現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化與完善解析

文/王曉偉，中國(guó)人民大學(xué)

所謂辦公室管理工作，在現(xiàn)代企業(yè)當(dāng)中具有極為關(guān)鍵的作用，好的辦公室管理工作，不但有助于其管理人員作出正確的決策，并且能讓企業(yè)管理實(shí)現(xiàn)對(duì)各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)施把握，維護(hù)企業(yè)正常的運(yùn)營(yíng)以及經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，推動(dòng)企業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展，現(xiàn)代市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日愈激烈，對(duì)辦公室管理工作進(jìn)行有效的完善和優(yōu)化，是現(xiàn)代推動(dòng)企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展的關(guān)鍵方式。

1 現(xiàn)代企業(yè)實(shí)施辦公室管理相關(guān)工作的關(guān)鍵意義

1.1 當(dāng)代企業(yè)施行辦公室管理可提供具有較強(qiáng)綜合性與全民性的信息資源

在辦公室管理當(dāng)中，基于其相關(guān)要求，所搜集并且整理出的信息資源較為全面，這種信息資源具有以下作用：其一是有助于相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)作出正確的決策內(nèi)容，確保現(xiàn)代企業(yè)的健康運(yùn)營(yíng)。其二，在實(shí)際的調(diào)查活動(dòng)中，對(duì)信息資源內(nèi)容的綜合搜集是極為關(guān)鍵的，現(xiàn)代辦公室監(jiān)管工作能很好地實(shí)現(xiàn)這個(gè)職能，確保能夠及時(shí)而高效地完成調(diào)查工作，并且規(guī)避較大規(guī)模的調(diào)查工作會(huì)導(dǎo)致企業(yè)職工作效率、能力等連續(xù)降低的情況產(chǎn)生。其三，在起草有關(guān)文件內(nèi)容或者信函的時(shí)候，綜合而全面的信息資源是極為關(guān)鍵的。因此，為了更有效地提升企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)所獲得的收益，分析并探究現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的關(guān)鍵作用，這是極為重要的，其在很大程度上能夠促進(jìn)現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的完善與優(yōu)化，帶動(dòng)現(xiàn)代企業(yè)環(huán)境的健康發(fā)展。

1.2 當(dāng)代企業(yè)辦公室的管理工作中可強(qiáng)化各部門(mén)之間的交流與溝通

辦公室管理工作中，企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門(mén)間的交流與溝通是極為關(guān)鍵的，其可推動(dòng)企業(yè)工作人員之間的交流，有助于實(shí)際工作中相互之間的交流與聯(lián)系，對(duì)實(shí)際工作中的各項(xiàng)舉措、規(guī)定以及決策內(nèi)容進(jìn)行有效的傳達(dá)。實(shí)施辦公室管理的工作過(guò)程中，對(duì)待很多問(wèn)題的時(shí)候不但要起到上傳下達(dá)的功能，更要對(duì)工作過(guò)程進(jìn)行實(shí)際疏通。當(dāng)前，很多企業(yè)中的辦公室處在較為中等的地位，提出對(duì)策與實(shí)際實(shí)施過(guò)程中，辦公室在持續(xù)進(jìn)行溝通，了解各部門(mén)、層面上的情況之后，將其整理起來(lái)上交給領(lǐng)導(dǎo)人員，繼而確保企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)能夠做出符合本企業(yè)未來(lái)發(fā)展的決策。在決策的實(shí)際落實(shí)中，這個(gè)企業(yè)的辦公室工作者一定要發(fā)揮出積極作用，對(duì)各個(gè)部門(mén)、各方層面予以有效的配合，輔助這一決策的貫徹落實(shí)，提升企業(yè)實(shí)際工作的成效，推動(dòng)企業(yè)健康、持續(xù)的發(fā)展。

2 現(xiàn)代企業(yè)施行辦公室管理舉措時(shí)產(chǎn)生的問(wèn)題

2.1 管理工作實(shí)際落實(shí)的相關(guān)制度不夠規(guī)范

伴隨市場(chǎng)的不斷擴(kuò)張，在快速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，為了提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，很多企業(yè)陸續(xù)出臺(tái)很多舉措，目的是為了進(jìn)行生產(chǎn)擴(kuò)大化，并且提升實(shí)際工作的工作效率。比如，有些企業(yè)通過(guò)引進(jìn)大型先進(jìn)設(shè)備來(lái)提升生產(chǎn)率，有些企業(yè)通過(guò)增加工人數(shù)量來(lái)提升生產(chǎn)效率，這都是企業(yè)實(shí)際發(fā)展中使用的決策手段，可是，很多企業(yè)在實(shí)際決策中，辦公室管理活動(dòng)所使用的還是傳統(tǒng)制度，鑒于此，導(dǎo)致現(xiàn)代企業(yè)實(shí)施辦公室管理的過(guò)程中產(chǎn)生很多問(wèn)題。比如，擴(kuò)大生產(chǎn)規(guī)模之后產(chǎn)生新的問(wèn)題，可是辦公室管理工作依然因?yàn)槲磳?shí)行規(guī)范化管理制度而無(wú)法實(shí)現(xiàn)有效管理，導(dǎo)致拉低了辦公管理的能力與效率，相關(guān)問(wèn)題得不懂有效的解決，對(duì)企業(yè)形象產(chǎn)生嚴(yán)重不良的影響，并且還會(huì)導(dǎo)致企業(yè)管理工作中持續(xù)增加人力、物力方面的投入，導(dǎo)致這類(lèi)問(wèn)題的關(guān)鍵因素是因?yàn)橄嚓P(guān)管理制度條例等欠缺規(guī)范性。因此，現(xiàn)代企業(yè)一定要注重辦公室管理相關(guān)制度條例的制訂，及時(shí)進(jìn)行健全與優(yōu)化，促進(jìn)現(xiàn)代企業(yè)高效的運(yùn)營(yíng)與穩(wěn)定的發(fā)展那。

