論人才中心檔案信息化管理

于洋

（吉林省洮南市人力資源和社會(huì)保障局吉林省洮南市137100）

論人才中心檔案信息化管理

于洋

（吉林省洮南市人力資源和社會(huì)保障局吉林省洮南市137100）

檔案是伴隨一個(gè)人一生的獨(dú)特身份符號(hào)，是眾多信息源中的一個(gè)基礎(chǔ)信息，其作用和價(jià)值在現(xiàn)代社會(huì)當(dāng)中愈來(lái)愈顯得愈來(lái)愈重要，但在我國(guó)人事檔案管理上仍存在滯后性，即便是在網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用十分普遍的今天，個(gè)人想要從網(wǎng)上查詢自己檔案信息，例如檔案現(xiàn)保管地信息、個(gè)人的就業(yè)基本信息、與用人單位的勞動(dòng)關(guān)系信息等，依然是難以順利實(shí)現(xiàn)的，因此人才中心檔案信息化管理水平仍有待提高、管理措施仍需進(jìn)一步完善。

人才中心；檔案；信息化；管理

隨著我國(guó)人才流動(dòng)的日益頻繁，對(duì)傳統(tǒng)人事檔案管理提出新的要求，傳統(tǒng)的檔案管理方式必須和先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)相結(jié)合，建立網(wǎng)絡(luò)化的人事檔案管理系統(tǒng)，才能使全國(guó)各地人才市場(chǎng)和具有人事檔案管理權(quán)的企事業(yè)單位的人事檔案實(shí)現(xiàn)互聯(lián)與共享。

1 概述

（1）人才中心檔案信息化管理的定義。人才中心檔案信息化管理是指在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，人才市場(chǎng)檔案管理活動(dòng)全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)人事檔案信息資源進(jìn)行管理處置，使其可以為社會(huì)企事業(yè)單位和個(gè)人提供便利服務(wù)的行為。

（2）人才中心檔案信息化管理內(nèi)容。①基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。這其中應(yīng)當(dāng)建設(shè)的內(nèi)容有計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)施建設(shè)和應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，這兩者分別是檔案信息化管理當(dāng)中不可缺少的基本條件和技術(shù)保障；具體來(lái)講就是統(tǒng)一各級(jí)人才市場(chǎng)網(wǎng)絡(luò)硬件配置和提供網(wǎng)絡(luò)拓?fù)錁?biāo)準(zhǔn)，并在局域網(wǎng)中做好數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)及災(zāi)難應(yīng)急工作，保證意外發(fā)生時(shí)能自我修復(fù)，因?yàn)闄n案信息是不能對(duì)所有大眾公開(kāi)，所以采用Internet互聯(lián)的時(shí)候，需要相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。而如大多數(shù)企業(yè)中采用的VPN技術(shù)，可建立相對(duì)獨(dú)立虛擬專網(wǎng)，對(duì)傳輸數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，提升檔案信息的安全性，另外，還應(yīng)當(dāng)有統(tǒng)一防火墻的配置標(biāo)準(zhǔn)，來(lái)對(duì)服務(wù)器進(jìn)行保護(hù)使PC終端免受外部攻擊；②人才隊(duì)伍的建設(shè)，在信息化時(shí)代應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)出具有現(xiàn)代化意識(shí)和科技化意識(shí)的檔案管理人員，這些檔案管理人員不僅有過(guò)強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)，還應(yīng)有較寬的自己的知識(shí)面并掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，成為既熟悉管理業(yè)務(wù)知識(shí)又懂得計(jì)算機(jī)管理技術(shù)的雙重知識(shí)結(jié)構(gòu)復(fù)合型人才，如人才市場(chǎng)檔案信息化管理當(dāng)中將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案時(shí)OCR技術(shù)就能達(dá)到這種目的，通過(guò)自動(dòng)識(shí)別圖文，可將紙質(zhì)版文字轉(zhuǎn)化成TXT或DOC文檔格式，結(jié)合電子掃瞄儀能將紙質(zhì)檔案快速高效地轉(zhuǎn)變成電子檔案，而這就需要專業(yè)的人士去操作，所以人才市場(chǎng)檔案信息化管理必須要有扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，還應(yīng)當(dāng)對(duì)現(xiàn)行的相關(guān)計(jì)算機(jī)技術(shù)有較好的了解和掌握；③強(qiáng)化檔案管理的安全建設(shè)，信息技術(shù)為檔案管理在提供高效、快捷服務(wù)的同時(shí)，也給檔案管理帶來(lái)了不少的安全隱患，可能會(huì)因?yàn)閭€(gè)人原因或其他原因?qū)е聶n案信息的丟失和泄密，這就要求信息化檔案管理應(yīng)當(dāng)注重電子檔案的保存環(huán)境和保存方式，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)對(duì)一些重要的電子檔案進(jìn)行備份和維護(hù)，確保資料的完整性；另一方面，檔案的信息化管理也需要相應(yīng)的法律環(huán)境和手段為其保駕護(hù)航，根據(jù)社會(huì)的發(fā)展制定出人才市場(chǎng)檔案信息化管理工作的各項(xiàng)法律規(guī)章制度，是人事檔案管理有章可循。

