中小企業(yè)勞動關(guān)系檔案管理探析

文/梁芷媚 李遠輝 黃燕萍 陳根 李建宏，佛山科學技術(shù)學院經(jīng)濟管理與法學院

勞動關(guān)系檔案主要是利用檔案對公司中的員工基本信息，任職情況，績效考核等資料進行記錄，而公司發(fā)展板塊主要是利用檔案對公司的發(fā)展情況，經(jīng)營情況等進行記錄。對企業(yè)檔案管理進行了深入剖析，深究其存在的管理漏洞，結(jié)合人力資源管理專業(yè)，綜合分析其可行性。企業(yè)的檔案管理本質(zhì)上一直都是企業(yè)的重要事項之一，現(xiàn)在化的發(fā)展推動了企業(yè)檔案管理的重視程度的提高，檔案管理不僅對企業(yè)的工作和發(fā)展能力有意義，對整個社會也有意義，不僅具有當前的、現(xiàn)實的意義，也具有長遠的、歷史的意義。

1 強化勞動關(guān)系檔案管理的必要性

1.1 勞動關(guān)系檔案管理提升人力資源管理水平的重要保障

而檔案的最新定義是： “檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的相對固化信息?！睓n案管理可以為企業(yè)提供大量的信息，一份科學的用工檔案，應(yīng)該是貫穿人力資源管理的六大板塊，蘊含著每個板塊管理決策的有效信息，是企業(yè)人力資源管理規(guī)范化結(jié)構(gòu)化發(fā)展的重要依據(jù)。用工檔案作為一種相對固化信息的存在，因為它能有效地對職工生涯的發(fā)展，企業(yè)的發(fā)展，乃至一整個行業(yè)，甚至是社會經(jīng)濟發(fā)展進行記錄，為企業(yè)提供豐富的人力資源信息并不斷進行更新，檔案的管理增強企業(yè)在不斷變化的時代中的競爭力，把握好時代潮流的節(jié)點，與企業(yè)的發(fā)展直接性掛鉤。

1.2 勞動關(guān)系檔案是管理者決策的輔助工具

大數(shù)據(jù)時代儼然已經(jīng)到來，掌握數(shù)據(jù)，支配數(shù)據(jù)便是支配利潤。勞動檔案作為企業(yè)人力資源數(shù)據(jù)的一種載體，自身便具有保存研究的價值，更是企業(yè)管理者進行程序化決策的重要依據(jù)。比如在人力資源的規(guī)劃和薪酬管理上，員工的面試資料，工作經(jīng)歷便直接幫助人力資源管理者進行有效的決策。在非結(jié)構(gòu)化決策里發(fā)揮更為重要的作用。新的組織類型層出不窮，管理者所面對的管理風險類型也在不斷更新變化，非結(jié)構(gòu)化決策會占據(jù)管理者決策比重會越來越高。人力資源管理非結(jié)構(gòu)化決策對人力資源信息的要求更高，如近期持續(xù)走熱的中美貿(mào)易戰(zhàn)，對中國的絕大多數(shù)的貿(mào)易公司造成諸多不良影響，歐美市場銷量的持續(xù)下滑，是對企業(yè)人力資源管理的一種潛在且即將到來的一種持續(xù)性沖擊，在人員的調(diào)整和薪酬的管理上會做相對應(yīng)的反響，如此大規(guī)模持續(xù)時間不定的貿(mào)易戰(zhàn)充滿了了不確定性，更加重了管理者非程序化的決策難度，因此決策的信息顯得尤為重要。用工檔案的內(nèi)容和管理在原先的基礎(chǔ)上，應(yīng)當非結(jié)構(gòu)化板塊多多加以完善和不斷更新。勞動檔案更是反映一個公司人員的背景、基本情況以及人員的流動情況，企業(yè)可以根據(jù)保存的檔案實時更新企業(yè)發(fā)展狀況和及時調(diào)整目標與計劃。

