淺析如何有效的進行企業(yè)物資采購管理工作

文/董潔，國家能源集團烏海能源有限責任公司

1 前言

“物資采購管理”是當下我國企業(yè)發(fā)展及內部經營重要環(huán)節(jié)之一，具有較大的意義影響。然而現階段有關我國如何有效的進行企業(yè)物資采購管理工作研究相對較少，基于該問題現狀，要求行之有效的方法對其進行分析研究，如建信息化物資采購管理體系、完善物資采購管理制度、提升采購管理人員綜合素質、加強物資采購過程中的管理控制、建立長期穩(wěn)定的供應關系、樹立成本意識加強內部審核、構建風險評估體系等，本次研究對如何有效的進行企業(yè)物資采購管理工作進行分析，有十分重要的理論意義。

2 企業(yè)物資采購管理概述

目前，我國市場經濟建設迅速發(fā)展，企業(yè)作為市場經濟與市場競爭的重要組成部分，其影響作用不言而喻。其中，“物資采購管理”屬于企業(yè)生存發(fā)展、規(guī)模壯大的核心基礎。企業(yè)在日常經營生產中必然需要對原材料、物資設備等進行采購，在物資采購過程中往往會遇到諸多問題，通過對問題分析得出，在企業(yè)物資采購管理多具備一定的風險性，這種風險性對采購質量、效率、成本等造成嚴重波及影響，甚至會對企業(yè)生存發(fā)展造成致命威脅。所以，一種更為科學、安全、保障的管理模式就應運而生，即企業(yè)物資采購管理。企業(yè)物資采購管理主要是指針對所需物資，在采購過程中從成本控制、質量保障、安全穩(wěn)定、效率提升、關系建立等多方面進行全面優(yōu)化，以企業(yè)自身利益、核心利益、最終利益為主，并以實現企業(yè)利益獲得最大化為目的的一套科學管理流程。企業(yè)物資采購管理不是片面的簡單流程，而是更為科學、合理的系統(tǒng)布局。企業(yè)物資管理包括：管理機制、管理方法、采購流程、監(jiān)督體系、財務管理、售后服務等。在企業(yè)實際物資采購過程中，必須多方配合、協同工作，進而才能起到提升物資采購效率及質量的實際作用。

3 “物資采購管理”的作用影響

首先，通過科學、合理的物資采購管理可以起到優(yōu)化資源、保障質量的實際作用，企業(yè)在發(fā)展過程中需要對原材料進行生產利用，其質量保障尤為重要。而“物資采購管理”正是對其原材料的質量、安全、規(guī)格等進行控制保障。其次，起到降低企業(yè)成本、降低消耗及資金投入的重要作用。企業(yè)的核心利益是對其自身成本投入、資金消耗進行有效控制，通過“物資采購管理”可以在采購過程中將企業(yè)成本投入進行有效降低，規(guī)避了胡亂采購、大規(guī)模采購的風險波及。

另外，規(guī)范了采購過程中的問題風險，在采購過程中極易出現問題風險，例如：貪腐問題、裙帶關系、物資損壞、丟失及售后保障等，通過“物資采購管理”對具體問題進行細化控制與量化處理，降低了風險發(fā)生的可能性，起到一定的監(jiān)督、監(jiān)管及威懾作用。使企業(yè)發(fā)展向著利好方向推進，當然也起到了一定的宣傳教育作用。最后，為企業(yè)長遠發(fā)展奠定堅實基礎。企業(yè)需要長期的供應鏈條與關系合作，通過“物資采購管理工作”可以為企業(yè)尋求到信譽、口碑極佳的供應商家，并可以構建長遠持續(xù)的供應鏈條，為企業(yè)日后發(fā)展壯大起到重要推動作用。

