公立醫(yī)院合同管理實務(wù)

(上海市交通大學醫(yī)學院附屬新華醫(yī)院 上海 200000)

合同是平等的當事人之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。對于公立醫(yī)院來說，合同是開展對外經(jīng)濟活動和內(nèi)部管理行為的重要載體，既是經(jīng)營的產(chǎn)物，也是管理的界線。合同管理的內(nèi)容包括合同從預(yù)算、采購、擬定、審核、簽訂、履行、監(jiān)督、終止等環(huán)節(jié)，貫穿公立醫(yī)院經(jīng)營業(yè)務(wù)計劃、執(zhí)行、控制的全過程、全方位管理。做好合同管理，有利于公立醫(yī)院規(guī)范經(jīng)營、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、提升效益、保障資產(chǎn)。

公立醫(yī)院的合同管理不同于其他企事業(yè)單位，既有醫(yī)療事業(yè)單位的特點，又兼具商業(yè)化的特性。近年來，醫(yī)療事業(yè)蓬勃發(fā)展，公立醫(yī)院的業(yè)務(wù)量不斷攀升，對外經(jīng)濟活動無論是從數(shù)量還是金額上都顯著提升，合同內(nèi)容的復雜程度也明顯加深。因此，提升公立醫(yī)院的合同管理水平和效率，對于公立醫(yī)院對內(nèi)、對外職能發(fā)揮、風險規(guī)避和管理內(nèi)控等方面都具有重要的現(xiàn)實意義。

一、醫(yī)院合同管理的特點

要做好公立醫(yī)院的合同管理，首先要了解其特點和難點。從問題著手，才能實事求是地發(fā)揮好合同管理的職能。公立醫(yī)院合同管理有如下特點。

(一)業(yè)務(wù)種類多

“麻雀雖小，五臟俱全?！睘楸Ｕ厢t(yī)院正常運行，公立醫(yī)院對內(nèi)對外開展的經(jīng)營活動種類繁雜，包括藥品采購、醫(yī)療器械采購、醫(yī)療技術(shù)合作、基建修繕、信息研發(fā)、后勤維保、勞動關(guān)系、課題研究、知識產(chǎn)權(quán)成果轉(zhuǎn)化等，對應(yīng)的合同類型不盡相同，涉及的專業(yè)領(lǐng)域跨度很廣，需要內(nèi)部多部門合作也比較多。

(二)專業(yè)性強

合同作為法律關(guān)系，其內(nèi)容在嚴謹性和周密性上具有很高的要求。因此，負責論證、采購、洽談、擬定、審核等環(huán)節(jié)的工作人員必須對合同涉及領(lǐng)域的業(yè)務(wù)非常熟悉。例如，工程合同涉及的預(yù)算文件、工程量清單、材料的采購等都需要業(yè)務(wù)部門對此有專業(yè)判斷。

(三)合同數(shù)量大，金額高

以某公立醫(yī)院(以下簡稱“A醫(yī)院”)為例，2018年的經(jīng)濟合同達1 036份，涉及服務(wù)、設(shè)備、基建、信息、藥品和捐贈等各領(lǐng)域。

截至2019年8月31日，已經(jīng)流轉(zhuǎn)合同644份，同比2018年的538份增加106份，同比上漲19.7%，合同的流轉(zhuǎn)數(shù)量也逐年上升。

大數(shù)量和高金額的合同對醫(yī)院合同管理部門和人員在責任心、細心、耐心和專業(yè)性方面提出了很高的要求。

(四)合同風險大

醫(yī)院合同數(shù)量大、金額高，因此在項目論證、合同簽訂、合同實施等任何一個環(huán)節(jié)的失誤，都可能導致醫(yī)院存在經(jīng)營風險，導致國有資產(chǎn)流失。如果在合同內(nèi)容和合同管理中存在違反國家法律和上級文件政策規(guī)定的情況，甚至會面臨行政或是司法處罰。

二、醫(yī)院合同管理的現(xiàn)狀

(一)合同管理機制不完善

合同管理全流程涉及的職能和部門較多。部分公立醫(yī)院未建立專門的合同管理機制和流程，沒有明確合同管理各環(huán)節(jié)的部門和崗位責任，缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃與管理。各業(yè)務(wù)部門經(jīng)常會根據(jù)自己的需要自行簽訂合同，甚至是先執(zhí)行后補簽合同。各部門之間也缺乏溝通，存在重復合同、合同間內(nèi)容沖突或者合同條款考慮不周全的情況，客觀上導致醫(yī)院利益受損，甚至在合同的訂立、審批與執(zhí)行過程中還存在一些違規(guī)行為。

