信息條件下的檔案管理工作

周影

（黑龍江省建三江洪河農(nóng)場辦公室，黑龍江 佳木斯 156332）

在信息條件之下，檔案可以改換保存方式，從原有的實體化檔案管理向數(shù)字化信息保存方式實現(xiàn)轉(zhuǎn)變，從而有效地延長檔案保存周期，以此為基礎(chǔ)，即可以進一步提高工作效率，為檔案查詢提供便利。我國大多數(shù)的檔案管理部門也針對檔案進行了信息化管理，但是總體上來看，檔案內(nèi)容的信息化建設(shè)仍然處于摸索階段，因而檔案管理能力仍然有待于進一步提升。本文基于信息條件下的檔案管理工作要點進行了分析。

一、影響檔案管理信息化建設(shè)的影響因素

（一）對于檔案信息化建設(shè)認識程度的不足

信息化技術(shù)的應(yīng)用極大地改變了傳統(tǒng)的檔案管理方式，也在一定程度上改變了檔案管理服務(wù)理念。但是很多檔案管理部門的管理人員對此并沒有足夠的認識。具體來說，信息技術(shù)對于檔案管理工作的影響主要體現(xiàn)在三個方面：其一，基于信息技術(shù)的應(yīng)用，可以有效地提高單個部門的檔案管理效率；其二，檔案管理的信息化建設(shè)也可以有效地提高檔案檢索與查閱效率，可以讓檔案管理部門更好地為使用者提供便利與服務(wù)；最后，即可以更好地實現(xiàn)檔案資源的共享，讓組織與管理效率得到進一步提高。但是部分管理人員對于信息化下的檔案管理優(yōu)勢認識不到位，并不重視信息化建設(shè)，因而對檔案管理能力造成了一定的影響，阻礙了檔案管理效率的進一步提高。因而不難看出，對信息化建設(shè)認識的匱乏是檔案管理效率提升的一大限制因素。

（二）信息資源利用意識不足

不重視對于信息資源的利用，也是檔案信息化建設(shè)中存在的問題，在一定程度上影響了檔案管理事業(yè)的進一步發(fā)展。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案管理主要是將檔案內(nèi)容在檔案館內(nèi)進行保管，這也是檔案管理工作的目的，但是對于其中的信息資源的利用則重視程度有所不足?；诖?，要將檔案管理工作的重點從保存轉(zhuǎn)移到信息的利用上，才能更好地發(fā)揮出檔案材料自身的價值來。在管理工作中，需要對檔案資源進行充分利用，并且以服務(wù)大眾為主要目標，發(fā)掘檔案的價值，也是信息化背景之下的檔案管理工作的關(guān)鍵所在。但是很多管理人員對于檔案管理的認識并不全面，仍然片面重視資料的存儲，不重視利用，因而無法讓檔案為社會的發(fā)展發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

（三）檔案部門信息化建設(shè)水平的不同

由于不同地區(qū)的經(jīng)濟社會發(fā)展水平有所區(qū)別，因而也會對檔案部門的信息化設(shè)施建設(shè)產(chǎn)生一定的影響，同時，檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平、專業(yè)能力也會存在一定的差異。不同地區(qū)之間過大的檔案信息化建設(shè)水平差距也在一定程度上阻礙了檔案管理效率。有些部門較早使用計算機輔助管理檔案，檔案管理的信息化水平較高；但有些部門卻仍舊使用單機操作，無法實現(xiàn)資源共享，檔案管理的信息化水平較低，由此導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢未被發(fā)揮，檔案信息化管理水平參差不齊等問題，從而影響了檔案信息化建設(shè)與檔案管理效率，致使檔案管理能力較低，無法合理利用檔案資源。

二、信息條件下的檔案管理工作對策

（一）加強電子文件的管理

隨著計算機檔案網(wǎng)絡(luò)的建立，越來越多的重要文件被傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)上，致使電子文件的檔案管理至關(guān)重要。實踐表明，通過電子文件的管理能夠保存重要信息，使檔案信息的價值最大化，具有重要意義。因此，加強電子文件的管理十分重要，需要做到以下幾點：一是建立管理電子信息與維護檔案資源網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)部門，保證電子文件歸檔制度化、專業(yè)化，從而增強電子文件的管理能力；二是做好電子文件的相關(guān)處理工作，在電子文件管理過程中，管理人員需要及時進行電子檔案的接收、處理、保存以及文件格式的更改等工作，保證電子文件管理的有效性；三是解決好電子文件的保存問題，電子文件的形成時間短，能否長期儲存缺乏驗證，因此在電子文件管理過程中需要解決好電子文件的保存問題，對于長期儲存的文件需要定期復(fù)制，避免出現(xiàn)檔案信息丟失的情況。

（二）建立網(wǎng)絡(luò)檔案

建立網(wǎng)絡(luò)檔案能夠有效提高檔案管理的效率，具有較好的效果，建立網(wǎng)絡(luò)檔案需要做到以下兩點：一是建立檔案網(wǎng)站，發(fā)揮網(wǎng)站的優(yōu)勢，通過建立內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)站以及公眾服務(wù)平臺，提高檔案管理的服務(wù)功能，使網(wǎng)絡(luò)檔案成為檔案信息服務(wù)的平臺，大力宣傳網(wǎng)絡(luò)檔案信息，實現(xiàn)檔案信息的合理利用；二是采購必要的硬件設(shè)備，硬件設(shè)備是提高檔案管理能力的基礎(chǔ)，信息化的檔案管理離不開計算機設(shè)備的支持，必要的硬件設(shè)備是保證網(wǎng)絡(luò)檔案信息交換，共享的基礎(chǔ)條件。研究表明建立網(wǎng)絡(luò)檔案有助于提高檔案管理的安全性與可靠性，具有重要的價值。

（三）提高信息化管理手段

提高信息化管理手段是提高檔案管理效率的有效方法，提高信息化管理手段的方法主要有兩點：一是建立健全的管理制度，依照檔案管理的規(guī)章制度實施檔案管理，做到有章可循，提高管理效果；二是轉(zhuǎn)變管理方式，從傳統(tǒng)的管理方式轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代化的管理方式，依照工作重點提供信息，組織信息，從而達到提高信息化管理手段的目的。與此同時，也要提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

三、總結(jié)

經(jīng)過前文總結(jié)不難發(fā)現(xiàn)，檔案信息化建設(shè)對于檔案管理工作的意義重大，尤其是可以改善檔案管理方式，從而提高檔案資源的利用率與發(fā)管理能力。但是當前的檔案管理工作的信息化建設(shè)當中仍然存在一定的問題，如信息化建設(shè)認識不正確、信息化建設(shè)水平不均衡等等。這就需要采取可行的對策來加以改善，讓信息技術(shù)可以為檔案管理工作的開展提供更大的便利。本文針對這些問題進行了分析，希望可以給檔案管理信息化建設(shè)工作的開展提供一些參考。