淺析基層事業(yè)單位檔案管理信息化實(shí)現(xiàn)探索

陳建明

山東省菏澤市曹縣磐石衛(wèi)生院 山東菏澤 274400

在事業(yè)單位檔案管理方面，構(gòu)建信息化管理平臺(tái)，充分認(rèn)識(shí)現(xiàn)代化信息技術(shù)在檔案管理中的價(jià)值，加大資金投入，引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)，完善相關(guān)軟件、硬件設(shè)施配置，大力培養(yǎng)信息化檔案管理人才，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位在檔案管理工作中的優(yōu)化轉(zhuǎn)型升級(jí)。鑒于此，本文圍繞“提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策”進(jìn)行分析研究，具備一定的價(jià)值意義[1]。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

1.1 員工綜合素質(zhì)參差不齊

因部分事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)沒有認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的必要性，所以在一定程度上影響了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。部分事業(yè)單位檔案管理人員甚至存在身兼數(shù)職的現(xiàn)象。并且由于缺乏對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度，導(dǎo)致檔案管理人員的綜合素質(zhì)參差不齊，影響檔案信息化建設(shè)的正常進(jìn)行。

1.2 相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不夠統(tǒng)一

對(duì)事業(yè)單位而言，因發(fā)展時(shí)間較久，其檔案信息的數(shù)量相對(duì)較多，檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范較為復(fù)雜，并且由于技術(shù)信息的不斷發(fā)展，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)往往與各種技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不相符，出現(xiàn)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不統(tǒng)一的情況。

1.3 投入力度有待加強(qiáng)

為促使事業(yè)單位檔案信息化管理工作能夠順利展開，需要單位加大投入力度。但是，事業(yè)單位很容易疏忽檔案信息化管理工作，缺乏相應(yīng)的硬件支持與軟件支持。缺乏資金的投入，將會(huì)制約信息化管理工作的開展[2]。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

2.1 強(qiáng)化檔案信息安全管理

事業(yè)單位在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)，要注重加強(qiáng)信息安全管理。避免因檔案管理人員的操作失誤、設(shè)備故障、網(wǎng)絡(luò)病毒等原因出現(xiàn)安全隱患。根據(jù)檔案信息的保密等級(jí)制定相應(yīng)的保密措施，以此強(qiáng)化檔案信息的安全管理。首先，要充分利用檔案管理軟硬件設(shè)備，通過現(xiàn)代化信息技術(shù)加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性以及安全性。其次，要加強(qiáng)檔案管理人員的安全意識(shí)，做好檔案信息安全的宣傳工作，提高檔案信息管理的安全性[3]。

2.2 充分重視事業(yè)單位檔案信息化管理

結(jié)合當(dāng)前的信息化背景，事業(yè)單位檔案管理工作推進(jìn)上，應(yīng)該客觀的對(duì)信息化管理技術(shù)應(yīng)用所帶來的積極意義進(jìn)行全方位的認(rèn)同，并且要給相關(guān)工作開展提供良好的空間環(huán)境。信息化技術(shù)在實(shí)際應(yīng)用的過程中，需要大量的人力物力和財(cái)力方面的投入，如果思想認(rèn)識(shí)不到位，就很容易導(dǎo)致投入方面受到影響，進(jìn)而造成基礎(chǔ)設(shè)施不完善等相關(guān)問題，這是限制信息化技術(shù)優(yōu)勢(shì)得到發(fā)揮的一個(gè)重要因素。另外，事業(yè)單位檔案管理工作的開展，還涉及到多個(gè)業(yè)務(wù)部門之間的配合，如果相關(guān)重視程度不足，就難以確保其相關(guān)工作的協(xié)作效果，這對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)的落實(shí)來說，會(huì)產(chǎn)生很大的影響。在事業(yè)單位內(nèi)部應(yīng)該對(duì)于當(dāng)前檔案信息化建設(shè)工作的開展進(jìn)行一定的宣傳，讓其他各個(gè)部門對(duì)于檔案信息化建設(shè)工作的開展形成足夠的重視和認(rèn)同，在具體工作的開展上要積極配合與支持。另外，在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的過程中，其對(duì)于軟硬件技術(shù)設(shè)施等也有著一定的要求。檔案管理部門應(yīng)該對(duì)于當(dāng)前信息化管理工作的開展需求進(jìn)行充分的了解，并且做好軟件基礎(chǔ)設(shè)施的全方位構(gòu)建，加強(qiáng)相關(guān)投入，這樣才能更好的對(duì)信息化建設(shè)工作的開展提供良好保障，避免由于外界因素影響從而導(dǎo)致檔案管理工作的不協(xié)調(diào)，所以應(yīng)全方位的構(gòu)建一個(gè)思想方面的保障體系，給信息化工作的開展提供一個(gè)良好的空間和保障。

2.3 加大投入力度

（1）事業(yè)單位應(yīng)該將檔案信息化管理的投入納入到單位的管理工作中，將其作為正式工作，從而做出科學(xué)合理規(guī)劃，保證資金投入的有效性。構(gòu)建投資計(jì)劃的長(zhǎng)效機(jī)制，這樣使軟件與硬件的更新能夠及時(shí)。

（2）通過科學(xué)合理的資金規(guī)劃投入，可以在很大程度上降低事業(yè)單位在檔案信息化管理中的投入。比如，可以通過租用云端服務(wù)器的方式，使硬件設(shè)備投入以及設(shè)備維修投入費(fèi)用降低。

（3）加大投入力度，設(shè)計(jì)更加智能化系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的智能化與信息化管理，從而降低人工成本投入力度。使檔案管理工作質(zhì)量與工作效率得到提升，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的更好發(fā)展[4]。

2.4 重視檔案的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化管理

信息化管理模式下，能夠更好的實(shí)現(xiàn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的管理需求。在具體檔案管理工作中，我們應(yīng)該從標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理的角度，對(duì)于當(dāng)前檔案的具體內(nèi)容、格式等進(jìn)行統(tǒng)一化的調(diào)整，改變以往實(shí)際檔案管理過程中存在的不標(biāo)準(zhǔn)和不規(guī)范等問題，更好的促進(jìn)檔案資源利用的效率并得以提升。隨著當(dāng)前信息化技術(shù)不斷發(fā)展，我們應(yīng)該圍繞標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理的具體需求，實(shí)現(xiàn)對(duì)于相關(guān)技術(shù)應(yīng)用的進(jìn)一步探究，更好的適應(yīng)當(dāng)前新時(shí)期下事業(yè)單位檔案管理工作的開展。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，信息技術(shù)的快速發(fā)展，不僅對(duì)人們的工作與生活帶來積極作用與影響，同時(shí)在很大程度上影響著事業(yè)單位檔案信息化管理工作的展開。因此，為保證在如今信息技術(shù)的支持下，事業(yè)單位檔案信息化管理工作能夠有序進(jìn)行，需要相關(guān)工作人員能夠掌握不同的先進(jìn)技術(shù)與管理技巧，將其應(yīng)用在信息化管理中。使事業(yè)單位的檔案信息化管理水平得到提升，同時(shí)提高檔案資源利用率，這對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展而言具有積極影響。