基于財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的高校固定資產(chǎn)管理
——以Q大學(xué)為例

文/陳曉琳 王先鹿，青島理工大學(xué)

1 引言

固定資產(chǎn)作為保障高校日常教學(xué)及管理活動(dòng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的物質(zhì)基礎(chǔ)，是高校發(fā)展的重要資源。近年來，隨著高校多城市、多校區(qū)辦學(xué)模式的流行，不僅占有使用了大量的高校資產(chǎn)資源，也加大了高校資產(chǎn)管理的難度，管理中的弊端日益顯現(xiàn)，難以適應(yīng)高校改革突飛猛進(jìn)的步伐。財(cái)務(wù)共享服務(wù)的興起，在國內(nèi)外大型企業(yè)中取得了較好的應(yīng)用，這也為高校資產(chǎn)管理變革開辟了一種全新的思路，本文將以Q大學(xué)為例，探討財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在高校固定資產(chǎn)管理中的流程設(shè)計(jì)及應(yīng)用。

2 高校固定資產(chǎn)的范圍

總的來說，高校的固定資產(chǎn)大體劃分為五類，第一類是房屋建筑物，主要包括教學(xué)樓、實(shí)驗(yàn)室、宿舍樓、圖書館、體育館、職工家屬樓等等；第二類是指相應(yīng)的輔助設(shè)備，如教室配備的多媒體設(shè)施、桌椅，吊扇，宿舍的書桌、床柜，辦公室及圖書館的空調(diào)、桌椅等日常辦公及學(xué)習(xí)生活設(shè)備；第三類是指專用設(shè)備，主要是指實(shí)驗(yàn)室專用的器材、電腦等設(shè)備及體育館專用的健身器械等等；第四類是指書籍文獻(xiàn)檔案資料，包括圖書館的藏書、檔案室的各種文獻(xiàn)資料等等，第五類是指除此之外的其他固定資產(chǎn)。

3 高校固定資產(chǎn)管理的目的及原則

高校固定資產(chǎn)屬于國有資產(chǎn)，是保證教學(xué)、科研、生產(chǎn)、行政管理、后勤服務(wù)等各項(xiàng)事業(yè)順利進(jìn)行的重要物質(zhì)條件，是衡量高校辦學(xué)規(guī)模與辦學(xué)質(zhì)量的重要條件。管理和使用好固定資產(chǎn)是節(jié)約教育經(jīng)費(fèi)、增強(qiáng)辦學(xué)能力、提高科研教學(xué)能力的重要環(huán)節(jié)，也是適應(yīng)高校規(guī)模擴(kuò)張、推進(jìn)高?！半p一流”建設(shè)的重要保證。

高校固定資產(chǎn)的管理一般包括資產(chǎn)的采購、驗(yàn)收入庫、登記造冊(cè)、領(lǐng)用及借用、損失賠償、報(bào)廢、盤點(diǎn)清查等環(huán)節(jié)，有效管理的目的是為了明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，防止資產(chǎn)流失，保證國有資產(chǎn)的完整性和安全性；是為了提高資產(chǎn)的利用率和使用效率，為高?？蒲小⒔虒W(xué)、生活等的發(fā)展服務(wù)，推動(dòng)高校的迅速發(fā)展。

在高校固定資產(chǎn)的管理和使用中，要堅(jiān)持落實(shí)“學(xué)校統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，歸口分級(jí)管理，統(tǒng)一合理調(diào)配，供、管、用相結(jié)合，發(fā)揮物盡其用”的原則。

4 當(dāng)前高校固定資產(chǎn)管理的現(xiàn)狀—以Q大學(xué)為例

4.1 Q大學(xué)的概況

Q大學(xué)是一所以工為主，理工結(jié)合，土木建筑、機(jī)械制造、環(huán)境能源學(xué)科特色鮮明，理、工、經(jīng)、管、文、法、藝多學(xué)科協(xié)調(diào)發(fā)展，科學(xué)教育與人文教育相結(jié)合的多科性大學(xué)。

學(xué)校目前呈現(xiàn)“兩岸、三地、四校區(qū)”的辦學(xué)模式。兩岸是因?yàn)樵谝粋€(gè)城市隔海兩岸都有校區(qū)，總部在中心區(qū)，隔岸有兩個(gè)校區(qū)，相距大約5公里；三地是指在本市兩個(gè)不同城區(qū)及異地城市共三處地方建有校區(qū)；四校區(qū)是指除本部城市三個(gè)校區(qū)外，在異地還建有一個(gè)校區(qū)，共四處校區(qū)。

4.2 Q大學(xué)固定資產(chǎn)管理存在的問題及建議

4.2.1 管理意識(shí)淡薄、缺乏健全的管理制度

在公立高校，大部分高校資產(chǎn)是國家投入、歸國家所有，高校無償使用，也沒有明確的資產(chǎn)經(jīng)濟(jì)效益責(zé)任，因此，高校內(nèi)部普遍存在“重現(xiàn)金、輕實(shí)物”、“重投入，輕管理”的傾向意識(shí)。同時(shí)，也普遍存在管理制度不健全的問題，缺乏詳細(xì)、具體可操作的資產(chǎn)管理內(nèi)容。

