企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的分析與設(shè)計(jì)

牛文亞

摘 要：在現(xiàn)代管理體系的要求下，為促進(jìn)企業(yè)檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化，本文以JSP和JAVABEAN技術(shù)為主要開發(fā)方法，分析和設(shè)計(jì)了一套適合企業(yè)文件管理發(fā)展的現(xiàn)代文件管理系統(tǒng)，極大地提高了企業(yè)文件管理和業(yè)務(wù)處理的效率。

關(guān)鍵詞：文件管理系統(tǒng);系統(tǒng)架構(gòu)

隨著現(xiàn)階段科學(xué)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)的發(fā)展和運(yùn)用，各種電子資料已經(jīng)遍布到國內(nèi)以及國外。聯(lián)機(jī)檢索、聯(lián)機(jī)查詢、文件的綜合管理、計(jì)算機(jī)管理以及光盤存儲和檔案數(shù)字化都是未來企業(yè)檔案管理的發(fā)展趨向。綜合文件管理體系符合我國文件管理的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，因此其適用于我國的事業(yè)單位以及政府機(jī)關(guān)。

對于一個(gè)企業(yè)來說，設(shè)計(jì)以及開發(fā)檔案管理系統(tǒng)意義是非常重大的，隨著各種高科技在企業(yè)中的出現(xiàn)和應(yīng)用，相關(guān)的管理信息系統(tǒng)也越來越被廣泛地應(yīng)用到企業(yè)當(dāng)中。在企業(yè)內(nèi)可以通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)對各種文件以及電子數(shù)據(jù)進(jìn)行共享、轉(zhuǎn)發(fā)、編譯等操作。因此，在進(jìn)行檔案管理過程中必須研究企業(yè)發(fā)展與數(shù)據(jù)利用之間的關(guān)系。通過業(yè)務(wù)流程數(shù)據(jù)關(guān)系的組合，將這些業(yè)務(wù)流程的結(jié)果統(tǒng)一到文件管理系統(tǒng)中，并建立結(jié)構(gòu)化的電子數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化的電子文件。減少紙張材料的損壞和損失，并為企業(yè)各級人員提供更靈活、更詳細(xì)、更方便的文件服務(wù)。

一、本系統(tǒng)需要解決的問題

企業(yè)文件管理系統(tǒng)應(yīng)建立在開放性、實(shí)用性、可維護(hù)性以及安全性和可靠性的原則上。該系統(tǒng)應(yīng)將幾個(gè)分散的模塊集成為一個(gè)整體，重點(diǎn)是系統(tǒng)的應(yīng)用。系統(tǒng)將整個(gè)企業(yè)的文件系統(tǒng)作為一個(gè)整體，企業(yè)下的每個(gè)部門都是一個(gè)分支機(jī)構(gòu)。建立了具有通用劃分結(jié)構(gòu)的一組公司文件管理系統(tǒng)：由于企業(yè)內(nèi)的員工對計(jì)算機(jī)的使用熟練度不同，因此，在設(shè)計(jì)過程中不但要滿足企業(yè)的需求，還要盡可能地使其具備簡單和實(shí)用性的原則;與此同時(shí)，由于企業(yè)的檔案還涉及大量與企業(yè)相關(guān)的資產(chǎn)配置資料，因此，系統(tǒng)的安全性也是檔案管理系統(tǒng)中的主要問題之一。

（一）解決檔案資料查找困難的問題

將文件的掃描電子圖像保存在服務(wù)器磁盤陣列或CD庫中，并在計(jì)算機(jī)上讀取，可以將檢索時(shí)間從幾分鐘縮短到幾十分鐘甚至幾秒鐘，并且模糊搜索功能可以大大改善檢索的準(zhǔn)確性。數(shù)據(jù)處理的前提是數(shù)據(jù)輸入必須準(zhǔn)確。數(shù)據(jù)輸入錯(cuò)誤直接導(dǎo)致系統(tǒng)顯示不正確，導(dǎo)致無法滿足用戶需求，檔案信息管理系統(tǒng)的開發(fā)毫無意義。目前，人工輸入是數(shù)據(jù)輸入的主要來源。當(dāng)然，您也可以掃描并輸入一些數(shù)據(jù)，布局系統(tǒng)在系統(tǒng)界面上的容錯(cuò)性對于手動輸入至關(guān)重要，如果操作員想完成輸入，必須對系統(tǒng)進(jìn)行培訓(xùn)。在系統(tǒng)中，系統(tǒng)必須具有較強(qiáng)的處理能力，以面對海量的數(shù)據(jù)輸入。因此，對于系統(tǒng)來說，具有快速的處理速度是非常重要的。

（二）解決日益增加的紙質(zhì)檔案存儲成本問題

通過檔案的數(shù)字化處理，實(shí)現(xiàn)了所有檔案的數(shù)字化管理。原始檔案可以打包并存儲在郊區(qū)，這大大減輕了中心城市倉庫空間的壓力。共享系統(tǒng)數(shù)據(jù)是滿足不同用戶需求的先決條件。共享存檔信息指定區(qū)域中不同客戶端的數(shù)據(jù)。因此，解決并確保檔案信息數(shù)據(jù)的一致性是系統(tǒng)的關(guān)鍵問題之一。應(yīng)該指派專門的郵政專家來維護(hù)數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)一致性，控制來自數(shù)據(jù)輸入的數(shù)據(jù)目的地以及嚴(yán)格限制數(shù)據(jù)庫，只有這樣，我們才能解決這個(gè)問題。每當(dāng)輸入數(shù)據(jù)時(shí)，要為數(shù)據(jù)定義完整性規(guī)則，系統(tǒng)應(yīng)拒絕不能滿足完整性約束的數(shù)據(jù)。

