建立電子檔案在煤礦企業(yè)科技檔案管理中的意義

張圓圓

（平頂山天安煤業(yè)股份有限公司十三礦，河南 平頂山 467000）

在信息化時(shí)代背景下，信息化技術(shù)在煤炭企業(yè)管理中得到了廣泛的應(yīng)用，如電子信息傳輸、人員定位、各類管理系統(tǒng)、井下有害氣體檢測檢控、電子文件傳輸、檔案館藏?cái)?shù)字化建設(shè)等，此時(shí)以往傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足新時(shí)代發(fā)展需求，此時(shí)電子檔案應(yīng)運(yùn)而生，其不僅可以實(shí)現(xiàn)對煤礦企業(yè)檔案信息的存儲(chǔ)與保管，而且還可以有效提高科技檔案管理工作效率，為煤礦企業(yè)的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

一、煤礦企業(yè)檔案管理特點(diǎn)

（1）多樣性。煤礦企業(yè)結(jié)構(gòu)相對比較復(fù)雜，其所涉及的內(nèi)容比較廣，且擁有諸多部門，這樣就使得煤礦企業(yè)檔案存在多樣性的特點(diǎn)，涉及到的工作有地質(zhì)測量、煤礦開采及地面運(yùn)輸?shù)龋野恍┬姓芾聿块T，致使檔案數(shù)量不斷增加；（2）廣泛性。煤礦檔案涉及到文書檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案等內(nèi)容，其中科技檔案又涵蓋了礦建、機(jī)電、運(yùn)輸、掘進(jìn)、通風(fēng)、采煤、地質(zhì)等內(nèi)容，從而使煤礦檔案具有廣泛性的特點(diǎn)；（3）頻繁性。在進(jìn)行煤礦開采過程中，煤礦檔案使用相對比較頻繁，尤其是科技檔案，幾乎一線生產(chǎn)每時(shí)每刻都會(huì)使用，例如煤礦作業(yè)規(guī)程、機(jī)電設(shè)備檔案、安全技術(shù)措施等。

二、紙質(zhì)檔案與電子檔案的區(qū)別

（一）紙質(zhì)檔案與電子檔案的共同點(diǎn)

不管是隨著時(shí)代發(fā)展而出現(xiàn)的電子檔案，還是一直存在的紙質(zhì)檔案，他們的最終目的都是保存檔案，以便更好的服務(wù)于后人。當(dāng)然，紙質(zhì)檔案與電子檔案都對保存條件提出了較高的要求：紙質(zhì)檔案由于是紙張做成的，在對其進(jìn)行保存過程中，需要避免蟲子將其咬破、水將其打濕、化學(xué)物質(zhì)將其腐蝕等。電子檔案由于是信息化時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物，在對其進(jìn)行保存時(shí)，最好不要與有很高溫度的、具有磁性的、具有損害性質(zhì)的物質(zhì)進(jìn)行直接接觸。

（二）紙質(zhì)檔案與電子檔案的不同點(diǎn)

（1）保密程度不同。紙質(zhì)檔案具有比較高的保密性，而電子檔案的保密性相對比較低；（2）保留時(shí)間長短不同。如果紙質(zhì)檔案不被損毀能夠長時(shí)間保留，而電子檔案一般只能保留5-15年；（3）保存形式不同。紙質(zhì)檔案一般是通過檔案袋的方式進(jìn)行保存。而電子檔案一般是以光盤或者磁盤等載體進(jìn)行保存；（4）紙質(zhì)檔案用需要比較大的檔案袋進(jìn)行存儲(chǔ)，占用空間比較大，而電子檔案只需要借助光盤的進(jìn)行存儲(chǔ)，所占用空間比較??；（5）傳輸性高低不同。紙質(zhì)檔案在查閱過程中，需要花費(fèi)很長的時(shí)間進(jìn)行尋找，而且傳輸性相對較低，而電子檔案能夠直接與計(jì)算機(jī)設(shè)備對接來實(shí)現(xiàn)傳輸，不僅方便快捷，而且具有較高的傳輸性能。