建議高校管理層要提高認(rèn)識(shí)，將資產(chǎn)管理作為一項(xiàng)重要內(nèi)容列入工作目標(biāo)，健全完善現(xiàn)有規(guī)章制度，重視資產(chǎn)管理工作，把制度和規(guī)定落實(shí)到實(shí)處。首先，建立資產(chǎn)管理的責(zé)任制，增強(qiáng)各部門相關(guān)管理人員的責(zé)任意識(shí)，明確區(qū)分、規(guī)范管理職責(zé)和范圍；其次，加強(qiáng)各個(gè)環(huán)節(jié)制度建設(shè)、健全基礎(chǔ)工作，使固定資產(chǎn)管理制度制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、規(guī)范化；最后，加強(qiáng)監(jiān)督管理機(jī)制，對(duì)資產(chǎn)的購置、使用、報(bào)廢等環(huán)節(jié)加大監(jiān)督力度，對(duì)管理人員的工作進(jìn)行績效考核與評(píng)價(jià)。

4.2.2 資產(chǎn)流失嚴(yán)重、使用效率低、賬實(shí)不符

在Q大學(xué)，固定資產(chǎn)的財(cái)務(wù)賬歸財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)，固定資產(chǎn)的臺(tái)賬歸資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)，而實(shí)物資產(chǎn)確由各實(shí)際使用部門管理使用，同時(shí)“兩岸、三地、四校區(qū)”的辦學(xué)模式使得職能部門重復(fù)設(shè)置，也不利于資產(chǎn)的統(tǒng)一調(diào)撥、管理。多頭管理的模式使得各部門缺乏有效及時(shí)的溝通，當(dāng)發(fā)生采購、報(bào)廢、毀損、失竊、調(diào)撥等業(yè)務(wù)時(shí)，可能出現(xiàn)入賬或核銷不及時(shí)，造成賬實(shí)不符的情形，也會(huì)使各部門申請(qǐng)購置資產(chǎn)時(shí)僅考慮局部需求，大量重復(fù)購置資產(chǎn)，造成資產(chǎn)的浪費(fèi)，使用效率也不高，久而久之，容易導(dǎo)致國家資產(chǎn)的流失，不利于國家資產(chǎn)的完整性和安全性。

針對(duì)上述問題，仍需從規(guī)章制度層面上來加強(qiáng)防范，但賬物分管、物第三方使用是現(xiàn)實(shí)情況，勢(shì)必會(huì)造成資產(chǎn)流失、重復(fù)購置、使用效率低及賬實(shí)不符等問題，僅靠制度不足以解決上述問題，因此需要從業(yè)務(wù)層面入手，對(duì)業(yè)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行管控，這就可以利用當(dāng)前企業(yè)中流行的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心模式，它能夠解決及時(shí)有效提供信息、加工信息、分析信息和提供決策的問題。

5 財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在Q大學(xué)固定資產(chǎn)管理中的的設(shè)計(jì)應(yīng)用

5.1 財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的定義

“共享”原本是信息技術(shù)的專業(yè)術(shù)語，隨著共享服務(wù)中心的出現(xiàn)，“共享服務(wù)” 變成了一種嶄新的管理模式，它是一種將分散、重復(fù)的基本業(yè)務(wù)從整體的各成員中抽離出來，集中到一個(gè)財(cái)務(wù)共享的統(tǒng)一組織平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)整體標(biāo)準(zhǔn)化、高效化、低成本的服務(wù)模式。

5.2 構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的適用條件

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的構(gòu)建需要考慮當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)環(huán)境、社會(huì)平均成本、配套設(shè)施、信息化水平、政策法規(guī)、人力資源、交通及通訊、文化等等因素。

目前，Q大學(xué)主要分為主城區(qū)、新區(qū)校區(qū)、某縣校區(qū)。主城校區(qū)靠近市中心繁華地段，當(dāng)?shù)亟煌ū憷?、?jīng)濟(jì)水平高、配套設(shè)施齊全，但地價(jià)成本高；某縣校區(qū)雖然地價(jià)較之便宜，建設(shè)成本低，但是當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)水平發(fā)展水平，工資不高，難以吸引、留住技術(shù)人才；而新區(qū)校區(qū)，經(jīng)濟(jì)發(fā)展勢(shì)頭足，眾多優(yōu)惠政策利于引進(jìn)高科技人才，地鐵等的修建使得當(dāng)?shù)亟煌ㄏ鄬?duì)便利，地價(jià)成本雖較之縣校區(qū)略高但相對(duì)主城區(qū)校區(qū)還是低，當(dāng)?shù)馗咝１姸?，文化學(xué)術(shù)氛圍濃厚，綜合考慮，在新區(qū)校區(qū)建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心最為合適。

5.3 整體服務(wù)架構(gòu)

