定崗定編與工作效率分析探究

文/劉雨彤，中國(guó)社會(huì)科學(xué)院研究生院

關(guān)鍵字：人員定編；工作分析；效率分析

1 工作分析

1.1 工作寫實(shí)

通過組織員工對(duì)日常工作內(nèi)容、工作用時(shí)、工作產(chǎn)出等內(nèi)容的記錄，了解部門內(nèi)每位員工的工作動(dòng)態(tài)，提供工作分析基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

1）工作寫實(shí)表設(shè)計(jì)

工作寫實(shí)分為回顧式與記錄式兩種形式。回顧式寫實(shí)即組織員工回顧過去一段時(shí)間內(nèi)的個(gè)人工作情況，主要包括周期內(nèi)開展的大類工作內(nèi)容、單次任務(wù)的時(shí)間預(yù)測(cè)與任務(wù)次數(shù)等字段。回顧式寫實(shí)有利于從整體了解員工的工作結(jié)構(gòu)與工作內(nèi)容，但對(duì)每項(xiàng)任務(wù)用時(shí)的預(yù)測(cè)準(zhǔn)確性不足。

記錄式寫實(shí)即以現(xiàn)在時(shí)間為起點(diǎn)，對(duì)今后的每一項(xiàng)工作的內(nèi)容與工時(shí)進(jìn)行實(shí)時(shí)記錄（以半小時(shí)作為最大時(shí)間記錄周期），對(duì)于工作內(nèi)容的描述細(xì)化到操作步驟，非籠統(tǒng)概括性的工作項(xiàng)目記錄。記錄內(nèi)容不僅包括時(shí)間段、工作步驟、用時(shí)等基礎(chǔ)指標(biāo)，還包括工作產(chǎn)出、工作性質(zhì)等有利于真實(shí)性判斷的輔助指標(biāo)。記錄式寫實(shí)有利于對(duì)每項(xiàng)工作的用時(shí)作精準(zhǔn)校驗(yàn)，掌握工作飽和程度與工作效率信息。兩種工作寫實(shí)互為彌補(bǔ)驗(yàn)證，數(shù)據(jù)結(jié)合更能全面了解部門情況。

2）工作寫實(shí)數(shù)據(jù)處理

為確保寫實(shí)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，除管理人員的監(jiān)督把控外，我們?nèi)孕枰獙?duì)每份數(shù)據(jù)做詳細(xì)核查與校對(duì)，保證分析基礎(chǔ)的可靠性。

核查內(nèi)容主要包括以下幾點(diǎn)：

①連續(xù)用時(shí)異常多的工作條目，如申請(qǐng)1個(gè)會(huì)議室用時(shí)30min；

②相同工作內(nèi)容的重復(fù)記錄；

③參與同一工作的不同人用時(shí)不同，如參加同一會(huì)議的用時(shí)不同；

④無實(shí)意動(dòng)詞造句，如“管理/協(xié)調(diào)/推動(dòng)…”，基礎(chǔ)崗位不應(yīng)有過多的無具體操作步驟的工作；

⑤與崗位職責(zé)無關(guān)的工作用時(shí)。

針對(duì)發(fā)現(xiàn)的核查問題點(diǎn)，我們需要分別與員工和直接上級(jí)確認(rèn)實(shí)際情況，調(diào)整寫實(shí)內(nèi)容，確?；A(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

1.2 工作飽和度分析

對(duì)于工作飽和度的分析，我們以出勤、加班、休假人數(shù)與時(shí)長(zhǎng)數(shù)據(jù)作為參考因素，從名義飽和度、實(shí)際飽和度兩個(gè)角度進(jìn)行組織飽和度分析。其中，實(shí)際飽和度指剔除休假時(shí)長(zhǎng)后的工作飽和度比值，名義飽和度指整月份（含休假時(shí)長(zhǎng)）的工作飽和度比值。工作飽和度的分析結(jié)果可以作為部門定編合理性的判斷依據(jù)。

1）飽和度現(xiàn)狀分析

通過計(jì)算實(shí)際工作工時(shí)與應(yīng)工作工時(shí)比值，得到部門與個(gè)人的飽和度。根據(jù)行業(yè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)比值大于70%時(shí)，即視為工作飽和；大于90%則處于超飽和；50%-70%屬于基本飽滿；50%以下屬于不飽滿；30%以下屬于極不飽滿。然而，組織是否真正達(dá)到飽和狀態(tài)，不能單一以實(shí)際飽和度比值作為判斷依據(jù)。對(duì)于組織飽和度數(shù)據(jù)的分析，需要從以下角度再做思考。

