辦公自動化系統(tǒng)醫(yī)院動態(tài)辦公日志系統(tǒng)設計分析

◆羅子杰

（廣東省廣州市花都區(qū)第二人民醫(yī)院 廣東 518000）

關鍵字：戴明環(huán)；辦公自動化；動態(tài)辦公日志

調研發(fā)現(xiàn)我國醫(yī)院業(yè)務增長迅速，管理和業(yè)務工作長期處于高負荷運轉狀態(tài)，同時現(xiàn)階段醫(yī)院工作總結不能如實的反映員工的實際情況，由此引發(fā)管理和業(yè)績考核上的困難。不少醫(yī)院嘗試使用工作日志的方法進行辦公系統(tǒng)的改善，醫(yī)院已經建立完成的辦公自動化平臺與辦公日志系統(tǒng)有著天然的結合性，在此基礎上的辦公自動化系統(tǒng)醫(yī)院動態(tài)日志系統(tǒng)應運而生。

1 動態(tài)辦公日志系統(tǒng)分析

1.1 戴明環(huán)理論分析

戴明環(huán)理論又稱之為PDCA循環(huán)理論，最早由美國學者戴明博士提出。該套理論涵蓋定義目標需求與制定行動計劃、實施過程、檢查評估、標準化與進一步推廣等環(huán)節(jié)。將戴明環(huán)引入到辦公動態(tài)日志中，進一步擴展了其應用的范圍。戴明環(huán)理論屬于一種螺旋式上升的循環(huán)理論，每完成一次循環(huán)，管理質量就會得到相應的提升。大量學者研究表明，戴明環(huán)理論應用在動態(tài)辦公日志中，能夠有效提升辦公日志的系統(tǒng)化、圖像化和條理化水平。

1.2 動態(tài)辦公日志系統(tǒng)主要優(yōu)勢

（1）操作更加簡便。信息化和網絡技術的應用是各領域發(fā)展的一大趨勢，基于多用戶管理與應用的動態(tài)辦公日志系統(tǒng)，淡化了辦公場所固定的要求，只需一臺能夠連接網絡的計算機，便可實現(xiàn)動態(tài)日志系統(tǒng)的更新和管理。同時與現(xiàn)階段各大醫(yī)院主流的OA系統(tǒng)，郵件系統(tǒng)并行運行。隨著廣大醫(yī)務者對于計算機技術和互聯(lián)網技術掌握程度的提升，辦公日志系統(tǒng)的可理解度和可操作度也會不斷提升。

（2）實現(xiàn)了動態(tài)交互基礎上的實時更新。分析認為傳統(tǒng)的工作日志以時間為軸記錄事件的發(fā)生，在歷史記錄的反饋和回顧方面缺乏階段性的總結。相比較而言，基于網絡辦公技術的動態(tài)辦公日志系統(tǒng)可便捷的實現(xiàn)和任務進度表的核對，同時實現(xiàn)了未來發(fā)展趨勢的判斷。網絡辦公模式下，員工的工作進展、發(fā)現(xiàn)的問題和改進的方案能夠隨時呈現(xiàn)在系統(tǒng)中，上級領導能夠快捷的實現(xiàn)工作狀態(tài)的查詢和統(tǒng)計，實現(xiàn)了上下級之間相互了解相互溝通的目的。

2 系統(tǒng)設計與模塊分析

2.1 工作日程模塊

員工工作日程安排主要目的是實現(xiàn)自我分工和有序的直接安排，在制定工作日程中需首先研究本周工作計劃和目標，在此基礎上分別列出各工作要點，便于后期工作中及時核對。部分實際應用案例證明，應用工作日程模塊可幫助員工有效實現(xiàn)時間規(guī)劃。

2.2 工作日志模塊

工作日志包含三個主要部分，分別是撰寫日志、分析周志、上級信息反饋。撰寫日志要求員工整理當天所完成的工作，各項工作的完成度與遇到的困難，工作過程中與何人發(fā)生了工作關系，現(xiàn)階段工作中有哪些可以改進的部分，分析未完成工作的原因并提出改進意見。有條件的醫(yī)院可進行典型業(yè)務案例的分析和交流，定期舉行講座和感悟會，幫助員工積極學習先進工作經驗。

2.3 個人任務模塊

運用綜合管理的思想，分解員工的年度工作目標和工作計劃，重點包括工作職責和工作內容要求。工作職責的確定需依據不同崗位性質定型，明確具體工作內容和工作要點，針對職責和分工進行分解和確定。每完成一項任務和工作，應在個人任務模塊中進行相應的填寫，更新任務工作進程，追蹤完成的情況。

