煤炭企業(yè)人事檔案管理工作的問題和對策探討

李雪

華亭煤業(yè)集團(tuán)公司東峽煤礦人力資源科 甘肅華亭 744100

隨著我國經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，市場競爭日益激烈，人力資源管理是煤炭企業(yè)管理的重要組成部分，決定著煤炭企業(yè)的前途命運(yùn)。然而，煤炭企業(yè)的競爭歸根到底是人才的競爭，加強(qiáng)煤炭企業(yè)人力資源管理是促進(jìn)煤炭企業(yè)健康、可持續(xù)發(fā)展的重要保障。人事檔案真實(shí)地記錄著各類人才的學(xué)歷、政治面貌、個人簡歷、職務(wù)晉升等信息，反映著煤炭企業(yè)員工的綜合素質(zhì)，對于選拔與培養(yǎng)優(yōu)秀的煤炭企業(yè)管理人才具有十分重要的意義。因此，本人從煤炭企業(yè)人事檔案管理中存在的問題著手，就如何創(chuàng)新煤炭企業(yè)人事檔案管理，更好適應(yīng)煤炭企業(yè)管理要求、服務(wù)煤炭企業(yè)發(fā)展，提幾點(diǎn)建議和措施。

1 煤炭企業(yè)人事檔案管理工作存在的問題

1.1 煤炭企業(yè)人事檔案管理工作意識不強(qiáng)

目前，部分煤炭企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)沒有充分認(rèn)識到人事檔案管理的重要性，檔案管理人員更換頻繁，甚至沒有專門人員管理檔案，導(dǎo)致人事檔案管理工作混亂，出現(xiàn)了很多疏漏。比如：有的煤炭企業(yè)發(fā)生了員工出生年月、參加工作時間、工作調(diào)動等檔案信息填寫錯誤，檔案損毀或遺失現(xiàn)象。嚴(yán)重影響了煤炭企業(yè)職工的工資、福利、工齡接續(xù)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)退休手續(xù)等諸多事宜[1]。有些檔案工作人員責(zé)任意識不強(qiáng)，對于檔案重要性的認(rèn)識比較淡薄，認(rèn)為只要不是自己的檔案，出現(xiàn)點(diǎn)差錯無關(guān)緊要，在檔案管理過程中粗心大意、漫不經(jīng)心，在檔案信息錄入過程中丟三落四、產(chǎn)生了千奇百怪的錯誤，直接導(dǎo)致了煤炭企業(yè)人事檔案管理工作的質(zhì)量落后，利用效率低。

1.2 煤炭企業(yè)人事檔案管理制度不健全

隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，過去的人事管理工作制度很難適應(yīng)現(xiàn)代煤炭企業(yè)人力資源管理要求，可是，相當(dāng)一部分煤炭企業(yè)部門仍沿襲以往的檔案管理模式，導(dǎo)致人事檔案管理質(zhì)量低下。例如，有的煤炭企業(yè)管理體制落后，員工們責(zé)任不明確，管理制度不健全，導(dǎo)致了在開展人事檔案管理工作中出現(xiàn)問題無人負(fù)責(zé)，且不追究責(zé)任的現(xiàn)象[2]。

1.3 煤炭企業(yè)人事檔案管理方法和手段落后

目前，有些煤炭企業(yè)越來越重視人事檔案管理信息化建設(shè)，配備了計(jì)算機(jī)作為數(shù)據(jù)庫，用來存儲和簡單檢索，但是，缺乏懂檔案掌握數(shù)字化處理技術(shù)的專業(yè)管理人員，檔案信息量不足，實(shí)用性差，致使人事檔案管理滯后于人力資源管理。況且，還有大部分煤炭企業(yè)人事檔案管理工作仍處于只注重于利用，進(jìn)行簡單的收集、分類管理、利用等工作，采用手工操作為主，管理方法陳舊，效率低下，嚴(yán)重地阻礙了煤炭企業(yè)人事檔案管理水平的提高。

