淺議事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題及對策

王繼達

（大慶市肇州縣興城鎮(zhèn)政府社會事物服務中心，黑龍江 肇州 166400）

事業(yè)單位作為國家機構的重要分支，在發(fā)展的過程中，管理工作是其重點工作內容，其中人事檔案管理工作是事業(yè)單位的重要環(huán)節(jié)，影響著單位員工的升遷和人才的應用，可是現在的事業(yè)單位人事檔案管理工作效率和質量都比較低，嚴重影響事業(yè)單位的發(fā)展。所以在新時期，一定要加強事業(yè)單位人事檔案管理工作的創(chuàng)新，提高人事檔案管理工作的效率和質量。

一、人事檔案管理現存的問題

（一）單位管理意識不強，檔案管理基礎設施不足。在相關調研的基礎上發(fā)現，部分事業(yè)單位由于各種主客觀原因，人事檔案管理意識不強，不能充分認識到檔案管理對于單位發(fā)展、人員管理等方面的作用。與此同時，目前大部分事業(yè)范圍堅持紙質人事檔案管理和常規(guī)電子檔案管理兩種方式相結合。但各部門較為獨立，且電子檔案的管理不能及時更新和系統(tǒng)化，都在一定程度上導致了單位人事檔案管理的滯后性。

（二）檔案管理機制不完善。完善的人事檔案管理機制，有利于推動事業(yè)單位人力資源工作的進程。但在部分事業(yè)單位中，人事檔案成為一種形式上可有可無的擺設，且使用意識較差，在相關資料的查閱中，走“非正?！鼻?，根本不將人事檔案作為衡量的標準。且人事檔案管理機制不完善，基礎設施欠缺，各部門之間形成單獨的資料庫，管理標準也較為隨意，嚴重缺乏規(guī)范化。

（三）管理人員專業(yè)性不夠。嚴格來說，人事檔案管理工作復雜繁瑣、專業(yè)要求高，且需要一定的連續(xù)性和銜接性，這給檔案管理人員也提出了較高的要求。但現實是，事業(yè)單位在改革發(fā)展中，由于編制的縮減，使得部分專業(yè)管理人才流失，部分事業(yè)單位的檔案管理人員，要么非專業(yè)，要么由其它崗位的人員兼職，甚至部分事業(yè)單位臨時雇傭檔案管理人員，這都影響了人事檔案管理工作。

二、新時期人事檔案管理的對策研究

（一）提升人事檔案管理人員的管理水平

作為人事檔案管理人員，要提升自己的業(yè)務素質，首先要提高自己的專業(yè)知識水平。對于目前一些非檔案管理專業(yè)出身的工作人員來說，更要加強學習檔案學理論知識。要多讀一些有關檔案管理學、檔案文獻編撰學、科技檔案管理學、檔案保護技術學、文書學等方面的書籍。從檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計、檢索、利用、編研、鑒定等方面熟悉專業(yè)工作，提高工作效率，保證工作質量。此外，人事檔案管理人員還要熟練掌握與檔案管理工作相關的科技知識。比如，要學會利用信息化媒體手段進行人事檔案管理，學會使用各種相關的軟件。常用的軟件如WORD和EXCEL的功能是極其強大的。即便人事檔案管理人員沒有機會參加專門的業(yè)務培訓，也完全可以借助網絡熟悉軟件的應用。

（二）建立良好的人與檔案相分離的人事管理體制

大部分檔案管理者在整理檔案的過程中經常發(fā)現，有些人的檔案存在著空白期，詢問之后發(fā)現，是由于在原單位辭職之后檔案沒有帶到新的單位，再次換工作的時候又從原單位將檔案調出，所以有一段時間的檔案自然就是空白的，也就出現了斷檔的現象。此外，許多事業(yè)單位將人才引進以后，很少查看人才之前的檔案記錄，用人單位也是熱衷于人才在實際工作中的業(yè)績來考核員工；有的員工，雖然已進入單位，但是其人事檔案依舊掛在人才市場上，也造成了此人的人事檔案得不到及時的更新。要建立一個良好的體系來保證“人檔合一”，所有部門的人事檔案都按照集中統(tǒng)一的改革思路，將政府人事部門所屬的人才流動機構、就業(yè)服務機構、教育機構有效地結合起來，成立一個政府所屬的統(tǒng)一的人事檔案管理中心，事業(yè)單位人員的人事檔案統(tǒng)一由政府所屬的人事檔案管理中心進行管理，開始逐步地杜絕人檔分離、斷檔等現象出現。

（三）強化事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理

事業(yè)單位人事檔案應規(guī)定明確的檔案查、借閱范圍，人員，要求和方法。一般不準予查閱。事業(yè)單位人事檔案一般不得借出使用，如遇特殊的情況必須借出使用時，需說明借閱理由并經檔案主管部門批準；借閱人員應當保證檔案的完好；無論在借閱或歸還時都應該做好登記工作，保證檔案材料的安全、完整性。人事檔案轉入時要清點材料是否完整、真實并做好登記。人事檔案轉出時應對檔案進行整理和裝訂，保留且禁止剔除、扣留或分批轉出檔案材料。除人員調動方面的轉入轉出外，應及時報告死亡人員檔案并按相關程序作出處理。

（四）重視人事檔案管理的創(chuàng)新

創(chuàng)新與改革是保證事業(yè)單位長遠發(fā)展的重要基調，創(chuàng)新人事檔案管理的必要性不言而喻。人事檔案面向事業(yè)單位全體員工，考慮到人事信息和人員變動的復雜性，人事檔案管理既要符合現代化管理特征，又不能從集中管理模式下分離出來，辯證看待傳統(tǒng)管理手段的利弊，取其精華從而與現代化管理進行高度融合。在計算機的處理下，一個個紙質文件變成了數字文檔，將員工個人資料毫無分差地記錄于檔案之中。一方面有利于隨時對檔案進行補充更新，另一方面實現了便捷取檔、調檔，而且能夠有效防止檔案篡改等不良事件發(fā)生，保證個人信息是真實的、完整的，為事業(yè)單位科學選拔人才、調配崗位提供了重要信息依據。

結語

事業(yè)單位的人事檔案管理是動態(tài)發(fā)展、不斷向前的一個過程，在事業(yè)單位改革發(fā)展的過程中，人事檔案管理將會出現更多的問題。這就需要相關研究者和檔案管理一線工作人員不斷地探索和研究，在檔案管理工作中，更好地解決問題，切實提升工作水平，為實現事業(yè)單位更好更快的發(fā)展盡獻綿薄之力。