2.4 工作匯報模塊

在動態(tài)辦公日志系統(tǒng)中進行個人工作匯報，主要是通過網絡進行，其中的主要參與者是具體員工和上級負責人，具體的匯報形式可按照日報、周報、月報的形式開展，對應上級任務安排，及時更新和完善。上級負責人根據員工的工作匯報進行績效考核，在充分肯定完成工作的同時指出尚需完善的部分，并提出相應的改進意見和建議，建立健全工作匯報的動態(tài)反饋機制。

2.5 數據備份模塊

考慮數據安全及后續(xù)查閱的便利性，應進行數據備份。對不同層級和不同業(yè)務部門設置相應的管理權限，確保用戶隱私和醫(yī)院內部信息的安全性，此外可通過加密處理用戶登錄密碼的方式，降低數據外泄的風險。數據備份建議以周或月為單位進行，有條件的醫(yī)院可進行實時數據備份，一旦發(fā)生系統(tǒng)故障，可快捷的完成數據恢復，將數據損失的可能性和損害性降到最低。

3 醫(yī)院行政效率與日志系統(tǒng)關系分析

醫(yī)院的行政事務、日常工作、動態(tài)反饋和員工的成長都可以集中到日志系統(tǒng)當中，充分發(fā)揮系統(tǒng)自動化和高效率的特點，切實改變醫(yī)院部門工作作風，提升工作效率，服務于醫(yī)院發(fā)展。對此應從以下幾方面加強日志系統(tǒng)的使用效率。

（1）建立健全立體溝通機制。動態(tài)辦公日志系統(tǒng)實現(xiàn)了醫(yī)院內部自下而上和自上而下兩種方式的溝通協(xié)調，除此之外，工作中有聯(lián)系的各橫向部門也可形成內部關聯(lián)，醫(yī)院的總體目標計劃逐級分解后，通過該系統(tǒng)落實到具體部門和個人身上；與此同時每位員工將自身完成的工作和部門工作一一對比，實現(xiàn)跨部門協(xié)同辦公和信息傳遞，共同推進醫(yī)院行政目標的實現(xiàn)。

（2）出現(xiàn)人力資源職能的動態(tài)匹配。作為現(xiàn)代人力資源管理的基礎工作，崗位分析是很多醫(yī)院進行職能劃分的工作難點。在使用了動態(tài)辦公日志系統(tǒng)之后，醫(yī)院各職能部門的崗位分析和分工更加清晰。系統(tǒng)中的每一個員工和部門負責人，定期將辦公日志上傳，并經過審核部門的流轉，匯總到人力資源部門中，一方面員工可通過系統(tǒng)登錄實時追溯和更新個人工作，另一方面上級主管部門可實施掌握該員工的工作情況。在動態(tài)日志系統(tǒng)中，各部門之間的邏輯關系更加清晰，數據共享更加便利，實現(xiàn)了科學化和精細化績效管理。

（3）提升招聘和培訓的效果。為實現(xiàn)按需設崗，因崗選人的目標，通過動態(tài)辦公日志系統(tǒng)，了解員工分析和解決問題的能力，判斷其是否能符合該崗位的工作要求。如某一員工無法勝任，則需進行人才招聘，或內部員工調配，實現(xiàn)了人力資源的最優(yōu)化配置。與此同時，動態(tài)辦公日志可幫助上級部門及時發(fā)現(xiàn)員工在業(yè)務素質和工作技能方面的缺陷與不足，明確下階段員工改進的方向，這是有針對性的培訓計劃。

4 辦公自動化系統(tǒng)醫(yī)院動態(tài)辦公日志系統(tǒng)應用分析

我院實行辦公自動化系統(tǒng)和辦公日志系統(tǒng)的結合之后，主要實現(xiàn)了以下兩大改進。首先，以往的工作匯報以月、季或年度為單位進行，內容不夠豐富，同時耗費了大量中層干部的工作精力；其次傳統(tǒng)的工作日程上報，通過郵件形式進行，數據更新和保存存在一定問題。改進之后，以信息化方式代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質辦公或郵件傳輸，將每周工作總結匯報貫穿在中層干部和基層員工的日常行為中。

在系統(tǒng)運行一段時期之后發(fā)現(xiàn)，大部分員工已經適應了每周的工作總結，并熟練運用系統(tǒng)的查找、提醒、核對功能。領導層可以便捷實現(xiàn)中層員工工作狀態(tài)的查詢，顯著提高了醫(yī)院辦公行政效率。

5 結語

動態(tài)辦公日志系統(tǒng)開發(fā)的初衷是創(chuàng)造出一種新的管理模式，培養(yǎng)員工科學規(guī)劃反思成果、督促工作的主動意識，同時將紙質的工作轉變?yōu)閯討B(tài)性較高的集成系統(tǒng)。在一定程度上實現(xiàn)了醫(yī)院辦公的無紙化、高效化、便捷化，對于克服員工的懈怠心理，充分發(fā)掘員工工作積極性和工作潛能具有重要作用。