有環(huán)節(jié)，因此它應是一套科學規(guī)范的控制體系。

但有些企業(yè)內(nèi)部控制體系與ERP信息系統(tǒng)的實際情況脫節(jié)，有的企業(yè)沒有根據(jù)ERP系統(tǒng)的要求來設置內(nèi)部控制體系;有的沒有充分認識制度有效執(zhí)行的重要性，沒有整體的網(wǎng)絡安全意識，沒有完善的監(jiān)督機制和長效機制等。這些都嚴重影響了企業(yè)內(nèi)部控制的有效實施。

（二）內(nèi)部控制組織結構不合理，無法適應ERP系統(tǒng)帶來的控制環(huán)境變化

ERP系統(tǒng)的實施使得企業(yè)的內(nèi)部控制環(huán)境發(fā)生變化，相應的內(nèi)部組織結構和崗位設置較之以往也有很大改變。在規(guī)范的ERP系統(tǒng)環(huán)境下，管理結構呈現(xiàn)出流程化、扁平化的特點，主觀人為因素被削弱，內(nèi)部控制層次明顯減少，控制效率更高。

但有些企業(yè)對內(nèi)部控制環(huán)境的理解不夠深入，特別是管理層對內(nèi)部控制的管理理念認識不到位。這導致企業(yè)沒有建立規(guī)范的內(nèi)部控制環(huán)境，組織結構不合理，崗位分工不清晰，職責權限不明確，無法有效地將ERP系統(tǒng)應用到實際工作中，不能充分發(fā)揮內(nèi)部控制的積極作用。

（三）業(yè)務流程控制不到位，ERP系統(tǒng)無法覆蓋全部關鍵控制點

ERP的應用，使企業(yè)的工作流程標準化、系統(tǒng)化，使部門間的配合更加順暢，使各生產(chǎn)運營環(huán)節(jié)無縫對接，減少損耗，有利于管理者全面客觀掌握經(jīng)營的全過程。

但有些企業(yè)業(yè)務流程沒有跟上企業(yè)發(fā)展的步伐，不能滿足內(nèi)部控制的要求;有的業(yè)務流程并不是全面的控制，對生產(chǎn)運營各環(huán)節(jié)沒有實現(xiàn)全覆蓋;有的只針對重要業(yè)務部門或部分業(yè)務流程進行控制，未將有效關鍵控制點全部引入ERP系統(tǒng)中，導致控制環(huán)節(jié)出現(xiàn)了漏洞，影響了內(nèi)部控制的效果。

（四）人員業(yè)務素質(zhì)不足，影響ERP系統(tǒng)運行效果

ERP系統(tǒng)的設計運行與信息管理人員是分不開的。有些系統(tǒng)管理人員缺乏責任心，缺乏主動性，缺乏應對變化的能力，只負責系統(tǒng)正常運行的維護;對ERP系統(tǒng)相關技術掌握不夠深入，對內(nèi)部控制知識了解不夠全面，對ERP系統(tǒng)整體的內(nèi)部控制管理考慮不到位。這使得系統(tǒng)中很多問題得不到真正的解決，很多統(tǒng)計分析功能未被充分挖掘運用。

ERP管理模式采用的是集成系統(tǒng)，覆蓋了供產(chǎn)銷、人財物等管理工作，幾乎涉及企業(yè)所有部門和員工。但很多員工對系統(tǒng)認知不足，對流程不熟悉，責任心不夠，學習主動性不強，這導致一些人為的不當操作，從而出現(xiàn)很多錯誤信息、問題數(shù)據(jù)等，直接影響系統(tǒng)運行的效果。

三、改進ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制的對策建議

（一）建立科學的內(nèi)部控制體系

科學規(guī)范的內(nèi)部控制體系，是企業(yè)取得ERP系統(tǒng)下內(nèi)部控制效果的前提和保障，對保證企業(yè)經(jīng)濟目標的實現(xiàn)、提高管理效率、防范企業(yè)風險都有顯著的作用。該體系的構建包括以下4個方面：

1.制定和執(zhí)行完善的內(nèi)部控制制度。ERP系統(tǒng)集成了企業(yè)各業(yè)務功能模塊，企業(yè)要跟上時代的發(fā)展和信息技術的進步，就必須全面建設和優(yōu)化ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)的內(nèi)部控制制度。如建立會計系統(tǒng)控制制度，包括會計崗位職責、會計工作流程、資金管理制度、資產(chǎn)管理制度、采購與付款管理、銷售與收款管理、財務風險控制等;另外，還包括建立不相容職務相分離制度、審批權限管理制度、客戶信用管理制度等。

