淺談集中化財(cái)務(wù)管理模式實(shí)際運(yùn)用中利弊

文/鄭昱，福建新華發(fā)行（集團(tuán)）有限責(zé)任公司

福建新華（發(fā)行）集團(tuán)有限責(zé)任公司（下文簡(jiǎn)稱：發(fā)行集團(tuán)）成立于2004年5月，是根據(jù)福建省委、省政府關(guān)于《福建新華發(fā)行集團(tuán)組建方案》之精神，由全省各縣市新華書店國(guó)有資本持有者共同出資設(shè)立的企業(yè)集團(tuán)。發(fā)行集團(tuán)作為一個(gè)有著69家分公司及11家二級(jí)子公司的集團(tuán)單位，經(jīng)營(yíng)范圍：圖書出版物、音像制品、電子出版物的批發(fā)、零售業(yè)務(wù)。

發(fā)行集團(tuán)目前財(cái)務(wù)管理采取方式，所屬各單位根據(jù)規(guī)模配備相應(yīng)的財(cái)務(wù)人員。各單位日常賬務(wù)處理工作依托于用友NC財(cái)務(wù)系統(tǒng)，由各單位財(cái)務(wù)人員上報(bào)，集團(tuán)匯總。各單位財(cái)務(wù)審核由財(cái)務(wù)人員由按照集團(tuán)統(tǒng)一的規(guī)章制度，對(duì)照每年的集團(tuán)下達(dá)給各單位經(jīng)營(yíng)預(yù)算目標(biāo)，通過OA辦公軟件系統(tǒng)層層上報(bào)審核。各單位資金方面，對(duì)分公司的資金通過銀行系統(tǒng)進(jìn)行收支兩條線管控，各子公司資金由各單位財(cái)務(wù)人員進(jìn)行管理。集團(tuán)通過ERP購(gòu)銷存系統(tǒng)實(shí)行對(duì)圖書采取集中化采購(gòu)，根據(jù)各單位實(shí)際情況進(jìn)行分銷。

財(cái)務(wù)管理是依靠各單位財(cái)務(wù)人員從財(cái)務(wù)角度對(duì)企業(yè)發(fā)生經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)是否合法合規(guī)、是否能為企業(yè)帶來收益、以及如何對(duì)相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行控制，財(cái)務(wù)管理的效果能否實(shí)現(xiàn)還是需要依靠每個(gè)財(cái)務(wù)人員來執(zhí)行。但由于發(fā)行集團(tuán)所屬單位遍布全省各地，受到不同經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的差異，以及原有改制時(shí)歷史遺留問題，造成招聘的財(cái)務(wù)人員財(cái)務(wù)管理水平參差不齊；對(duì)事項(xiàng)判斷、審核存在主觀判斷差異。此外一些規(guī)模較小的基層店，由于所涉及的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)相對(duì)單一，所以對(duì)財(cái)務(wù)人員的管理水平?jīng)]有得到鍛煉，時(shí)間一長(zhǎng)個(gè)別單位財(cái)務(wù)人員財(cái)務(wù)管理水平得不到提升。

與各單位單獨(dú)核算財(cái)務(wù)管理模式不同，集中化財(cái)務(wù)管理模式的優(yōu)勢(shì)在于其規(guī)模效應(yīng)下的成本降低、財(cái)務(wù)管理水平及效率提高和企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力上升。具體表現(xiàn)為:

1 集中化財(cái)務(wù)管理模式精簡(jiǎn)財(cái)務(wù)人員，簡(jiǎn)化審核

采用集中化財(cái)務(wù)管理模式，依靠集團(tuán)頂層設(shè)計(jì)上對(duì)現(xiàn)有各單位相關(guān)職能部門進(jìn)行重新職能劃分，業(yè)務(wù)流程改造，通過對(duì)集團(tuán)各單位現(xiàn)有日常發(fā)生的各類別業(yè)務(wù)的審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題的歸納總結(jié)，對(duì)業(yè)務(wù)存在風(fēng)險(xiǎn)和漏洞進(jìn)行梳理，合并業(yè)務(wù)同類項(xiàng)，對(duì)所有單位采用相同的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程，廢除冗余的步驟和流程，設(shè)計(jì)運(yùn)用相關(guān)電子表單，根據(jù)現(xiàn)有的相關(guān)制度把原來需要由人工對(duì)照制度審核部分（如：差旅費(fèi)住宿標(biāo)準(zhǔn)，伙食補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)等）通過公式審核嵌入電子表格，由自動(dòng)審核以達(dá)到簡(jiǎn)化財(cái)務(wù)人工工作。達(dá)到精簡(jiǎn)財(cái)務(wù)人員，提高財(cái)務(wù)管理水平。只要保留少數(shù)的財(cái)務(wù)人員，對(duì)經(jīng)常性事項(xiàng)進(jìn)行復(fù)核，使財(cái)務(wù)人員有更多時(shí)間，直接深入透到最原始基層業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)去，發(fā)現(xiàn)新的問題，提出建議，完善制度不足。

