基于企業(yè)內(nèi)部控制理論的業(yè)務(wù)外包管理研究

(山東省第一地質(zhì)礦產(chǎn)勘查院 山東 濟(jì)南 250000)

業(yè)務(wù)外包是企業(yè)的一種經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略，也是企業(yè)的一種新型管理模式。它通過戰(zhàn)略性的利用外部資源來完成傳統(tǒng)上由企業(yè)內(nèi)部資源完成的功能或業(yè)務(wù)。這種業(yè)務(wù)處理模式可以為企業(yè)降低成本，提高資產(chǎn)使用效率，因此越來越多的企業(yè)選擇將非關(guān)鍵核心或經(jīng)濟(jì)增加值低的業(yè)務(wù)應(yīng)用此類模式。但由于外包單位即承包方的管理模式、流程控制、質(zhì)量控制、人力資源管理等環(huán)節(jié)均與發(fā)包方存在差異，為保證項(xiàng)目整體質(zhì)量，維護(hù)發(fā)包方聲譽(yù)，將外包業(yè)務(wù)管理納入企業(yè)內(nèi)控管理中顯得尤為必要。本文主要基于MN企業(yè)的業(yè)務(wù)內(nèi)容來分析業(yè)務(wù)外包中存在的風(fēng)險(xiǎn)和管理方法。

一、內(nèi)控管理中的業(yè)務(wù)外包理論

內(nèi)部控制制度是企業(yè)內(nèi)部建立的使各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)互相聯(lián)系、互相制約的措施，是現(xiàn)代化企業(yè)管理的產(chǎn)物之一。由國家財(cái)政部等五部委頒布的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》中指出，內(nèi)部控制的目標(biāo)是合理保證企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理合法合規(guī)、資產(chǎn)安全、財(cái)務(wù)報(bào)告及相關(guān)信息真實(shí)完整，提高經(jīng)營(yíng)效率和效果，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。業(yè)務(wù)外包是基于提高經(jīng)營(yíng)效率的一種操作模式，因此是企業(yè)內(nèi)部管理控制中基于業(yè)務(wù)層面控制中的關(guān)鍵一環(huán)。主要是企業(yè)利用專業(yè)化分工優(yōu)勢(shì)，將日常經(jīng)營(yíng)中的部分業(yè)務(wù)委托給企業(yè)以外的專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)或其他經(jīng)濟(jì)組織完成的經(jīng)營(yíng)行為。外包業(yè)務(wù)通常包括委托加工、可行性研究、客戶服務(wù)等。

二、實(shí)際操作中的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)

MN是一家以地質(zhì)勘察施工為主營(yíng)業(yè)務(wù)的企業(yè)，企業(yè)資質(zhì)等級(jí)高、可承攬業(yè)務(wù)廣，每年簽訂的承攬合同金額大。為提高企業(yè)生產(chǎn)效率、降低財(cái)務(wù)和人力資源成本，該企業(yè)將大部分鉆探類業(yè)務(wù)外包，企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)外包管理制度相對(duì)完善，但在多年實(shí)際管理中發(fā)現(xiàn)，仍存在多個(gè)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。

(一)承包方選擇環(huán)節(jié)

第一，價(jià)格確定不合理。某些承包方為中標(biāo)，在投標(biāo)時(shí)刻意壓低價(jià)格，最終低價(jià)中標(biāo)，但在實(shí)際施工中經(jīng)常出現(xiàn)預(yù)算不足，導(dǎo)致施工質(zhì)量不合格，要么返工、延誤工期，要么與業(yè)主單位因質(zhì)量問題產(chǎn)生法律糾紛，破壞與項(xiàng)目業(yè)主單位的合作關(guān)系；還可能會(huì)導(dǎo)致發(fā)包方超預(yù)算支出，決算價(jià)格遠(yuǎn)大于預(yù)算價(jià)格，項(xiàng)目利潤(rùn)縮水。與之相反，某些承包方利用信息不對(duì)稱，虛報(bào)價(jià)格，發(fā)包方若不對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行可行性論證，核實(shí)其價(jià)格的真實(shí)性，同樣會(huì)使企業(yè)蒙受經(jīng)濟(jì)損失。

第二，利潤(rùn)率預(yù)估不充分。根據(jù)以往項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，MN企業(yè)施工類項(xiàng)目的利潤(rùn)率一般預(yù)估為8%至10%。該企業(yè)是一般納稅人，勘察施工類項(xiàng)目一般向業(yè)主單位開具稅率為9%的增值稅專用發(fā)票，但承攬方大多是小規(guī)模納稅人企業(yè)，只可代開稅率為3%的增值稅專用發(fā)票，或只能開具普通發(fā)票，僅增值稅稅額差就達(dá)6%或以上，加上附加稅、材料費(fèi)等其他費(fèi)用，外包業(yè)務(wù)部分利潤(rùn)率就嚴(yán)重偏低。

