大數(shù)據(jù)下H公司財(cái)務(wù)共享中心優(yōu)化淺析

(長(zhǎng)春理工大學(xué) 吉林 長(zhǎng)春 130000)

一、引言

在復(fù)雜的多元化經(jīng)濟(jì)發(fā)展時(shí)代，企業(yè)隨著規(guī)模的擴(kuò)大，對(duì)財(cái)務(wù)管理要求更高的運(yùn)作效率、更少的運(yùn)營成本、更有效的資源配置。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是大數(shù)據(jù)背景下財(cái)務(wù)管理的一種新的運(yùn)營模式，將不同地點(diǎn)的實(shí)體的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)集中到一個(gè)共享中心來操作，保證了會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的規(guī)范統(tǒng)一，同時(shí)不用在每個(gè)地區(qū)都設(shè)置記賬會(huì)計(jì)，節(jié)省了系統(tǒng)和人力成本。因此，一些大型跨國集團(tuán)以及我國大型企業(yè)順應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的特點(diǎn)紛紛建立了財(cái)務(wù)共享中心。

二、H公司的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心現(xiàn)狀

(一)H公司建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心的背景

首先是公司自身發(fā)展的需要。H公司如今已經(jīng)發(fā)展成為大型的生產(chǎn)制造企業(yè)，在國內(nèi)擁有工廠、投資公司、供應(yīng)鏈公司及研發(fā)中心共40余個(gè)。隨著公司業(yè)務(wù)量的增長(zhǎng)，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)模式工作量大，地域性障礙突出，財(cái)務(wù)工作的人力成本、管理成本都在增加，已明顯跟不上公司管理的發(fā)展要求。而現(xiàn)代財(cái)務(wù)共享中心可以對(duì)財(cái)務(wù)工作流程進(jìn)行簡(jiǎn)化，提高工作效率，節(jié)省人力成本。電子檔案可以節(jié)約財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)成本，互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)互通互傳，克服了跨地域的障礙，保證數(shù)據(jù)提供的及時(shí)性。

其次是順應(yīng)時(shí)代的推動(dòng)。如今是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代，也是信息科技迅速更新?lián)Q代的時(shí)代，大型先進(jìn)的跨國集團(tuán)紛紛順應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，同時(shí)國內(nèi)的一些大型企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)也以擴(kuò)張式的步伐快速發(fā)展。

(二)H公司的財(cái)務(wù)共享中心模式介紹

H公司財(cái)務(wù)共享中心于2013年始建于長(zhǎng)春，項(xiàng)目承接了國內(nèi)已經(jīng)設(shè)立的近30家工廠，并且只服務(wù)于這些工廠以及之后可能承接的本公司集團(tuán)下設(shè)工廠。

H公司財(cái)務(wù)共享中心的企業(yè)組織形式采用扁平型組織結(jié)構(gòu)，高效率并且及時(shí)地反映和傳遞信息和變化，同時(shí)較快地做出反應(yīng)和對(duì)策?；诒馄叫偷慕M織結(jié)構(gòu)，H公司在總經(jīng)理下設(shè)置了應(yīng)收賬款組、應(yīng)付賬款組、總賬組、薪酬中心、成本中心、結(jié)算組、信息中心等。

(三)H公司財(cái)務(wù)共享中心的平臺(tái)架構(gòu)

主要有兩部分，一是人員架構(gòu)，二是業(yè)務(wù)流程架構(gòu)。人員架構(gòu)主要分為財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員、管理會(huì)計(jì)師、IT技術(shù)人員和行政人員。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員負(fù)責(zé)共享財(cái)務(wù)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)核算及相關(guān)流程標(biāo)準(zhǔn)化的操作，是中心的總體職能所在；管理會(huì)計(jì)師負(fù)責(zé)成本分析與成本控制，將財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)融入業(yè)務(wù)之中提供決策支持，也負(fù)責(zé)中心的業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)體系。

三、H公司財(cái)務(wù)共享中心存在的問題及風(fēng)險(xiǎn)分析

(一)組織結(jié)構(gòu)和人員配置方面的問題

H公司財(cái)務(wù)共享中心的組織架構(gòu)和人員配置混亂，總賬組人員工作量大且過于繁雜，組內(nèi)人員分配未有明確的專業(yè)化區(qū)分。企業(yè)未設(shè)置單獨(dú)的費(fèi)用報(bào)銷組，增加了總賬業(yè)務(wù)人員處理費(fèi)用報(bào)銷及相關(guān)的溝通問題的工作量。同時(shí)，作為生產(chǎn)型企業(yè)，H公司固定資產(chǎn)特別多，把固定資產(chǎn)模塊融合在總賬業(yè)務(wù)里不太合理。

