信息時(shí)代電子檔案管理的探究

劉吉國(guó)

（肇州縣大項(xiàng)目辦公室，黑龍江 肇州 166400）

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的在各個(gè)領(lǐng)域中的應(yīng)用，使得企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)方式也發(fā)生了較大的變化，更多是朝向自動(dòng)化和智能化的方向發(fā)展，在此過程所產(chǎn)生的信息量也在逐漸增大，這必定會(huì)增加檔案管理的難度，同時(shí)電子檔案也將成為檔案管理的主體形式。為此，要求企業(yè)在開展檔案管理工作時(shí)，能夠充分結(jié)合當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展形式，更新檔案管理理念和檔案管理方法，盡快適應(yīng)企業(yè)發(fā)展對(duì)檔案管理工作所提出的新需求，從根本上提升電子檔案的管理水平。

一、電子檔案的特點(diǎn)分析

（一）記錄形式多樣

電子檔案實(shí)際上就是將紙質(zhì)的信息內(nèi)容轉(zhuǎn)換為電子形式的內(nèi)容。在信息載體上發(fā)生的轉(zhuǎn)變也會(huì)直接反應(yīng)到實(shí)際的管理工作中，其表現(xiàn)形式也更對(duì)多樣，可以是音頻文件，也可以是文字文件或者圖形文件。在儲(chǔ)存方式上也可根據(jù)載體形式的不同來劃分，通常是以磁帶、磁盤或者光盤的形式存在。

（二）具有非直度性

在對(duì)電子檔案進(jìn)行保存時(shí)，需要根據(jù)保存介質(zhì)的不同，選擇對(duì)應(yīng)的讀取方式，在沒有相關(guān)讀取設(shè)備的情況下，無法了解檔案內(nèi)容。此外，在進(jìn)行檔案儲(chǔ)存的過程中，也可根據(jù)檔案保密等級(jí)的不同，進(jìn)行加密操作，在進(jìn)行檔案信息提取時(shí)，需要提供正確的密碼才能成功讀取文件內(nèi)容，有效提升了檔案信息的安全性。

二、信息時(shí)代下影響電子檔案管理成效的相關(guān)因素

（一）管理體系影響

電子檔案是在時(shí)代發(fā)展的基礎(chǔ)上所催生的新型檔案形式，受到信息時(shí)代發(fā)展的影響較大。從當(dāng)前的檔案管理工作來看，還未形成較為健全的管理體系，致使檔案管理工作的成效受到較大影響。在具體管理工作中存在的主要問題有管理態(tài)度不端正，不能根據(jù)檔案管理的實(shí)際需求規(guī)范開展管理工作。同時(shí)，由于領(lǐng)導(dǎo)人員缺乏對(duì)檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)，無法對(duì)檔案工作的開展做出正確的引導(dǎo)，這必定會(huì)影響電子檔案管理的質(zhì)量。此外，并未制定合理的檔案管理制度，致使開展管理活動(dòng)時(shí)，明顯明確的管理標(biāo)準(zhǔn)作為支持。

（二）電子檔案易于發(fā)生信息丟失問題

電子檔案在歸檔和整合工作中存在較大的便利，但同時(shí)也存在信息篡改容易的弊端，在進(jìn)行電子檔案管理的過程中，一旦人員操作失誤就可能造成信息損失或者被篡改的問題，對(duì)檔案信息的安全性造成極大影響。電子檔案的管理工作需要依托于網(wǎng)絡(luò)，在網(wǎng)絡(luò)流動(dòng)的過程中，信息也處于時(shí)時(shí)變動(dòng)的狀態(tài)，要求相關(guān)管理人員具備較強(qiáng)的專業(yè)能力，能夠做到對(duì)各類電子檔案信息的及時(shí)整合與匯總，保障檔案信息的時(shí)效性。然而受到人員專業(yè)能力的影響，信息同步不及時(shí)的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，這也是威脅檔案信息完整性的重要原因之一。

（三）檔案管理人員稀缺

由于現(xiàn)階段，許多企業(yè)檔案正在由實(shí)體檔案形式向電子檔案形式轉(zhuǎn)變，其在檔案管理工作上的結(jié)構(gòu)安排還不到位，導(dǎo)致電子檔案管理缺少專業(yè)技術(shù)人員，影響了電子檔案管理效果。專業(yè)管理人員的缺失，首先會(huì)影響管理工作的正常開展，在檔案管理中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案文件受損、丟失的情況，影響電子檔案的真實(shí)性。其次，電子檔案專業(yè)管理人員的缺乏，還會(huì)制約企業(yè)對(duì)電子檔案管理工作的創(chuàng)新，檔案管理理念還停留在實(shí)體檔案上，電子檔案的概念和理論是模糊不清的，無法根據(jù)信息時(shí)代的發(fā)展對(duì)電子檔案管理體系進(jìn)行及時(shí)更新，導(dǎo)致電子檔案管理工作與企業(yè)發(fā)展不相符。

