談談檔案管理的有效性研究

齊貝貝

（河北省淶源縣水利局，河北 淶源 074300）

一、現代檔案管理工作中面臨的問題

在國內的檔案管理工作中，僅有部分國家疾患大型企業(yè)、科研單位實現了檔案管理的現代化，即在檔案管理中有效利用了現代電子計算機和網絡技術，加快了紙質檔案向電子檔案的轉變進程，不但有效節(jié)省了檔案管理的人力物力投入，而且提升了檔案資源的利用效率。但是在國內現階段的檔案管理中，仍然存在某些影響管理有效性的問題，主要表現在以下幾個方面：

（一）檔案管理工作重要性有所淡化，難以真正發(fā)揮其所具備的社會功能和社會價值。很多人多檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，認為檔案管理工作可有可無。對檔案工作的重視程度不夠。長期以來，相當一部分人員，包括有些領導，對檔案工作的認識都存在一些誤區(qū)，認為檔案工作就是受罰、保管、事務性工作，只要是不丟失文件，不泄露機密，能滿足外調和查檔就行了。

（二）社會檔案管理力量相對薄弱、水平不高、手段滯后，導致檔案管理的有效性受到：嚴重的影響。多數管理人員沒有經過專業(yè)培訓，對檔案的重要性、管理的具體要求、檔案次啊聊的收集、整理、借閱手續(xù)、限時歸檔、裝訂等業(yè)務不太熟悉，檔案收集意識淡薄。

（三）檔案保管的硬件環(huán)境相對較差，專業(yè)設施短缺。有的單位檔案管理必備的當用工具，甚至都無法購置配備齊全，嚴重影響了檔案管理工作的石基效率和質量。

（四）檔案管理中的安全意識相對薄弱，尤其是在紙質檔案的保管中，很多檔案管理人員片面認為檔案管理就是保管文件和材料不是什么值錢的東西，沒有人來頭道這些紙張，進而導致大量檔案資源的流失。

二、如何提升檔案管理的有效性

在現在檔案管理工作中，不但要加強對于相關理論的研究和實踐，而且要在不斷總結管理經驗的基礎上，全面提升檔案管理的有效性，并且為社會經濟的建設和各項管理工作提供寶貴的文獻資料。提升檔案管理的有效性，可以從以下幾方面做起：

（一）建立與知識經濟時代相適應的檔案管理新思路

在過去很長一段時間里，由于長期傳統(tǒng)環(huán)境下工作所形成；思維方法上的定式，檔案管理人員在思想觀念上難以將現代化管理引到檔案中。近幾年，信息技術的迅速發(fā)展和對社會生活的極大影響，已經讓檔案人員認識到計算機、網路等已成為檔案管理工作不可缺少的技術和工具之一。同時，檔案管理工作現代化是一個系統(tǒng)工程，它包括檔案的整理、著錄標引、數據輸入和為它們服務的分類法、詞表等檔案管理工作現代化的及基礎工作。檔案原件是信息資源，是西元就有一個開發(fā)過程，計算機管理檔案不能只停留在目錄檢索那種初步的不充分的信息開發(fā)階段，二應更升入地發(fā)掘檔案信息資源，變被動等待檢索利用為主提供各類信息服務，這就提高了開發(fā)檔案的檔次。同時，社會的需求與承認也會大大促進檔案事業(yè)的發(fā)展。

（二）加強檔案管理隊伍建設

在新形勢下，要做好檔案工作，沒有強有力的檔案管理人員作基礎，沒有開拓創(chuàng)新的精神，沒有豐富的專業(yè)知識，強化檔案工作就成為一句空話。檔案管理人員不僅要掌握檔案管理基礎知識還要有服務意識和創(chuàng)新意識，同時，隨著辦公自動化的應用，電子文件大量低出現在人們面前，因而形成大量的電子檔案，使得電子檔案與紙質檔案并存，所以檔案管理人員還需要具備廣博的知識、現代化信息技術應用能力、信息加工處理能力等。針對檔案隊伍建設，首先在選配檔案管理人員時把好入口關，按照年紀輕、責任心強、文化高熱愛檔案、工作要求，選配好檔案網絡員，從而充分地提高檔案網絡員的自身素質提高素質。

（三）大力推進檔案管理的信息化和數字化

在檔案管理基礎工作的各個環(huán)節(jié)中，加強前期準備工作的管理師尤為重要的。計算機數據的準備工作是一個系統(tǒng)二復雜的大工程，尤其是對那些建館時間較長的綜合性檔案館來講，由于館藏案卷多，不僅著錄工作量大而且復雜，如果沒有一整套規(guī)范化和科學化的工作程序與方法，就會使計算機因數據準備不足而無法使用，甚至直接影響檔案管理工作現代化的進程。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”“快”、“好”兼而有之的效果。檔案管理單位要立足自身資源，增加傳統(tǒng)的編研力度，監(jiān)理特色數據庫，開展定向專題信息服務，監(jiān)理“需求、開發(fā)、利用”三者之間的關系。

（四）強化服務意識，擴寬服務領域

在現在檔案管理中，一定要“重管理、輕利用”的傳統(tǒng)模式中解脫出來，變“封閉型”為“開放型，主動面向知識經濟主戰(zhàn)場，把檔案工作的中心轉到為知識經濟和各項事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質的服務餓軌道上來。做到知識經濟發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里。在提高黨政機關檔案工作整體水平的同時，要向企業(yè)和科技事業(yè)單位傾斜，在注重國有經濟領域檔案工作的同時，把非公有制經濟領域檔案工作納入服務范疇。同時，在現在檔案館的建設中，尤其是在各項管理制度的制定和實施中，一定要加強對管理人員服務意識的培養(yǎng)，并且在現有條件的基礎上，將強對于服務領域的不斷拓展。

總之，在現在社會的建設與發(fā)展中，檔案管理工作的重要性和意義是必須引起全社會高度重視的，檔案管理部門和相關工作人員則要從自身角度出發(fā)，不斷加強對于檔案管理的理論研究，而且要積極引進而實現檔案管理有效性的不斷提升。同時，在檔案管理中還要注重各類信息資源的合理開發(fā)和利用，進一步發(fā)揮其所具備的社會功能和價值。