(二)績(jī)效評(píng)價(jià)管理方面存在的問題

H公司目前采用KPI進(jìn)行員工個(gè)人的績(jī)效評(píng)價(jià)，考核角度單一，缺少對(duì)服務(wù)質(zhì)量、團(tuán)隊(duì)合作、負(fù)責(zé)程度等方面的考察?；贙PI考核還缺乏彈性，而且KPI指標(biāo)設(shè)置的數(shù)值沒有一個(gè)科學(xué)合理的實(shí)踐性的標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)員工為了達(dá)成KPI可能做出一些急功近利的舉動(dòng)，為了盡快處理工作進(jìn)度而忽視了工作質(zhì)量。此外，共享中心的工作內(nèi)容大多是基礎(chǔ)且重復(fù)的，員工只會(huì)做自己的特定工作，不利于個(gè)人能力的提升，這時(shí)績(jī)效評(píng)價(jià)的不合理就會(huì)影響員工對(duì)工作的滿意度。

(三)共享中心功能單一化問題

公司的財(cái)務(wù)工作轉(zhuǎn)向共享模式時(shí)，未充分利用財(cái)務(wù)共享服務(wù)的功能和挖掘其潛在功效，僅僅考慮了主要功能，只利用其在會(huì)計(jì)核算層面的簡(jiǎn)便易操作性，而沒有應(yīng)用在財(cái)務(wù)管理、數(shù)據(jù)分析方面，使財(cái)務(wù)共享中心功能過于單一化。

(四)財(cái)務(wù)共享操作存在一定風(fēng)險(xiǎn)

主要風(fēng)險(xiǎn)在于財(cái)務(wù)平臺(tái)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全性。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展，財(cái)務(wù)中心必然儲(chǔ)存了海量數(shù)據(jù)并且集中在共享平臺(tái)，容易造成平臺(tái)系統(tǒng)的崩潰或出現(xiàn)數(shù)據(jù)紊亂，使數(shù)據(jù)處理出現(xiàn)漏洞，影響企業(yè)財(cái)務(wù)信息的安全穩(wěn)定性。財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的存放和傳輸都依賴互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)，網(wǎng)絡(luò)的安全性如網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定或網(wǎng)絡(luò)病毒也影響財(cái)務(wù)共享操作的安全性，因此，財(cái)務(wù)共享存在財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)問題。

財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)自身也存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，其更新和維護(hù)都需要專業(yè)技術(shù)人員來完成，除了花費(fèi)較大的費(fèi)用之外，也會(huì)產(chǎn)生諸如技術(shù)人員的更新設(shè)計(jì)是否滿足財(cái)務(wù)人員實(shí)際操作和企業(yè)運(yùn)作情況、升級(jí)維護(hù)是否具有時(shí)效性、升級(jí)后功能模塊操作指引是否使財(cái)務(wù)人員更快入手等一系列運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)。

四、H公司財(cái)務(wù)共享中心的優(yōu)化建議

(一)人員配置及隊(duì)伍建設(shè)優(yōu)化

隨著H公司發(fā)展，該公司的費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)逐漸增多，如今業(yè)務(wù)量龐大，可以成立費(fèi)用報(bào)銷組，將費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)從總賬組中獨(dú)立出來。公司必須引進(jìn)財(cái)務(wù)專業(yè)人才，組建資產(chǎn)組和報(bào)表組，進(jìn)行專業(yè)的規(guī)劃和管理。根據(jù)現(xiàn)階段發(fā)展重新組織結(jié)構(gòu)和人員，進(jìn)行崗位細(xì)分和專業(yè)化人員配置。H公司還應(yīng)引進(jìn)管理會(huì)計(jì)和數(shù)據(jù)分析方面的人才，為企業(yè)決策提供服務(wù)。

