對做好企業(yè)辦公室文秘工作的幾點(diǎn)認(rèn)識

文/趙志宏，神華寧夏煤業(yè)集團(tuán)汝箕溝無煙煤分公司

辦公室屬于綜合的協(xié)調(diào)部門，并且在企業(yè)中起著重要的作用，因此提高辦公室文秘工作效率是非常重要的。企業(yè)需要順應(yīng)時代的發(fā)展，結(jié)合自身的實(shí)際情況，注重對辦公室文秘進(jìn)行職業(yè)培訓(xùn)，創(chuàng)建完善的晉升考核制度，創(chuàng)建合理有效的獎懲機(jī)制，提升辦公室文秘的創(chuàng)新能力，來提升辦公室文秘的工作效率。只有使辦公室文秘工作效率提高，才可以保證企業(yè)的整體工作效率和質(zhì)量。

1 辦公室文秘工作效率提高的重要性

辦公室在企業(yè)中是非常重要的，其針對其他部門來講，具有較強(qiáng)的領(lǐng)導(dǎo)地位，是行政工作的主要地點(diǎn)。在日常工作中，辦公室的工作量較大，并且工作環(huán)節(jié)較多，工作流程較為復(fù)雜。身為辦公室文秘，需要把工作情況及時上報(bào)給上級領(lǐng)導(dǎo)，并且還要和下級部門進(jìn)行及時交流溝通，在工作過程中需要保證不能出現(xiàn)差錯。辦公室文秘是各個部門之間信息的傳達(dá)者，需要對各個部門的工作內(nèi)容進(jìn)行協(xié)調(diào)。領(lǐng)導(dǎo)除了需要注重提高辦公室文秘工作效率以外，還需要注重員工之間的關(guān)系，只有員工之間關(guān)系和諧，才可以保證工作的順利開展。因此，想要有效提高辦公室工作效率，就需要提高辦公室文秘的工作質(zhì)量和水平，從而保證其可以協(xié)調(diào)各個部門之間的關(guān)系，使企業(yè)中各個部門的整體工作效率有所提升。因此，提高辦公室文秘工作效率是非常重要的。

2 目前企業(yè)辦公室文秘工作存在的問題

2.1 辦公室文秘人員較少，工作負(fù)擔(dān)重

在我國企業(yè)不斷發(fā)展的過程中，大多數(shù)都是以生產(chǎn)經(jīng)營為核心，通過這種方式來進(jìn)一步提升企業(yè)的經(jīng)營效益，因?yàn)檗k公室人員不能參與到生產(chǎn)經(jīng)營過程中，所以企業(yè)沒有認(rèn)識到辦公室人員配置的重要性，造成辦公室人員配置嚴(yán)重不足。因?yàn)檗k公室日常工作中所涉及到的內(nèi)容比較多，所以在處理過程中具有一定的復(fù)雜性，但是在人員方面又嚴(yán)重不足，所以一般都是在問題產(chǎn)生之后才去進(jìn)行解決，在很多工作處理中都會出現(xiàn)應(yīng)付的現(xiàn)象，沒有對工作內(nèi)容進(jìn)行深入的分析，從而造成企業(yè)辦公室文秘共組效率和質(zhì)量一直得不到明顯的提升。

2.2 缺少完善的辦公室管理制度

在新時期不斷發(fā)展的背景下，我國企業(yè)辦公室管理工作中還存在著非常多的缺陷，并且還不具備完善的辦公室管理體系，這就造成很多管理工作在開展過程中缺少了相應(yīng)的參考依據(jù)。因?yàn)樵谄髽I(yè)辦公室管理制度上不具備規(guī)范性，所以造成文秘工作很難進(jìn)行合理的劃分，經(jīng)常會出現(xiàn)職能交叉或者是空位的現(xiàn)象；其次，辦公室監(jiān)督工作沒有進(jìn)行全面的落實(shí)，同時考評工作不積極，這就造成文秘人員在日常工作中的積極性很難實(shí)現(xiàn)明顯的提升。