建立完善的內(nèi)部控制制度是企業(yè)提升管理水平的關鍵，但更重要的是，企業(yè)必須嚴格貫徹落實內(nèi)部控制制度才能有效發(fā)揮其作用。在執(zhí)行過程中，要不定期檢查制度執(zhí)行的效果，發(fā)現(xiàn)不合理的地方及時改進。同時，通過內(nèi)部控制制度的建設與執(zhí)行，讓企業(yè)部門間建立起有效的聯(lián)動機制，促進部門間的協(xié)作和監(jiān)督，以保證ERP系統(tǒng)下內(nèi)部控制得到真正有效的發(fā)揮。

2.建立系統(tǒng)網(wǎng)絡安全管理制度。ERP系統(tǒng)是企業(yè)全部業(yè)務數(shù)據(jù)的基礎平臺，也是內(nèi)部控制的有效手段。ERP系統(tǒng)的安全性十分重要，一旦被破壞，將給企業(yè)帶來巨大的損失。企業(yè)應當增強系統(tǒng)網(wǎng)絡安全意識，加強ERP系統(tǒng)的運行和維護。首先，依照國家相關法律法規(guī)政策，制定安全管理的總體方針和安全策略。其次，根據(jù)業(yè)務性質(zhì)、重要程度、涉密等級等，確定系統(tǒng)的安全等級，根據(jù)安全等級建立系統(tǒng)網(wǎng)絡安全的各項管理制度和技術標準，規(guī)范基礎設施建設、系統(tǒng)和網(wǎng)絡平臺建設、應用系統(tǒng)開發(fā)、運行管理等重要環(huán)節(jié)。制定管理人員和操作人員的日常操作規(guī)程，從而形成由安全政策、管理制度、操作規(guī)程等構成的全面的、系統(tǒng)的系統(tǒng)網(wǎng)絡安全管理制度，以保證ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性和完整性。

3.建立完善的監(jiān)督機制。積極實施內(nèi)外部審計，建立完善的監(jiān)督機制，降低ERP系統(tǒng)下的企業(yè)內(nèi)部控制風險。企業(yè)應設立內(nèi)部審計部門，加強內(nèi)部控制評估，加強對ERP系統(tǒng)各環(huán)節(jié)的檢查與監(jiān)督，特別是對風險控制環(huán)節(jié)，及時發(fā)現(xiàn)風險點。企業(yè)還應加強第三方外部審計機構對系統(tǒng)的維護和對操作過程進行檢查，對內(nèi)部控制的設計和運行進行評估，及時發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制缺陷，并加以整改，從而提高企業(yè)的內(nèi)部控制管理水平。

4.建立長效機制。隨著企業(yè)的發(fā)展、業(yè)務流程的變化、內(nèi)部控制要求的提高，ERP系統(tǒng)將不適應新的需求。企業(yè)應建立健全長效機制，適時對ERP系統(tǒng)進行評估，適時修改ERP系統(tǒng)的功能設置、控制流程和控制措施，及時優(yōu)化內(nèi)部控制體系，從而隨時保證系統(tǒng)和體系的規(guī)范性、健全性和合理性。

（二）優(yōu)化和完善內(nèi)部控制環(huán)境

企業(yè)內(nèi)部環(huán)境是指對企業(yè)內(nèi)部控制制度建立和運行產(chǎn)生影響和制約的各種內(nèi)部因素，它是內(nèi)部控制實施的基礎。具體體現(xiàn)為：

1.建立合理的組織結構。建立有利于ERP環(huán)境下的組織結構，包括依法設置股東大會、董事會、監(jiān)事會、經(jīng)理等，使得所設立的各職能部門真正發(fā)揮監(jiān)管作用。

2.設置明確的崗位職責，建立完善的崗位管理體系。企業(yè)應根據(jù)ERP系統(tǒng)的設置來制定明確的崗位分工和職責，建立崗位管理制度，加強控制體系。企業(yè)應根據(jù)實際經(jīng)營需要和內(nèi)部牽制要求，實行關鍵崗位分離制與輪崗制，設置交叉崗位;各崗位既相互制約，又相互獨立，從而避免舞弊現(xiàn)象，以提高內(nèi)部控制效率。