三、提升電子檔案管理成效的相關(guān)措施

（一）構(gòu)建較為完善的電子檔案管理體系

電子檔案管理工作的開展離不開檔案管理體系的大力支持，在確保管理體系相對(duì)完善的基礎(chǔ)上，方能保障電子檔案管理的實(shí)效性。在進(jìn)入信息時(shí)代后，信息技術(shù)成為提升各類管理工作效率的重要手段。以信息技術(shù)為基礎(chǔ)的管理工作已經(jīng)得到普遍的應(yīng)用，電子檔案作為企業(yè)發(fā)展中的重點(diǎn)管理內(nèi)容，也應(yīng)積極引入信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的信息化發(fā)展。此外，也要求企業(yè)的管理人員能夠正確認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，端正檔案管理的態(tài)度，結(jié)合當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展實(shí)際，對(duì)電子檔案管理的體系進(jìn)行逐漸完善與更新，使其管理作用得到更好的發(fā)揮。

（二）實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的動(dòng)態(tài)管理

因企業(yè)在開展經(jīng)營(yíng)活動(dòng)時(shí)，所產(chǎn)生的信息量呈現(xiàn)出逐漸增長(zhǎng)和時(shí)時(shí)更新的態(tài)勢(shì)，要求在開展電子檔案管理時(shí)，應(yīng)遵循信息獲取實(shí)時(shí)性的原則，即通過對(duì)信息的及時(shí)獲取來保障電子檔案信息的全面性，為企業(yè)發(fā)展助力?；诖?，就需要建立動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)，保障對(duì)電子檔案的動(dòng)態(tài)更新與調(diào)整，保障信息檔案歸檔的時(shí)效性。

（三）提升檔案信息的安全等級(jí)

為了提高電子檔案管理水平，企業(yè)應(yīng)該重點(diǎn)加強(qiáng)安保措施，劃分多級(jí)權(quán)限，提高電子檔案管理工作的安全保密等級(jí)。例如，電子檔案管理人員根據(jù)企業(yè)自身特征，設(shè)置電子檔案的保密等級(jí)以及借閱權(quán)限。同時(shí)，企業(yè)還應(yīng)該嚴(yán)格規(guī)定電子檔案查詢所用瀏覽器的應(yīng)用權(quán)限，根據(jù)安全保密等級(jí)來規(guī)定電子檔案瀏覽、打印、下載及應(yīng)用的可行性，以此來提高電子檔案信息的安全性。此外，企業(yè)還可以對(duì)重要的電子檔案信息進(jìn)行加密處理，規(guī)定只有企業(yè)內(nèi)部人員或是管理層才能對(duì)這些檔案信息進(jìn)行查閱，防止電子檔案被偷竊而損害企業(yè)自身利益。

（四）完善電子檔案管理的組織結(jié)構(gòu)

檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)直接關(guān)系著管理工作效率，因此，建立一批高水平的電子檔案管理工作人員組織結(jié)構(gòu)，是企業(yè)開展電子檔案管理工作的有效途徑。一方面，企業(yè)要從多渠道引進(jìn)具有專業(yè)知識(shí)技能的電子檔案管理人員，能夠?qū)ζ髽I(yè)的電子檔案管理工作提出合理的工作建議，幫助企業(yè)完善各項(xiàng)管理制度，提高電子檔案管理工作的專業(yè)性及有效性。企業(yè)還需要對(duì)現(xiàn)有檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提高管理人員對(duì)信息技術(shù)的掌握程度。另一方面，企業(yè)要對(duì)電子檔案管理人員進(jìn)行合理分工，科學(xué)設(shè)置管理架構(gòu)，充分發(fā)揮管理人員各自優(yōu)點(diǎn)，以適應(yīng)信息時(shí)代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊(duì)伍。

結(jié)語：信息時(shí)代也是知識(shí)爆炸時(shí)代，為人們的工作與生活提供了極大的便利。為了順應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展潮流，企業(yè)必須要增強(qiáng)電子檔案管理數(shù)字化發(fā)展，通過有效應(yīng)用信息科學(xué)技術(shù)，提高電子檔案管理水平，從而確保企業(yè)檔案信息的安全性及實(shí)時(shí)性，推動(dòng)企業(yè)在信息時(shí)代的穩(wěn)定發(fā)展。