事業(yè)單位人事檔案管理中應(yīng)用新技術(shù)的策略研究

黃紅歡

摘 要：隨著我國科學(xué)經(jīng)濟技術(shù)水平的持續(xù)提升，計算機軟件技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展對社會經(jīng)濟、科技、文化、環(huán)境的健康發(fā)展都具備重要的影響力，更為人們的生活、工作提供了諸多便利。當前社會諸多行業(yè)都離不開計算機技術(shù)的支持，由于當前事業(yè)單位內(nèi)部人事檔案管理工作改革的不斷深化，傳統(tǒng)的檔案管理方式很難達到全面、真實、精確、簡便的規(guī)范要求。因此本文針對事業(yè)單位內(nèi)部人事檔案管理中如何有效應(yīng)用新技術(shù)來提升管理質(zhì)量，推動檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展的具體策略進行探討。

關(guān)鍵詞：計算機技術(shù);事業(yè)單位;人事檔案管理

事業(yè)單位中內(nèi)部人事的檔案管理工作占據(jù)十分重要的地位，檔案管理更是人事管理的核心。現(xiàn)階段，我國事業(yè)單位人事管理制度在持續(xù)創(chuàng)新完善，人事檔案的價值十分重要。事業(yè)單位人事人員要正確認識到應(yīng)用新技術(shù)推進檔案管理工作的重要性，并在工作中合理應(yīng)用新技術(shù)，構(gòu)建現(xiàn)代化的檔案管理模式，應(yīng)用計算機技術(shù)平臺來完善管理方案，提升管理水平進而實現(xiàn)全面、安全、優(yōu)質(zhì)的管理。

針對事業(yè)單位人事檔案管理工作中，如何滿足檔案管理的技術(shù)需求、增強檔案管理工作人員的技術(shù)水平等，本文對如何開展管理工作的具體策略進行了探討。

1 在事業(yè)單位進行人事檔案管理中應(yīng)用新技術(shù)的重要作用

1.1 有效提升人事檔案管理的工作效率

在傳統(tǒng)的人事檔案管理模式中，檔案管理人員只能通過手工抄寫且不斷補充修改的方式來進行檔案記錄，查找某人檔案時需要花費較大的精力和時間，工作效率非常低，有時還會發(fā)生查詢無果的“死檔案”狀況。而應(yīng)用新技術(shù)進行檔案管理，主要措施有：一、優(yōu)化檔案記錄方式。利用計算機技術(shù)，使用電子文檔記錄檔案，打印出紙質(zhì)檔案并轉(zhuǎn)換為電子文檔保存在數(shù)據(jù)庫中;二、優(yōu)化檔案存儲方式。使用計算機技術(shù)對人事檔案信息進行加工、分析、提取、分類，實現(xiàn)檔案信息化管理;三、優(yōu)化檔案查詢方式。在檔案數(shù)據(jù)庫設(shè)置規(guī)范的索引，便于快速、高效的查找到需應(yīng)用的檔案信息，提高檔案的應(yīng)用效率;相比于傳統(tǒng)的檔案管理，應(yīng)用新技術(shù)實現(xiàn)檔案信息化管理可以有效提升管理質(zhì)量，增強檔案存儲、查詢等工作的效率，并且可利用互聯(lián)網(wǎng)來實現(xiàn)快速傳輸，便于對檔案進行高效的維護和管理。

1.2 應(yīng)用新技術(shù)推進事業(yè)單位人事檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)

在檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)初期，人事檔案的利用服務(wù)技術(shù)如果存在不足，極易導(dǎo)致資源不能被有效掌握，但在信息化建設(shè)的背景下，順應(yīng)科技發(fā)展潮流，使事業(yè)單位人事檔案管理更加一體化，有效發(fā)揮例如（職員的戶籍資料、身體狀況、工作職位、級別、個人考勤信息、工作檔案、重要事件查詢）的利用效率。相比于傳統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)庫，缺乏有效的服務(wù)途徑，只有手工記錄，查找和翻閱都會受限，并且會造成一定程度的信息缺失。信息化檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，可以為管理者提供更加多元化的查找、翻閱、修改、提取等服務(wù)，例如通過檔案匯編、遠程控制查看文件等。事業(yè)單位建設(shè)人事檔案數(shù)據(jù)庫，每個項目的質(zhì)量都要保證，保證設(shè)計準確性的同時來進行軟件開發(fā)，包括錄入檔案信息、進行標簽分類、插入檔案索引、檔案信息修改或刪除、整理歸納等工作需求，要利用新技術(shù)來完善傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫管理模式的不足，改善管理方式，嚴格校準檔案信息，避免出現(xiàn)遺漏。

