企業(yè)檔案電子化管理存在的問題及措施

魏敬

內(nèi)蒙古昊盛煤業(yè)有限公司 內(nèi)蒙古鄂爾多斯 017000

1 新形勢下檔案電子化的重要性

檔案電子化建設(shè)，能夠高效實現(xiàn)資源共享，適應(yīng)現(xiàn)代化建設(shè)新形勢的發(fā)展需要，數(shù)字化管理更有利于保護檔案。通過檔案電子化建設(shè)將檔案原件利用計算機掃描技術(shù)進行數(shù)字化處理，制作數(shù)字化副本，以供利用和交流，可將原件妥善保存起來，能有效延長保存時間，防止因長期翻閱造成字跡模糊或破損，同時數(shù)字化副本能夠?qū)崿F(xiàn)異地保存。檔案電子化管理可以提升工作效率，讓檔案管理人員從繁重的工作中解脫出來。數(shù)字化檔案具有智能信息處理技術(shù)，將傳統(tǒng)的以紙張、錄音帶、錄像帶為存貯介質(zhì)的各種原始檔案資料，通過掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化等手段轉(zhuǎn)換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，通過存儲管理技術(shù)把圖片與索引字段存儲到光盤庫、磁帶庫等各類大容量存儲介質(zhì)中，方便了檔案的查詢與利用。同時檔案的數(shù)字化發(fā)展，不再受孤本的限制，一份文件能夠同時提供給多人使用，實現(xiàn)了檔案信息的共享。數(shù)字化檔案可以讓人們足不出戶在電腦前就能完成檔案的查找和借閱，使用過程中不再受時間和空間的制約，檔案不僅能夠?qū)崿F(xiàn)異地調(diào)閱，而且利用空間得到有效擴展。雖然檔案數(shù)字化是大勢所趨，但紙質(zhì)檔案已經(jīng)經(jīng)歷了上千年的考驗，因此只有將實體檔案和數(shù)字化檔案相結(jié)合才能更好地為檔案工作服務(wù)[1]。

2 檔案信息電子化的優(yōu)勢與不足

檔案信息電子化，意味著檔案工作者基于特定的辦公自動化系統(tǒng)，在計算機上就能夠完成電子文件的起草、修改、排版、定稿、印發(fā)工作，節(jié)省了整個文件的制作流程，再加上所有的信息是以電子形式顯示在計算機上的，只需要輕輕點擊鼠標和鍵盤就可以進行修改、復(fù)制、多個版本的儲存的特性，節(jié)省了工作者的時間和精力。檔案信息的電子化工作只需要一臺電腦，減少了對紙張、筆等的使用，減少對寶貴自然資源的消耗，為檔案管理工作節(jié)省了大量的開支。檔案電子化具有眾多優(yōu)勢，也很容易實現(xiàn)，但在具體的工作中仍舊出現(xiàn)了一系列的問題：首先，電子檔案的保存缺乏歷史延續(xù)性，電子檔案管理作為一種新興事物開展時間晚，在這之前的工作缺乏責任主體，大多是誰的資料誰保存，在長期的機構(gòu)改革、崗位調(diào)整和工作移交過程中資料部分丟失。其次，電子檔案應(yīng)用沒有科學的共享機制，在單位的不同部門中由于工作需要經(jīng)常要共用到某些文件和資料，但是因為缺少科學的共享機制，導(dǎo)致各個部門檔案資料散存在各處，一旦需要就大范圍地進行借閱和查找，影響工作效率與質(zhì)量。最后，電子檔案的儲存格式不統(tǒng)一，這樣就導(dǎo)致工作人員在使用檔案時出現(xiàn)“文件打不開”“文件已損壞”“格式不支持”等問題，影響電子資料的使用[2]。

3 企業(yè)檔案電子信息化建設(shè)的具體內(nèi)容

3.1 電子檔案應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)

企業(yè)電子檔案應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)主要包含四部分內(nèi)容，分別是檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的應(yīng)用以及檔案信息的安全。電子檔案應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)與企業(yè)檔案信息化的整體建設(shè)進程有著密切的關(guān)系。企業(yè)的電子檔案應(yīng)用系統(tǒng)可以由企業(yè)內(nèi)部的研發(fā)部門進行自主研發(fā)，也可以使用專門的軟件開發(fā)公司所開發(fā)的專業(yè)軟件。但是在開發(fā)工作開始之前，企業(yè)需要針對自身檔案管理的現(xiàn)狀進行充分調(diào)研，了解檔案信息化建設(shè)對應(yīng)用系統(tǒng)的相關(guān)要求，最終使應(yīng)用系統(tǒng)在功能需求方面契合于企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展。此外，檔案信息化建設(shè)還要包含電子文件的管理，因此在電子檔案應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)工作中還要充分考量企業(yè)的其他信息系統(tǒng)，使這些信息系統(tǒng)當中具有價值的電子文件實現(xiàn)自動歸檔。

3.2 電子檔案信息化資源的建設(shè)

企業(yè)在信息化資源建設(shè)過程中要以企業(yè)內(nèi)部所存儲的檔案電子化為基礎(chǔ)，將工作重點向電子文件的歸檔管理方向轉(zhuǎn)移，最終全面提升電子檔案信息化資源建設(shè)的水平。電子檔案信息化資源的建設(shè)可以說是信息時代下企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展核心，檔案信息當中蘊藏著企業(yè)的價值，在企業(yè)運行過程中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，其開發(fā)和利用的層次是企業(yè)檔案電子信息化建設(shè)成就的重要衡量標準。檔案信息資源建設(shè)的主要內(nèi)容包括企業(yè)內(nèi)部檔案的數(shù)字化建設(shè)以及電子文件的整理和接收工作。檔案信息資源建設(shè)的主要模式包括企業(yè)內(nèi)部檔案目錄中心的數(shù)據(jù)庫建設(shè)以及其他類型數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)等[3]。

3.3 樹立檔案電子化安全保密意識

在檔案電子化建設(shè)過程中，要加強安全防范意識，正確操作計算機，并采取有力的措施防止黑客與病毒的入侵。在發(fā)生風險時，應(yīng)采取有效的措施及時應(yīng)對突發(fā)事件，數(shù)字化管理中要建立檔案信息全方位的安保系統(tǒng)，裝入計算機病毒檢測和入侵檢測等安保功能。此外，為阻止非法訪問和網(wǎng)絡(luò)攻擊行為，還要及時更新殺毒軟件和操作系統(tǒng)的安裝，更新漏洞補丁程序。為確保涉密檔案信息系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)的物理隔絕，要做好檔案電子化的日常安全保密管理和定期檢查工作，在發(fā)生問題時要及時上報、及時處理，保證數(shù)字化檔案監(jiān)控體系的完善。使用檔案電子化管理系統(tǒng)時，還應(yīng)采取相應(yīng)的軟件、數(shù)據(jù)庫安全保護措施，設(shè)置開機口令或系統(tǒng)口令，防止他人非法獲取或篡改檔案，確保計算機管理系統(tǒng)的檔案材料的真實與安全。同時，在檔案電子化信息管理過程中還要建立嚴格的檔案備份系統(tǒng)，通過計算機轉(zhuǎn)移刻錄到只讀光盤上進行脫機保存，以加強檔案電子化安全保障。

4 結(jié)語

總之，檔案信息電子化管理要充分考慮單位的實際情況，統(tǒng)籌兼顧，循序漸進，充分利用技術(shù)成果完善現(xiàn)有工作模式，提高檔案管理水平。