淺談審計(jì)工作對(duì)物資管理的指導(dǎo)作用

文/張鵬，國(guó)網(wǎng)新疆哈密供電公司

1 引言

通過參與物資審計(jì)工作，學(xué)會(huì)了如何從審計(jì)的角度來看待物資管理問題，逐漸掌握了通過數(shù)據(jù)信息分析、現(xiàn)場(chǎng)實(shí)物核查等方式發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)和隱患的方法，更加深刻理解了審計(jì)工作對(duì)專業(yè)管理的幫助作用，結(jié)合實(shí)際工作也切實(shí)發(fā)現(xiàn)了管理中的疏漏與缺失。

2 物資審計(jì)檢查要點(diǎn)

物資審計(jì)檢查要點(diǎn)分為5大項(xiàng)19小項(xiàng)52條，涵蓋從采購(gòu)計(jì)劃直至庫(kù)存、廢舊物資處置等一系列管理過程。

2.1 物資采購(gòu)管理

2.1.1 采購(gòu)計(jì)劃不準(zhǔn)確：1）未按規(guī)定將所需設(shè)備和材料納入物資需求計(jì)劃；2）上報(bào)物資計(jì)劃與設(shè)計(jì)文件不一致；

2.1.2 采購(gòu)計(jì)劃調(diào)整審批不到位：1）采購(gòu)計(jì)劃調(diào)整未經(jīng)相關(guān)主管部門審批；2）采購(gòu)計(jì)劃調(diào)整后未取消采購(gòu)訂單。

2.1.3 質(zhì)量監(jiān)督管理不到位：1）物資質(zhì)量監(jiān)督檢查不到位；2）未對(duì)供應(yīng)商不良行為進(jìn)行處理和督促整改；

2.1.4 應(yīng)甲供物資轉(zhuǎn)乙供：1）乙供物資價(jià)格高于同期市場(chǎng)價(jià)（中標(biāo)價(jià)）；2）在庫(kù)物資未優(yōu)先利庫(kù)。

2.2 物資出入庫(kù)管理

2.2.1 物資出入庫(kù)手續(xù)不合規(guī)：1）物資未經(jīng)驗(yàn)收即投入現(xiàn)場(chǎng)安裝；2）ERP系統(tǒng)確認(rèn)出庫(kù)的物資未到現(xiàn)場(chǎng)；3）項(xiàng)目物資領(lǐng)用無手續(xù)或手續(xù)不齊全。

2.2.2 物資虛假出入庫(kù)：1）利用項(xiàng)目虛假領(lǐng)料形成帳外物資；2）頻繁領(lǐng)退料，導(dǎo)致工程成本不實(shí)。

2.3 物資庫(kù)存管理

2.3.1 庫(kù)存物資管理不規(guī)范：1）未定期對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行盤點(diǎn)；2）庫(kù)存物資賬實(shí)不符；3）非注冊(cè)庫(kù)管理不規(guī)范；4）物資倉(cāng)儲(chǔ)管理存在安全隱患；5）注冊(cè)庫(kù)內(nèi)存放其他物資。

2.3.2 寄存物資管理不到位：1）未簽訂寄存協(xié)議擅自寄存物資；2）長(zhǎng)期寄存物資監(jiān)管不力，造成物資流失；3）超規(guī)定范圍寄存物資。

2.3.3 結(jié)余物資管理不到位：1）結(jié)余物資未足量回收；2）結(jié)余物資長(zhǎng)時(shí)間存放在倉(cāng)庫(kù)，未及時(shí)進(jìn)行綜合利用；3）結(jié)余物資帳外存放。

2.4 廢舊物資管理

2.4.1 拆舊計(jì)劃編制、執(zhí)行不合規(guī)：如初步設(shè)計(jì)中的拆舊清冊(cè)編制不規(guī)范。

2.4.2 拆舊物資未及時(shí)足額回收：1）拆舊物資未足額退庫(kù)；2）拆舊物資以料代工。

2.4.3 拆舊物資保管不到位：1）拆舊物資未按資金來源、項(xiàng)目名稱退庫(kù)；2）拆舊物資與在建物資混放；3）出售的廢舊物資出庫(kù)手續(xù)欠規(guī)范。

2.4.4 拆舊物資鑒定不及時(shí)、不合規(guī)：1）拆舊資產(chǎn)報(bào)廢未履行報(bào)廢手續(xù)；2）違規(guī)報(bào)廢可利用拆舊物資；3）未按規(guī)定及時(shí)完成報(bào)廢手續(xù)。

