檔案管理規(guī)范化中遇到的問(wèn)題與解決思路

楊潤(rùn)生

（綏化市北林區(qū)疾病預(yù)防控制中心，黑龍江 綏化 152000）

隨著業(yè)務(wù)量的增加，公司步入穩(wěn)定發(fā)展期，所產(chǎn)生的資料成幾何倍數(shù)增長(zhǎng)，如果檔案管理水平跟不上，會(huì)制約其他各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開展，影響公司全局。大多數(shù)企業(yè)的管理層能夠敏銳地意識(shí)到問(wèn)題的嚴(yán)重性，檔案管理規(guī)范化提上日程，在規(guī)范化過(guò)程中往往會(huì)遇到諸多方面的困難。

一、企業(yè)檔案管理規(guī)范化中遇到的問(wèn)題

（一）企業(yè)檔案管理觀念薄弱

立足企業(yè)管理實(shí)踐，管理者對(duì)檔案資源的認(rèn)知度不高，忽視檔案管理的重要性，檔案管理不到位，整體發(fā)展現(xiàn)狀不樂(lè)觀。檔案管理工作，需要投入大量成本，如資金、設(shè)備、人力等，同時(shí)管理流程復(fù)雜，環(huán)節(jié)較多，檔案管理工作更顯系統(tǒng)性與復(fù)雜性，管理難度較大。另外，在企業(yè)內(nèi)部，普遍存在“重效益、輕管理”的現(xiàn)象，尤其是檔案管理，將其視為與經(jīng)濟(jì)效益關(guān)系不大的環(huán)節(jié)。在這種思想的影響下，企業(yè)檔案管理缺少優(yōu)質(zhì)的發(fā)展環(huán)境，很難推動(dòng)檔案工作的有序開展。

（二）企業(yè)檔案管理功能不完善

立足企業(yè)，很多資料都需要以文檔形式進(jìn)行存儲(chǔ)與管理，尤其是對(duì)于一些重大事件、重要決策以及大型活動(dòng)，需要以檔案管理要求為基礎(chǔ)，結(jié)合需要，進(jìn)行資料的統(tǒng)籌與落實(shí)。但在實(shí)際操作中，檔案管理不完善的問(wèn)題時(shí)有發(fā)生，不利于檔案質(zhì)量的查閱與使用，很難有效發(fā)揮檔案資源的價(jià)值。因此，檔案管理功能不容忽視，一旦出現(xiàn)資料不完整的情況，隱患隨之發(fā)生，直接影響資源的共享與應(yīng)用。

（三）企業(yè)檔案信息化建設(shè)滯后

企業(yè)檔案管理工作的開展離不開相關(guān)技術(shù)的支持，尤其是隨著信息技術(shù)的推廣與應(yīng)用，信息化應(yīng)用水平成為制約企業(yè)檔案管理工作的重要因素。但立足當(dāng)前企業(yè)，由于對(duì)檔案管理重視程度不夠，其在信息化建設(shè)方面的工作不到位，相關(guān)投入嚴(yán)重不足，很難保證信息化管理與企業(yè)發(fā)展的同步性，從根本上拉低了檔案管理的整體水平。

二、企業(yè)檔案管理規(guī)范化策略

（一）企業(yè)檔案管理體制構(gòu)建走市場(chǎng)化道路

市場(chǎng)化永遠(yuǎn)是企業(yè)管理未來(lái)走向的重要參考和趨勢(shì)，更是世界行政改革的共同趨勢(shì)所在，引領(lǐng)著各大企業(yè)的改革。我國(guó)企業(yè)檔案管理體制建立必須參考市場(chǎng)要素，因?yàn)槭袌?chǎng)在資源配置中起決定性作用，檔案資源是企業(yè)信息資源管理中不可或缺的基礎(chǔ)，企業(yè)還需要按照市場(chǎng)化競(jìng)爭(zhēng)和運(yùn)營(yíng)來(lái)進(jìn)行檔案體制管理；檔案資源是企業(yè)發(fā)展不可或缺的信息資源，因此企業(yè)還需要按照自身的情況、競(jìng)爭(zhēng)的體制不斷地改善檔案管理體制；企業(yè)檔案管理工作要為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供建議和意見，檔案工作在市場(chǎng)中進(jìn)行，那么必須按照市場(chǎng)的需要做好檔案信息存儲(chǔ)和檔案資源的開發(fā)工作，不斷創(chuàng)新，讓日益增長(zhǎng)的檔案信息符合企業(yè)發(fā)展的需要，使企業(yè)檔案工作更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。檔案工作有了方向和目標(biāo)才能夠完成市場(chǎng)交給自己的多種任務(wù)。