2.3 文秘人員綜合素質(zhì)水平有待提升

在新時期不斷發(fā)展的背景下，同時對于文秘工作提出了更高的要求。但是，目前企業(yè)辦公室文秘人員的綜合素質(zhì)水平還無法達(dá)到實(shí)際的工作要求，首先，很多人員還受到傳統(tǒng)知識的限制，在文字寫作水平上還需進(jìn)一步提升；其次，存在部分文秘人員對企業(yè)以及行業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀沒有進(jìn)行全面的了解，這就造成在對工作進(jìn)行處理的過程中沒有與企業(yè)發(fā)展之間實(shí)現(xiàn)有效的連接；最后，文秘人員自身缺少一定的管理經(jīng)驗(yàn)，在對問題進(jìn)行處理時沒有進(jìn)行深入的思考，這就造成很多問題不能得到徹底的解決，從而造成文秘工作本身的作用無法實(shí)現(xiàn)充分的發(fā)揮。

3 辦公室文秘工作效率提高策略

3.1 注重對辦公室文秘進(jìn)行職業(yè)培訓(xùn)

身為辦公室文秘，需要具備較強(qiáng)的專業(yè)能力和豐富的知識儲備，加強(qiáng)對企業(yè)發(fā)展相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，不斷提升自身的認(rèn)知能力與知識儲備，只有這樣才可以保證自身的工作效率和質(zhì)量。辦公室需要定期對文秘進(jìn)行培訓(xùn)，例如，培訓(xùn)文秘針對企業(yè)內(nèi)部相關(guān)規(guī)定、業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，使文秘可以順應(yīng)時代的發(fā)展，運(yùn)用新的知識進(jìn)行文秘工作。并且辦公室還需要培養(yǎng)文秘職業(yè)精神，定期對其進(jìn)行職業(yè)精神的教育，使其具備良好的風(fēng)險(xiǎn)精神與服務(wù)意識，通過實(shí)際行動對各項(xiàng)工作進(jìn)行服務(wù)，從而使其充分發(fā)揮出自身的價(jià)值和作用。

3.2 創(chuàng)建完善的晉升考核制度

創(chuàng)建完善的晉升考核制度有助于激起工作人員的熱情和積極主動性，可以有效督促工作人員認(rèn)真仔細(xì)的完成工作，提升工作效率。因此，辦公室需要創(chuàng)建完善的晉升考核制度。首先，辦公室可以以半年或者是一年為一個周期，針對文秘完成工作的實(shí)際情況、和其他人相處的實(shí)際情況、是否按照相關(guān)規(guī)章制度工作的情況等進(jìn)行考核，最終經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)和辦公室工作人員一起挑選出表現(xiàn)較為優(yōu)秀的文秘。其次針對挑選出來的文秘進(jìn)行全面的了解與考察，針對具有較強(qiáng)工作能力、綜合素養(yǎng)較高的文秘，可以將其輸入到提拔人員的信息庫中，為其晉升職位提供可靠的依據(jù)。此外，辦公室需要在實(shí)踐中對晉升考核制度不斷進(jìn)行完善，使晉升考核變得更加公正客觀，使表現(xiàn)突出的文秘可以得到重用，從而為單位做出更大、更多的貢獻(xiàn)。