2 集中化財(cái)務(wù)管理模式改變財(cái)務(wù)人員工作職責(zé)

財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)與管理會(huì)計(jì)的職責(zé)分離，是現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)財(cái)務(wù)管理的必然趨勢(shì)。從職能上看，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作主要是賬務(wù)處理，對(duì)它的要求是真實(shí)客觀地反映企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況，并符合各項(xiàng)規(guī)章制度的要求；管理會(huì)計(jì)主要涉及企業(yè)理財(cái)，即為資金的籌措和運(yùn)用提供決策依據(jù)。在集中化財(cái)務(wù)管理模式模式下，將日常重復(fù)度高、工作量大的會(huì)計(jì)核算工作集中起來統(tǒng)一處理，通過銀企直聯(lián)、ERP自動(dòng)憑證生成，使財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)與管理會(huì)計(jì)的分離成為可能。集中化財(cái)務(wù)管理模式運(yùn)用技術(shù)手段把財(cái)務(wù)人員日常憑證處理、報(bào)表生成由電腦自動(dòng)生成。通過減少財(cái)務(wù)人員數(shù)目和減少中間管理層級(jí)來實(shí)現(xiàn)這方面管理效益。同時(shí)，財(cái)務(wù)人員更集中精力研究管理在集團(tuán)的核心業(yè)務(wù)，從而使更多財(cái)務(wù)人員從會(huì)計(jì)核算中解脫出來，能夠?yàn)楣緲I(yè)務(wù)部門的經(jīng)營(yíng)管理和高層領(lǐng)導(dǎo)的戰(zhàn)略決策提供高質(zhì)量的財(cái)務(wù)決策支持，促進(jìn)核心業(yè)務(wù)發(fā)展。

3 集中化財(cái)務(wù)管理模式可以財(cái)務(wù)人員，管理更“?！?/h2>

集中化財(cái)務(wù)管理模式在改造財(cái)務(wù)審核流程、合并業(yè)務(wù)同類項(xiàng)的基礎(chǔ)上，通過崗位設(shè)置，定崗定責(zé)，再將讓每一項(xiàng)具體的業(yè)務(wù)分配給專門的財(cái)務(wù)人員進(jìn)行處理。所謂熟練生巧，可以進(jìn)一步讓財(cái)務(wù)人員對(duì)特定業(yè)務(wù)的管理水平更“?！钡哪繕?biāo)，也達(dá)到集團(tuán)制度自上而下同一化的執(zhí)行力。再通過一段時(shí)間對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)的整理、分析，提出相關(guān)建議。對(duì)企業(yè)內(nèi)控上管理方面進(jìn)行的補(bǔ)缺補(bǔ)漏更精準(zhǔn)。集中化財(cái)務(wù)管理模式，人員的總體專業(yè)技能較高，提供的服務(wù)更專業(yè)。

4 集中化財(cái)務(wù)管理模式降低用工、培訓(xùn)成本

由于采用集中化財(cái)務(wù)管理模式，財(cái)務(wù)管理水平與效率提高。對(duì)個(gè)別財(cái)務(wù)人員的能力要求不再像從前那樣全面。在沒有集中化財(cái)務(wù)管理模式之前，各地分、子公司都需要有自己的財(cái)務(wù)部門，要求相應(yīng)的財(cái)務(wù)人員要熟悉本單位的整套財(cái)務(wù)系統(tǒng)，能獨(dú)立完成所有的賬目處理。但在集中化財(cái)務(wù)管理模式下，由于分工的明確和細(xì)化，部分財(cái)務(wù)人員只需完成整個(gè)賬目處理中的一個(gè)或某幾個(gè)環(huán)節(jié)。比如差旅費(fèi)的審核，由于之前電子表單前期審核，負(fù)責(zé)該部分審核的財(cái)務(wù)人員只要針對(duì)原始單據(jù)相關(guān)信息進(jìn)行復(fù)核。集中集團(tuán)所有單位相同的業(yè)務(wù)審核，面對(duì)具體業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)人員就不需要做一個(gè)單位全套賬目處理，而只是需要處理幾個(gè)單位同一個(gè)賬目處理環(huán)節(jié)。這就如同工業(yè)化的流水線，降低了對(duì)每個(gè)流水線上員工的要求，即使是剛畢業(yè)的大學(xué)生，也能勝任。在大量節(jié)省人力資源及人力成本的同時(shí)，還保證了操作的準(zhǔn)確性和可靠性，并且明確了各人的責(zé)任，有助于員工的績(jī)效考核。解決了由于不同單位財(cái)務(wù)人員水平參差不齊的矛盾。由于財(cái)務(wù)人員相對(duì)集中，公司較易提供相關(guān)培訓(xùn)，培訓(xùn)費(fèi)用也大為節(jié)省。