1.3 勞動關(guān)系檔案保障勞動關(guān)系雙方合法權(quán)益的重要憑證

目前我國現(xiàn)存的勞動法體系基本包含了勞動關(guān)系里的絕大多數(shù)的方面，旨在為何勞動關(guān)系雙方的合法權(quán)益。在現(xiàn)如今勞動糾紛案例不斷上升的背景下，勞動關(guān)系管理在企業(yè)人力資源管理中扮演越來越重要的地位。做好檔案的管理是維持改善勞動關(guān)系的前提條件，建立營造良好的勞動氛圍。通過勞動關(guān)系的檔案的研究和分析，可以深刻了解單位部門和人員，也可以記錄勞動關(guān)系中的問題和相關(guān)事項。在勞動糾紛最為顯著頻發(fā)的薪酬板塊，工資條和工資制度在經(jīng)過雙方事先協(xié)商達成共識記錄入個人勞動合同檔案及集體勞動合同檔案，雙發(fā)同意時便具有法律效益，是調(diào)節(jié)糾紛的合法依據(jù)。做好勞動檔案的管理能有效的降低因勞動關(guān)系帶來的用工風險，從而提高企業(yè)人力資源管理的水平。

2 中小企業(yè)勞動關(guān)系檔案管理存在的問題

2.1 對勞動關(guān)系檔案管理的重要性認識不足

在企業(yè)的運作過程中，不同的企業(yè)在不同發(fā)展階段發(fā)展重點各有偏移，但普遍來說企業(yè)注重市場追求顯而易見利潤，而忽略了潛在的檔案管理，檔案管理的思想比較落后，意識比較薄弱，沒有正確理解到檔案管理對企業(yè)的重要性。錯誤地認為檔案管理會增加企業(yè)運營成本，花費大量的時間和人力，檔案對于企業(yè)來說可有可無。正是這種對檔案管理的認知缺陷，往往導致檔案管理工作無法順利地進行，也無法發(fā)揮檔案其應(yīng)有地作用。

2.2 企業(yè)勞動關(guān)系檔案管理制度不完善

企業(yè)管理大多遵循一套已有的策略，管理標準較相對較低，管理模式和理念僵化，難以突破原本的陳舊思想進行全方面改革創(chuàng)新，管理制度仍處在初級階段，管理手段落后，沒有形成一套完整的管理體系，管理制度不完善，信心管理滯后，無法為檔案管理提供成熟的制度支撐，致使檔案管理的水平低下。

2.3 勞動關(guān)系檔案管理人員專業(yè)化素質(zhì)有待提升

檔案管理人員在檔案管理中起到?jīng)Q定性作用，管理人員綜合能力不夠，會大大影響檔案管理的效率。人事部門在招聘的期間，有時只看重個人的能力和背景，而忽略了是否適合需求崗位的要求，這往往會導致職能不匹配，不僅浪費公司資金，還不利于檔案的管理。培訓是招聘之后的一個重要流程，工作人員缺少培訓教育，對相關(guān)技術(shù)知識不了解，難以勝任檔案管理的工作。其外，公司沒有一套科學的激勵機制，工作人員積極性不高，工作的能力和素質(zhì)低下，導致了檔案管理不能有序進行。

2.4 缺乏科學的勞動關(guān)系檔案管理方法

隨著人力資源管理逐漸在國內(nèi)得到管理者的重視，相當部門企業(yè)有意識地進行檔案管理，但仍有相當數(shù)量的企業(yè)對檔案的管理卻都是泛泛而談，并沒有切實可行的方法。一由于大部分企業(yè)對檔案管理的認知程度不夠，且缺乏關(guān)于檔案管理的科學理論知識指導，并沒有有效結(jié)合勞動法法律法律規(guī)，人力資源管理理論，管理信息系統(tǒng)等方面制定有效檔案管理方法，導致管理進程滯后。檔案管理方法與時代發(fā)展不接軌，企業(yè)認識到檔案管理的重要性，但是在制定方案的時候，沒有更好地考慮現(xiàn)實因素和結(jié)合現(xiàn)代化發(fā)展的潮流去改革。在大數(shù)據(jù)和云計算迅速發(fā)展的今日，電子化檔案和紙質(zhì)化檔案的雙重管理逐漸成為主流。在人力成本不斷上升以及人力資源性質(zhì)不斷轉(zhuǎn)變的今日，部分企業(yè)缺乏更新?lián)Q代的意識，進而導致檔案管理的效率低下和質(zhì)量得不到提升。企業(yè)一直停留在原地，無法一直向前發(fā)展。