2 創(chuàng)新煤炭企業(yè)人事檔案管理的措施

2.1 增強(qiáng)煤炭企業(yè)人事檔案管理工作的意識

煤炭企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案管理工作是做好人事檔案管理工作的前提，只有領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識煤炭企業(yè)人事檔案管理的重要性，意識到人事檔案的價值，才能在人、財(cái)、物上對人事檔案工作給予必要的投入，才能使涉及人事檔案歸檔的部門積極支持配合這項(xiàng)工作，從而調(diào)動檔案管理人員的積極性，發(fā)揮其潛能，以提高其責(zé)任意識，更好地做好人事檔案歸檔材料的收集、鑒定、整理、利用等工作，另外，檔案管理人員及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作計(jì)劃、開展情況以及在人事檔案管理工作中遇到的問題、檔案利用效果等，領(lǐng)導(dǎo)才能對人事檔案工作有全面了解，把人事檔案工作列入工作議程。有計(jì)劃、有步驟、有考核地進(jìn)行，從而使人事檔案管理工作更加高效有序地開展[3]。

2.2 構(gòu)建完善的煤炭企業(yè)人事檔案管理制度

煤炭企業(yè)要建立完善的人力資源管理體系，就要走制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、合理化的道路，引入現(xiàn)代化的管理理念。要想使煤炭企業(yè)人事檔案管理工作更好地適應(yīng)煤炭企業(yè)發(fā)展要求，就要建立起一套完善的與煤炭企業(yè)管理相匹配的人事檔案管理制度。認(rèn)真執(zhí)行，明確人事檔案的部門職責(zé)和管理范圍，制定檔案收集、鑒定、整理、歸檔、管理和利用等流程，嚴(yán)格監(jiān)管。要想做到煤炭企業(yè)員工的人事檔案齊全完整，信息真實(shí)準(zhǔn)確，在職工錄用、調(diào)出、調(diào)入、職稱晉升、調(diào)整工資等過程中就要將相關(guān)材料收集齊全，鑒定準(zhǔn)確，整理、歸檔及時，完善煤炭企業(yè)員工人事檔案管理信息，內(nèi)容涵蓋個人學(xué)歷（簡歷）、家庭情況、社會關(guān)系、政治面貌、從事工種、技能培訓(xùn)、勞動合同、崗位變動、薪酬待遇、獎懲等[4]。

2.3 創(chuàng)新煤炭企業(yè)人事檔案管理的方法和手段

為了實(shí)現(xiàn)煤炭企業(yè)人事檔案信息資源共享，最大限度地發(fā)揮人事檔案管理的實(shí)用價值，不斷促進(jìn)煤炭企業(yè)人才合理流動、合理配置及使用，以防用人失察、用人失當(dāng)、用人失誤等情況發(fā)生，改善煤炭企業(yè)人事管理部門工作繁瑣、效率低下、不能為領(lǐng)導(dǎo)及時提供所需要的人力資源管理信息的現(xiàn)狀，為科學(xué)選拔人才、建立良好的用人機(jī)制提供可行性的參考依據(jù)，創(chuàng)新煤炭企業(yè)人事檔案管理方法和手段。應(yīng)用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，安裝先進(jìn)的軟硬件設(shè)備，通過數(shù)字化手段存儲信息，建立煤炭企業(yè)人事檔案數(shù)據(jù)庫及微機(jī)檢索系統(tǒng)，方便利用查詢，提高工作效率和人才信息的可靠程度，更有效而廣泛地在煤炭企業(yè)間實(shí)現(xiàn)人力資源共享，大大提高煤炭企業(yè)人事檔案的利用效率和服務(wù)水平[5]。

3 結(jié)語

綜上所述，對于煤炭企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展來講，加強(qiáng)人事檔案管理十分重要，其不但能夠保證人事檔案的實(shí)效性，還能提高煤炭企業(yè)整體工作效率。基于此，煤炭企業(yè)應(yīng)加大人事檔案管理創(chuàng)新力度，讓其存在的價值在煤炭企業(yè)日后發(fā)展中發(fā)揮出最大化。