(二)項(xiàng)目施工環(huán)節(jié)

第一，對(duì)承包方監(jiān)控不嚴(yán)。鉆探類工作工期較長(zhǎng)，因工藝及地層結(jié)構(gòu)不同通常需要幾個(gè)月或一年；由于施工技術(shù)要求，鉆機(jī)24小時(shí)不停運(yùn)作，發(fā)包方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人不能一直在現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，不能隨時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并要求整改。另外，鉆探用套管等材料需埋入地下，若承包方使用質(zhì)量不合格的材料，使用后也較難發(fā)現(xiàn)材料瑕疵。

第二，資金到位不及時(shí)。鉆探類外包項(xiàng)目多為墊資運(yùn)作，即項(xiàng)目業(yè)主方按施工進(jìn)展撥付資金，MN企業(yè)在簽訂承攬合同時(shí)對(duì)合同相關(guān)條款的修改權(quán)限較小。但同承包方簽訂外包合同時(shí)，由于鉆探工作的特殊性，合同會(huì)約定在鉆機(jī)進(jìn)場(chǎng)后、施工開始前，發(fā)包方要向承包方支付柴油費(fèi)、材料費(fèi)等費(fèi)用。若業(yè)主資金撥付不及時(shí)，極易造成MN企業(yè)的資金壓力。

(三)項(xiàng)目驗(yàn)收環(huán)節(jié)

項(xiàng)目驗(yàn)收易留隱患。含鉆探工作手段的項(xiàng)目多為礦產(chǎn)勘查或地?zé)豳Y源調(diào)查，此類項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)需對(duì)鉆探取出的巖心巖樣進(jìn)行分析或?qū)Φ叵滤疁囟取⒕钸M(jìn)行測(cè)量，判斷是否符合項(xiàng)目設(shè)計(jì)要求，是否存在泄漏可燃?xì)怏w等風(fēng)險(xiǎn)。若驗(yàn)收人或評(píng)審人員把關(guān)不嚴(yán)或存在舞弊行為，會(huì)造成不合格項(xiàng)目通過驗(yàn)收，不利于后續(xù)礦產(chǎn)開采或地?zé)豳Y源利用等工作的開展，也會(huì)造成安全隱患。

三、業(yè)務(wù)外包管理控制措施

(一)嚴(yán)抓業(yè)務(wù)外包制度執(zhí)行

MN企業(yè)專門制定了《項(xiàng)目委托工作管理辦法》，辦法對(duì)項(xiàng)目委托工作流程、審批權(quán)限、合同簽訂等內(nèi)容作了明確規(guī)定。企業(yè)應(yīng)參考此做法，一方面完善制度制定，另一方面在實(shí)際操作中加強(qiáng)制度落地，嚴(yán)格按照工作流程開展工作，充分發(fā)揮關(guān)鍵部門、關(guān)鍵人員的管理職責(zé)。定期對(duì)制度執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督考核，對(duì)不執(zhí)行制度或?qū)徍瞬粐?yán)的人員和部門要予以相應(yīng)的處罰。

(二)嚴(yán)把項(xiàng)目招標(biāo)工作質(zhì)量

國家發(fā)展和改革委員會(huì)于2018年出臺(tái)了《必須招標(biāo)的工程項(xiàng)目規(guī)定》，規(guī)定中明確施工類、材料采購類等項(xiàng)目必須招標(biāo)的金額要求，企業(yè)應(yīng)按此標(biāo)準(zhǔn)采取公開招標(biāo)或邀請(qǐng)招標(biāo)的方式選擇承包單位。按規(guī)定流程組織招投標(biāo)，組建評(píng)標(biāo)委員會(huì)，根據(jù)投標(biāo)方報(bào)價(jià)一覽表和投標(biāo)文件等資料綜合評(píng)定確定中標(biāo)單位。此外，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的承包方評(píng)估和準(zhǔn)入制度，企業(yè)內(nèi)部可根據(jù)承包方的資質(zhì)水平和以往項(xiàng)目質(zhì)量確定合格承包方名單，并對(duì)此名單進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。在綜合考慮內(nèi)外部因素，確定合理的外包價(jià)格后，優(yōu)先在合格承包方名單中選擇資質(zhì)高、業(yè)務(wù)強(qiáng)、經(jīng)營(yíng)正規(guī)的合作單位。

