基層公安機關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)思考

文/王嘉雯，中山市公安局南區(qū)分局

在快速發(fā)展的信息時代新形勢下，公安檔案信息資源的開發(fā)和利用迎來了更多的渠道和空間，新形勢同樣也對公安檔案資源的開發(fā)與利用提出了更高的要求。近些年來，各個地區(qū)的公安機關(guān)在黨和政府的指引下，均對公安檔案信息資源的開發(fā)建設(shè)投了了大量的成本，雖略有成效，但遠(yuǎn)不及預(yù)期的效果，尚未符合新形勢下的新要求。本文綜合分析公安檔案信息開發(fā)和利用的制約因素和現(xiàn)存問題，并在此基礎(chǔ)上提出加強公安檔案建設(shè)的有效措施。

1 公安數(shù)字檔案室建設(shè)的重要意義

公安檔案是公安機關(guān)在長期的工作實踐中積累的寶貴財富，是公安工作不可或缺的重要信息資源。現(xiàn)代警務(wù)需要更多更快更好的信息支持和保障。如何充分發(fā)揮公安檔案信息資源在主導(dǎo)決策、制導(dǎo)打擊、指導(dǎo)防范、服務(wù)民生中的重要作用，依托以計算機和通信技術(shù)為核心的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立公安數(shù)字檔案室，對檔案進行數(shù)字化管理，使檔案信息資源從檔案庫房中“走”出來，由“靜”到“動”，由“點”到“面”，打破時空界限，提供便捷、快速的網(wǎng)上實時全息查檔服務(wù)，是公安檔案部門主動適應(yīng)現(xiàn)代警務(wù)需求，實現(xiàn)檔案工作價值的的必然選擇。信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在公安工作中的廣泛應(yīng)用，既改變了傳統(tǒng)的服務(wù)方式，為檔案工作提供了新的發(fā)展機遇和空間，也使傳統(tǒng)的實體檔案管理面臨著嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。網(wǎng)上辦公、網(wǎng)上辦案、網(wǎng)上辦證的推行，大量業(yè)務(wù)系統(tǒng)的建成應(yīng)用，由此產(chǎn)生的網(wǎng)絡(luò)信息、電子文件，成為新的形態(tài)的檔案信息資源。同時隨著辦理低保、社保、土地征用賠償、換發(fā)二代證等工作的開展，戶籍檔案利用也到了一個高峰期。據(jù)不完全統(tǒng)計，2008年以來，全市公安派出所就查閱戶籍檔案24000余份，提供戶籍檔案依據(jù)14600余份，使黨和政府的惠民政策得到了落實。建立數(shù)字檔案室，在實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理的同時，通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)電子文件的收集、管理、利用，是檔案室功能在信息時代的延伸，適應(yīng)了信息社會的發(fā)展需要。

2 公安數(shù)字檔案室建設(shè)的建議

2.1 加強思想認(rèn)識，培育檔案意識

基層公安數(shù)字檔案室建設(shè)，首先應(yīng)從加強檔案管理人員思想認(rèn)識、培育其檔案意識開始做起。首先，要從領(lǐng)導(dǎo)層面對于基層數(shù)字檔案室建設(shè)予以足夠的重視，這也是基層檔案工作有效開展的前提條件。對于基層派出所的領(lǐng)導(dǎo)，要正確認(rèn)識檔案的價值、作用，以及進行數(shù)字檔案室建設(shè)的重要性，建立專門機構(gòu)以支持?jǐn)?shù)字檔案室的建設(shè)，派出所領(lǐng)導(dǎo)對該組織機構(gòu)負(fù)責(zé)，并且提高數(shù)字檔案室的優(yōu)先級，將其列為檔案工作中需要緊急解決的問題。同時，為了提高基層民警的檔案意識，還應(yīng)大力宣傳檔案知識，定期組織觀看檔案相關(guān)的記錄片等，讓所有基層民警對于檔案都有基本的認(rèn)識。此外，要積極組織基層民警和干部閱讀、學(xué)習(xí)《檔案法》，通過多種形式、多種渠道和多個層次來普及《檔案法》的相關(guān)知識。通過領(lǐng)導(dǎo)的重視以及基層民警對《檔案法》的學(xué)習(xí)，基層公安機關(guān)在整體上都會培育起檔案意識，能夠在思想上對于數(shù)字檔案室的建設(shè)予以足夠重視。此外，對于民眾也要積極進行檔案知識的普及和宣傳工作，可聯(lián)合當(dāng)?shù)匦麄鞑块T共同開展相關(guān)活動，以轄區(qū)為單位，碎片化進行宣傳普及。