（三）解決檔案文件安全性問題

無須接觸原件即可多次讀取電子檔案，從而可以充分保證原件的安全性。通過數(shù)據(jù)備份，可以將它們存儲在不同的位置。萬一發(fā)生自然或人為災(zāi)難（例如洪水和火災(zāi)），保證存檔信息不會丟失。加密技術(shù)用于加密電子數(shù)據(jù)并將其存儲在檔案中，以確保電子數(shù)據(jù)的安全性。

二、系統(tǒng)功能分析

文件管理系統(tǒng)主要包括：個(gè)人事務(wù)、文件管理、文件管理、文件檢索、數(shù)據(jù)管理、文件法律法規(guī)、文件打印、文件統(tǒng)計(jì)、文件助手、文件保留、SMS管理和審核日志功能。

（一）系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖

企業(yè)文件管理系統(tǒng)主要包括三個(gè)功能：數(shù)據(jù)收集和處理，數(shù)據(jù)管理和數(shù)據(jù)利用。主要核心功能如圖1所示。

圖1;功能結(jié)構(gòu)圖

（二）設(shè)計(jì)思路及優(yōu)勢

基于索引的檢索機(jī)制支持多種分詞算法;支持靈活的索引創(chuàng)建機(jī)制;系統(tǒng)自我檢查并更新更改的文件，并自動重建索引信息;支持分類和子數(shù)據(jù)庫索引;支持多種流行文件格式的索引。

基于OCR識別技術(shù)，掃描儀應(yīng)用程序等，一套可以適應(yīng)各種類型掃描儀數(shù)據(jù)接口的圖像處理系統(tǒng)集成了文件掃描處理，掃描圖片變藍(lán)，去污和圖片識別功能。操作流程如圖2所示。

圖2;工作流程圖

采用最新的界面展現(xiàn)技術(shù)，界面元素支持無刷新的自動排序、元素拖拽、自定義要顯示的元素、已錄數(shù)據(jù)的自動提示、搜索功能等。

檔案原文采用雙層PDF處理技術(shù)結(jié)合加密控制技術(shù)有效保證了檔案數(shù)據(jù)的安全。

三、系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)技術(shù)

本系統(tǒng)遵循J2EE架構(gòu)，以JSP和JAVABEAN技術(shù)作為主要的系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)手段，采用當(dāng)前主流的spring+struts+hibernate開源框架進(jìn)行程序的開發(fā)。

企業(yè)檔案業(yè)務(wù)作為一項(xiàng)復(fù)雜的企業(yè)應(yīng)用，它的主要特征為：使用用戶多、邏輯關(guān)系相對復(fù)雜、業(yè)務(wù)量龐大并且還要求系統(tǒng)的實(shí)用性能以及可靠性和性能標(biāo)準(zhǔn)高。

如今，有大量的企業(yè)用戶應(yīng)用企業(yè)歸檔業(yè)務(wù)程序并且分布范圍廣泛、分布的層次與傳統(tǒng)的客戶機(jī)和服務(wù)器的體系結(jié)構(gòu)相比，其具備更好的靈活性以及可擴(kuò)展性?？蛻舳怂鶓?yīng)用的web方式通過瀏覽器的訪問系統(tǒng)功能，因此，客戶端的安裝也十分簡單便捷，應(yīng)用起來也比較順手并且還方便系統(tǒng)的升級和維護(hù)?，F(xiàn)階段的多層分布體系結(jié)構(gòu)主要分為sun和Net兩大體系結(jié)構(gòu)陣營，都是由微軟發(fā)起的。J2EE在開放性、跨平臺以及可擴(kuò)展性和事務(wù)處理等方面具備很大的優(yōu)勢，其已經(jīng)成為現(xiàn)階段大型企業(yè)應(yīng)用系統(tǒng)的主流技術(shù)形式之一，J2EE提供了一種以多層分布式的應(yīng)用模型、一致的安全模型、組建重用以及靈活的事務(wù)控制。除此之外，還要保障平臺獨(dú)立，基于組件的J2EE解決方案不綁定在任何的供應(yīng)商以及產(chǎn)品的API上。

在網(wǎng)絡(luò)的大環(huán)境下，企業(yè)文件的應(yīng)用對業(yè)務(wù)功能的具體要求是多變的、多樣的，但是相對來說，管理的對象是比較穩(wěn)定的，因此，企業(yè)要對應(yīng)地建立一個(gè)穩(wěn)定的、合理的數(shù)據(jù)模型系統(tǒng)。企業(yè)在檔案業(yè)務(wù)應(yīng)用管理程序建設(shè)的過程中，首要的工作就是要對業(yè)務(wù)功能進(jìn)行分析，并對系統(tǒng)的數(shù)據(jù)模型進(jìn)行總結(jié)，其次要設(shè)計(jì)軟件功能的實(shí)現(xiàn)。利用公共企業(yè)公共的檔案數(shù)據(jù)模型，可以為其他業(yè)務(wù)應(yīng)用提供相關(guān)數(shù)據(jù)，消除信息孤島，極大地促進(jìn)數(shù)據(jù)中心的建設(shè)。

四、結(jié)語

企業(yè)文件管理系統(tǒng)旨在對用戶單位的各種檔案進(jìn)行收集、分類、日常管理、信息開發(fā)和文件使用，并在平臺概念的指導(dǎo)下實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的管理系統(tǒng)，使文件管理業(yè)務(wù)用戶單元數(shù)量達(dá)到一個(gè)新水平高度。

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