(二)缺乏專業(yè)法務(wù)崗位

醫(yī)院合同種類多樣，相關(guān)的專業(yè)法規(guī)領(lǐng)域眾多，可能涉及的風險也較大，必須在國家法律和地方政策法規(guī)的框架下簽訂和執(zhí)行合同，這就要求有專業(yè)性強、知識面廣的法務(wù)人員在合同簽訂前對條款進行全面把關(guān)，同時在合同執(zhí)行過程中和執(zhí)行后及時解決相關(guān)糾紛。目前，大部分公立醫(yī)院并沒有設(shè)置專門的合同管理和審核崗位，在合同管理方面缺乏足夠的法律專業(yè)支持。

(三)審核流程復雜，管理成本高

醫(yī)院內(nèi)部合同審核涉及的管理部門多，審批流程長。從采購到最終簽訂合同，需經(jīng)多個管理部門進行審核和簽字。一方面是對部門間協(xié)作要求高，容易出現(xiàn)推諉扯皮的現(xiàn)象；另一方面是流程長，增加了管理成本，降低了合同管理的效率。

(四)缺少制式合同

醫(yī)院合同的業(yè)務(wù)對象涉及領(lǐng)域很廣，各行各業(yè)都有。目前沒有一個統(tǒng)一的符合公立醫(yī)院特點的制式合同，大部分公立醫(yī)院自己也沒有制定合同范本。因此各業(yè)務(wù)部門在合同談判過程中可能會考慮不全面，容易受到對方單位的引導，甚至有可能直接使用對方單位的合同模板，導致合同條款不夠嚴謹，不能有效維護醫(yī)院權(quán)益。

(五)合同管理方式落后

目前，大多數(shù)醫(yī)院合同管理的方式仍停留在人工流轉(zhuǎn)和紙質(zhì)存檔的方式。不僅導致工作量增加，效率低下，而且紙質(zhì)存檔不利于業(yè)務(wù)部門和職能部門間查詢、共享，不能方便提供合同簽訂前參考、合同執(zhí)行中監(jiān)控、合同完成后查詢等功能。在醫(yī)院對外業(yè)務(wù)量日益增加的現(xiàn)在，不利于醫(yī)院的發(fā)展。

實驗數(shù)據(jù)使用《普通話訓練與測試教程》配套光盤中的一段30 s課文朗讀語音和來自NoiseX92數(shù)據(jù)庫的白噪聲。測試路徑為1 024點,其時域波形如圖2 所示,卷積所得的兩個近端信號如圖2所示。

三、加強合同管理的實務(wù)操作

合同管理作為公立醫(yī)院內(nèi)部控制的重要內(nèi)容和手段，對加強醫(yī)院的規(guī)范性經(jīng)營和內(nèi)部控制具有重要意義。以A醫(yī)院為例，為了加強合同管理，A醫(yī)院系統(tǒng)分析了合同管理中的特點和難點，梳理了管理過程中的風險點，通過一系列措施來加強規(guī)范化和精細化，改進了合同管理。

(一)加強組織建設(shè)

系統(tǒng)梳理合同管理流程中各業(yè)務(wù)部門的職責和權(quán)限，從頂層規(guī)劃和設(shè)計上保證各部門分工明確、專崗專責。在A醫(yī)院領(lǐng)導總負責下，設(shè)立了法務(wù)處，專門處理合同管理中各類法律相關(guān)事務(wù)；在各業(yè)務(wù)部門都設(shè)立了合同專管員；同時法務(wù)處協(xié)同審計處、財務(wù)處作為合同執(zhí)行的監(jiān)督機構(gòu)，責任落實到專部專崗，有利于各部門有效配合、相互牽制，提高相關(guān)人員工作責任心。

(二)加強法律專業(yè)指導

在合同管理全過程中加強法律專業(yè)的支持。A醫(yī)院聘請了知名醫(yī)療行業(yè)律師事務(wù)所作為法律顧問，負責醫(yī)院法律顧問的日常工作。包括：其一，提供各種法律咨詢及建議。其二，代表院方處理法律事務(wù)。其三，為員工提供合同、知識產(chǎn)權(quán)、勞動法、公司法等法律知識培訓，提高員工法律知識和風險防范意識，降低經(jīng)營管理中的法律風險。

