信息時代背景下電子檔案管理探討

王英秀

摘 ? 要：隨著社會經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，計算機被人們廣泛的應(yīng)用到各個領(lǐng)域。而電子檔案的出現(xiàn)，給檔案管理帶來了一次革命性的挑戰(zhàn)。要想推進我國檔案管理的電子化進程，就必須對信息時代背景下電子檔案管理進行詳細(xì)的探討。通過分析信息時代開展電子檔案管理的必要性，找到信息時代電子檔案管理工作存在的問題，并結(jié)合這些問題制定信息時代背景下電子檔案管理的有效措施，以供人們參考。

關(guān)鍵詞：信息時代 ?電子檔案 ?管理 ?探討

中圖分類號：G270 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標(biāo)識碼：A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號：1674-098X（2019）08（a）-0161-02

在信息時代背景下，各行各業(yè)都逐漸應(yīng)用計算機技術(shù)對檔案進行管理，這不僅能夠提升檔案管理工作的效率，還能夠在一定程度上減輕檔案管理人員的工作壓力。所以，詳細(xì)探討信息時代背景下電子檔案管理是很有必要的，它有利于提升企業(yè)在信息時代背景下的核心競爭力，從而促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

1 ?信息時代開展電子檔案管理的必要性

信息時代開展電子檔案管理的必要性，主要體現(xiàn)在以下三方面：第一，符合時代發(fā)展的需要;第二，檔案管理的重要性;第三，電子檔案的應(yīng)用優(yōu)勢。

1.1 符合時代發(fā)展的需要

隨著時代的進步，計算機技術(shù)早已被人們廣泛的應(yīng)用在日常生活與工作中，信息化已然成為我國社會發(fā)展的重要趨勢。在這種大環(huán)境下，企業(yè)要想有效提高檔案管理工作的效率和水平，就必須遵循時代發(fā)展趨勢，積極應(yīng)用計算機技術(shù)對檔案進行管理，這不僅能夠推動檔案管理工作的信息化，還能夠有效提高信息數(shù)據(jù)的收集效率和利用水平，從而使檔案管理工作能夠更好的滿足信息時代的發(fā)展需要。

1.2 檔案管理的重要性

檔案管理工作作為企業(yè)管理工作中的重要組成部分，它能夠為企業(yè)決策提供可靠的數(shù)據(jù)。由此可見，檔案管理在企業(yè)管理工作中的重要性。在信息時代，企業(yè)必須將計算機技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作中，不斷改革與創(chuàng)新傳統(tǒng)的檔案管理模式，只有這樣，才能有效提高檔案管理工作的信息化水平。

1.3 電子檔案的應(yīng)用優(yōu)勢

與傳統(tǒng)檔案相比較而言，電子檔案在管理工作中具有無可比擬的優(yōu)勢，具體包括以下幾點：第一，管理人員可以借助計算機技術(shù)對檔案信息進行收集和整理，并建立檔案數(shù)據(jù)庫，這不僅能夠提高檔案管理的效率，還能夠大大減輕檔案管理人員的工作壓力;第二，管理人員可以應(yīng)用計算機技術(shù)對檔案信息進行隨意更改，這在一定程度上能夠保證檔案的完整性;第三，電子檔案管理工作還可以提高檔案使用的便利性，以避免檔案在使用過程中出現(xiàn)遺失、損壞等問題而影響檔案管理工作的有效開展。

2 ?信息時代電子檔案管理工作存在的問題

目前，信息時代電子檔案管理工作存在的問題有很多，這其中就包括電子檔案管理體系問題，電子檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)問題以及信息技術(shù)應(yīng)用水平低等問題。

2.1 電子檔案管理體系不完善

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，電子檔案管理工作對信息技術(shù)應(yīng)用水平的要求也越來越高。但是在實際的電子檔案管理工作中，大部分企業(yè)運行都沒有建立科學(xué)完善的電子檔案管理體系，進而導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理人員在實際工作中缺乏必要的約束力，這很容易出現(xiàn)操作失誤，從而降低檔案管理水平。