2 加快人才中心人事檔案信息化管理途徑

（1）加大資金投入，開(kāi)發(fā)一整套人事檔案管理系統(tǒng)。隨著流動(dòng)人員及大中專畢業(yè)生每年累積增多，湖南省人才流動(dòng)服務(wù)中心庫(kù)存人事檔案數(shù)量成倍增加，現(xiàn)行管理系統(tǒng)已不能滿足檔案管理所需，且人事檔案信息多而雜，建立一整套人事檔案管理系統(tǒng)勢(shì)在必行，這套系統(tǒng)既要包括內(nèi)部管理系統(tǒng)，又包括遠(yuǎn)程使用、服務(wù)系統(tǒng)。內(nèi)部管理系統(tǒng)將檔案原有的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)重新導(dǎo)入，并在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上進(jìn)行完善，使之擁有一個(gè)大型人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，讓常規(guī)性查閱利用、統(tǒng)計(jì)、調(diào)取等實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，替代現(xiàn)行人事檔案管理繁瑣的入庫(kù)查詢、效率低下的人工調(diào)取等，提高人事檔案管理的利用率和管理水平等，遠(yuǎn)程管理系統(tǒng)應(yīng)將存檔人員檔案基本信息上傳至網(wǎng)絡(luò)服務(wù)后臺(tái)，流動(dòng)人員憑身份證或其他有效證件進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)服務(wù)界面即可實(shí)時(shí)查詢，有效提高效率和質(zhì)量，從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，通過(guò)一次性資金投入、借助專業(yè)技術(shù)力量，開(kāi)發(fā)建設(shè)市場(chǎng)化人事管理系統(tǒng)，將獲得比投入更大、更有效的產(chǎn)出，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程服務(wù)和資源共享。

（2）提高管理水平，整合服務(wù)機(jī)構(gòu)多方面資源。目前大多數(shù)有檔案托管工作職能的是政府所屬人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，其人才服務(wù)業(yè)務(wù)范圍十分廣，除了從事人事檔案管理外，還包括人才招聘、人才培訓(xùn)、職業(yè)提升等等，人事檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)建成后，應(yīng)將與流動(dòng)人員相關(guān)的信息全部打包錄入系統(tǒng)，既包括檔案原始信息，也包括當(dāng)前職業(yè)信息，據(jù)此整合機(jī)構(gòu)各業(yè)務(wù)領(lǐng)域信息，實(shí)現(xiàn)信息整合、資源共享，人才招聘可組織招聘企業(yè)在檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中搜尋匹配人才，降低招聘成本，縮短招聘周期；人才培訓(xùn)可通過(guò)分析入庫(kù)流動(dòng)人員的信息，針對(duì)性開(kāi)辦培訓(xùn)業(yè)務(wù)，推出相關(guān)培訓(xùn)信息，提高業(yè)務(wù)效益，節(jié)約宣傳成本，另一方面，檔案管理服務(wù)部門也可以利用人才招聘、培訓(xùn)的相關(guān)資源，向企業(yè)推薦人事管理中的優(yōu)秀人才，向流動(dòng)人員推薦相關(guān)企業(yè)，促進(jìn)人才就業(yè)、實(shí)現(xiàn)互利多贏。

（3）加強(qiáng)培訓(xùn)力度，提升檔案管理人員信息化技能。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，一套完善的管理系統(tǒng)只是基本，要實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期穩(wěn)定的管理服務(wù)預(yù)期，更需要擁有一大批高素質(zhì)高水平的檔案管理人員，人事檔案管理操作人員不僅需要具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且要具備操作并使用管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全的防護(hù)措施能力，這些能力的具備和提升，需要人事檔案管理機(jī)構(gòu)加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)力度，創(chuàng)造更多的培訓(xùn)交流機(jī)會(huì)，使管理人員提升自我業(yè)務(wù)水平和能力。同時(shí)，管理人員也要在思想上樹(shù)立正確的檔案管理信息化意識(shí)，能夠充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，積極配合信息化建設(shè)步伐作出能力調(diào)整，有意識(shí)地加強(qiáng)自身檔案管理信息化方面的學(xué)習(xí)，提升自身業(yè)務(wù)技術(shù)和業(yè)務(wù)能力，增強(qiáng)工作的責(zé)任心和使命感。

綜上所述，檔案信息化管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期、全面而具體的工作，應(yīng)當(dāng)注意到方方面面的問(wèn)題，還需要所有檔案人員的積極參與與配合。其中管理型人才隊(duì)伍建設(shè)對(duì)檔案信息化管理的質(zhì)量起著至關(guān)重要的作用，因此，人才中心檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)就要應(yīng)把提高工作人員的計(jì)算機(jī)技能作為目前檔案部門素質(zhì)教育的重中之重，而且信息化是當(dāng)今世界發(fā)展的大趨勢(shì)，檔案館信息化管理是勢(shì)在必行，因此只有克服困難，迎頭趕上，才能適應(yīng)社會(huì)和時(shí)代發(fā)展的需要，更好地服務(wù)社會(huì)。

[1]潘偉喜.網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作的主要影響.檔案時(shí)空，2004（8）.

[2]楊公之，主編.檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論.北京：中國(guó)檔案出版社，2001.

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1004-7344（2016）30-0030-01

2016-10-12