機(jī)關(guān)事業(yè)養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案信息化管理的思考

文/石德清，保定市機(jī)關(guān)事業(yè)社會保險所

1 當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理現(xiàn)狀

在信息化技術(shù)日益更新的同時，我國更加注重養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作，檔案信息的真實完整能夠保障人們的合法權(quán)益，為社會的發(fā)展提供了優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，對開展社會保險、完善社會保障體系及機(jī)關(guān)養(yǎng)老保險的業(yè)務(wù)發(fā)展具有重要意義。經(jīng)統(tǒng)計分析表明，在檔案信息服務(wù)工作趨于網(wǎng)絡(luò)化的今天，原有的社會養(yǎng)老保險檔案管理模式很難適應(yīng)當(dāng)前社會的發(fā)展需求，導(dǎo)致一系列的弊端問題凸顯出來，機(jī)關(guān)事業(yè)養(yǎng)老保險事業(yè)檔案管理工作內(nèi)容比較復(fù)雜，管理人員要明確自身的崗位職責(zé)，綜合考慮各項影響因素。在新形勢發(fā)展下，機(jī)關(guān)事業(yè)養(yǎng)老保險對檔案信息管理提出了更高的準(zhǔn)則要求，推動養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案信息管理工作必須盡快實行。

2 機(jī)關(guān)事業(yè)養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理問題探究

我國已出臺一些檔案信息管理的法律、法規(guī)不夠健全，當(dāng)前處于改善階段。檔案歸類不清、混亂。導(dǎo)致重要的檔案資源容易遺失，格式不夠規(guī)范，檔案材料內(nèi)容分散，裝訂不規(guī)范，給檔案查閱帶來了不必要的麻煩。保存或調(diào)閱無硬性規(guī)定，不僅嚴(yán)重影響社會保險工作正常開展，也增大了舞弊和錯誤疏漏發(fā)生的可能。社會保險業(yè)務(wù)與檔案管理軟硬件設(shè)施投入不足。一些單位不能配備專門的社會養(yǎng)老保險檔案室，且設(shè)備配置簡陋，缺乏應(yīng)有的防潮、防蛀、防盜、保密、存儲、檢索設(shè)備，導(dǎo)致檔案在管理方面存在安全隱患，更談不上檔案管理的現(xiàn)代化、信息化。據(jù)調(diào)查，目前大多數(shù)的社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案仍未完全實現(xiàn)電子信息化管理，使得檔案的查閱很不方便，再加上目前社會保險業(yè)務(wù)量的日益龐大，傳統(tǒng)的社會保險業(yè)務(wù)檔案管理方式已經(jīng)無法滿足參保單位和參保人員的查閱、核對需求，使參保單位和參保人員，對社會保險業(yè)務(wù)辦理的效率和質(zhì)量產(chǎn)生質(zhì)疑，影響社會養(yǎng)老保險機(jī)構(gòu)形象。社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)與檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提高。不少負(fù)責(zé)養(yǎng)老保險檔案管理工作的人員往往是兼職人員，很少有時間參加專業(yè)知識的培訓(xùn)，更沒有時間學(xué)習(xí)、補(bǔ)充和更新養(yǎng)老保險檔案專業(yè)知識和其他相關(guān)技能，對檔案的重要性、歸檔要求，檔案材料的收集、整理、編目、裝訂等業(yè)務(wù)缺乏了解。這種現(xiàn)象的惡性循環(huán)，勢必會導(dǎo)致檔案管理人員不能專注于檔案管理工作，服務(wù)質(zhì)量也就難以令人滿意。

3 提高機(jī)關(guān)事業(yè)社會養(yǎng)老保險檔案管理策略

提高社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理水平的對策，設(shè)計做好社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理的基礎(chǔ)，因此，社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)的檔案管理工作，要以人為本，負(fù)起責(zé)任，因此在新時期要積極對社會養(yǎng)老保險檔案管理，利用高科技手段創(chuàng)新，提高社會養(yǎng)老保險檔案管理的對策，要從下面幾方面做起。

