如何提升建設(shè)工程檔案的完整性與規(guī)范性

馬登景 張淑萍

金川集團(tuán)工程建設(shè)有限公司 甘肅金昌 737100

1 建設(shè)工程檔案管理的含義

建設(shè)工程檔案指的是建設(shè)過程中形成的一種原始的、圖物相符的具有保存價(jià)值的真實(shí)記錄以及實(shí)際反映，還能夠?qū)ㄔO(shè)物、構(gòu)筑物以及地下管線敷設(shè)等建設(shè)活動(dòng)進(jìn)行有效的記載，主要包含有建設(shè)項(xiàng)目管理過程中所形成的各種檔案文件。建設(shè)工程檔案管理作為該工程項(xiàng)目管理工作中的重要環(huán)節(jié)，其管理水平的高低還會(huì)直接影響到該建設(shè)工程的施工質(zhì)量。因此說各建設(shè)企業(yè)還需要做好建設(shè)工程檔案的管理工作，來對(duì)該建設(shè)工程的順利施工提供一定的指導(dǎo)價(jià)值，對(duì)于該施工企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升也有著良好的促進(jìn)作用。

與此同時(shí)，建設(shè)工程檔案是對(duì)建設(shè)工程項(xiàng)目技術(shù)文件的匯總，是真實(shí)反映建設(shè)全過程的唯一依據(jù)性技術(shù)成果，不僅在城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)中起著重要的依據(jù)和憑證作用，還對(duì)建設(shè)工程后續(xù)的管理、維修以及建設(shè)工程技術(shù)交流、科學(xué)研究等方面起著重要作用。

2 建設(shè)工程檔案管理中存在的問題

2.1 缺乏檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的制度體系

項(xiàng)目工程檔案管理中，存在檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)制度體系的問題。檔案管理的相關(guān)制度規(guī)范，缺乏可操作性，檔案管理的程序不合理，缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的管理體系，檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)的時(shí)候缺乏制度標(biāo)準(zhǔn)，現(xiàn)有的制度也無法對(duì)檔案管理的實(shí)際工作進(jìn)行有效的指導(dǎo)，因此，導(dǎo)致檔案管理缺乏完整的程序和標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理人員缺乏對(duì)項(xiàng)目工程具體的了解，對(duì)項(xiàng)目工程整體認(rèn)識(shí)不足，無法系統(tǒng)地有效地對(duì)項(xiàng)目檔案管理進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，缺乏檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的制度體系。

2.2 歸檔資料缺乏完整性與準(zhǔn)確性

項(xiàng)目工程檔案管理中，存在歸檔資料缺乏完整性與準(zhǔn)確性的問題。施工單位缺乏檔案管理的意識(shí)，將工程項(xiàng)目資料的歸檔工作歸結(jié)為檔案管理人員工作，工程項(xiàng)目資料搜集整理與歸檔工作滯后、與工程建設(shè)進(jìn)度不同步，檔案管理工作缺乏完整性，責(zé)任劃分不清晰，文件保存不及時(shí)，檔案內(nèi)容不準(zhǔn)確。

2.3 檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)手段不足

目前，項(xiàng)目工程檔案管理的技術(shù)手段落后，缺乏現(xiàn)代管理措施與手段，直接阻礙了項(xiàng)目工程檔案的信息化發(fā)展。在項(xiàng)目工程的管理當(dāng)中，缺乏對(duì)檔案的信息化軟件引進(jìn)和升級(jí)，檔案管理人員專業(yè)化水平不足，因此，導(dǎo)致項(xiàng)目工程檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)手段不足，檔案管理與實(shí)際的信息化需求不符，管理的技術(shù)手段較為落后。

3 提升建設(shè)工程檔案的完整性與規(guī)范性的途徑

3.1 構(gòu)建高效的檔案管理責(zé)任制度，將檔案統(tǒng)籌與監(jiān)督工作落到實(shí)處

對(duì)于建設(shè)單位，要重視構(gòu)建專業(yè)的檔案責(zé)任制，將統(tǒng)籌、監(jiān)督等工作落到實(shí)處。建設(shè)工程檔案產(chǎn)生于工程建設(shè)全過程，是建設(shè)工程項(xiàng)目不可缺少的組成部分，也是衡量工程質(zhì)量的重要依據(jù)。