3.確立管理層在企業(yè)經(jīng)營中的核心地位。管理層對內(nèi)部控制和ERP系統(tǒng)的重視程度是優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境的關鍵。為推動內(nèi)部控制能在ERP系統(tǒng)下得到有效實施，必須得到管理層的大力支持，必須加強管理層的內(nèi)部控制意識，從而實現(xiàn)ERP系統(tǒng)對企業(yè)的全面管控。

（三）加強業(yè)務流程控制

隨著企業(yè)規(guī)模的擴大，組織機構也逐漸龐大，分工也越來越細，現(xiàn)有業(yè)務流程已不能適應企業(yè)的管理需求。企業(yè)就必須對業(yè)務流程進行變革和優(yōu)化，其核心是結合現(xiàn)有內(nèi)部控制的需求，將優(yōu)化后的業(yè)務流程嵌合在ERP系統(tǒng)中。首先，企業(yè)要對內(nèi)部控制進行全面評估，對現(xiàn)有流程進行重新梳理，識別缺失的關鍵環(huán)節(jié)和需要改善的環(huán)節(jié)，細化核心業(yè)務環(huán)節(jié)和關鍵業(yè)務流程，使關鍵控制點發(fā)揮應有的控制作用;將ERP系統(tǒng)內(nèi)部控制工作從制度優(yōu)化、流程整合、措施貫徹等各個環(huán)節(jié)與生產(chǎn)經(jīng)營緊密結合。其次，業(yè)務流程要進行動態(tài)管理、持續(xù)優(yōu)化，適時調(diào)整流程崗位對應表，確保每個員工和相應流程準確對應，并切實執(zhí)行，從而達到企業(yè)運行有序、管理效率更高的目的。

（四）加強全員的系統(tǒng)培訓

ERP系統(tǒng)的應用，對企業(yè)員工的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技能提出了更高的要求。因此，企業(yè)必須加強員工的培訓和培養(yǎng)。首先，加強系統(tǒng)管理人員職業(yè)道德和業(yè)務能力的培養(yǎng)，為其提供學習和培訓的機會，提高他們對系統(tǒng)的管理控制能力和功能模塊的開發(fā)維護能力。其次，加強全員職業(yè)素養(yǎng)、管理理念、安全意識等的培養(yǎng)，全面提高全員的責任心和管理意識。最后，加強全員系統(tǒng)知識的培訓，培訓全員系統(tǒng)操作知識、業(yè)務流程、運行邏輯及控制關鍵點等，從而讓全體員工全面了解內(nèi)部控制環(huán)節(jié)，熟練掌握系統(tǒng)的操作知識，并能有效地將業(yè)務知識和系統(tǒng)管理知識高度融合，以此提高企業(yè)整體的管理水平。

四、結語

ERP系統(tǒng)的應用，給企業(yè)內(nèi)部控制帶來了新的變化，同時也給企業(yè)帶來了機遇和風險。只有將ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制進行有效融合，通過建立科學的內(nèi)部控制制度、良好的內(nèi)部控制環(huán)境、合理的業(yè)務控制流程、全員的系統(tǒng)培訓，才能有效地規(guī)避風險，提高經(jīng)營效率，使企業(yè)走向健康持續(xù)發(fā)展的良性循環(huán)的軌道上，從而為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造更大的價值。

（作者單位為重慶大學出版社有限公司）

參考文獻

[1] 王成. ERP環(huán)境下DF公司庫存管理內(nèi)部控制研究[J].商業(yè)經(jīng)濟，2018（05）：18-20.

[2] 李雪華.基于ERP環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制研究[J].學術論壇，2018（10）：165-166.

[3] 劉新. ERP系統(tǒng)中采購業(yè)務的內(nèi)部控制研究[J].中國集體經(jīng)濟，2018（03）：57-58.

[4] 王鳳. ERP環(huán)境下企業(yè)銷售業(yè)務的內(nèi)部控制[J].經(jīng)濟師，2018（01）：287-289.

[5] 周祺. ERP環(huán)境下中小企業(yè)內(nèi)部控制的缺陷及其改進措施[J].經(jīng)營與管理，2018（03）：101-103.