職業(yè)教育檔案管理工作策略分析

王海峰

摘 要：隨著新時(shí)期發(fā)展，為了不斷提高職業(yè)教育檔案管理水平，要重視結(jié)合工作實(shí)際，有效的進(jìn)行管理實(shí)踐，從而才能充分結(jié)合有效的管理模式，進(jìn)一步落實(shí)管理工作，以不斷提高職業(yè)教育檔案管理水平，希望通過實(shí)踐分析，能夠?yàn)橄嚓P(guān)工作人員提供有效參考。

關(guān)鍵詞：職業(yè)教育;檔案管理;策略分析

為了不斷完善職業(yè)教育工作，需要提高對于檔案管理的認(rèn)識，在有效的開展職業(yè)教育檔案管理工作過程，要提高對于職業(yè)教育檔案管理的認(rèn)識，以此才能有效的運(yùn)用完善的管理方式，進(jìn)一步加強(qiáng)管理水平，從而為職業(yè)教育檔案管理工作提供有效保證，下面進(jìn)行具體分析。

1 職業(yè)教育檔案管理的重要意義

各類檔案的歸集整理工作在職業(yè)院校整體工作中具有較大的比重，這部分工作所體現(xiàn)出的價(jià)值和意義較為深遠(yuǎn)，對各類教學(xué)、科研、榮譽(yù)等歷史文件材料的系統(tǒng)整理不僅可以大力促進(jìn)職業(yè)教育的整體發(fā)展，還能從基礎(chǔ)工作層面提升對文檔綜合管理工作的質(zhì)效，因此當(dāng)前的職業(yè)教育機(jī)構(gòu)應(yīng)高度重視對歷史遺留文檔的管理工作，并應(yīng)用較為先進(jìn)的理念和方式對各類檔案進(jìn)行有序而系統(tǒng)的管理。從目前的職業(yè)教育機(jī)構(gòu)的檔案內(nèi)容來看，大致可以將現(xiàn)存檔案歸為下列幾類：一是關(guān)于日常的教學(xué)材料;二是基于教學(xué)活動的科研項(xiàng)目的記載材料;三是教育機(jī)構(gòu)的各層級人員檔案及相應(yīng)的獎懲記錄;四是與教育教學(xué)相關(guān)的其他材料。可見，職業(yè)教育機(jī)構(gòu)的檔案管理內(nèi)容較為龐雜，涉獵范圍廣泛，整理任務(wù)艱巨，必須采取較為專業(yè)、系統(tǒng)的管理方式對其進(jìn)行有效的整理備案，否則將影響到教學(xué)質(zhì)量及學(xué)校的長遠(yuǎn)發(fā)展。職業(yè)院校需建立相應(yīng)的管理系統(tǒng)及制度規(guī)范，以標(biāo)準(zhǔn)化的制度規(guī)范歷史文件的整理行為，并增強(qiáng)信息科技在檔案整理工作中的參與力度，運(yùn)用科學(xué)手段提升本機(jī)構(gòu)對日常檔案的管理水平。

2 職業(yè)教育檔案管理創(chuàng)新的具體措施

通過對職業(yè)教育檔案管理的重要意義的分析，進(jìn)一步提高了職業(yè)教育檔案管理的認(rèn)識，為了有效的進(jìn)行管理，需要重視結(jié)合實(shí)際，有針對性的制定更加完善的管理模式，從而才能有效的提高管理質(zhì)量，下面結(jié)合工作實(shí)際，有效的分析具體的管理措施。

2.1 對職業(yè)教育檔案管理思路進(jìn)行創(chuàng)新

從目前職業(yè)教育機(jī)構(gòu)的檔案管理成效來看，大多院校對檔案的管理只停留在保存階段，認(rèn)為檔案管理工作的重心便是保存文件信息，對檔案的進(jìn)一步歸類整理、查詢使用職能應(yīng)用率不高，因此檔案管理水平一直處于基礎(chǔ)階段。對此，職業(yè)院校應(yīng)徹底轉(zhuǎn)變對檔案管理工作的定位和認(rèn)識，除了有效管理和保存以外，還需加大使用檔案歸集整理和后期查詢的職能，讓檔案管理工作真正發(fā)揮自身價(jià)值，幫助學(xué)校形成一套具有較強(qiáng)系統(tǒng)性的統(tǒng)計(jì)文檔的模式。良好的文檔管理可以作為該院校的歷史發(fā)展縮影，通過檔案記載便能夠清晰了解該院校的教學(xué)、科研發(fā)展?fàn)顩r及教育人員、學(xué)生的素質(zhì)水平，同時(shí)可從歷史檔案中提取有效的信息，以指導(dǎo)當(dāng)前的教學(xué)實(shí)踐活動。因此檔案管理同樣具有服務(wù)教學(xué)和推動機(jī)構(gòu)發(fā)展的職能。