3.2 將檔案管理工作落實(shí)到招標(biāo)與合同階段，從源頭進(jìn)行管理與控制

為了實(shí)現(xiàn)對(duì)建設(shè)工程檔案的全面落實(shí)，要保證檔案工作從源頭開始，積極編制完整與準(zhǔn)確的檔案，將其有效體現(xiàn)在施工合同中，保證施工責(zé)任明確。對(duì)于檔案而言，施工企業(yè)承擔(dān)檔案管理職責(zé)。因此，要將檔案管理工作切實(shí)落實(shí)到建設(shè)工程的源頭。也就是說，要在項(xiàng)目招標(biāo)與合同簽訂階段就要進(jìn)行針對(duì)性建設(shè)，制定專門條款，對(duì)檔案質(zhì)量、數(shù)量以及相關(guān)歸檔責(zé)任進(jìn)行明確。

3.3 充分發(fā)揮建設(shè)監(jiān)理職責(zé)優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的及時(shí)完善，保證資料與工程實(shí)際具有一致性

立足建設(shè)工程，監(jiān)理機(jī)構(gòu)以及監(jiān)理工程師承擔(dān)對(duì)工程設(shè)計(jì)、施工以及竣工的全過程、全方位監(jiān)督，這就使得其對(duì)各種工程文件形成過程了如指掌。因此，可以委托其進(jìn)行工程文件的審核，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中的問題，進(jìn)行及時(shí)修改與補(bǔ)充，保證時(shí)間的及時(shí)性，強(qiáng)化檔案質(zhì)量與工程實(shí)際相契合，為工程檔案完整性與規(guī)范性提供保障。

3.4 提升建設(shè)工程檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)與要求，強(qiáng)化多方協(xié)調(diào)審查，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案權(quán)威性與完整性的肯定

在工程建設(shè)竣工之前，檔案驗(yàn)收工作需要在檔案管理機(jī)構(gòu)以及工程建設(shè)主體的協(xié)調(diào)下共同完成，考察工程檔案的完整性、系統(tǒng)性與齊全性。另外，對(duì)檔案真實(shí)性進(jìn)行分析，明確其與工程建設(shè)實(shí)際情況的契合性。一旦發(fā)現(xiàn)問題，要提出針對(duì)性意見，督促進(jìn)行整改。對(duì)于工程質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)而言，要實(shí)現(xiàn)對(duì)各方主體質(zhì)量行為的監(jiān)督，掌握工程項(xiàng)目建設(shè)實(shí)際，實(shí)現(xiàn)對(duì)質(zhì)量的合理認(rèn)定，增強(qiáng)檔案質(zhì)量評(píng)定的權(quán)威性與公正性。

3.5 嚴(yán)把項(xiàng)目合同簽訂關(guān)

首先，重點(diǎn)工程檔案部門要積極主動(dòng)地參與到合同簽訂中，利用合同的形式，進(jìn)一步明確建設(shè)單位和相關(guān)工作人員在檔案資料工作和編制竣工圖的工作中需要履行的義務(wù)和責(zé)任，規(guī)定好重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案歸納移交的范圍和內(nèi)容。在具體的合同簽訂中，檔案部門還需全面考慮建設(shè)單位人員素質(zhì)等。與此同時(shí)，還要將檔案質(zhì)量的高低作為衡量建設(shè)單位管理水平的關(guān)鍵內(nèi)容。另外，要將重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目相關(guān)資料和圖紙的積累、歸納整理以及保存作為合同當(dāng)中一項(xiàng)重要內(nèi)容，并在合同中明確規(guī)定竣工文件歸檔時(shí)間份數(shù)、質(zhì)量、違約等要求。唯有這樣，才能更好地讓各參建方引起重視。

總之，立足新的發(fā)展時(shí)期，建設(shè)工程發(fā)展迅速，建設(shè)工程檔案對(duì)于整個(gè)行業(yè)的發(fā)展具有重大指導(dǎo)性作用。因此，要重視建設(shè)工程檔案管理工作的開展，將完整性與規(guī)范性作為基本要求，正視管理中存在的不足與問題，明確標(biāo)準(zhǔn)，在充分認(rèn)識(shí)到建設(shè)工程檔案管理的系統(tǒng)性與復(fù)雜性的基礎(chǔ)上，強(qiáng)化配合協(xié)調(diào)，達(dá)到目標(biāo)管理的目的，將檔案管控措施貫穿到工程建設(shè)全過程，有力維護(hù)建設(shè)工程檔案的完整性，提升準(zhǔn)確性，保證規(guī)范性，從根本上為工程建設(shè)檔案價(jià)值的發(fā)揮奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。