3.3 創(chuàng)建合理有效的獎懲機(jī)制

想要有效提高辦公室文秘工作效率，還需要創(chuàng)建合理有效的獎懲機(jī)制。利益是工作人員行為的重要動力，如果沒有合理的利益或者利益設(shè)置不夠合理，工作人員會降低工作的積極主動性，而適當(dāng)?shù)脑黾永?，可以激起工作人員的工作熱情和積極主動性。在企業(yè)中，因?yàn)槊總€工作人員的綜合素養(yǎng)有所不同，因此在工作表現(xiàn)上就會存在一定的不同。如果針對工作表現(xiàn)良好和表現(xiàn)差的文秘給予一樣的待遇，那么會在一定程度上影響文秘的工作積極性。因此，需要針對工作表現(xiàn)良好的文秘給予一定物質(zhì)獎勵和精神獎勵，針對工作表現(xiàn)差的文秘給予一定的懲罰，通過這樣的獎懲機(jī)制，來激勵文秘全身心的投入到工作中。例如，針對工作表現(xiàn)良好的文秘，可以在待遇上給予一定的優(yōu)待，或者可以在年底評優(yōu)時給予表揚(yáng)和獎勵等等；針對工作表現(xiàn)差的文秘，可以適當(dāng)對其進(jìn)行崗位調(diào)整等等。合理有效的獎懲機(jī)制，可以有助于激起文秘工作的積極主動性，從而提升企業(yè)整體的工作效率，使企業(yè)工作環(huán)境充滿活力。

3.4 提升辦公室文秘的創(chuàng)新能力

在新時代背景下，企業(yè)對于辦公室文秘的要求越來越高，為了可以順應(yīng)時代的發(fā)展，企業(yè)需要提升辦公室文秘的創(chuàng)新能力。企業(yè)想要長期穩(wěn)定發(fā)展就需要對工作模式進(jìn)行創(chuàng)新。一般情況下，辦公室作為企業(yè)的主要部門，文秘長時間都處于精神緊張的情況，因此，大部分文秘在工作中都沒有足夠的活力。盡管在工作中非常認(rèn)真負(fù)責(zé)，可以及時根據(jù)上級領(lǐng)導(dǎo)的要求完成任務(wù)，但是在思想和行為方面沒有自身的見解。企業(yè)為了可以長期穩(wěn)定發(fā)展，辦公室需要在工作方式上進(jìn)行創(chuàng)新，在工作中不斷探尋新的工作模式，從而可以保證工作質(zhì)量和水平。辦公室可以在日常工作中鼓勵文秘進(jìn)行創(chuàng)新，運(yùn)用自身擅長的工作方式進(jìn)行工作，對各個部門的關(guān)系進(jìn)行協(xié)調(diào)，使各個部門之間關(guān)系可以變得更加和諧，從而促進(jìn)整個企業(yè)的工作效率。

3.5 提升企業(yè)辦公室文秘人員的綜合素質(zhì)水平

要想促進(jìn)辦公室文秘人員的綜合素質(zhì)水平可以實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步的提升，首先，應(yīng)該將系統(tǒng)的學(xué)習(xí)工作進(jìn)行全面的落實(shí)。對于相關(guān)的文秘工作人員而言，在日常工作中應(yīng)該注意多看、多學(xué)、多聽，這樣才能使自己的知識面實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步的拓展。多學(xué)習(xí)專業(yè)方面的知識，使自己的文字撰寫能力實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步的提升，從而使業(yè)務(wù)水平可以達(dá)到實(shí)際的工作要求；其次，應(yīng)該對行業(yè)所設(shè)計(jì)到的相關(guān)法律知識，使自身的政治素養(yǎng)可以實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步的提升，另外，還應(yīng)該將相關(guān)的調(diào)研工作進(jìn)行全面的落實(shí)，對企業(yè)的真實(shí)情況進(jìn)行全面的了解，這樣才能對企業(yè)未來的發(fā)展方向進(jìn)行全面的掌握；第三，在工作中應(yīng)該時刻保持一種嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的態(tài)度，將自身的職責(zé)進(jìn)行全面的落實(shí)，重視細(xì)節(jié)部分的處理工作，從而才能為工作質(zhì)量提供良好的保障。

4 結(jié)論

綜上所述，在新時期不斷發(fā)展的背景下，企業(yè)所面臨的市場壓力不斷增加，從而對辦公室工作質(zhì)量提出了更高的要求。企業(yè)文秘作為辦公室當(dāng)中的關(guān)鍵組成部分，其工作質(zhì)量與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營之間有著十分密切的聯(lián)系。因此，一定要正確認(rèn)識企業(yè)辦公室文秘工作，從而才能促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定的發(fā)展。