4 目前企業(yè)物資采購管理問題現狀

4.1 供求信息較為缺乏

通過對部分企業(yè)走訪分析調查發(fā)現，部分企業(yè)在物資采購管理中存在供求信息缺乏等情況。“物資”的種類、型號、規(guī)格、數量的選擇主要從企業(yè)實際需求出發(fā)，但部分企業(yè)在對其采購物資進行布局規(guī)劃中缺乏“供求信息”分析，例如，對供貨商、供應商實際情況不了解，對其所供物資的數量、型號、種類等缺乏信息了解，導致因供應商存在“高批量”情況造成的供應中斷問題頻出。部分企業(yè)與供應商之間也存在供應“實際與計劃”不符等情況，造成所需物資數量無法得到滿足。這些都是供求雙方缺乏“信息掌握”所致。所以，從企業(yè)長遠物資供應戰(zhàn)略管理角度出發(fā)，加強供求信息建設尤為重要。

4.2 管理制度有待完善

物資采購管理的重要保障是其制度完善，部分企業(yè)在物資采購管理中嚴重缺乏“制度保障”，即制度完善程度不夠。具體如下：第一、缺乏責任明確，物資采購過程相對較為繁瑣，且具有一定的復雜特征，通常涉及諸多問題因素，如物流選擇、供應商溝通、物資檢查及驗收、售后保障等，這些都需要一定的制度框架給予支撐。但部分企業(yè)物資采購管理制度較為缺乏，存在諸多漏洞。其中，最為明顯的是“責任”缺乏明確。物資采購過程中對物資接收、檢測、運輸過程中缺乏責任明確，造成物資采購的混亂性出現，一旦出現風險問題后各部門之間往往互相推諉、指責。第二、缺乏“精細化”管理機制，物資采購工作多為大規(guī)模、大數量，工作流程包括驗貨、檢測、接收、物流、運輸、審批、付款等。部分企業(yè)在物資采購管理中依然處在“粗獷”模式，導致部分工作開展實施中“馬馬虎虎”，存在嚴重的應付性、形式化表現，為日后風險形成埋下隱患。

4.3 管理人員綜合素質有待提升

企業(yè)采購管理工作的重要核心為“人員”，但部分企業(yè)采購管理人員綜合素質偏低?；谠搯栴}現狀，對其進行具體分析，如下：第一、專業(yè)理論知識較為缺乏，物資采購管理人員多為企業(yè)臨時或關系安排，大多數不具備一定的理論知識基礎，由于專業(yè)性的缺乏，在實際物資采購過程經常問題頻出，如無法與供應商進行有效溝通、物流運輸選擇出現錯誤、審核付款方面嚴重滯后等，導致物資采購效率大幅度降低。第二、職業(yè)道德有待提升，部分工作人員缺乏職業(yè)素養(yǎng)與責任態(tài)度，在實際工作中存在“差不多、大概齊”等情況，認為物資采購工作對企業(yè)發(fā)展影響不大，忽視對采購流程及順序的規(guī)范貫徹，使物資采購質量受到較大影響。

4.4 審批流程繁瑣，消耗企業(yè)成本

通過調查分析研究發(fā)現，部分企業(yè)物資采購審批流程較為繁瑣，這種繁瑣性直接對采購效率及速度造成嚴重影響。在實際物資采購審批過程中需要多部門、多機構、多領導對其進行簽字生效，一套流程下來需要浪費諸多時間。另外，在物資采購過程中部分企業(yè)缺乏“成本意識”，沒能融入成本控制及管理，導致大量資金消耗，為企業(yè)造成嚴重損失。成本控制與管理對“物資采購”管理工作目的開展尤為重要，如果不具備減低成本消耗及有效控制功能，物資采購管理工作將毫無意義。所以，基于上述問題情況，加強成本管理用戶簡化審批 尤為重要。企業(yè)采購業(yè)務與內部控制管理工作實施中，由于其整個工作實施中的業(yè)務審批流程較為繁瑣，使得現有采購業(yè)務開展中，其對應的控制效率明顯降低，為了能夠提升企業(yè)采購業(yè)務管理質量，應該在未來企業(yè)發(fā)展建設中，將采購業(yè)務管理工作整合，保障在采購管理業(yè)務整合中，能夠提升企業(yè)采購管理質量，實現企業(yè)采購管理工作開展的綜合性及實踐性能力。

