基于互聯(lián)網(wǎng)技術的智能化檔案管理

張慶

（黑龍江省綏棱縣勞動人事爭議仲裁院，黑龍江 綏棱 152200）

一、前言

物聯(lián)網(wǎng)主要是指物物之間相連的互聯(lián)網(wǎng)，物聯(lián)網(wǎng)以互聯(lián)網(wǎng)為基礎和核心，主要利用智能感知、識別技術等實現(xiàn)物與物之間的連接。近年來出現(xiàn)的物聯(lián)網(wǎng)技術為檔案智能化管理提供了有利技術條件，檔案管理部門在物聯(lián)網(wǎng)時代應利用物聯(lián)網(wǎng)技術推進實施檔案管理智能化，對于提高檔案管理的現(xiàn)代化水平及管理效率都具有非常重要的作用。

二、軟硬件配備水平的提高應采用物聯(lián)網(wǎng)技術

傳統(tǒng)檔案管理通常受到實體建筑和不斷累加設備的制約，時間、空間等因素對檔案管理和使用都造成了一定限制。另外，很多企事業(yè)單位在檔案管理中，因財力不足所限，在檔案管理中都未設置專項基金，缺乏齊全的檔案庫房建設、計算機基礎設施配備，檔案管理軟件不具有較高的研發(fā)使用水平。近年來出現(xiàn)的物聯(lián)網(wǎng)技術，為采用該技術建設新型智能化檔案庫房、提高軟硬件水平創(chuàng)造了有利條件。因此，在檔案管理中企事業(yè)單位應加大投入人力、物力和財力，將現(xiàn)有資源與檔案庫房設備有效整合，檔案庫房建設現(xiàn)代化，購置信息設備，使檔案管理提高智能化水平。感知層、應用層及網(wǎng)絡層構成了物聯(lián)網(wǎng)技術體系，物聯(lián)網(wǎng)技術涵蓋射頻識別、傳感器、網(wǎng)絡通信及數(shù)據(jù)處理融合等多種技術。

三、檔案自動化生成及管理的實現(xiàn)可采用物聯(lián)網(wǎng)技術

企事業(yè)單位檔案管理在物聯(lián)網(wǎng)時代已將傳統(tǒng)手工方式徹底擺脫，在生成檔案的方式上產(chǎn)生了很大變化。在收集、生成及管理檔案過程中，物聯(lián)網(wǎng)技術主要在以下幾方面體現(xiàn)出其重要作用：在收集檔案過程中，首先企事業(yè)單位檔案管理部門可充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術收集社會及個人的檔案材料。送達檔案部門后的各類材料，由檔案管理員將其根據(jù)不同類別分別向不同盒子中裝入，通過在檔案收集子系統(tǒng)中應用RFID功能模塊將檔案直接生成RFID標簽內(nèi)的數(shù)據(jù)，將檔案日期、題名、責任者、頁數(shù)等信息采用讀寫器向標簽上打印后在檔案上粘貼。入庫檔案根據(jù)儲位管理模塊發(fā)出的入庫指令，系統(tǒng)對檔案標簽信息進行讀取，并對其進行自動識別后向存放儲位放置。在檔案管理中應用電子標簽后，檔案生成效率明顯提高，為檔案管理提高智能化、自動化水平打下堅實的基礎。另外，應用物聯(lián)網(wǎng)技術更便于用戶閱覽檔案實體內(nèi)容。在借閱檔案過程中，用戶將關鍵詞輸入借閱系統(tǒng)的自動化識別功能模塊，可實現(xiàn)對檔案位置、格式等相關信息的查詢，使用戶明顯縮短檔案查找時間。檔案管理員將檔案取出后，系統(tǒng)能夠?qū)Ρ唤璩鰴n案狀態(tài)進行顯示并自動記錄，檔案被用戶借出時，智能安全監(jiān)測門的RFID閱讀器可向借閱模塊反饋相關檔案信息，并對比、反饋信息與出庫檔案信息之間是否存在差異，若監(jiān)控系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)反饋信息與出庫檔案信息之間存在差異，監(jiān)控模塊將產(chǎn)生提示警報，應有管理人員對檔案進行再次確認后才能將檔案出庫。用戶將借閱的檔案使用完后，RFID閱讀器可對借閱檔案記錄進行自動消除，檔案由檔案管理人員向原存放位置送返時，系統(tǒng)可對查閱使用和完成還卷工作這一過程進行自動記錄。

四、檔案存儲環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)應采用物聯(lián)網(wǎng)技術進行完善

在保護及管理實體檔案過程中，廣泛應用物聯(lián)網(wǎng)技術，可使檔案保管環(huán)境明顯提高節(jié)能性、安全性及智能性。在監(jiān)控檔案存儲環(huán)境方面物聯(lián)網(wǎng)主要體現(xiàn)出以下幾方面的作用：一是在安全保管和監(jiān)控檔案過程中，對傳感器及物聯(lián)網(wǎng)射頻識別技術的有效利用，使智能管理系統(tǒng)建設實現(xiàn)一體化，應用微動偵測技術，實時監(jiān)控重要區(qū)域內(nèi)檔案庫房或其它館內(nèi)人員的活動及出入狀況。若出現(xiàn)異常情況，可采用有關聯(lián)位置的監(jiān)控攝像機跟蹤記錄人員移動軌跡，而且監(jiān)控系統(tǒng)還將產(chǎn)生提示警告，將事發(fā)區(qū)域門禁自動鎖閉，并向安保人員發(fā)出通知。二是在節(jié)能控制檔案保管環(huán)境過程中，應基于網(wǎng)絡層和信息處理系統(tǒng)分析，對檔案庫房部署智慧感知平臺，全面控制庫房內(nèi)的有關信息數(shù)據(jù)。針對此方面，可結(jié)合庫房溫度調(diào)節(jié)系統(tǒng)進行探討，檔案庫房智慧感知平臺可結(jié)合檔案管理標準溫濕度自動管理控制設備，對庫房內(nèi)溫度進行自動調(diào)節(jié)，其自動調(diào)整過程主要根據(jù)精細化環(huán)境參數(shù)使檔案保管環(huán)境、溫濕度保證處于比較安全的范圍。不僅能夠是設備降低能耗，還能夠使檔案管理安全系數(shù)明顯提高。

五、結(jié)語

總之，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展延伸而產(chǎn)生了物聯(lián)網(wǎng)，物聯(lián)網(wǎng)技術對于提高檔案管理數(shù)字化水平具有非常重要的影響。物聯(lián)網(wǎng)時代不斷發(fā)展的物聯(lián)網(wǎng)技術使各行業(yè)提高了技術水平，在各領域中對于物聯(lián)網(wǎng)技術的廣泛應用具有重要的促進作用。各類型機構在推進檔案管理現(xiàn)代化方面應基于深入研究分析，對智能化檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化設計，在軟硬件設施建設、檔案存儲環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)及生成自動化等方面應用物聯(lián)網(wǎng)技術，使檔案管理水平全面提高，進而使檔案資源實現(xiàn)最大的價值，對于提高檔案管理的現(xiàn)代化水平及管理效率都具有非常重要的作用。