基于勞動關(guān)系檔案管理的企業(yè)用工風(fēng)險預(yù)防研究檔案內(nèi)容管理

文/李建宏 楊紫顏 陳根，佛山科學(xué)技術(shù)學(xué)院，經(jīng)濟管理與法學(xué)院

目前就用工檔案管理的研究，全國各高校的管理學(xué)院的相關(guān)研究已經(jīng)顯著的成績，但人力資源管理和勞動法有機結(jié)合的相關(guān)研究論文卻是乏善可陳。目前用工檔案的管理普遍得不到企業(yè)管理者得重視，這與在大環(huán)境下絕大多數(shù)企業(yè)不重視人力資源管理的現(xiàn)狀有一定關(guān)系，即便是國家不斷完善勞動法體系要求企業(yè)重視檔案的管理，但是這兩者之前尚未形成有效的對接機制。原因有二，其一是企業(yè)的法律意識尚未建立，其二是我國法律體系尚未成熟完善。

1 勞動法體系

1.1 勞動法概況

勞動法是調(diào)整勞動關(guān)系以及與勞動關(guān)系密切且相聯(lián)系的其他關(guān)系的法律規(guī)范的總稱。在計劃經(jīng)濟體制下，我國勞動關(guān)系單一固定，缺乏良好勞動法的立法環(huán)境，以至于我國的的勞動法律建設(shè)情況起步較晚?，F(xiàn)行勞動法囊括勞動合同，促進就業(yè)，工作時間和休息休假，工資，勞動安全衛(wèi)生，女職工和未成年工特殊保護，職業(yè)培訓(xùn)，社會保險和福利，勞動爭議，監(jiān)督檢查九大部分，大致覆蓋了目前我國存在的和勞動關(guān)系相關(guān)的各方各面。

1.2 我國勞動法制現(xiàn)存問題

目前我國的勞動法制建設(shè)還是存在諸多問題。其一是目前所頒布的規(guī)范勞動關(guān)系的法律數(shù)量雖多，卻難以形成層次和體系。由于地域之間經(jīng)濟發(fā)展不平衡，在與勞動關(guān)系相關(guān)的地方法律法規(guī)上的制定方針也有所不同，數(shù)量上也相差很大。卻未有清晰的層次和完善的系統(tǒng)，難以達到立法的預(yù)期效果。二是企業(yè)和員工法律意識尚未形成，這與我國勞動法制建設(shè)起步較晚的原因密不可分。不斷完善的社會主義市場經(jīng)濟體制和不斷復(fù)雜的勞動關(guān)系和法律意識薄弱之間的矛盾導(dǎo)致了越來卻多的勞動糾紛。

1.3 用工檔案內(nèi)容管理不善

勞動糾紛不斷的原因眾多，致使企業(yè)用工風(fēng)險的因素復(fù)雜多樣，管理難度大。一份科學(xué)有效勞動用工檔案在內(nèi)容上應(yīng)當(dāng)覆蓋人力資源管理的六大板塊。妥善管理保存用工檔案一方面能夠提高企業(yè)的人力資源管理水平，另一方面對員工自身也有的職業(yè)發(fā)展也能起到積極的作用，也是一份能夠調(diào)節(jié)勞動關(guān)系糾紛，維護勞動者和企業(yè)雙方合法權(quán)益的法律文件。

2 用工檔案的精細化管理

勞動檔案內(nèi)容諸多，層級復(fù)雜，只有將用工檔案和人力資源管理六大板塊合理結(jié)合，分板塊精細化管理檔案內(nèi)容才是有效的管理手段。

2.1 個人勞動合同：員工和用人單位建立勞動關(guān)系，應(yīng)當(dāng)訂立書面勞動合同。未同時訂立書面勞動合同的，應(yīng)當(dāng)自用工之日起一個月內(nèi)訂立書面勞動合同。一份合法有效的個人勞動合同應(yīng)當(dāng)包括以下條款：用人單位的名稱、住所和法定代表人或者主要負責(zé)人：勞動者的姓名、住址和居民身份證或者其他有效身份證件號碼；勞動合同期限；工作內(nèi)容和工作地點；工作時間和休息休假；勞動報酬；社會保險；勞動保護、勞動條件和職業(yè)危害防護；法律法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)納入勞動合同的其他事項。勞動合同除前款規(guī)定的必備條款外，用人單位與勞動者可以約定試用期、培訓(xùn)、保守秘密、補充保險和福利待遇等其他事項。

2.2 集體合同：《勞動法》賦予集體合同規(guī)范用人單位和工會等多方關(guān)系行為的權(quán)力。依法訂立的集體合同對用人單位和勞動者具有約束力。具體內(nèi)容可包括：勞動報酬，工作時間，休息休假，勞動安全與衛(wèi)生，補充保險和福利，女職工和未成年工特殊保護，職業(yè)技能培訓(xùn)，勞動合同管理，獎懲，裁員，集體合同期限，變更、解除集體合同的程序，履行集體合同發(fā)生爭議時的協(xié)商處理辦法，違反集體合同的責(zé)任，雙方認為應(yīng)當(dāng)協(xié)商的其他內(nèi)容。