5 有效進行企業(yè)物資采購管理工作的具體措施

5.1 構建信息化物資采購管理體系

隨著網絡信息技術不斷應用推廣，企業(yè)應該加強技術引用，構建信息化物資采購管理體系，將供求信息、需求信息、市場信息、內部信息進行實時掌握，并對物資采購中可能存在的風險隱患進行發(fā)現。首先，加強硬件建設，企業(yè)以物資采購為核心基礎，通過計算機、服務器、網絡電纜等設備應用，搭建內部信息化體系。其次，加強軟件建設，包括數據庫建設、會計電算化建設、物資市場環(huán)境大數據應用分析等。完善企業(yè)內部物資信息與市場信息進行實時關聯。最后，對供應商及生產商進行信息掌握，包括：物資數量、原材料規(guī)格、型號、種類等。

5.2 完善物資采購管理制度

針對企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展需求，對物資采購管理制度進行完善尤為重要。首先，應該進行“責任明確”，對物資采購過程中的涉及問題、工作范疇等進行責任明確，即定崗定位、落實到人。建議在責任明確過程中對采購部門與相關子部分進行“權責劃分”，對工作人員的具體崗位進行明確，并建立責任倒查機制，如發(fā)現問題可以第一時間追查到指定責任人。其次，建立“精細化”管理模式。從企業(yè)采購流程、環(huán)節(jié)出發(fā)，對具體采購流程進行細化、量化，發(fā)揮采購管理工作的時效性、作用性，從小問題入手，將采購風險降至最低或徹底消除。例如，在物資接收檢測中，一定要保證對每一個物資進行質量檢測；物流選擇中一定要進行實時跟蹤，對物流信息進行完全掌握。最后，建立監(jiān)督機制，物資采購管理工作離不開“監(jiān)督機制”，監(jiān)督機制是從企業(yè)整體戰(zhàn)略發(fā)展出發(fā)，通過對物資采購整體流程與具體環(huán)節(jié)進行實時監(jiān)督，對貪腐問題、回扣問題、關系問題等可以進行有效規(guī)避，提升了物資采購管理工作的質量保障。

5.3 提升采購管理人員綜合素質

基于物資采購環(huán)節(jié)及流程的規(guī)范性，提升采購人員綜合素質勢在必行。首先，應該加強采購管理人員的專業(yè)理論知識培養(yǎng)，定期舉行相關理論課程，從最基本的采購原理進行講解，循序漸進的提升其綜合能力及專業(yè)素養(yǎng)。其次，注重對采購管理人員的實際培養(yǎng)，包括工作經驗、應對能力、溝通技巧、問題處理、風險分析等，提升采購管理人員的現場調度及指揮能力。最后，應該采用“校企合作模式”，加大對高端、高素質人才的大力引用，將人才培養(yǎng)與企業(yè)需求進行融合，通過校企合作模式可以提升采購管理人員的基礎學歷，當然也為人才就業(yè)及企業(yè)后備人才存儲奠定堅實基礎。因此，提升采購管理人員綜合素質不是簡單、片面的方法流程，而是更為科學、合理的長遠布局，需要諸多機構協調及研究，包括企業(yè)、高校、政府、社會等多方面。只有不斷加強深化與工作開展才能起到其實際作用。

5.4 加強物資采購過程中的管理控制

物資采購的過程控制及管理對其工作效能發(fā)揮尤為重要，如何加強物資采購過程中的管理控制，具體方法如下：第一、對物資采購計劃進行明確，企業(yè)結合自身經營生產需求，對所需物質采購進行具體明確，主要包括采購計劃書、物資分析研究報告、采購流程規(guī)劃等，通過嚴謹、科學的計劃明確可以提升采購目的時效性。第二、對采購方式進行改革創(chuàng)新，在對該方式進行改革創(chuàng)新中應該以降低企業(yè)成本為最終目的，通過對企業(yè)成本投入分析，將成本的節(jié)約性、控制性進行方法明確，選擇更為科學、合理及效率的采購方式。如信息網、物資網、知名企業(yè)網的引用，實現網絡物資采購。第三、在物資采購過程中一定要注重透明化、清晰化，只有對其采購環(huán)節(jié)及流程進行透明才能體現出其工作實質，一定要避免暗箱操作、裙帶關系，加強物資采購公正、公平、廉潔等基礎保障。

