文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

文/苗曉宜，煙臺匯川人力資源開發(fā)有限公司

文書檔案管理系統(tǒng)在文書工作中有許多優(yōu)點(diǎn)，例如，它可以使繁重的文書工作變得簡單，減少勞動(dòng)力的成本；能夠提高信息傳遞的的高效和安全性，在人力資源公司應(yīng)用更能凸顯這一優(yōu)勢，它可以在成千上萬條客戶信息中快速檢索目標(biāo)客戶信息，在短時(shí)間內(nèi)進(jìn)行信息的安全傳遞；在這個(gè)提倡分類化的社會(huì)，它能更加符合當(dāng)今社會(huì)發(fā)展。它不僅是一個(gè)信息的載體，更是公司實(shí)力的體現(xiàn)。在當(dāng)今人才至上的原則下，各大人力資源公司也層出不窮，只有誰跟得上社會(huì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，才能不與時(shí)代脫軌，不與行業(yè)相向而行。文書檔案管理系統(tǒng)在人力資源公司具有不可取代的地位，對公司之后的發(fā)展具有重要作用。筆者就目前文書檔案存在的問題以及文書檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的措施等方面進(jìn)行分析論述，提出自己的建議，以供大家參考。

1 目前文書檔案管理中存在的問題

文書檔案管理系統(tǒng)在公司中運(yùn)用的也越來越多，但是它表現(xiàn)出來的不足和問題也日益顯現(xiàn)出來了，許多公司許多年一路發(fā)展過來，領(lǐng)導(dǎo)人的傳統(tǒng)的管理模式，對當(dāng)下信息化時(shí)代下的管理系統(tǒng)不認(rèn)可；相應(yīng)專業(yè)人員的不足，現(xiàn)行的許多工作人員并未受到專業(yè)知識的教育，導(dǎo)致系統(tǒng)的運(yùn)營缺乏專職人員；文書工作的過渡銜接過程中會(huì)出現(xiàn)許多諸如信息遺漏的問題，這也是領(lǐng)導(dǎo)對此不信任的一個(gè)重要原因；文書檔案管理系統(tǒng)的管理制度還未健全，還處于不成熟的階段等。只有充分認(rèn)識到文書檔案管理系統(tǒng)的不足，才能更好地設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)它。

1.1 公司CEO的不信任

隨著近年來國家經(jīng)濟(jì)的突飛猛進(jìn)，信息化的高速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)+模式的興起，文書管理工作系統(tǒng)作為信息化新興產(chǎn)物，許多公司C EO對此還處于觀望，不信任的狀態(tài)，這也側(cè)面導(dǎo)致此系統(tǒng)的發(fā)展較緩慢的一大原因。作為人力資源公司，在信息處理過程中更需要小心，客戶和公司的信息是公司最大的財(cái)富。所以一些CEO受傳統(tǒng)觀念的束縛，對文書工作有著錯(cuò)誤認(rèn)知，對其沒有足夠的重視，從而導(dǎo)致文書工作管理系統(tǒng)的應(yīng)用難以順利開展。

1.2 專業(yè)人員的缺乏

文書工作并非只是負(fù)責(zé)記錄，更多的是需要工作人員在工作時(shí)對信息的分類處理和總結(jié)歸納?，F(xiàn)行的許多公司的工作人員對文書工作并沒有專業(yè)化的認(rèn)知，從而導(dǎo)致信息利用率較低和時(shí)間效率較低的情況發(fā)生，從而可能會(huì)減緩公司的發(fā)展。另一方面，許多工作人員并未受到相關(guān)專業(yè)的培訓(xùn)，對于系統(tǒng)的運(yùn)用不熟練或難以開發(fā)系統(tǒng)真正的便利之處，從而導(dǎo)致系統(tǒng)應(yīng)用體驗(yàn)效果較差。所以，在人力資源公司，對于信息處理要求較高的公司，應(yīng)該對相關(guān)工作人員實(shí)行高強(qiáng)度的培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)所有工作人員都能持證上崗，提高工作效率。甚至能設(shè)計(jì)出適合本公司獨(dú)特的文書工作管理系統(tǒng)，增強(qiáng)公司實(shí)力，促進(jìn)公司發(fā)展。

