淺談人事檔案管理的現(xiàn)狀和對策

文/謝禧瑩，廣東省東莞市第一市區(qū)人民檢察院

人事檔案是管理人的主要依據(jù)，它不但記錄了個人的經(jīng)歷、歷史、工作狀況，而且不同行業(yè)的人事檔案反映出行業(yè)的性質(zhì)和發(fā)展情況。不僅對個人的發(fā)展具有重要推動作用，而且對于檢察機(jī)關(guān)人事檔案同時也反映了某些案件的代辦、更替、交接、辦結(jié)情況，具有很強(qiáng)的時效性和嚴(yán)謹(jǐn)性。對于偵破其他案件或者發(fā)現(xiàn)其他案子線索，具有參考價值，因此對檢察機(jī)關(guān)人事檔案管理必須認(rèn)識其重要性。通過信息檔案和紙質(zhì)檔案相結(jié)合的管理辦法進(jìn)行雙重管理。以備人事管理的需要和檢察機(jī)關(guān)工作的需要。

1 檢察機(jī)關(guān)人事檔案管理工作的重要性

人事檔案作為真實(shí)、原始、嚴(yán)禁、全面反映個人信息記錄的管理依據(jù)，不但記錄了個人的經(jīng)歷、歷史、工作狀況，而且也記錄了個人的實(shí)踐活動，即工作經(jīng)歷。作為檢察機(jī)關(guān)的員工，其工作經(jīng)歷必然記錄了當(dāng)時各類代辦案件的發(fā)生、偵破、辦結(jié)、以及重要的各類信息，這些信息即反應(yīng)出個人的工作能力和水平，同時各類重要的信息也關(guān)系到機(jī)關(guān)、受害人的重要信息，以及案件的偵破信息。隨著社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的加快，起訴到檢察機(jī)關(guān)的各類案件不斷增多，因此加強(qiáng)檢查機(jī)關(guān)的人事檔案管理，對于員工個人發(fā)展、檢察機(jī)關(guān)聲譽(yù)具有非常重要的作用。是檢察機(jī)關(guān)寶貴的原始材料記錄，一旦發(fā)生損壞或者涂改、丟失等，都會對檢察機(jī)關(guān)開展工作造成不良的影響。進(jìn)而對黨和事業(yè)、人民群眾利益造成莫大的損失。

2 檢察機(jī)關(guān)人事檔案管理現(xiàn)狀

2.1 人事檔案材料管理質(zhì)量不高

檢察機(jī)關(guān)人事檔案材料記錄仍然存在涂改、記錄不全、材料不全的現(xiàn)象。檔案涂改對于執(zhí)法部門是極其錯誤和嚴(yán)重的。因為每個員工的人事檔案不但反映了個人信息、工作經(jīng)歷，而且工作經(jīng)歷也反映了辦理的各類案件記錄，所以，一旦發(fā)生涂改或者記錄不全，那么意味著人事檔案管理就會存在虛假信息。作為嚴(yán)禁的檢察機(jī)關(guān)，人事檔案信息虛假，那么就會引起嚴(yán)重的后果。檢察機(jī)關(guān)辦理的各類案件有時會產(chǎn)生連鎖信息，即在偵破過程中很可能出現(xiàn)舊案件發(fā)現(xiàn)新案件的作用。所以人事檔案材料質(zhì)量管理不高，就會喪失偵破的機(jī)會和線索。

2.2 “無頭緒檔案”較多

產(chǎn)生這種現(xiàn)象的原因在于平凡調(diào)動人事管理，人事調(diào)動與檔案管理之間存在銜接不夠緊密造成的。前面提到員工的人事檔案記錄了員工工作經(jīng)歷，而工作經(jīng)歷又反應(yīng)了一定時期檢察機(jī)關(guān)偵破案件的過程記錄，因此一旦員工發(fā)生人事調(diào)動，那么正在辦理過程中的案件就會停止，如果不能做到及時交接，或者及時偵破，那么有些檢察機(jī)關(guān)案件就會喪失辦理機(jī)會，造成重新進(jìn)行辦理，不但延長案件的辦理期限，而且?guī)磙k理困難。所以無頭緒檔案越多，給檢察機(jī)關(guān)工作造成了困難越大。