5.5 建立長期穩(wěn)定的供應關系

企業(yè)物資采購的重要性在于其穩(wěn)定、長期。所以，從企業(yè)物資長遠持續(xù)供應角度出發(fā)，應該構建長期穩(wěn)定的供應關系，選擇那些信譽較好、口碑極佳的供應商與其長期合作。具體如下：第一、在物資采購過程中進行合作伙伴尋找，通過網絡與實地走訪等方式，對可以為企業(yè)需求物資進行持續(xù)供應的單位進行分析研究，包括該供應商的經營資質、信譽口碑、產品質量、發(fā)展規(guī)模等。通過認真分析最終提出與其進行合作的實質目的。第二、在溝通交流過程中應該將具體問題進行闡明，對雙方利益進行明確，并對物流運輸進行合理選擇，通過書面合同及保障協議的簽署為雙方建立長期合作渠道奠定堅實基礎。

5.6 樹立成本意識加強內部審核

企業(yè)物資采購機構應該樹立成本意識，將成本控制及管理作為物資采購重要前提基礎。企業(yè)的生存發(fā)展及規(guī)模壯大離不開成本降低、利益獲得，“物資采購”是企業(yè)成本消耗的重要所在，在該過程及工作中如控制不當就會造成嚴重的成本消耗，使企業(yè)承受大量的經濟損失。所以，采購人員與管理機構應該將“成本降低”及有效控制納入其范圍當中，不斷深化與創(chuàng)新審核、審批流程。針對物資采購的特殊性，建議構建多方審核、集中審批的工作模式，“多方審核”可以起到對采購方案、成本保障的匯總分析；集中審批主要從審批效率、速度入手，優(yōu)化了審批流程，規(guī)避了以往審批流程的繁瑣性、復雜性。使物資采購效率得以明顯提升。

5.7 構建風險評估體系

通過建立動態(tài)風險評估體系可以提升企業(yè)采購業(yè)務整體風險防范能力，通過動態(tài)風險評估可以對其采購風險進行等級劃分，主要包括：一級風險、二級風險、三級風險，通過有效的風險等級劃分可以使采購風險防范更為規(guī)范性及有序性。第三、建立市場調研體系，企業(yè)應該針對采購風險及內部控制的優(yōu)化目的建立市場調研體系。市場調研體系是基于產品市場及價格發(fā)展變化，通過對市場產品、市場價格、市場走向、市場變化等進行調查研究，將產品價格進行更為精準的定位認同，通過市場調研有利于企業(yè)采購業(yè)務中風險控制及預前防范的作用形成。在采購的過程中，公司可能遇到以下方面的風險：價格虛報；高估損耗；采購商品缺失；采購過程中貪污現象；收取回扣等。通過市場調研可以第一時間對其價格變化、市場需求進行了解掌握，進而為上述問題起到極為重要的規(guī)避作用。

6 結論

綜上所述，通過對如何有效的進行企業(yè)物資采購管理工作進行分析研究，主要包括：企業(yè)物資采購管理概述、“物資采購管理”的作用影響、目前企業(yè)物資采購管理問題現狀，其包括供求信息較為缺乏、管理制度有待完善、管理人員綜合素質有待提升、審批流程繁瑣，消耗企業(yè)成本、有效進行企業(yè)物資采購管理工作的具體措施，其包括構建信息化物資采購管理體系、完善物資采購管理制度、提升采購管理人員綜合素質、加強物資采購過程中的管理控制、建立長期穩(wěn)定的供應關系、樹立成本意識加強內部審核、構建風險評估體系等，從多方面、多角度對如何有效的進行企業(yè)物資采購管理工作進行闡明，為下一步工作開展奠定堅實基礎。