（二）積極優(yōu)化與完善檔案管理制度

檔案管理工作的有序推進(jìn)離不開先進(jìn)與完善的管理制度的保障。為了提升檔案管理的效率與質(zhì)量，檔案管理制度化建設(shè)是必然之舉。首先，企業(yè)要明確檔案管理部門的職責(zé)，構(gòu)建專門的檔案管理部門，設(shè)置專業(yè)管理人員，合理進(jìn)行權(quán)責(zé)劃分。其次，優(yōu)化歸檔制度，制定檔案劃分原則，明確檔案歸檔方法。最后，結(jié)合企業(yè)實(shí)際，制定檔案保密制度，做好保密登記，合理進(jìn)行保密級(jí)別區(qū)分，構(gòu)建行之有效的辦法。另外，正確處理保密與共享的關(guān)系，做到對(duì)不同類型檔案資料的恰當(dāng)處理。

（三）對(duì)于歸檔時(shí)間沒(méi)有細(xì)化要求

在歸檔時(shí)間上，大多數(shù)公司沒(méi)有細(xì)化要求，一般會(huì)統(tǒng)一要求年度歸檔，工程項(xiàng)目檔案要求項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后一定時(shí)間內(nèi)歸檔。而對(duì)于一個(gè)歸檔制度不夠健全、歸檔還沒(méi)有成為一種習(xí)慣的公司來(lái)說(shuō)，等到年度歸檔的時(shí)候，很多文件已經(jīng)缺失。另外，企業(yè)不同于檔案局、館，檔案的利用率會(huì)更高一些，有些文件剛剛產(chǎn)生就需要再利用。如工程項(xiàng)目業(yè)主方出具的中標(biāo)通知書和商務(wù)階段簽訂的業(yè)主合同，文件產(chǎn)生后很短的時(shí)間就需要作為業(yè)績(jī)證明材料在新項(xiàng)目的市場(chǎng)拓展中被利用。如果等到項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后再與項(xiàng)目資料一起歸檔，勢(shì)必影響再利用效率。另外，年度歸檔，檔案移交會(huì)比較集中，檔案管理員也很難做到條分縷析，逐一核對(duì)，影響歸檔質(zhì)量。

（四）企業(yè)檔案體制管理走信息一體化路徑

走信息一體化的路徑是現(xiàn)代化市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)檔案管理體制的重要方面，也是不被社會(huì)淘汰的關(guān)鍵選擇。成立信息中心為企業(yè)的檔案管理服務(wù)，可以收集一些預(yù)測(cè)性較強(qiáng)的信息，采集信息或者篩選檔案信息。檔案信息一體化還可以對(duì)檔案的流動(dòng)過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督控制，對(duì)檔案信息做合理化協(xié)調(diào)，這樣才可以讓檔案發(fā)揮出最大功效。檔案信息化與數(shù)字化可以結(jié)合在一起。所謂的數(shù)字化是指將文字、音像等檔案通過(guò)掃描錄入的方式儲(chǔ)存到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)檔案管理的操作。例如，使用萬(wàn)能檔案管理軟件就是數(shù)字化最好的展現(xiàn)，這是一種突出的檔案規(guī)范化管理數(shù)字化軟件，可以提升檔案管理效率。

（五）制訂檔案管理方案

當(dāng)前，隨著信息技術(shù)應(yīng)用的日益廣泛，檔案管理工作已經(jīng)步入信息化時(shí)代。在此時(shí)代背景下，一些傳統(tǒng)的檔案管理方式將被逐步淘汰，新時(shí)期的檔案管理需要不斷地創(chuàng)新發(fā)展，形成新的管理方案。在檔案管理方案制定過(guò)程中，工作人員必須要將新時(shí)期的檔案管理要求和現(xiàn)階段的檔案管理實(shí)際情況融合起來(lái)，總結(jié)出當(dāng)前檔案管理工作的特點(diǎn)，在此基礎(chǔ)上，確定檔案管理工作的階段性目標(biāo)。這樣一來(lái)，制定出的檔案管理方案才是有價(jià)值的，檔案管理的有效性才能充分體現(xiàn)出來(lái)。

結(jié)語(yǔ)

在新形勢(shì)下，檔案管理部門應(yīng)深入分析、總結(jié)社會(huì)對(duì)檔案管理的期許，并以此為基礎(chǔ)，對(duì)檔案管理規(guī)范化工作進(jìn)行創(chuàng)新，從檔案制度完善、檔案管理方案重新制定、采用信息化的管理方法以及開放檔案管理信息利用思路等方面入手，更好地促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化。