三、在煤礦企業(yè)科技檔案管理中電子檔案的應(yīng)用意義

通過對紙質(zhì)檔案與電子檔案存在的區(qū)別進(jìn)行分析可以發(fā)現(xiàn)，電子檔案具有多方面的優(yōu)點(diǎn)，尤其是煤礦企業(yè)檔案管理具有多樣性、廣泛性、頻繁性的特點(diǎn)。在煤礦企業(yè)科技檔案管理過程中，電子檔案便于攜帶，能夠直接借助網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案信息的遠(yuǎn)程傳輸，而且便于復(fù)制、檢索和查閱，具有多方面的應(yīng)用意義，具體表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：（1）煤礦企業(yè)需要根據(jù)科技檔案管理的最新發(fā)展，來對電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行構(gòu)建，盡可能選擇傳統(tǒng)紙張檔案和電子檔案雙檔案保存的模式。傳統(tǒng)紙張檔案一般是指使檔案安全保存為主要目的，而電子檔案是以檔案信息的開發(fā)與利用為目的。（2）能夠?qū)⒖萍紮n案（包括圖紙、規(guī)程、措施等）以及文件轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息進(jìn)行存檔，并借助計(jì)算機(jī)和專業(yè)軟件對其進(jìn)行分類管理，隨后通過電子文檔的方式對其進(jìn)行應(yīng)用和查閱。以Word、CAD等通用格式進(jìn)行存儲(chǔ)，以便于后續(xù)查閱；（3）煤炭企業(yè)需要為電子檔案系統(tǒng)配備專門的計(jì)算機(jī)、照相機(jī)、掃描儀、存儲(chǔ)器（硬盤、光盤）以及打印機(jī)等。4）通過構(gòu)建煤礦企業(yè)局域網(wǎng)系統(tǒng)，能夠通過網(wǎng)絡(luò)對所有電子檔案進(jìn)行查詢。在進(jìn)行煤礦開采過程中，各生產(chǎn)隊(duì)組的技術(shù)員能夠借助電腦終端來實(shí)現(xiàn)對電子檔案室所發(fā)出的授權(quán)文件進(jìn)行查閱；（5）為了加強(qiáng)對電子檔案的保密管理，可以借助密鑰進(jìn)行管理。同時(shí)也可以通過身份驗(yàn)證的方式來避免無關(guān)人員對電子檔案信息進(jìn)行訪問。最常見的保護(hù)方法是為每一個(gè)合法用戶提供一個(gè)“通行字”來體現(xiàn)該用戶的身份。（6）為了對現(xiàn)有電子檔案服務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行完善，則需要注重對專業(yè)人才的教育與培養(yǎng)，以確保管理人員具備一定的理論知識(shí)和技能水平。如今，大多數(shù)檔案部門缺乏高技術(shù)水平人才，尤其是檔案信息管理與處理的綜合型人才。因此，要重視對專業(yè)人才的聘請和培養(yǎng)，以提高電子檔案服務(wù)水平，提高煤礦企業(yè)科技檔案管理水平；（7）可實(shí)現(xiàn)辦公無紙化、自動(dòng)化，推動(dòng)檔案生成方式的多樣化。（8）電子檔案可以有效發(fā)揮現(xiàn)有計(jì)算機(jī)的潛能，進(jìn)而提高檔案管理的效率。目前，大部分煤礦企業(yè)科技檔案管理主要依靠單一的計(jì)算機(jī)應(yīng)用，而且已有開發(fā)功能比較簡單，只是用于文件打字貯存或檔案著錄，不僅利用率低，而且還會(huì)造成物力、人力、財(cái)力資源的極大浪費(fèi)；

四、結(jié)束語

總之，對于煤礦企業(yè)而言，在進(jìn)行科技檔案管理過程中，建立電子檔案不僅可以有效解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案中存在的缺陷和不足，而且還可以提高科技檔案管理工作效率，推動(dòng)煤礦企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的順利進(jìn)行，有效提高煤礦企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。