1.3 應(yīng)用新技術(shù)實現(xiàn)檔案信息化管理

實現(xiàn)檔案信息化管理也是衡量一個事業(yè)單位發(fā)展水平的重要標準。檔案管理工作通過有效利用先進的技術(shù)手段來提高檔案管理水平，人事檔案信息化的實現(xiàn)有效減輕了檔案管理人員的工作量，增強了人事檔案管理的工作效率，且檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)又依賴于檔案信息化管理的支持，因此，充分體現(xiàn)了利用新技術(shù)實現(xiàn)檔案信息化對于檔案管理的重要意義。

2 事業(yè)單位在人事檔案管理中應(yīng)用新技術(shù)的目標

事業(yè)單位推行檔案信息化管理是為了更好的推動企業(yè)發(fā)展，提高檔案信息的整理、利用效率，檔案信息化管理的實現(xiàn)，要有效完善傳統(tǒng)檔案管理模式的不足，現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)在數(shù)據(jù)處理速度上更有效率，信息容量大，檢索方便，解決了人工檔案管理的問題，并且越來越多的企業(yè)選擇檔案信息管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。

基于科學(xué)技術(shù)在各個領(lǐng)域的有效應(yīng)用，對檔案管理也產(chǎn)生一定的影響，信息化管理促使檔案管理方式從傳統(tǒng)的單一形式轉(zhuǎn)變?yōu)槎嘣问?，互?lián)網(wǎng)技術(shù)成了信息傳遞的重要方式，電子文檔所具有獨特優(yōu)勢給傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案文化產(chǎn)生了一定沖擊。當前事業(yè)單位可應(yīng)用新技術(shù)來要求檔案管理工作者提升整體素質(zhì)，適應(yīng)信息化社會的發(fā)展，學(xué)習(xí)并掌握先進的信息技術(shù)，掌握互聯(lián)網(wǎng)信息傳遞的規(guī)律;并且要求檔案管理部門要摒棄原有傳統(tǒng)管理模式的約束，引入新的服務(wù)理念與現(xiàn)代化的管理方式，拓展原有的服務(wù)對象，以實現(xiàn)在市場經(jīng)濟環(huán)境下求得更大的生存和發(fā)展空間。

3 在檔案信息化管理建設(shè)中應(yīng)用新技術(shù)的途徑

3.1 正確認識新技術(shù)應(yīng)用對檔案管理的重要性

基于我國社會經(jīng)濟、科學(xué)技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，檔案管理服務(wù)的要求也在不斷提升，先進技術(shù)在檔案管理中的作用也越來越顯著。檔案管理工作要適應(yīng)社會發(fā)展下的企業(yè)需求，有效利用先進的科學(xué)技術(shù)。通過利用新技術(shù)手段來完善檔案館的建設(shè)，讓使用者可通過安全、可靠、便捷的互聯(lián)網(wǎng)來進行檔案利用。同時，檔案管理部門還必須順應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需求，對管理工作進行文化包裝，進一步拓展檔案的利用價值，使相關(guān)人員在查閱和利用檔案獲取信息的同時，也能享受到先進技術(shù)帶來的便捷。

在人事檔案管理中應(yīng)用新技術(shù)必須先得到事業(yè)單位管理層領(lǐng)導(dǎo)的重點支持，才能引起檔案管理人員的重視，管理層領(lǐng)導(dǎo)首先要提倡全體員工來積極主動的學(xué)習(xí)新技術(shù)，并應(yīng)用在具體工作中，要求檔案管理人員構(gòu)建完整的項目規(guī)劃，明確單位的檔案管理工作發(fā)展目標，舉行培訓(xùn)、交流會等，引導(dǎo)大家學(xué)習(xí)其他單位先進的人事檔案管理技術(shù)，正確認識所在單位檔案管理工作存在的不足，有效學(xué)習(xí)如何應(yīng)用新技術(shù)來完善管理模式。

3.2 提升檔案管理人員的安全保密意識

在人事檔案管理中利用先進的計算機信息技術(shù)，在為企業(yè)創(chuàng)造更加高效、便捷的檔案服務(wù)之外，也給人事檔案的管理造成了一定的安全隱患。有些企業(yè)在提取、利用檔案信息資源的過程中，容易出現(xiàn)檔案丟失和信息泄露等現(xiàn)象，所以，在利用新技術(shù)優(yōu)化檔案管理的過程中，可以對檔案的管理安全進行完善，避免出現(xiàn)檔案丟失和信息泄露的狀況。