2.3 勞務(wù)派遣合同：勞務(wù)派遣是用工形式中的一種重要補充形式。勞動派遣合同檔案是個人勞動檔案的一種特殊形式，除了包含個人勞動檔案的基本內(nèi)容除外，《勞動合同法》對勞務(wù)派遣合同內(nèi)容做了進一步的規(guī)范。包括，勞務(wù)派遣期限，勞務(wù)派遣地點，工作崗位等內(nèi)容，且勞務(wù)派遣單位應(yīng)當(dāng)與被派遣勞動者訂立二年以上的固定期限勞動合同。

2.4 聘用合同檔案：主辦或者扶持單位的職工到勞動就業(yè)服務(wù)企業(yè)任職，應(yīng)當(dāng)逐步實行聘任制，由主辦或者扶持單位、任職人員和勞動就業(yè)服務(wù)企業(yè)三方簽訂聘用合同。聘用合同應(yīng)當(dāng)以書面形式訂立，主要內(nèi)容包括：聘用人員的職責(zé)；聘用人員的待遇；聘用期限；違約責(zé)任及其處理辦法；三方認為應(yīng)當(dāng)規(guī)定的其他內(nèi)容。聘用合同一經(jīng)依法訂立即具法律約束力，三方均應(yīng)當(dāng)認真履行，不得擅自改變。聘任期滿后可以續(xù)聘。聘用合同書應(yīng)當(dāng)報勞動就業(yè)服務(wù)企業(yè)主管部門和勞動部門備案。

2.5 個人職業(yè)健康監(jiān)護檔案：職業(yè)病的頻發(fā)一方面困擾員工的職業(yè)生涯，一方面也使用人單位面臨勞動關(guān)系緊張和企業(yè)運行效率降低的風(fēng)險。企業(yè)需建立個人職業(yè)健康監(jiān)護檔案和用人單位職業(yè)健康監(jiān)護檔案并妥善保管。個人職業(yè)健康監(jiān)護檔案應(yīng)當(dāng)包括勞動者的職業(yè)史、職業(yè)病危害接觸史、職業(yè)健康檢查結(jié)果、處理結(jié)果和職業(yè)病診療等有關(guān)個人健康資料。

2.6 用人單位職業(yè)健康監(jiān)護檔案：內(nèi)容包括職業(yè)病防治責(zé)任制文件；負責(zé)人、職業(yè)衛(wèi)生管理人員和職業(yè)病危害嚴重工作崗位的勞動者等相關(guān)人員職業(yè)衛(wèi)生培訓(xùn)資料；職業(yè)衛(wèi)生管理規(guī)章制度；職業(yè)病危害事故報告與應(yīng)急處置記錄；工作場所職業(yè)病危害因素種類清單、崗位分布以及作業(yè)人員接觸情況等資料；勞動者職業(yè)健康檢查結(jié)果匯總資料，職業(yè)病的勞動者處理和安置情況記錄；職業(yè)病防護設(shè)施、應(yīng)急救援設(shè)施相關(guān)記錄；建設(shè)項目職業(yè)衛(wèi)生“三同時”有關(guān)技術(shù)資料，有關(guān)回執(zhí)或者批復(fù)文件；工作場所職業(yè)病危害因素檢測、評價報告與記錄；職業(yè)衛(wèi)生安全許可證申領(lǐng)、職業(yè)病危害項目申報等有關(guān)回執(zhí)或者批復(fù)文件；職業(yè)病防護用品管理記錄。

2.7 人員招聘與配置、培訓(xùn)與開發(fā)檔案：在人員的招聘和配置板塊上，用人單位的規(guī)模性質(zhì)以及管理的方式的不同，勞動法也因此未要求對該部分的做過多的規(guī)范。在有關(guān)部門進行勞動力調(diào)查統(tǒng)計就業(yè)、失業(yè)登記時，用人單位和個人應(yīng)當(dāng)如實提供調(diào)查統(tǒng)計和登記所需要的情況。企業(yè)妥善保存招聘資料，以便勞動行政部門審查。企業(yè)的用工名冊在員工離職兩年內(nèi)必須妥善保存。在培訓(xùn)和開發(fā)板塊上，生產(chǎn)經(jīng)營單位應(yīng)當(dāng)建立安全生產(chǎn)教育和培訓(xùn)檔案，如實記錄安全生產(chǎn)教育和培訓(xùn)的時間、內(nèi)容、參加人員以及考核結(jié)果等情況。

2.8 薪酬檔案：薪酬保險等費用絕大多數(shù)公司劃歸到財務(wù)板塊，雖然在勞動法中沒有規(guī)定用人單位需設(shè)立獨立的薪酬管理檔案，獨立的酬薪和績效管理檔案顯得越來越重要。用人單位必須書面記錄支付勞動者工資的數(shù)額、時間、領(lǐng)取者的姓名以及簽字，并保存工資條兩年以上備查，在支付工資時應(yīng)向勞動者提供一份其個人的工資清單。