1.3 過渡銜接的掌控不足

過渡銜接不僅指文書和管理兩項(xiàng)工作的銜接，更重要的是指傳統(tǒng)的文書管理模式和信息化下文書工作管理系統(tǒng)的銜接。在人力資源公司，傳統(tǒng)的資料保存模式和新型的管理系統(tǒng)，在過渡銜接的過程中，有許多相交叉的部分，這就需要專業(yè)人員專業(yè)技能的運(yùn)用。另一方面，文書檔案管理的主體就是文書，文書和檔案之間過渡的銜接是指，檔案管理是文書工作的體現(xiàn)，二者互為基礎(chǔ)、互相依靠。所以，文書檔案管理之間的過渡掌控不足也難以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化的管理。

2 文書檔案管理系統(tǒng)實(shí)施的措施

文書檔案管理系統(tǒng)的實(shí)施措施有許多方法，但是最重要的是應(yīng)先解決文書工作管理系統(tǒng)中存在的問題，掌握根本的問題，才能更好的應(yīng)用系統(tǒng)，突出系統(tǒng)的優(yōu)勢，提高系統(tǒng)應(yīng)用效率，從而提高公司的綜合實(shí)力。

2.1 增加培訓(xùn)和舉辦相關(guān)技能大賽

人力資源公司對于適合自己的人才更是珍重，在公司發(fā)展的過程中，應(yīng)給相關(guān)工作人員更多的專業(yè)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，從而提升自己公司人才的水平，提高相關(guān)人員的專業(yè)素質(zhì)。另外，對于具有專業(yè)技術(shù)人員的需求較大，可以舉辦相關(guān)人員的技能大賽，不僅能夠檢驗(yàn)工作人員的技能，更利于發(fā)現(xiàn)更多的適合的人才。不僅吸納自己所需人才，還能宣傳自己的公司，提高公司的知名度。還可以提高工作人員的責(zé)任心和專業(yè)素質(zhì)，提高工作效率，為公司創(chuàng)造更高的效益，促進(jìn)公司的發(fā)展。

2.2 自動(dòng)化管理系統(tǒng)的建立

文書和檔案管理工作的一體化更有利于管理，信息化高速發(fā)展的現(xiàn)在，自動(dòng)化管理系統(tǒng)的建立也變得簡便易行。但是，自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)應(yīng)該詳細(xì)規(guī)劃過渡銜接的原則，以免出現(xiàn)信息的交叉和遺失現(xiàn)象的發(fā)生，計(jì)算機(jī)高效的管理模式，有利于勞動(dòng)力的解放，降低勞動(dòng)強(qiáng)度。文書和檔案工作管理的結(jié)合，能夠有效地完成過渡銜接，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的自動(dòng)化、專業(yè)化、規(guī)范化。提高公司的信息分析和利用的能力和效率。

2.3 加強(qiáng)文書檔案管理工作的制度化

制度化能夠更加規(guī)范文書檔案管理工作，提高文書工作的效率和檔案管理的規(guī)范化。完善的檔案管理制度有利于提高文書檔案管理的水平。文書檔案管理工作對人力資源公司的發(fā)展具有重要意義，緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，與時(shí)俱進(jìn)，提高文書管理工作的規(guī)范性和制度化，提高信息的利用率。

3 結(jié)束語

綜上所述，文書檔案管理工作對人力資源公司的發(fā)展具有重要意義，檔案是一個(gè)公司的發(fā)展歷程的記錄，同樣也是公司每一位客戶信息的記錄。文書檔案管理工作人員的工作效率和工作質(zhì)量，對于許多工作決策都具有參考和借鑒信息，工作人員的每一個(gè)工作流程都需要高強(qiáng)度的責(zé)任心。文書檔案管理系統(tǒng)的出現(xiàn)減少了許多傳統(tǒng)模式的復(fù)雜繁瑣的工作流程，使文書管理工作變得透明和簡便，對于公司的發(fā)展具有積極的促進(jìn)作用，更可以提升公司的綜合實(shí)力。