新時代辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新思路

梁駿

（饒河縣檔案局，黑龍江 饒河 155700）

在新時代的影響下，單位的辦公環(huán)境和工作方式發(fā)生了較大改變，各項工作都得到了更加全面和細(xì)致的劃分，在這種發(fā)展環(huán)境中，辦公室檔案管理工作也需要加強信息化建設(shè)，由人工管理模式向自動化管理模式轉(zhuǎn)變，將信息技術(shù)的作用和價值充分體現(xiàn)出來，實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。要不斷提升安全管理意識、建立新型管理制度體系、加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為工作的有序開展做好準(zhǔn)備，提升新時代辦公室檔案管理工作的服務(wù)水平。

一、新時代辦公室檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）信息安全意識薄弱

在新時代發(fā)展環(huán)境的影響下，辦公室檔案工作環(huán)境發(fā)生了改變，整體的開放性比較強，管理方式和理念上也出現(xiàn)了較大變動。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的應(yīng)用，雖然為工作的開展提供了便利，但是在工作期間也存在著一定的風(fēng)險。辦公室檔案中記錄著單位的各種文件，如果受到黑客攻擊或者病毒入侵，很容易出現(xiàn)資料丟失或者損壞的情況，不利于后續(xù)工作的開展，特別是單位中的一些機密文件，一旦丟失則會給單位造成較大的損失。而許多單位的檔案工作人員缺乏對這方面的認(rèn)知，信息安全意識較為薄弱，在工作期間沒有做好有效防護，很容易出現(xiàn)檔案資料丟失或者泄露的情況。

（二）缺乏完善的管理制度和運行機制

據(jù)相關(guān)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，很多企業(yè)或單位的辦公室檔案管理缺乏構(gòu)建相對獨立的管理運行組織人員，而是將檔案管理工作交由行政部門進行兼管，再加上檔案管理工作沒有實施崗位責(zé)任制，管理制度體系不健全，從而導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)推脫責(zé)任、相互扯皮現(xiàn)象，這直接造成檔案管理工作缺失。另外，在檔案管理的實際工作中，很多企業(yè)或單位并沒有嚴(yán)格按照相關(guān)的“保密”規(guī)定去執(zhí)行，從而導(dǎo)致檔案文件流失，嚴(yán)重影響檔案的應(yīng)用效率。

（三）基礎(chǔ)設(shè)施不完善

檔案管理工作中包含著許多內(nèi)容，是一項復(fù)雜的系統(tǒng)化工程，需要消耗較多的時間來進行資料信息的收集和整理，想要提升工作效率，一定要配備齊全的輔助設(shè)備。從我國許多單位的辦公室檔案工作來看，由于資金有限，對檔案部門的投入力度較小，基礎(chǔ)設(shè)施得不到完善，影響整體的管理質(zhì)量，由于管理工作不到位，資料丟失、不完善的情況時有發(fā)生，不利于各項工作的順利開展。

二、新時代辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新思路

（一）強化信息安全管理意識

工作人員要不斷提升管理意識，了解檔案信息資料的重要作用，實現(xiàn)對信息的安全管理，才能保證辦公室檔案的應(yīng)用效率。在大數(shù)據(jù)背景下，信息數(shù)據(jù)在應(yīng)用期間很容易出現(xiàn)泄露情況，這就需要建立完善的安全防護策略，對檔案資料進行保護。首先，要提升人員的安全意識，使其可以規(guī)范自己的行為，確保各項操作規(guī)范合理。其次，要對數(shù)字化檔案建設(shè)期間存在的風(fēng)險進行了解和評估，結(jié)合單位的發(fā)展需求，對檔案信息資料進行安全管理，建立完善的信息安全保障方案，提高檔案資料應(yīng)用期間的安全性、可靠性。最后，建立信息安全保障應(yīng)急機制，在出現(xiàn)問題時可以采取有效的措施來應(yīng)對，避免辦公室檔案資料遭到破壞。

（二）建立完善的檔案管理機制和監(jiān)管體系

管理制度的制定可以為單位各部門工作的開展提供依據(jù)，檔案部門也是一樣，需要建立完善的檔案管理制度，才能推動檔案管理工作的順利開展。在實際開展這項工作時，要加強對管理制度和機制的重視，根據(jù)工作開展期間的實際需求，對制度和管理機制進行優(yōu)化和完善，將檔案管理工作在單位發(fā)展中的作用和效果展現(xiàn)出來。要結(jié)合相關(guān)規(guī)章制度來制定管理機制，將其與檔案管理創(chuàng)新相結(jié)合，并將其落到實際工作中，不能流于形式，要實現(xiàn)對工作人員行為進行約束管理。為了讓工作人員嚴(yán)格按照規(guī)章制度進行操作，還需要建立監(jiān)管體系，對各項活動進行監(jiān)督管理，促進管理制度和機制體系的作用發(fā)揮。

（三）加大投入力度，強化基礎(chǔ)建設(shè)

想要實現(xiàn)辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，滿足新時代的發(fā)展需求，單位需要提高對辦公室檔案部門的重視程度，加大資金方面的投入，根據(jù)信息化建設(shè)需求，對辦公室中各項基礎(chǔ)設(shè)施進行優(yōu)化，為工作的有序開展提供基礎(chǔ)支撐。還需要引進先進的技術(shù)軟件，建立信息化網(wǎng)絡(luò)平臺，將檔案資料錄入到網(wǎng)絡(luò)平臺中，通過計算機設(shè)備來開展各項工作，可以避免人為操作而出現(xiàn)的誤差情況，這是進行現(xiàn)代化、信息化建設(shè)的重要途徑，管理工作的質(zhì)量和效率得到了明顯提升。另外，還需要培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理對隊伍，招聘專業(yè)能力強、素質(zhì)水平高的檔案管理人才，形成良好的團隊文化，為工作更好的開展奠定基礎(chǔ)。

（四）創(chuàng)新管理方式，提高服務(wù)水平

檔案管理工作的服務(wù)性比較強，為了在新時代下更好的為人們提供服務(wù)，則需要對管理方式進行創(chuàng)新，提高整體的服務(wù)水平。以往在開展辦公室檔案管理工作時，都是通過人工操作的方式來完成各項工作，不但會消耗大量的時間，而且整體的工作質(zhì)量也無法得到保證。在當(dāng)前的時代發(fā)展環(huán)境中，辦公室檔案管理工作需要應(yīng)用信息技術(shù)建立網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺，將檔案信息資料整合到該平臺中，各部門人員可以在平臺查詢和搜索相關(guān)資料，工作效率得到了提升，同時也可以將檔案資料價值充分體現(xiàn)出來。要想提高該平臺的應(yīng)用效果，在平臺建立期間，還需要加強自動化建設(shè)，從長遠(yuǎn)發(fā)展的角度進行考慮，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化辦公，推動辦公室檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)和發(fā)展，使其在當(dāng)前時代背景下更好的運行。

綜上所述，作為單位管理工作的重要一部分，辦公室檔案管理工作在一定程度上影響到各項工作的順利開展。在新時代背景下，只有提高檔案管理工作的信息安全管理意識，加強對信息安全技術(shù)的應(yīng)用，建立健全辦公室檔案管理機制，并加大對辦公室檔案管理工作方面的投入，不斷完善其信息化建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)，才能夠有效提高檔案管理工作效率，并全面提升檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)水平。