2.9 保險檔案：社會保險和工傷保險的明細應(yīng)該劃入企業(yè)薪酬管理檔案里妥善保管，工傷保險事務(wù)經(jīng)辦機構(gòu)需核查用人單位的工資總額和職工人數(shù)，辦理工傷保險登記，并負責(zé)保存用人單位繳費和職工享受工傷保險待遇情況的記錄。

2.10 績效管理檔案：勞動法沒有明文規(guī)定所有企業(yè)必須建立企業(yè)的績效管理檔案，但是績效管理檔案在企業(yè)人力資源的管理中扮演著不容忽視的角色。某些行業(yè)內(nèi)的特定法律法規(guī)對績效管理檔案有特定的要求，如在《高級技師評聘規(guī)定》中規(guī)定，企業(yè)勞資部門應(yīng)對已聘技師、高級技師建立日?？己说墓芾磙k法和檔案，每年至少進行一次考核并記入檔案?？己顺煽冇浫肟伎儥n案，作為提職、調(diào)薪、獎懲和能否續(xù)聘或任命的依據(jù)。

3 法律責(zé)任

勞動法明文規(guī)定要留檔的資料，如果是企業(yè)自身原因沒有妥善保存或是采取刻意回避的態(tài)度，那么則需要承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。企業(yè)在檔案管理不善致使的用工風(fēng)險眾多，法律風(fēng)險更多是立法機關(guān)引導(dǎo)企業(yè)形成勞動法制意識的途徑，其根本目的是為了企業(yè)提高人力資源管理水平，幫助企業(yè)的提高生產(chǎn)效率，構(gòu)造和諧的勞動關(guān)系。

3.1 在勞動關(guān)系合同的管理上，用人單位違反本法規(guī)定的條件解除勞動合同或者故意拖延不訂立勞動合同的，由勞動行政部門責(zé)令改正；對勞動者造成損害的，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)賠償責(zé)任。如果用人單位自用工之日起超過一個月不滿一年未與勞動者訂立書面勞動合同的，應(yīng)當(dāng)向勞動者每月支付二倍的工資，因此，當(dāng)用人單位和勞動者確立勞動關(guān)系后需及時簽訂勞動合同。勞動派遣合同也需及時訂立，勞務(wù)派遣單位、用工單位違反本法有關(guān)勞務(wù)派遣規(guī)定的，由勞動行政部門責(zé)令限期改正；逾期不改正的，以每人五千元到一萬元的標(biāo)準(zhǔn)處以罰款，對勞務(wù)派遣單位，吊銷其勞務(wù)派遣業(yè)務(wù)經(jīng)營許可證。用工單位給被派遣勞動者造成損害的，勞務(wù)派遣單位與用工單位承擔(dān)連帶賠償責(zé)任。

3.2 在職業(yè)健康檔案上的管理上，若用人單位未按照規(guī)定建立職業(yè)健康監(jiān)護檔案的，勞動行政單位有權(quán)責(zé)令限期改正，給予警告，可以并處5萬元以上10萬元以下的罰款。未按照規(guī)定建立、健全職業(yè)衛(wèi)生檔案的，勞動行政單位有權(quán)責(zé)令限期改正、逾期未改正的，處10萬元以下的罰款。

3.3 在招聘留檔資料的管理上，用人單位未按照本規(guī)定第四條的規(guī)定保存錄用登記材料，或者偽造錄用登記材料的，由勞動保障行政部門處1萬元的罰款。在安全生產(chǎn)教育和培訓(xùn)檔案上，用人單位未如實記錄安全生產(chǎn)教育和培訓(xùn)情況的，有關(guān)單位責(zé)令限期改正，可以處五萬元以下的罰款；逾期未改正的，責(zé)令停產(chǎn)停業(yè)整頓，并處五萬元以上十萬元以下的罰款，對其直接負責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員處一萬元以上二萬元以下的罰款。

3.4 在保險檔案的管理上，用人單位無故不繳納社會保險費的，由勞動行政部門責(zé)令其限期繳納；逾期不繳的，可以加收滯納金。用人單位需要按月將繳納社會保險費或是工傷保險的明細情況留檔以便告知職工本人的，否則，由社會保險行政部門責(zé)令改正；逾期不改的，處2000元以上2萬元以下的罰款。

用工檔案的管理問題，是一個由立法機關(guān)，勞動行政部門，企業(yè)，勞動者多方面參與的問題。企業(yè)作為社會主義市場經(jīng)濟的主體，唯有正確認知我國目前勞動法體系，檔案管理具體明確的內(nèi)容管理，做到和人力資源有機結(jié)合的精細化管理，形成完善的勞動法制意識，才能不斷提高人力資源管理水平。