3.1 健全完善檔案管理制度

健全制度標(biāo)準(zhǔn)，扎實推進(jìn)檔案管理規(guī)范化。建立覆蓋全部環(huán)節(jié)的檔案管理制度，在判定文件材料的來源形式和查考價值的基礎(chǔ)上，制定相應(yīng)的檔案管理辦法、檔案業(yè)務(wù)流程、檔案分類方案。依據(jù)國家頒發(fā)的《中華人民共和國檔案法》《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》《歸檔文件整理規(guī)則》等有關(guān)檔案的法律法規(guī)，從社保處養(yǎng)老保險工作實際出發(fā)，建立健全《檔案立卷歸檔制度》《檔案庫房管理制度》《檔案保密制度》《檔案統(tǒng)計制度》《檔案鑒定、銷毀制度》《檔案移交制度》等一整套檔案管理制度，做到有章可循、規(guī)范管理，從而使社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)各門類檔案資料實現(xiàn)集中、統(tǒng)一管理，做到從立卷歸檔到保管統(tǒng)計，從檔案利用到鑒定銷毀，從檔案移交到獎懲處罰等每個環(huán)節(jié)都有據(jù)可依，為規(guī)范有序、科學(xué)高效地開展養(yǎng)老保險檔案管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。

3.2 夯實基礎(chǔ)建設(shè)與推進(jìn)檔案集中管理

夯實基礎(chǔ)建設(shè)，全面推進(jìn)檔案集中安全管理。積極爭取單位領(lǐng)導(dǎo)對社保檔案工作的重視與支持，加大資金及人力投入，切實解決養(yǎng)老保險檔案管理工作中存在的人員匱乏、資金短缺、設(shè)備不足等實際問題。加大經(jīng)費(fèi)投入，提供物質(zhì)保障，實行檔案室、閱檔室、辦公室三分開，購置金屬密集架、防磁柜、計算機(jī)、掃描儀，配備吸塵器、滅火器和溫濕度計等應(yīng)有設(shè)備，確保達(dá)到“八防”標(biāo)準(zhǔn)。實行檔案集中管理原則，確保保管利用過程中檔案實體和數(shù)據(jù)的安全。積極發(fā)揮計算機(jī)管理的優(yōu)勢，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，購置檔案管理軟件，按要求建立詳細(xì)的檢索查詢系統(tǒng)，努力提升檔案服務(wù)效率。

3.3 提升管理人員的綜合素養(yǎng)

加強(qiáng)隊伍建設(shè)，不斷提升檔案管理人員素質(zhì)。只有具備高素質(zhì)檔案人員，才能更好地適應(yīng)新形勢下檔案管理工作。在明確檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)的基礎(chǔ)上，將檔案工作與業(yè)務(wù)經(jīng)辦工作同時部署，納入每年的年初計劃，納入工作考核范圍，制定崗位責(zé)任和工作標(biāo)準(zhǔn)，要求專職檔案員和兼職檔案員必須具備較高的政治素質(zhì)、高尚的職業(yè)道德、大膽的創(chuàng)新精神、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)和過硬的業(yè)務(wù)技能。加強(qiáng)對養(yǎng)老保險檔案管理人員的崗位培訓(xùn)和繼續(xù)教育，拓展檔案人員的思維、知識面，不斷提高養(yǎng)老保險檔案業(yè)務(wù)水平。此外，還要認(rèn)真做好養(yǎng)老保險檔案工作人員計算機(jī)應(yīng)用的理論和技能培訓(xùn)，提高社保處養(yǎng)老保險檔案管理現(xiàn)代化水平，加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，充分利用檔案資源信息為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，為參保單位和參保個人提供優(yōu)質(zhì)便捷的服務(wù)。

4 結(jié)束語

綜上所述，機(jī)關(guān)事業(yè)養(yǎng)老保險信息管理是一個完善與總結(jié)的過程，各部門之間要進(jìn)行交流，共同探究分析問題，加大問題的思考，能夠維護(hù)人們的合法權(quán)益。