2.2 對職業(yè)教育檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新

檔案管理的理念和方式的科學(xué)性決定了對其管理的效果水平。因此相關(guān)工作人員需科學(xué)探索有效方式，來實(shí)現(xiàn)對檔案的高質(zhì)量保存和整理。建立科學(xué)、實(shí)用的工作制度是進(jìn)一步規(guī)范管理行為的前提，按照制度執(zhí)行管理操作，可以切實(shí)保障檔案管理的最優(yōu)效果，同時(shí)在檔案查閱、檢索過程中，也需根據(jù)實(shí)際情況盡量減少不必要的環(huán)節(jié)和要求，以便捷為本，高效發(fā)揮檔案的價(jià)值和作用。檔案整理和保存的最終價(jià)值是為了向日后的查詢行為提供文字和數(shù)據(jù)依據(jù)，其服務(wù)功能是進(jìn)行檔案管理的核心。若想將文檔整理工作的核心職能發(fā)揮至最優(yōu)，則需對現(xiàn)存的檔案內(nèi)容進(jìn)行有序整理和區(qū)分，提高檔案歸集的系統(tǒng)性，將信息手段應(yīng)用到檔案管理工作中，用數(shù)字化的編碼方式將不同類別檔案進(jìn)行編碼整理，這樣在查詢時(shí)便能夠有效縮短不必要的時(shí)間浪費(fèi)，檢索人可以依據(jù)一定的線索進(jìn)行方向明確的查詢，提高信息獲取的速度。在管理工作中，也應(yīng)加大信息處理技術(shù)的應(yīng)用力度，將各類檔案信息及目錄以電子文檔形式保存在系統(tǒng)中，一旦需要檢索查詢，便可以通過系統(tǒng)快速獲得所需的信息，充分顯現(xiàn)其服務(wù)特性。

2.3 重視檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)

從業(yè)者整體能力的提高，是推動文檔管理工作有序改善的重要方面。制度與模式的執(zhí)行、應(yīng)用都要依賴于人員的專業(yè)素養(yǎng)。因此對職業(yè)人員的能力與素質(zhì)培養(yǎng)不可或缺。尤其是職業(yè)教育的檔案管理工作更具特殊性，相較于一般檔案管理工作來說，更應(yīng)接受系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，以提高從業(yè)人員的職業(yè)技能。與此同時(shí)，從職業(yè)道德和理念層面，也應(yīng)有所轉(zhuǎn)變，強(qiáng)調(diào)檔案管理的核心職能為服務(wù)，增加檔案查閱的高效體驗(yàn)感。與此同時(shí)，為了提高與管理設(shè)備和技術(shù)的匹配性，相關(guān)從業(yè)人員還應(yīng)相對提高系統(tǒng)的應(yīng)用能力和設(shè)備的操作水平，只有從業(yè)人員熟練掌握并使用設(shè)備和系統(tǒng)對檔案信息進(jìn)行管理，才能從根本上提高檔案管理水平。讓適當(dāng)?shù)娜藛T從事與能力相匹配的工作崗位，并定期參加職業(yè)技能學(xué)習(xí)，豐富從業(yè)經(jīng)驗(yàn)，提高職業(yè)能力，從每個(gè)人的自身出發(fā)合力推動整體工作水平的提升。

2.4 促進(jìn)職業(yè)教育檔案信息資源的開發(fā)利用

新時(shí)期，為了提高職業(yè)教育檔案管理水平，要重視合理的開發(fā)與利用，從實(shí)際分析，衡量文檔整體管理水平和效果的一貫標(biāo)準(zhǔn)，是其對檔案的保存、處理等方面的效果，而檔案管理所應(yīng)表現(xiàn)出的查詢、服務(wù)職能尚未被有效開發(fā)和使用。職業(yè)教育檔案所記載的都是分布于各行業(yè)、各領(lǐng)域的職員，其職業(yè)教育經(jīng)歷、職業(yè)素質(zhì)都會體現(xiàn)在個(gè)人檔案中，因此職業(yè)教育的檔案對在職人員在本行業(yè)的提升相當(dāng)關(guān)鍵。若想有效利用檔案信息，一方面從職業(yè)院校的需求出發(fā)，明確檔案管理工作的職能和發(fā)展方向，細(xì)化工作目標(biāo)和方式，通過先進(jìn)的管理方式將現(xiàn)存的檔案材料進(jìn)行歸類整理，用以今后的查閱和檢索;同時(shí)，還要改變被動存儲的工作狀態(tài)，主動搜集和歸納相關(guān)檔案材料，盡量減少檔案信息的覆蓋死角，讓檔案儲備完善化、細(xì)致化。相關(guān)的單位也應(yīng)重視發(fā)展檔案信息的職能，充分基于檔案信息優(yōu)化資源配置，讓管理工作有據(jù)可依，依據(jù)切實(shí)的信息資源合理規(guī)劃人員和教育資源，推動整體文檔處理工作向縱深邁進(jìn)。

3 結(jié)束語

總之，隨著新時(shí)期發(fā)展，為了保證職業(yè)教育檔案管理質(zhì)量，要采取科學(xué)的管理手段，不斷提高管理認(rèn)識，從而才能為職業(yè)教育檔案管理工作開展提供有效保證。希望通過以上研究，能夠不斷提高職業(yè)教育檔案管理效率。

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