2.2 操作能力層面依然亟待提升

現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理活動(dòng)比其他管理工作更為復(fù)雜，因此需要相關(guān)工作者實(shí)際工作中投入更多的耐心與責(zé)任心，做好每項(xiàng)工作的同時(shí)更要確保工作內(nèi)容的正確性，因?yàn)槿绻麑?shí)際工作的某個(gè)步驟產(chǎn)生問(wèn)題，就極易導(dǎo)致整體出現(xiàn)失誤，而這種情況的發(fā)生，導(dǎo)致其他部門(mén)職工的工作無(wú)法得到認(rèn)同，領(lǐng)導(dǎo)也會(huì)對(duì)應(yīng)地進(jìn)行處罰，企業(yè)內(nèi)其他職工會(huì)產(chǎn)生抱怨情緒，造成辦公室職工產(chǎn)生很大程度上的消極心理，這種情況會(huì)對(duì)實(shí)際工作、工作效率產(chǎn)生不良影響，嚴(yán)重的會(huì)影響到實(shí)際工作的創(chuàng)新與落實(shí)。這種現(xiàn)象的產(chǎn)生，要求企業(yè)一定要及時(shí)進(jìn)行創(chuàng)新與改革，切實(shí)提升辦公室職工知識(shí)素養(yǎng)、以及良好的心理承受力，滿(mǎn)足現(xiàn)代企業(yè)實(shí)際發(fā)展過(guò)程中對(duì)辦公室管理活動(dòng)的要求，提升工作成效，推動(dòng)企業(yè)的良性發(fā)展。

2.3 相關(guān)管理理念還較為落后

在改革開(kāi)放之后，我國(guó)社會(huì)社會(huì)主義的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)獲得快速發(fā)展，外來(lái)的監(jiān)管模式與管理制度等對(duì)我國(guó)傳統(tǒng)的企業(yè)管理模式、制度等產(chǎn)生巨大沖擊，在其實(shí)際發(fā)展過(guò)程中，企業(yè)認(rèn)知到管理工作中隱藏的問(wèn)題與在某個(gè)層面上的管理漏洞，對(duì)先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行有效的學(xué)習(xí)與吸收之后，企業(yè)管理制度、模式等獲得有效的改善，現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作獲得有效發(fā)展，可是，這樣的變化并未實(shí)現(xiàn)企業(yè)未來(lái)的健康、持續(xù)發(fā)展，由于企業(yè)在進(jìn)行創(chuàng)新改革的時(shí)候，還沿承傳統(tǒng)、陳舊的管理理念，思想層面上并未進(jìn)行有效的革新，雖然進(jìn)行了有效的學(xué)習(xí)，可是卻只流于形式，未進(jìn)行深入的探究活動(dòng)，也沒(méi)有認(rèn)知到傳統(tǒng)管理理念中的漏洞到底處在何處，持續(xù)下去導(dǎo)致企業(yè)管理的相關(guān)制度無(wú)法進(jìn)行有效落實(shí)，而且，傳統(tǒng)管理的理念無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的生產(chǎn)、發(fā)展節(jié)奏，傳統(tǒng)而落后的辦公室管理理念，無(wú)法適用于現(xiàn)代企業(yè)的生產(chǎn)、發(fā)展需求，傳統(tǒng)辦公室管理工作的相關(guān)理念導(dǎo)致相關(guān)工作無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的生產(chǎn)要求，難以促進(jìn)企業(yè)健康、持續(xù)、穩(wěn)定的生產(chǎn)與運(yùn)營(yíng)。

3 帶動(dòng)辦公室管理相關(guān)工作實(shí)現(xiàn)發(fā)展的有效策略

3.1 使用有效方式來(lái)提升辦公室管理職工的綜合素養(yǎng)