2.5 企業(yè)勞動法律意識淡薄

企業(yè)之所以不重視檔案的管理，很重要的一點原因是管理者的法律意識不成熟，勞動者也未形成完整的勞動法和維權(quán)意識。勞動法體系充分發(fā)揮其原有的規(guī)范作用。拋開企業(yè)未妥善保存勞動檔案致使的違法風險。絕大多數(shù)管理者未能理解勞動法體系存在的真正原因：以法律的形式幫助企業(yè)規(guī)避難以確定的未知的風險。但往往這些風險致使的后果比法律責任更為嚴重。除此之外，某些監(jiān)督部門也未能夠充分完成其責任，絕大多數(shù)中小型企業(yè)的盈利目標具有短期性，某種程度上甚至會建立在損害勞動者合法權(quán)益的基礎(chǔ)上。企業(yè)的違約違法成本較低，有關(guān)勞動部門應(yīng)當加強對中小型企業(yè)用人單位的監(jiān)察。

3 提高中小企業(yè)勞動關(guān)系檔案管理水平的對策

3.1 提高對勞動關(guān)系檔案管理的認知

作為企業(yè)應(yīng)充分認識到檔案管理的重要性，正確認識利潤與檔案管理的關(guān)系，均衡兩者的比重，更新企業(yè)管理思想。增加對檔案管理的了解，認清檔案管理自身的價值給公司帶來的效益，適當?shù)貙⒇斄ν度氲綑n案管理工作中，并開展一系列的管理規(guī)范化的計劃工作。

3.2 做好勞動關(guān)系檔案管理的規(guī)劃

根據(jù)企業(yè)自身的情況，做好前期的準備工作，規(guī)劃好檔案管理的細節(jié)、目標并做好預(yù)期結(jié)果的設(shè)想。突破已有的管理模式和僵化的管理理念，創(chuàng)新概念和實踐。提高實踐能力，在實踐中不斷完善對檔案管理的規(guī)劃，并在實踐中獲取經(jīng)驗和教訓對原有的規(guī)劃進行修改完善。增強檔案管理的基礎(chǔ)性設(shè)施建設(shè)，明確管理體系，構(gòu)建科學有序的系統(tǒng)，推動檔案管理趨于成熟狀態(tài)。

3.3 提高勞動關(guān)系檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

首先人力部門提高人才招聘的能力，確立好檔案管理的職位，制定好管理人員素質(zhì)能力的標準，從多個方位考慮人員與職位是否匹配，對于入職的工作人員進行定期的培訓和加強對計算機、信息化技術(shù)、檔案管理的專業(yè)化知識教育，做好定期考核作為績效評價，通過不斷的激勵制度，提高工作人員的積極性和提高工作的效率水平。同時，要不斷與時俱進，根據(jù)發(fā)展的進程，實時更新檔案管理工作人員的知識教育和技術(shù)掌握。

3.4 科學選擇勞動關(guān)系檔案管理方法

進行檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，完善檔案管理的基礎(chǔ)性設(shè)施，增加對相關(guān)理論知識的了解，借助科學的理論知識，規(guī)范化管理程序與方式，通過不斷地實驗對比，根據(jù)實踐測試方法的可行性，并做好相關(guān)的數(shù)據(jù)調(diào)研，獲取“管理方法是否具有可行性的”調(diào)查結(jié)果，根據(jù)結(jié)果決定該方法是否能運用到企業(yè)檔案管理中。在此，做好管理方法制定要在扎實的基礎(chǔ)知識下做好前期準備，并制定好相應(yīng)的實驗方案進行深究。

3.5 制定符合時代發(fā)展要求的勞動關(guān)系檔案管理制度

根據(jù)時代發(fā)展形勢，結(jié)合時代的要求和變更，不斷推陳出新，制定出與時代接軌的檔案管理方案。隨著時代的發(fā)展潮流，“大數(shù)據(jù)”“云計算”在生活中運用廣泛。建立一個完整有序的檔案管理系統(tǒng)，形成一個企業(yè)數(shù)據(jù)庫，加強檔案管理的信息化建設(shè)。不斷與時俱進，與時代發(fā)展相適應(yīng)，積極科學地吸取、借鑒其他成功企業(yè)的經(jīng)驗，并根據(jù)自身企業(yè)的特點和狀況，制定一個完整的檔案管理方案并切實實行。