①組織內(nèi)各單位飽和度差異性

若組織整體飽和度較高，但各單位飽和度方差較大，則存在單位間工作分配均衡性問題。均衡性問題的存在，可能由于人員配置不合理、工作績(jī)效設(shè)置不合理等原因而產(chǎn)生。解決工作分配均衡性問題后，整體飽和度會(huì)隨之降低。

②休假與加班時(shí)長(zhǎng)的差異性

當(dāng)休假時(shí)長(zhǎng)較短時(shí)，實(shí)際飽和度比值較高，則認(rèn)為該組織的工作負(fù)荷較飽和。若休假時(shí)長(zhǎng)較多，在當(dāng)月剩余應(yīng)出勤時(shí)間內(nèi)高飽和完成工作，甚至需加班完成當(dāng)月工作，造成實(shí)際飽和度和名義飽和度的偏高是不真實(shí)的，需要考慮人員配置是否合理。

2）飽和度變化分析

通過對(duì)比不同月份的飽和度差異，綜合考慮常勤人數(shù)變化、工作內(nèi)容變化因素，對(duì)組織飽和程度進(jìn)行動(dòng)態(tài)分析，分析飽和度變化趨勢(shì)，避免因選擇的寫實(shí)月份的不同、工作內(nèi)容階段變化帶來組織飽和程度的誤判。若組織在編人數(shù)不變或減少、工作內(nèi)容不變或增加，飽和度持續(xù)保持較高水平，則該組織工作飽和度確實(shí)處于較高水平。

通過組織飽和度現(xiàn)狀與變化分析，可以有針對(duì)性地提出對(duì)現(xiàn)有人員編制的保持或調(diào)整建議。在人員編制維持不變的情況下，組織的飽和程度也可作為新工作開展可行性考慮依據(jù)。

1.3 工作結(jié)構(gòu)分析

我們將所有工作內(nèi)容根據(jù)工作性質(zhì)分為日常工作、階段工作、會(huì)議和學(xué)習(xí)四個(gè)類別。日常工作指每天重復(fù)做的工作，階段工作指每周/月/季/年做的工作。通過計(jì)算各類型工作用時(shí)占比，分析該員工與組織的工作結(jié)構(gòu)分布。工作結(jié)構(gòu)的分析結(jié)果可以作為部門定崗合理性的判斷依據(jù)。對(duì)于工作結(jié)構(gòu)的詳細(xì)分析主要有以下幾方面。

1）組織定位與組織工作結(jié)構(gòu)匹配性

對(duì)不同組織賦予的職能不同，相應(yīng)的工作結(jié)構(gòu)也會(huì)存在差異。如負(fù)責(zé)基礎(chǔ)人事管理工作的部門，工作結(jié)構(gòu)應(yīng)以日常工作為主，階段工作為輔；對(duì)于負(fù)責(zé)人力資源規(guī)劃方向的部門，工作結(jié)構(gòu)應(yīng)以階段工作為主，日常工作為輔，保有一定的學(xué)習(xí)時(shí)間。通過對(duì)各組織的各類工作用時(shí)占比對(duì)比，發(fā)現(xiàn)與組織定位異常的情況。

2）同類崗位員工工作結(jié)構(gòu)差異性分析

同崗位同職級(jí)的員工工作結(jié)構(gòu)應(yīng)基本相同，而同崗位高職級(jí)的員工應(yīng)相對(duì)低職級(jí)員工有更多統(tǒng)籌規(guī)劃方向的工作。若通過個(gè)人工作結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)了與上述定位不同的情況，建議領(lǐng)導(dǎo)重新考慮員工的工作分配，提高組織的工作效率。

3）崗位核心職責(zé)突出性分析

結(jié)構(gòu)分析需看崗位獨(dú)立性是否較強(qiáng)，核心職責(zé)是否突出。對(duì)于核心職責(zé)不突出、崗位獨(dú)立性較差的崗位，可進(jìn)行并崗處理。

4）工作飽和度輔助判斷

在工作內(nèi)容或外部政策無太大變化時(shí)，若某一部門的學(xué)習(xí)類用時(shí)占比仍保持較高水平；或該組織的會(huì)議用時(shí)占比較高，且以非解決問題性會(huì)議為主，可一定程度上說明該部門存在飽和度提升的空間。

1.4 工作效率分析

由于專業(yè)技術(shù)類的工作受個(gè)人因素影響較大，標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)確定難度較高，很難通過與行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)比的方法判斷工作效率。為解決這一問題，可以從以下兩個(gè)角度展開分析。