現(xiàn)代企業(yè)中，為了切實(shí)規(guī)避辦公室管理職工無(wú)法勝任相關(guān)工作，就一定要使用有效的方式來(lái)提升其綜合素養(yǎng)以及專(zhuān)業(yè)能力，讓辦公室職工具備全面而優(yōu)良的知識(shí)能力以及綜合素養(yǎng)，確保其相關(guān)工作能夠正常進(jìn)行的前提下，提升工作成效，符合現(xiàn)代企業(yè)實(shí)際生產(chǎn)中的工作要求，為企業(yè)節(jié)約更多資源的投入使用，在外部為企業(yè)創(chuàng)建良好的形象，推動(dòng)企業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。在這些層面上，作為現(xiàn)代企業(yè)，在使用對(duì)應(yīng)有效的措施之后，提升了辦公室職工的素質(zhì)、素養(yǎng)以及工作能力，鑒于此，可使用創(chuàng)建健全測(cè)評(píng)制度的方式來(lái)敦促職工不斷參與學(xué)習(xí)，在辦公室實(shí)際管理工作中，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者一定要對(duì)辦公室管理予以高度重視，選派優(yōu)秀職工去參與公費(fèi)學(xué)習(xí)與進(jìn)修等，這樣才能起到有效的示范作用，敦促辦公室職工積極地參與學(xué)習(xí)活動(dòng)。建立較為完善的獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)于那些工作認(rèn)真的職工一定要給予獎(jiǎng)勵(lì)，在工作中態(tài)度不端正，并且工作未完成的職工要進(jìn)行對(duì)應(yīng)的懲處，獎(jiǎng)懲制度一定要公平、公正，這樣才能使工作環(huán)境健康，氛圍積極而和諧，確保企業(yè)獲得良好的發(fā)展。

3.2 對(duì)管理制度進(jìn)行完善，創(chuàng)建科學(xué)、合理的辦公室管理機(jī)制

在時(shí)代的不斷發(fā)展中，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)也隨之進(jìn)步發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)一定要注重企業(yè)辦公室管理工作的相關(guān)制度，綜合其實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r，不斷完善相關(guān)管理體系，使其具備合理性，且能實(shí)現(xiàn)更高的工作效率以及規(guī)范化特征。健全的管理制度條例，科學(xué)化的管理體系，可使辦公室職工在實(shí)際工作中，有理可依有據(jù)可循，這能在很大程度上保證辦公室管理工作的規(guī)范化，確保信息資源溝通的及時(shí)有效。在應(yīng)對(duì)事務(wù)性工作的時(shí)候，一定要及時(shí)對(duì)其各個(gè)工作環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化，完善的管理制度條例，實(shí)現(xiàn)每個(gè)工作環(huán)節(jié)中都有相關(guān)制度的有效支持，使管理工作有據(jù)可循，倘若辦公室管理中產(chǎn)生冗員的狀況，一定要及時(shí)調(diào)整，并且貫徹責(zé)任制度的有效落實(shí)，將工作任務(wù)劃分到每個(gè)職工個(gè)人的頭上，規(guī)避推諉工作的產(chǎn)生，也避免出現(xiàn)推卸責(zé)任的現(xiàn)象，使工作內(nèi)容得以完成。比如，有些企業(yè)辦公室管理職工的人數(shù)極少，企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在實(shí)際考察之后，逐漸創(chuàng)建的靶向、結(jié)果的考核制度，且細(xì)化相關(guān)工作要實(shí)現(xiàn)的具體目標(biāo)，創(chuàng)建完善的監(jiān)管小組以及對(duì)應(yīng)有效的監(jiān)管制度，這樣雖然辦公室管理的工作量非常大，但是在實(shí)際監(jiān)管過(guò)程中，不會(huì)產(chǎn)生失誤，確保實(shí)際工作的效率與質(zhì)量。

3.3 基于以人為本的理念，提升相關(guān)工作者的協(xié)調(diào)能力

在現(xiàn)代企業(yè)的管理理念當(dāng)中，現(xiàn)代企業(yè)一定要對(duì)相關(guān)理念進(jìn)行及時(shí)有效的創(chuàng)新改革，這樣才能確保企業(yè)相關(guān)制度、管理模式等能始終敦促辦公室工作成效與質(zhì)量的不斷提升。在實(shí)際工作中，一定要?jiǎng)?chuàng)新并且革新傳統(tǒng)而落后的管理理念，明確企業(yè)當(dāng)中以人為本的工作理念，認(rèn)真聽(tīng)取現(xiàn)代企業(yè)中相關(guān)工作者、管理工作者的意見(jiàn)與建議，對(duì)企業(yè)相關(guān)工作進(jìn)行深入的了解，并且進(jìn)行有效的革新。在實(shí)際管理工作中要使用柔性管理的方式，使辦公室職工能夠自主積極地維護(hù)企業(yè)形象以及企業(yè)的相關(guān)制度條例，在實(shí)際施行企業(yè)管理工作的時(shí)候，要集聚企業(yè)所有職工的力量，使現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部的相關(guān)制度以及管理模式獲得有效提升，確保最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部辦公室管理相關(guān)工作任務(wù)的優(yōu)化以及完善，在此基礎(chǔ)之上，切實(shí)提升企業(yè)職工的工作能力，并且激發(fā)職工參與相關(guān)工作的積極性，最終實(shí)現(xiàn)推動(dòng)企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展的目的。