2.2 加強檔案管理人員隊伍建設(shè)

2.2.1 優(yōu)化檔案人員配備組織選拔掌握檔案專業(yè)知識、業(yè)務(wù)經(jīng)驗豐富、綜合能力強的民警專職從事檔案管理工作，還可以適當(dāng)拓寬人才引進渠道，通過外部招聘等形式吸納高素質(zhì)檔案專業(yè)人才。

2.2.2 加強檔案人員素質(zhì)培養(yǎng)公安機關(guān)可以通過邀請業(yè)界專家開展檔案培訓(xùn)班，組織人員到先進單位學(xué)習(xí)調(diào)研，開展檔案業(yè)務(wù)練兵比武等多種形式，促進檔案人員的能力提升。

2.2.3 從優(yōu)待警穩(wěn)定隊伍檔案庫房工作環(huán)境特殊，組織上要關(guān)懷檔案人員的身心健康，落實檔案人員特崗津貼發(fā)放制度。同時，積極開展優(yōu)秀檔案員典型宣傳工作，側(cè)重考慮默默無聞扎根崗位、對公安檔案工作做出突出貢獻的骨干人員，并在職級待遇上予以傾斜。

2.3 制定規(guī)范，落實長效管理

建立健全“誰主管、誰負(fù)責(zé)”的公安數(shù)字檔案市局、分局、派出所三級管理責(zé)任制，明確各部門在公安數(shù)字檔案室建設(shè)中的職責(zé)任務(wù)，分工合作，共同推進。建立健全電子文件歸檔管理、檔案數(shù)據(jù)著錄規(guī)范和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字檔案管理工作責(zé)任制、數(shù)字檔案安全管理制度等工作制度，保證現(xiàn)行電子文件歸檔和數(shù)字檔案室工作的常態(tài)化、規(guī)范化運行。分局應(yīng)設(shè)立專職的檔案員，派出所也應(yīng)有專人兼管檔案。

2.4 加強平臺構(gòu)建，促進信息共享

基層公安辦公如今逐漸趨于自動化和網(wǎng)絡(luò)化，通過網(wǎng)上辦理的業(yè)務(wù)、案件以及工作中產(chǎn)生的各種各樣的信息和文件都是數(shù)字檔案室內(nèi)容的主要來源之一，因此首先要把數(shù)字檔案室的建設(shè)與市政其他平臺建設(shè)共同推進進行，各系統(tǒng)和平臺之間要相互融合，讓系統(tǒng)能夠自動對現(xiàn)有的文件文檔進行歸檔整理，這樣數(shù)字檔案室建設(shè)完成后才能無縫與其他平臺對接，大大增加工作效率。其次，公安機關(guān)也要考慮加大對基層公安檔案管理部門的資金投入，以給數(shù)字檔案室建設(shè)提供硬件設(shè)施的支持。要立足長遠(yuǎn)，在基礎(chǔ)公安機關(guān)辦公樓的選址、建設(shè)和改造時就要考慮到數(shù)字檔案室需要的條件，優(yōu)先規(guī)劃好數(shù)字檔案室所需的面積、結(jié)構(gòu)等等，配置好相應(yīng)的設(shè)備，以防止后續(xù)改造時遇到困難，也能在一定程度上節(jié)省資金。

3 結(jié)語

隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案工作正經(jīng)歷著由檔案實體管理為主到以檔案信息管理和檔案信息服務(wù)為主的變革。公安檔案部門要主動順應(yīng)這一變革，推進信息化建設(shè)，通過建立數(shù)字檔案室，打造方便快捷、優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)平臺，建立與公安工作相適應(yīng)的現(xiàn)代公安檔案管理服務(wù)體系。