2.3 缺乏對人事檔案管理研究

人事檔案管理研究是將檔案進(jìn)行徹底分析、淘汰不真實(shí)的信息記錄，或者不全信息記錄，以滿足個人管理需要和單位工作需要，充分發(fā)揮檔案管理的作用，使其產(chǎn)生可利用的價值。這一點(diǎn)對于檢察機(jī)關(guān)是非常重要的。如果失去了人事檔案管理研究、分析、推理，那么檔案只能作為記錄員工的原始信息而已，只能存放在檔案室檔案柜中保存，將會失去檔案管理的作用。很多檢察機(jī)關(guān)并沒有有效利用人事檔案管理的利用價值。這樣就會阻礙檢察機(jī)關(guān)工作的順利開展。

3 加強(qiáng)檢察機(jī)關(guān)人事檔案管理的措施

3.1 推進(jìn)檔案管理工作的制度化、規(guī)范化建設(shè)

全面加強(qiáng)檢察機(jī)關(guān)人事檔案管理工作的制度化、規(guī)范化建設(shè)，從源頭上治理好檔案管理，為此做好這些方面：一、各級檢察機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)重視，強(qiáng)化對人事檔案管理的指導(dǎo)和督導(dǎo)。全面從嚴(yán)管理檔案。以制度化、規(guī)范化加強(qiáng)人事檔案管理建設(shè)。認(rèn)真全面復(fù)查員工個人檔案記錄整理，堅決杜絕發(fā)生涂改和信息不完整的檔案記錄，對于錯誤檔案記錄按照信息錯誤引起的嚴(yán)重程度及時進(jìn)行更新和研究。并結(jié)合實(shí)際案件調(diào)查情況做好彌補(bǔ)工作。領(lǐng)導(dǎo)及時做好指導(dǎo)和督導(dǎo)人事檔案管理建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)，提高檔案的利用價值，檔案真實(shí)信息記錄。二、加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，設(shè)立專門的檔案管理室，做好紙質(zhì)檔案管理，及時進(jìn)行歸檔、整理檔案工作，確保檔案管理安全方式發(fā)生丟失和泄密現(xiàn)象。檢察機(jī)關(guān)的人事檔案記錄不僅關(guān)系到員工個人，而且關(guān)系到各類案件的管理，一旦發(fā)生丟失或者泄密，有可能引起嚴(yán)重的矛盾糾紛，甚至擾亂社會穩(wěn)定秩序。

3.2 加強(qiáng)干部隊伍管理

人事檔案管理關(guān)系到每個員工的切身利益，為此做好這些方面：一、嚴(yán)格管理檢察機(jī)關(guān)干部隊伍。不管從思想上還是實(shí)際工作當(dāng)中，必須嚴(yán)明工作紀(jì)律，認(rèn)真履行檢察機(jī)關(guān)工作職能，認(rèn)真工作摒除懶惰、工作不嚴(yán)謹(jǐn)現(xiàn)象。在檔案管理中發(fā)現(xiàn)的任何問題要及時進(jìn)行上報、分析、研究。做好整改情況，力爭檔案記錄信息真實(shí)有效，對個人負(fù)責(zé)對集體負(fù)責(zé)。干部虛心接受領(lǐng)導(dǎo)的督察、檢查、指導(dǎo)。二、嚴(yán)格管理人事調(diào)動。做好人事調(diào)動的銜接工作，直到工作銜接妥善為止，并且主動向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作銜接情況，特別是在案件辦理的銜接方面，必須認(rèn)真、仔細(xì)、全面回報領(lǐng)導(dǎo)。以便掌握人事檔案管理狀況。

3.3 夯實(shí)基礎(chǔ)，著眼檔案管理信息化建設(shè)

干部人事檔案工作政策性強(qiáng)，專業(yè)技術(shù)水平要求較高，工作量大、比較枯燥，工作的保密性和原則性強(qiáng)，因此要充分利用計算機(jī)在干部檔案管理工作中的作用，切實(shí)提高干部人事檔案的數(shù)字化管理水平。做好檔案利用工作要具有過硬的業(yè)務(wù)水平。作為一名檔案管理者，要不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，只有具備了嫻熟的業(yè)務(wù)知識和技能，掌握廣泛的知識面，才能提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案利用。

4 結(jié)束語

總之，檔案管理者要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，進(jìn)一步增強(qiáng)做好人事檔案工作的自覺性和堅定性，樹立一種良好的心態(tài)，給檔案工作一個正確的定位。增強(qiáng)服務(wù)意識，提升服務(wù)質(zhì)量，為司法機(jī)關(guān)檔案事業(yè)發(fā)展盡自己一分力量，做一份貢獻(xiàn)！