3 審計(jì)方法簡(jiǎn)述

物資管理涉及計(jì)劃、采購(gòu)、履約、倉(cāng)儲(chǔ)等多個(gè)管理環(huán)節(jié)，審計(jì)檢查方法大體相似、略有不同。在此僅以倉(cāng)儲(chǔ)管理為例，簡(jiǎn)要說明審計(jì)方法與步驟。

3.1 摸清倉(cāng)庫(kù)主數(shù)據(jù)

重點(diǎn)排查是否存在登記注冊(cè)倉(cāng)庫(kù)之外的非注冊(cè)倉(cāng)庫(kù)、物資出庫(kù)后的臨時(shí)或其他暫存點(diǎn)；明確地點(diǎn)、規(guī)模、業(yè)務(wù)類型等；

3.2 收集庫(kù)存物資信息

系統(tǒng)抽取當(dāng)期庫(kù)存信息明細(xì)；查閱盤點(diǎn)表、出入庫(kù)原始憑據(jù)等；重點(diǎn)排查庫(kù)存信息中長(zhǎng)期積壓、大額庫(kù)存、超過保質(zhì)期等異常信息。

3.3 按照排查結(jié)果“以賬對(duì)物”、“以物對(duì)賬”現(xiàn)場(chǎng)核實(shí)

3.4 查閱物資配送模式

查詢配送服務(wù)招標(biāo)結(jié)果及記錄、配送費(fèi)用記錄與結(jié)算方式等；查閱到貨交接單、驗(yàn)收單、配送單以及審核、資金結(jié)算資料等。

3.5 排查廢舊物資處置流程

查閱年度退役計(jì)劃及清單、庫(kù)存物資報(bào)廢清單、報(bào)廢退役退出物資報(bào)廢批復(fù)手續(xù)、入庫(kù)保管記錄、集中拍賣處置等資料。

4 突出問題成因分析

自查發(fā)現(xiàn)庫(kù)存物資積壓、項(xiàng)目拆舊物資管控缺失等各類問題，其成因主要是。

4.1 物資需求偏差

一是因需求計(jì)劃不準(zhǔn)確、項(xiàng)目計(jì)劃取消等原因，工程物資結(jié)余退庫(kù)。二是為規(guī)避需求計(jì)劃偏差的影響，物資“應(yīng)退未退”。三是為完成計(jì)劃，一次性將項(xiàng)目物資全額領(lǐng)用、單獨(dú)管理，缺乏有效管控和監(jiān)督。

4.2 平衡利庫(kù)工作未落實(shí)形成庫(kù)存積壓

一是需求計(jì)劃審查階段未有效開展平衡利庫(kù)，物資重復(fù)采購(gòu)形成積壓。二是結(jié)余物資退庫(kù)不及時(shí)，利庫(kù)率偏低形成積壓。

4.3 拆舊管理與廢舊處置存在盲區(qū)

一是未充分利用“綠色通道”，報(bào)廢退役資產(chǎn)長(zhǎng)期存放。二是拆舊物資未建立完善的臺(tái)賬管理，且未及時(shí)開展技術(shù)鑒定。三是拆舊物資混放，造成“應(yīng)用未用、應(yīng)廢未廢”。

5 采取的對(duì)策和意義

針對(duì)上述問題原因，首先物資管理部門要積極主動(dòng)開展制度規(guī)定的培訓(xùn)教育，及時(shí)把最新的管理規(guī)定和要求傳達(dá)到各需求單位。其次結(jié)合本單位工作實(shí)際，從物資管理內(nèi)控制度入手，從頭至尾梳理物資采購(gòu)供應(yīng)鏈，填補(bǔ)空白、盲區(qū)、漏洞和管理死角。第三是在嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家法律法規(guī)和企業(yè)管理規(guī)定的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)與需求單位的業(yè)務(wù)聯(lián)系，共同強(qiáng)化業(yè)務(wù)有序銜接，對(duì)出現(xiàn)需求偏差、采購(gòu)疏漏等異常情況，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真核實(shí)、調(diào)查清楚后迅速采取糾偏措施。

物資審計(jì)的意義在于發(fā)現(xiàn)問題、調(diào)查原因、提出建議，最終達(dá)到提高物資管理水平、降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本、堵塞管理漏洞的目的，更有利于建立健全物資管理各環(huán)節(jié)的管理制度。作為一名物資管理者，要把規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化的管理要求貫穿始終，有效提升企業(yè)綜合效益，為企業(yè)發(fā)展不斷注入新的動(dòng)力。