試析醫(yī)院人事檔案管理方式的改進(jìn)

文/韓雪，滄州市人民醫(yī)院

1 引言

醫(yī)院人事檔案的存在價(jià)值在于證明醫(yī)務(wù)工作者從上學(xué)階段到工作階段的人生軌跡。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來，大數(shù)據(jù)技術(shù)與云計(jì)算技術(shù)開始應(yīng)用在各個(gè)領(lǐng)域，一場醫(yī)療衛(wèi)生領(lǐng)域的人事檔案管理“革命”已經(jīng)開始。網(wǎng)絡(luò)把人類社會(huì)帶進(jìn)了信息化時(shí)代，各個(gè)行業(yè)相繼將計(jì)算機(jī)技術(shù)與自身行業(yè)特點(diǎn)相結(jié)合逐步推進(jìn)檔案管理的信息化。人事檔案管理對(duì)提高管理的質(zhì)量和水平，具有重要的價(jià)值?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代到來與醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的歷史性碰撞，必然要求進(jìn)一步做好醫(yī)院的人事檔案管理，醫(yī)院人事檔案管理上的問題主要來源于人與制度兩個(gè)方面。

2 人事檔案管理存在的問題

2.1 思想認(rèn)識(shí)不足

人事檔案管理工作的正常進(jìn)行涉及醫(yī)院的眾多部門和醫(yī)療人員，但是醫(yī)療人員在很大程度上重視醫(yī)療服務(wù)而未能正確認(rèn)識(shí)人事檔案管理的重要性。且人事檔案不對(duì)外公開，不能隨意查閱，因此導(dǎo)致醫(yī)院工作人員忽視了人事檔案管理的重要性。一些員工只重視于履行自己的工作職能，沒有及時(shí)地將自己的人事信息交給管理部門，造成許多資料收集不全面，不規(guī)范，也由此造成檔案缺乏完整性，這對(duì)后續(xù)的工作的開展造成了嚴(yán)重影響。

2.2 信息化程度太低

由于受到計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的影響，很多醫(yī)院的人事檔案管理模式依然是傳統(tǒng)的手工管理，有的醫(yī)院在人事檔案管理上雖然已經(jīng)進(jìn)入到信息化管理的階段，擺脫人工寫入和管理的“原始時(shí)期”，但是其對(duì)互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用依然只停留在表面上，沒能深入應(yīng)用，使人事檔案管理工作便捷化、規(guī)范化。在互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)一步發(fā)展，開始應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)和云計(jì)算技術(shù)對(duì)大數(shù)據(jù)進(jìn)行處理后，這種表面性的應(yīng)用依然難以滿足時(shí)代發(fā)展的需要。當(dāng)前醫(yī)院對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生體制的改革停滯在了單純對(duì)醫(yī)療資源配置和經(jīng)營體制的改革上，這種抓重點(diǎn)解決問題的辦法不是錯(cuò)誤，但是僅僅從一兩個(gè)主要的方面入手去完成醫(yī)療衛(wèi)生體制改革并不能迅速高效地解決問題。人事檔案是所有人所有經(jīng)歷記述在一起形成的個(gè)人數(shù)據(jù)庫，涉及大量個(gè)人隱私，為防止個(gè)人檔案信息的泄露，醫(yī)院的人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)任命專門的管理人員進(jìn)行看管。

2.3 醫(yī)院人事檔案管理人員工作量大

目前許多醫(yī)院只安排了人數(shù)較少的人員來兼職管理醫(yī)院的人事檔案，并且很多檔案管理人員未受到專門的培訓(xùn)，由于醫(yī)院的員工眾多，檔案信息繁復(fù)，再加上人員流動(dòng)帶來的檔案傳遞和檔案審核等非常規(guī)性工作，這使得檔案管理人員在檔案管理過程中會(huì)面臨大量的常規(guī)性檔案歸檔工作。