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心構(gòu)建，以“綜合財(cái)務(wù)管理平臺(tái)+流程審批管理平臺(tái)+數(shù)據(jù)傳輸共享平臺(tái)”為主線，連接ERP系統(tǒng)、影像管理系統(tǒng)、銀企直聯(lián)系統(tǒng)等，搭建了一套完整的業(yè)務(wù)及財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)的信息化系統(tǒng)。其中，ERP系統(tǒng)主要是指財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，包括應(yīng)收賬款模塊、應(yīng)付賬款模塊、資產(chǎn)管理模塊、總賬模塊等。

針對(duì)其中的資產(chǎn)管理模塊，可以將固定資產(chǎn)管理模塊自上而下分為具體的六大層次，第一層是基礎(chǔ)設(shè)施層，這是共享服務(wù)平臺(tái)搭建的基礎(chǔ)，它包括網(wǎng)絡(luò)、存儲(chǔ)器、智能終端、服務(wù)器等等；第二層是業(yè)務(wù)層，具體包括采購管理、資產(chǎn)日常管理、資產(chǎn)報(bào)廢管理、資產(chǎn)調(diào)撥管理業(yè)務(wù)等，第三層是數(shù)據(jù)層，主要是完成對(duì)數(shù)據(jù)的收集及傳輸，具體包括資產(chǎn)的采購、管理、報(bào)廢、調(diào)撥等；第四層是服務(wù)層，它不僅是對(duì)數(shù)據(jù)層傳輸?shù)臄?shù)據(jù)信息進(jìn)行整合、處理、利用，也包括對(duì)用戶的注冊(cè)及身份、權(quán)限等的統(tǒng)一管理；第五層是應(yīng)用層，通過對(duì)上一層整合處理的數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)、系統(tǒng)的分析，進(jìn)而為管理者的決策提供參考；第六層是用戶層，這是共享平臺(tái)與外界用戶進(jìn)行信息交互的門戶，各部門或個(gè)人可以登錄系統(tǒng)進(jìn)行采購、調(diào)撥、維護(hù)等申報(bào)及信息的追蹤查詢。

5.4 具體流程設(shè)計(jì)

5.4.1 確定采購計(jì)劃及購置申請(qǐng)

首先，申請(qǐng)人確定具體采購計(jì)劃，登陸管理平臺(tái)填報(bào)固定資產(chǎn)購置申請(qǐng)；分管部門領(lǐng)導(dǎo)收到申請(qǐng)后，基于共享服務(wù)中心獲取有關(guān)經(jīng)費(fèi)來源、預(yù)算金額、申報(bào)部門實(shí)際需求、固定資產(chǎn)歷史使用情況、學(xué)校招投標(biāo)管理辦法和政府采購的相應(yīng)政策等數(shù)據(jù)，參考系統(tǒng)對(duì)項(xiàng)目可行性做出的分析建議，在線對(duì)采購方式進(jìn)行審批；若確定為政府采購方式，本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批后仍需提請(qǐng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)政府采購預(yù)算。

5.4.2 確定供應(yīng)商，簽訂采購合同

若為零星采購方式，采購部門通過財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心了解供應(yīng)商的相關(guān)產(chǎn)品材質(zhì)、價(jià)格等具體信息，按照貨比三家的原則，對(duì)有意向的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)；若為政府采購，需確定招標(biāo)相關(guān)細(xì)節(jié)，通過信息平臺(tái)對(duì)外發(fā)布招標(biāo)信息，確定供應(yīng)商。在共享服務(wù)平臺(tái)草擬電子合同，附詢價(jià)記錄及市場(chǎng)考察材料或中標(biāo)通知書等，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)、審計(jì)處領(lǐng)導(dǎo)或招標(biāo)代理公司審核簽字。審批通過后，專網(wǎng)打印并正式簽訂采購合同，通過影像管理系統(tǒng)對(duì)合同進(jìn)行掃描上傳至共享服務(wù)平臺(tái)。

5.4.3 驗(yàn)收并辦理入庫

到貨驗(yàn)收無誤后，通過影像管理系統(tǒng)及時(shí)掃描傳輸驗(yàn)收單及相關(guān)產(chǎn)品證明資料，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心接收數(shù)據(jù)后，及時(shí)更新調(diào)整固定資產(chǎn)相關(guān)數(shù)據(jù)庫，實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)調(diào)整決策信息。

5.4.4 發(fā)票報(bào)銷

相關(guān)負(fù)責(zé)人及時(shí)將發(fā)票等單據(jù)掃描上傳至財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)，并及時(shí)提起報(bào)銷流程審批。

6 結(jié)論

隨著高校的迅速發(fā)展，使得作為常規(guī)性工作的高校固定資產(chǎn)管理變得更為重要。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心模式的應(yīng)用有效地解決了高校普遍存在的資產(chǎn)重復(fù)購置、多頭管理導(dǎo)致的入賬或核銷不及時(shí)、資產(chǎn)流失浪費(fèi)等問題，將固定資產(chǎn)管理的所有數(shù)據(jù)集中到一個(gè)統(tǒng)一的平臺(tái)，對(duì)這些數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)的整合、處理、利用，及時(shí)對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)控，利于優(yōu)化和控制資產(chǎn)配置，提高資產(chǎn)使用效益。