5 集中化財(cái)務(wù)管理模式實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)共享

原有各單位單獨(dú)核算模式下，由于財(cái)務(wù)人員關(guān)系隸屬于各分子公司，個(gè)別單位財(cái)務(wù)人員在相關(guān)數(shù)據(jù)處理可能會(huì)存在本位主義的主觀偏差，匯總的數(shù)據(jù)可能存在一定差異，對(duì)了解集團(tuán)整體數(shù)據(jù)難免造成偏差。采用集中化財(cái)務(wù)管理模式，財(cái)務(wù)人員集中化管理，對(duì)集團(tuán)的分、子公司的所有財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)匯總、分析不再費(fèi)時(shí)費(fèi)力，更容易做到跨地域、跨部門整合數(shù)據(jù)；數(shù)據(jù)相對(duì)準(zhǔn)確。

6 集中化財(cái)務(wù)管理模式可以財(cái)務(wù)人員，由專變?nèi)?/h2>

在集中財(cái)務(wù)管理模式下，通過選擇相關(guān)的財(cái)務(wù)人員不定期施行輪崗制度，財(cái)務(wù)人員基于在某一類事項(xiàng)的上的“?！钡幕A(chǔ)上，通過輪崗，使財(cái)務(wù)人員從“?！鞭D(zhuǎn)變?yōu)椤叭?，在看問題上不至于偏面，達(dá)到鍛煉財(cái)務(wù)人員的目的，使企業(yè)收獲更多的又“專”又“全”的財(cái)務(wù)人員為企業(yè)經(jīng)營(yíng)提供建議。能顯著地提高財(cái)務(wù)人員的工作效率，并形成不斷進(jìn)取的文化。在集團(tuán)建立子公司或者有新的項(xiàng)目，財(cái)務(wù)集中化財(cái)務(wù)管理模式能馬上為這些新建的子公司或者有新的項(xiàng)目提供服務(wù)。

但是集中化財(cái)務(wù)管理模式的也會(huì)存在一些不足：

6.1 集中化財(cái)務(wù)管理模式，財(cái)務(wù)人員可能無法直接與各單位業(yè)務(wù)人員交流，面對(duì)的是系統(tǒng)上的業(yè)務(wù)數(shù)字，有時(shí)候可能要實(shí)地核實(shí)相關(guān)業(yè)務(wù)；同時(shí)，有些業(yè)務(wù)需要財(cái)務(wù)人員到相關(guān)部門進(jìn)行處理，如：為了滿足稅務(wù)人員的約談、詢問、審計(jì)等工作增加的費(fèi)用支出，如差旅費(fèi)。

6.2 集中化財(cái)務(wù)管理模式下，在過渡期間，有可能造成總部財(cái)務(wù)人員迅速增加，短時(shí)間人工成本不降反升。后期信息管理與信息系統(tǒng)成本的提高。為了滿足集中化財(cái)務(wù)管理模式的需要，必須指派專人負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)財(cái)務(wù)共享中心的信息管理模式及提升信息系統(tǒng)管理功能，如：日常的表單維護(hù)，公式更新，需要投入財(cái)力、物力進(jìn)行維護(hù)；這些花費(fèi)都比較大。

6.3 集中化財(cái)務(wù)管理模式下，會(huì)計(jì)原始資料保管費(fèi)用增大，會(huì)計(jì)資料保管方法有兩種,一種是將會(huì)計(jì)資料集中保存,這種保管方式，各單位會(huì)計(jì)資料原件必須定期郵寄至總部，對(duì)于分子公司較多，業(yè)務(wù)量較大單位，可能需要較大檔案保管空間；另一種是各單位自行保管、備查的財(cái)務(wù)管理資料,總部公司需要調(diào)取會(huì)計(jì)原始資料，要么需要郵寄，要么需要出差至分子公司去調(diào)取相關(guān)資料。

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