首先，要提升管理人員的專業(yè)能力，針對重要的信息檔案必須要進行的嚴密的分類管理，有效利用信息技術(shù)的安全功能來進行分層加密。其次，檔案管理工作者要對檔案信息進行及時備份。針對各部門、各級別的使用權(quán)限要劃分明確，不允許發(fā)生越權(quán)使用檔案數(shù)據(jù)的事情，同時要遵守檔案管理保密制度進行工作，保障人事檔案信息的安全性。最后，由于電子檔案對存儲環(huán)境和存儲方式的要求比較高，因此管理者要做好防潮、防輻射、防病毒等工作，重視對檔案信息的安全管理，要針對電子檔案和紙質(zhì)檔案進行針對性的安全管理，確保檔案信息的安全完整。

3.3 增強檔案管理人員的整體水平

由于信息技術(shù)的快速更新，增強檔案管理人員的工作能力很有必要。第一要為檔案信息化管理的提供可靠的硬件建設(shè)基礎(chǔ)，持續(xù)完善硬件環(huán)境，并且要增強檔案管理者的業(yè)務(wù)水平和文字能力。第二要加強培訓(xùn)管理，豐富培訓(xùn)方式，引導(dǎo)檔案管理人員積極主動的參與到培訓(xùn)學(xué)習(xí)中，增強自身的綜合素質(zhì)，并開展交流活動促進各部門之間的良好溝通，從交流過程中相互學(xué)習(xí)與借鑒。第三要完善考核制度和獎懲制度，可階段性對檔案管理者的工作態(tài)度、崗位職責、政治思想、工作業(yè)績、專業(yè)水平等方面進行考核，對優(yōu)秀檔案管理人員要及時給予獎勵，增強檔案管理人員的責任心和管理能力。

3.4 完善法律法規(guī)、規(guī)范檔案管理

1）完善檔案管理的規(guī)范制度。事業(yè)單位可根據(jù)《檔案法》的內(nèi)容作為參考：（1）建立全面、規(guī)范的檔案管理制度，明確檔案查閱、修改、提取的使用規(guī)范。（2）明確檔案管理各項設(shè)施的標準，數(shù)據(jù)庫、查閱室、辦公室要由相應(yīng)的人分開管理，室內(nèi)必須具有空調(diào)、溫濕度監(jiān)測儀、滅火器、防潮、去濕、防盜等安全防護設(shè)施。（3）明確規(guī)范嚴格保密制度，建立健全監(jiān)督制度，保障檔案的完整性和安全性。

2）重視對檔案管理法律法規(guī)的完善。建立健全檔案管理的法律法規(guī)，明確規(guī)范檔案管理部門與其他部門或職員等人之間的法律關(guān)系。檔案的形成、資料的采集、信息管理和檔案利用也都需要相對應(yīng)的法律法規(guī)給予保障。人事部門和其他部門的領(lǐng)導(dǎo)，要提升檔案法律意識，引導(dǎo)員工詳細閱讀《檔案法》等相關(guān)的法規(guī)文件，增強人事檔案管理的法律意識，要結(jié)合政策的改革發(fā)展來明確人事檔案管理工作的需求，并進行工作發(fā)展的規(guī)劃，完善人事檔案管理工作的相關(guān)規(guī)則制度，使檔案管理工作有法可依、有章可循。

4 結(jié)束語

基于科學(xué)經(jīng)濟水平的健康發(fā)展，信息化技術(shù)的應(yīng)用使得事業(yè)單位在對各類人事檔案信息資源的文化建設(shè)和管理措施越來越完善，利用先進技術(shù)來建立對應(yīng)的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，一方面可以有效增強人事檔案管理的功能性，另一方面有利于推動事業(yè)單位人事檔案信息化結(jié)構(gòu)的優(yōu)化以及事業(yè)單位之間檔案信息資源的整合。因此，應(yīng)用新技術(shù)建設(shè)檔案管理數(shù)據(jù)庫，可提升事業(yè)單位人事檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)水平?？偟膩碚f，在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下完善人事檔案管理，目的是為了有效利用和管理檔案信息資源，推動事業(yè)單位的發(fā)展，為國家發(fā)展提供更好的價值。

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