H公司必須重點(diǎn)開展財(cái)務(wù)人員的培訓(xùn)工作，可以定期組織專業(yè)知識(shí)講座，當(dāng)會(huì)計(jì)政策或稅務(wù)政策出臺(tái)新政策時(shí)，應(yīng)組織人員積極學(xué)習(xí)以盡快熟悉適應(yīng)新政、新準(zhǔn)則等，提升員工的專業(yè)素質(zhì)。公司也應(yīng)重視引進(jìn)信息技術(shù)方面的人才，以保證大數(shù)據(jù)平臺(tái)、服務(wù)器及軟件運(yùn)行高速穩(wěn)定，更好為企業(yè)員工操作服務(wù)。

(二)業(yè)務(wù)流程管理優(yōu)化

財(cái)務(wù)共享中心應(yīng)結(jié)合自身發(fā)展需要對(duì)共享平臺(tái)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，定期做好系統(tǒng)檢查工作，及時(shí)了解對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行的要求并做出改善設(shè)計(jì)，提高系統(tǒng)的專業(yè)化性能和方便性優(yōu)勢(shì)。中心的業(yè)務(wù)流程應(yīng)盡可能避免不必要的環(huán)節(jié)，盡可能簡(jiǎn)化各業(yè)務(wù)流程提高工作效率，實(shí)行共享服務(wù)的業(yè)務(wù)流程的持續(xù)性優(yōu)化。

(三)財(cái)務(wù)共享價(jià)值優(yōu)化

財(cái)務(wù)共享中心的價(jià)值應(yīng)該引起更大的重視，其價(jià)值不應(yīng)僅體現(xiàn)在會(huì)計(jì)核算上，H公司應(yīng)結(jié)合企業(yè)業(yè)務(wù)模式、運(yùn)營情況、戰(zhàn)略方向來加強(qiáng)中心的優(yōu)化管理。財(cái)務(wù)共享中心是財(cái)務(wù)管理創(chuàng)新的產(chǎn)物，運(yùn)用其強(qiáng)大的數(shù)據(jù)體系和數(shù)據(jù)處理技術(shù)能夠更好地為企業(yè)決策提供專業(yè)化服務(wù)?？茖W(xué)合理的業(yè)務(wù)流程可以提高財(cái)務(wù)中心的運(yùn)行效率，降低虛假發(fā)票的風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)還可以降低企業(yè)的運(yùn)行成本。H公司也必須充分考慮財(cái)務(wù)共享中心的潛在價(jià)值，在發(fā)揮現(xiàn)有價(jià)值的同時(shí)進(jìn)行創(chuàng)新，結(jié)合財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析進(jìn)行內(nèi)部控制，更大程度地挖掘其潛在價(jià)值。

(四)風(fēng)險(xiǎn)防范體系優(yōu)化

大數(shù)據(jù)是財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)基礎(chǔ)，存在的很大風(fēng)險(xiǎn)之一就是數(shù)據(jù)的安全性。H公司必須重視中心的信息服務(wù)，保證數(shù)據(jù)安全。中心應(yīng)及時(shí)更新病毒庫、針對(duì)性加密數(shù)據(jù)、定期升級(jí)安全軟件，引進(jìn)專業(yè)信息技術(shù)人才管理系統(tǒng)的升級(jí)和維護(hù)。完善更新系統(tǒng)，保證系統(tǒng)運(yùn)行的高速平穩(wěn)，防范系統(tǒng)崩潰使數(shù)據(jù)中斷的問題。同時(shí)建立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估制度，全面評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)和效益。在日常管理中定期排查風(fēng)險(xiǎn)誘發(fā)因素，加強(qiáng)重要資料的保護(hù)，建立更高級(jí)的數(shù)據(jù)保護(hù)控制機(jī)制，提高員工的安全性理念，在日常操作中有序地進(jìn)行數(shù)據(jù)上傳、下載、使用等，保證操作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

五、結(jié)論

大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)管理有著更高的多元化要求，財(cái)務(wù)共享中心是時(shí)代創(chuàng)新的產(chǎn)物，更是現(xiàn)代大型企業(yè)發(fā)展的需求。H企業(yè)應(yīng)用財(cái)務(wù)共享中心提高了財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的效率和質(zhì)量，但同時(shí)也存在很多問題。企業(yè)需要結(jié)合自身發(fā)展對(duì)財(cái)務(wù)共享中心進(jìn)行不斷調(diào)整、優(yōu)化和創(chuàng)新，保證財(cái)務(wù)共享中心持續(xù)高效運(yùn)行的同時(shí)發(fā)揮更多、更大的作用。