3 改善檔案管理工作的措施

3.1 完善醫(yī)院制度體系

加強(qiáng)醫(yī)院的人事管理數(shù)字信息化的制度體系，以此來加強(qiáng)管理，管理需要引進(jìn)大批的現(xiàn)代化人才，所以醫(yī)院應(yīng)該招收現(xiàn)代化的高科技人才，對(duì)招收的人才有嚴(yán)格的專業(yè)水平要求，定期對(duì)這些人員進(jìn)行考核。人事檔案管理還應(yīng)該足夠重視機(jī)密文件的保密性，所以醫(yī)院應(yīng)該加強(qiáng)這一方面的意識(shí)，確保醫(yī)院文件的安全。

3.2 構(gòu)建電子人事檔案

在構(gòu)建醫(yī)院的人事檔案管理工作的時(shí)候需要從電子人事檔案的建立工作著手，那么工作開展的第一步就是要把相關(guān)的信息記錄計(jì)算機(jī)應(yīng)用的信息記錄工作做好，同時(shí)將人事信息錄入好。然而相關(guān)的工作人員在進(jìn)行打印檔案的時(shí)候，可以在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行搜索，如果找到了相關(guān)的檔案信息，然后再進(jìn)行打印，如此便可以很有效的促進(jìn)和提升對(duì)應(yīng)的工作效率，從而使得工作的復(fù)雜性得以降到最低。再者，在電子檔案建立之后，所有的檔案存放都已經(jīng)被直接性存入電腦或者移動(dòng)硬盤上了，而且他的占用空間也比較小，具備極高的保密性。最后，又因?yàn)殡娮尤耸聶n案的建立，在錄入信息的過程中就需要對(duì)其進(jìn)行定期的更新，那么可以根據(jù)局域網(wǎng)信息技術(shù)把把人事檔案以及考核檔案相互聯(lián)系起來，進(jìn)一步地對(duì)醫(yī)院的好不選拔工作做好準(zhǔn)備，除此之外，也需要以保證檔案數(shù)據(jù)庫的安全性作為主要前提依據(jù)，從而實(shí)現(xiàn)檔案人員的管理進(jìn)行進(jìn)一步優(yōu)化，促進(jìn)計(jì)算機(jī)熟練程度的提升，以及進(jìn)一步幫助提升人事檔案信息管理的工作效率。

3.3 改變管理模式和技術(shù)

醫(yī)院人事檔案的數(shù)字化是必然趨勢，這樣的改革可以使管理人員的工作壓力大大下降，提高管理效率。單純依靠人工管理的醫(yī)院檔案管理模式已經(jīng)完全脫離實(shí)際，落后于時(shí)代的發(fā)展，當(dāng)前應(yīng)當(dāng)依靠“互聯(lián)網(wǎng)+”的各種相關(guān)技術(shù)來建立或者完善人事檔案管理系統(tǒng)。應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算的方法對(duì)人事檔案進(jìn)行分析與管理，不能依然停留在專職抄寫員抄寫謄錄檔案的原始階段。改變?cè)械墓芾砟Ｊ讲⒉坏扔谌P否定原有模式，檔案對(duì)于每個(gè)人而言都極為重要，包含了很多個(gè)人隱私信息，所以在應(yīng)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化的同時(shí)，也要注重信息保護(hù)，防止信息被盜取、濫用或者銷毀。在應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的便捷化時(shí)，存留和及時(shí)整理紙質(zhì)版檔案還是有必要的，應(yīng)當(dāng)定期對(duì)檔案進(jìn)行整理和更新，對(duì)其中的重要檔案要及時(shí)核查其真實(shí)性，防止存在信息失實(shí)導(dǎo)致人事任免失責(zé)。

4 結(jié)束語

醫(yī)院人事檔案管理是醫(yī)院日常事務(wù)管理的重要組成部分，它有助于醫(yī)院提高對(duì)人力資源的管理效率，促進(jìn)醫(yī)療人才的開發(fā)。在新時(shí)期，醫(yī)院各級(jí)部門要注意轉(zhuǎn)變思想，認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，并積極采取措施，完善管理體制，提高管理效率，為醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展提供支持。