(三)嚴(yán)審簽訂合同條款

一方面在簽訂承攬合同時(shí)，要爭(zhēng)取談判機(jī)會(huì)和修改合同的權(quán)利；另一方面在簽訂委托合同時(shí)，盡量由我方起草合同文本，爭(zhēng)取使用制式合同。此外，在合同審批環(huán)節(jié)，企業(yè)的質(zhì)量、經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)、審計(jì)、法務(wù)等部門要各司其職，根據(jù)各部門職責(zé)范圍對(duì)項(xiàng)目質(zhì)量、付款節(jié)點(diǎn)和比例、發(fā)票稅率、爭(zhēng)議解決等重點(diǎn)內(nèi)容進(jìn)行逐條審核，最大限度地維護(hù)發(fā)包方的權(quán)益，減少墊資金額、合理控制利潤(rùn)率、保證項(xiàng)目質(zhì)量。

(四)嚴(yán)控預(yù)算執(zhí)行管理

項(xiàng)目開展前要認(rèn)真編制預(yù)算，做到各項(xiàng)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)明確、不漏項(xiàng)；對(duì)項(xiàng)目使用材料要及時(shí)備料；施工過程中做到科學(xué)施工；項(xiàng)目預(yù)算內(nèi)支出要嚴(yán)格按照費(fèi)用審批流程支付，預(yù)算外支出要審核費(fèi)用的真實(shí)性和合理性，必要時(shí)可要求申請(qǐng)人出具可行性報(bào)告；項(xiàng)目進(jìn)展中如遇重大變化如地層條件與設(shè)計(jì)差異較大可適當(dāng)調(diào)整預(yù)算。

(五)嚴(yán)格工程監(jiān)理制度

本單位專職監(jiān)督員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，或利用電子信息手段要求承包方定期發(fā)送現(xiàn)場(chǎng)視頻資料，以做到實(shí)時(shí)監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)施工問題并要求整改。此外，還可以委托經(jīng)過招標(biāo)等程序確定的監(jiān)理單位對(duì)承包方的施工質(zhì)量、工期、進(jìn)度、安全和資金使用等方面實(shí)施監(jiān)督。同時(shí)也要關(guān)注工程變更問題，合同中要明確約定未經(jīng)發(fā)包方書面同意，承包方不得隨意對(duì)施工內(nèi)容進(jìn)行變更，如確需變更的，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的權(quán)限和程序進(jìn)行審批。

(六)嚴(yán)保項(xiàng)目驗(yàn)收效果

企業(yè)在收到承包方的工程竣工報(bào)告后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)編制竣工結(jié)算，邀請(qǐng)各部門對(duì)決算內(nèi)容進(jìn)行集體審核。收集、整理項(xiàng)目施工各環(huán)節(jié)的文件資料，組織技術(shù)、經(jīng)濟(jì)等各方專家對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)和技術(shù)資料進(jìn)行評(píng)審，必要時(shí)可聘請(qǐng)外部審計(jì)機(jī)構(gòu)實(shí)施竣工決算審計(jì)。對(duì)未達(dá)到設(shè)計(jì)要求的施工項(xiàng)目，不得辦理竣工驗(yàn)收手續(xù)，并要求在限期內(nèi)進(jìn)行整改，且整改的相關(guān)費(fèi)用由承包方承擔(dān)。

新一輪技術(shù)革命給經(jīng)濟(jì)社會(huì)帶來深刻變革，也為業(yè)務(wù)外包模式帶來新機(jī)遇，企業(yè)業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)的優(yōu)化、產(chǎn)業(yè)鏈的延伸、價(jià)值鏈的提升，促進(jìn)了外包質(zhì)量和內(nèi)涵的不斷提升。以MN為代表的地勘行業(yè)，已不再將業(yè)務(wù)外包的范圍局限在鉆探類項(xiàng)目，樣品檢測(cè)等利潤(rùn)空間小的業(yè)務(wù)也逐步外包給專業(yè)機(jī)構(gòu)處理。業(yè)務(wù)外包模式的充分運(yùn)用使企業(yè)更加專注于核心業(yè)務(wù)的發(fā)展，大大提高了企業(yè)核心業(yè)務(wù)的競(jìng)爭(zhēng)力。它作為內(nèi)部控制中的一環(huán)，管理有效與否，直接關(guān)系到一個(gè)企業(yè)的興衰成敗。因此發(fā)包企業(yè)必需在發(fā)包前、施工中、驗(yàn)收時(shí)等各環(huán)節(jié)把它作為企業(yè)內(nèi)部控制中的一項(xiàng)重要工作認(rèn)真管理，這樣才能使這種模式在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中充分發(fā)揮正向、積極的作用。