1）個(gè)人同類步驟工時(shí)對(duì)比

比較員工本人在不同時(shí)間段處理相同工作步驟的用時(shí)，在明確該工作內(nèi)容無較大變動(dòng)或異常情況后，若出現(xiàn)用時(shí)增加的情況，則該項(xiàng)工作步驟確實(shí)存在可提升效率的空間。

2）不同員工同類步驟用時(shí)對(duì)比

比較不同員工在處理同類工作步驟的用時(shí)，可選取同一工作交接前后兩人的工作用時(shí)對(duì)比，或工作模式流程基本一致但不同員工處理所需工時(shí)不一致的工作用時(shí)對(duì)比。

2 分析結(jié)果運(yùn)用

通過對(duì)各員工的工作飽和度、工作結(jié)構(gòu)和工作效率三方面的工作分析，從組織角度，可以為組織管理人員提供了工作分配調(diào)整依據(jù)；從員工個(gè)人角度，可以幫助員工發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有工作存在的效率問題。

2.1 部門工作分配優(yōu)化

定編定崗與工作效率分析的結(jié)果，并非一定導(dǎo)向部門人員的減少。在維持現(xiàn)有人員編制的情況下，可以通過對(duì)工作分配結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，幫助部門提高運(yùn)行效率。

從工作飽和度角度分析，當(dāng)分析結(jié)果表示部門內(nèi)的各組織間飽和度呈現(xiàn)較大的差異時(shí)，該分析結(jié)果可以為部門管理人員提供組織工作布局的調(diào)整依據(jù)；當(dāng)數(shù)據(jù)分析發(fā)現(xiàn)組織內(nèi)員工間飽和度存在較大差異時(shí)，該分析結(jié)果可以為組織管理人員提供工作分工調(diào)整依據(jù)。

從工作結(jié)構(gòu)角度分析，當(dāng)分析結(jié)果表示部分員工工作結(jié)構(gòu)異常，管理人員可根據(jù)分析結(jié)果適當(dāng)調(diào)整員工間的工作分配，使工作能力、工作職責(zé)與實(shí)際工作合理匹配。

2.2 制定效率提升計(jì)劃

員工以寫實(shí)記錄為基礎(chǔ)，組織管理人員與員工共同分析討論工作現(xiàn)狀，檢討現(xiàn)有工作分配與工作方法合理性。在做出管理方法與工作分配調(diào)整后，管理人員與員工共同制定本年開展工作項(xiàng)目與每月工作用時(shí)計(jì)劃（即目標(biāo)工時(shí)）。

2.3 效率提升效果檢驗(yàn)

效率提升不僅體現(xiàn)在單項(xiàng)工作用時(shí)的減少，還體現(xiàn)在在相同時(shí)間內(nèi)可以完成更多的工作。因此有兩種方式檢驗(yàn)效率提升效果。

方法一：可以選擇便于效率提升對(duì)比的月份再次開展工作寫實(shí)工作，以對(duì)單項(xiàng)工作用時(shí)的變化情況進(jìn)行檢驗(yàn)。若計(jì)劃制定后的工作用時(shí)減少，則說明工作效率有提升。雖操作較為繁瑣，但更為精準(zhǔn)。

方法二：若從整體角度考慮，以員工是否能在正常工作時(shí)間內(nèi)完更多的工作為檢驗(yàn)?zāi)繕?biāo)，對(duì)比計(jì)劃制定前后加班時(shí)長(zhǎng)。若在在編人數(shù)不變或減少、工作量不變或增加、休假時(shí)長(zhǎng)增加的情況下，人均加班時(shí)長(zhǎng)減少，則工作效率得到一定的提升。該方法操作簡(jiǎn)單，但不精準(zhǔn)。

2.4 效率提升思考

通過以上分析發(fā)現(xiàn)，通過人為改進(jìn)工作方法以提高工作效率，提升幅度相對(duì)較小。如何大幅度提高效率，根據(jù)工作類別不同，有以下思考。

1）連續(xù)性工作

對(duì)于連續(xù)性工作，如工資核算等，即使在人工效率提升后仍需加班完成，建議考慮引入或優(yōu)化系統(tǒng)工具、調(diào)整工作流程結(jié)構(gòu)等效率提升方法。

2）階段性工作

對(duì)于階段性工作，因工作強(qiáng)度、員工熟練情況等影響，存在一定的必要加班時(shí)長(zhǎng)，如校園招聘，建議可考慮合理分配組織員工工作量，以減少階段性工作引起的加班。