(三)加強規(guī)范化管理

通過編制制式合同范本來加強規(guī)范化管理，為各業(yè)務(wù)部門提供統(tǒng)一引導。A醫(yī)院由法務(wù)部門牽頭，在律師事務(wù)所的專業(yè)性指導下，細化工作流程與部門崗位職責，修訂了18類合同模板，涉及醫(yī)院運營管理及對外合作的各個方面。合同模板內(nèi)容全面，在相關(guān)法律法規(guī)框架下充分考慮雙方的權(quán)利義務(wù)和各種風險可能，業(yè)務(wù)部門與合作單位可以在模板基礎(chǔ)上進行協(xié)商、確定具體合同條款。2019年1—8月，醫(yī)院共簽訂640份合同，其中有307份合同使用了醫(yī)院合同模板，占合同總數(shù)的48.0%。制式合同為經(jīng)辦人員提供了充足的框架保障和方向指引，提高了合同管理的工作效率，同時也為醫(yī)院降低了合同風險，保障了合法權(quán)益。

(四)加強信息化管理

充分利用信息化手段，在合同管理中能起到信息及時共享，流程在線監(jiān)控等作用，提高合同管理效能。A醫(yī)院在內(nèi)部OA系統(tǒng)中設(shè)計開發(fā)了電子“合同審批流程”。業(yè)務(wù)部門發(fā)起后，財務(wù)、法務(wù)、審計作為三個職能部門可同時在線審核，提高了審核速度，也提升了合同修改過程中的信息往來效率。相比傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)部門發(fā)起、職能部門依次審核的模式，利用信息化手段節(jié)約了大量的時間，降低了溝通成本。

圖1 A醫(yī)院的OA系統(tǒng)“合同審批流程”

A醫(yī)院的OA系統(tǒng)“合同審批流程”于2019年4月正式實施，合同管理的效率和規(guī)范提升效果非常顯著。具體表現(xiàn)在以下幾個方面。

1.合同流轉(zhuǎn)速度大幅度提高

抽樣統(tǒng)計了2018年的120份紙質(zhì)合同，從業(yè)務(wù)部門發(fā)起到院領(lǐng)導簽字，平均流轉(zhuǎn)時間是46.4天，中位數(shù)35.0天，最快4.0天，最慢195天。

抽樣統(tǒng)計了2019年線上流轉(zhuǎn)的付款合同177份。平均流轉(zhuǎn)天數(shù)12.4天，中位數(shù)10.0天，最快0天，最慢69.0天。

實施線上流轉(zhuǎn)后，審批流程的耗時從平均46.4天縮短為平均12.4天，節(jié)約了73%的審批時間，大大加快了簽訂合同的效率。

表1 合同流轉(zhuǎn)耗時對比情況 單位：天

2.明確各部門職責

財務(wù)部門審核經(jīng)濟事項是否在預(yù)算內(nèi)，法務(wù)部門審核合同的法律風險，審計部門審核合同內(nèi)容的合規(guī)性。發(fā)起業(yè)務(wù)部門和各職能部門均能在OA系統(tǒng)中實時查看合同流轉(zhuǎn)節(jié)點、審核反饋意見等內(nèi)容，大大降低了溝通成本。

3.建立合同大數(shù)據(jù)庫

傳統(tǒng)的線下合同審核，由審核部門自己備份審核記錄，各職能部門之間的數(shù)據(jù)無法共享。轉(zhuǎn)為線上流轉(zhuǎn)后，合同數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)實時共享，來源統(tǒng)一且沒有錯漏。對合同管理各節(jié)點、時點的行為數(shù)據(jù)和歷史記錄進行大量保存，使精準管理行為分析成為現(xiàn)實，可輔助經(jīng)營決策。

4.移動辦公提高審批效率

在審核節(jié)點部門工作人員或者院領(lǐng)導出差、休假的情況，可以通過手機登錄OA系統(tǒng)來審核合同。解決了相關(guān)工作人員出差、休假的時候無人審核的現(xiàn)象，通過網(wǎng)絡(luò)和移動辦公提高了合同審批效率。

四、結(jié)語

合同管理，作為醫(yī)院對內(nèi)、對外各項經(jīng)營業(yè)務(wù)的內(nèi)容界線和風險保障，是醫(yī)院正常運行和發(fā)展過程中保護醫(yī)院利益、約束責任義務(wù)、處理業(yè)務(wù)分歧、規(guī)避法律風險的重要依據(jù)。隨著醫(yī)院社會化的擴大和公益化的深入，逐步完善合同管理體系才能跟得上業(yè)務(wù)的前進步伐，為醫(yī)院發(fā)展提供堅實保障。今后A醫(yī)院還將繼續(xù)加強合同管理的規(guī)范化、專業(yè)化、精細化，充分利用信息手段進行合同的線上全流程管理，來保障醫(yī)院經(jīng)濟行為的依法合規(guī)，推動醫(yī)院的良性發(fā)展。