2.2 電子檔案真實性有待提高

電子檔案的真實性會直接影響檔案管理工作的開展，一旦檔案出現(xiàn)虛假信息，就會給企業(yè)發(fā)展帶來諸多不利影響。雖然電子檔案不易丟失，但是管理人員卻可以應(yīng)用計算機技術(shù)隨意更改檔案信息，一旦管理人員出現(xiàn)操作失誤，那么必然會影響檔案的真實性。由此可見，要想推動企業(yè)的發(fā)展，就必須提高電子檔案的真實性。

2.3 電子檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

要想做好電子檔案管理工作，電子檔案管理人員就必須具備一定的專業(yè)素養(yǎng)。但從目前來看，很多電子檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)都不高，他們既不具備豐富的理論知識，也不具有較強的技能水平，致使電子檔案管理工作水平難以得到有效提升。

2.4 信息技術(shù)應(yīng)用水平低

現(xiàn)階段，在我國電子檔案管理工作中，信息技術(shù)應(yīng)用并不到位，很多檔案管理人員依舊采用傳統(tǒng)的檔案管理方式對檔案進行管理，他們既沒有充分掌握信息技術(shù)，也沒有積極強化自身的系統(tǒng)操作能力，致使電子檔案管理的需要無法得到滿足，這不利于電子檔案管理工作的順利開展。

3 ?信息時代背景下電子檔案管理的有效措施

要想有效解決信息時代電子檔案管理工作存在的問題，就必須制定行之有效的措施，具體從以下幾方面入手：第一，完善電子檔案管理體系;第二，加強對電子檔案管理專業(yè)人員的培養(yǎng);第三，加強信息技術(shù)的應(yīng)用。

3.1 完善電子檔案管理體系

首先，企業(yè)應(yīng)當(dāng)對電子檔案管理工作加以高度重視，并定期組織管理人員參與各種相關(guān)培訓(xùn)活動，使他們能夠意識到電子檔案管理工作的重要性;其次，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立健全電子檔案管理制度，最后，企業(yè)對表現(xiàn)好的工作人員給予適當(dāng)?shù)莫剟?，對表現(xiàn)差的工作人員給予一定的懲罰。只有這樣，才能切實提高電子檔案管理工作的質(zhì)量。

3.2 提高電子檔案的真實性

一方面，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強檔案真實性管理。在收集檔案信息之前，為了提高檔案信息的真實性，企業(yè)必須借助信息技術(shù)對檔案信息來源進行擴大;另一方面，在具體管理工作中，管理人員還應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照電子檔案管理的相關(guān)流程去操作，加大力度管理檔案細(xì)節(jié)，并規(guī)范檔案信息格式，以此來提高檔案信息數(shù)據(jù)的真實性。

3.3 加強對電子檔案管理專業(yè)人員的培養(yǎng)

首先，企業(yè)應(yīng)當(dāng)對檔案管理人員進行專業(yè)化培訓(xùn)，以此來提高檔案管理人員的專業(yè)化水平和技能操作水平;其次，企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期組織檔案管理人員參與各種相關(guān)活動，以此來提高檔案管理人員的系統(tǒng)操作能力;再次，企業(yè)應(yīng)當(dāng)鼓勵檔案管理人員不斷充實自己，以此來強化檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì);最后，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)積極引入先進的專業(yè)人才，從而構(gòu)建一支較為專業(yè)的管理隊伍。

3.4 加強信息技術(shù)的應(yīng)用

首先，企業(yè)應(yīng)當(dāng)借助信息技術(shù)，收集大量的信息資料;其次，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強信息技術(shù)在電子檔案中的應(yīng)用，這對提高檔案管理的質(zhì)量與效率來說是有很好的促進作用的。

4 ?結(jié)語

總而言之，詳細(xì)探討時代背景下電子檔案管理是尤為重要的。通過分析信息時代開展電子檔案管理的必要性，符合時代發(fā)展的需要;檔案管理的重要性;電子檔案的應(yīng)用優(yōu)勢。同時找到信息時代電子檔案管理工作存在的問題，電子檔案管理體系不完善;信息技術(shù)應(yīng)用水平低。并結(jié)合這些問題制定信息時代背景下電子檔案管理的有效措施。只有這樣，才能切實提升企業(yè)在信息時代背景下的綜合實力。

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