淺析新時(shí)代檔案管理策略幾點(diǎn)探究

陳曉強(qiáng)

（石家莊市藁城區(qū)干部信息管理中心，河北 石家莊 052160）

當(dāng)今社會(huì)已進(jìn)入數(shù)據(jù)信息快速增長(zhǎng)的新時(shí)代。大數(shù)據(jù)已成為全球信息技術(shù)關(guān)注的焦點(diǎn)。當(dāng)今社會(huì)和網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)生的檔案信息的數(shù)量和類(lèi)型與過(guò)去完全不同，這對(duì)檔案管理產(chǎn)生了巨大影響。檔案資源實(shí)體管理和數(shù)字化管理的難度急劇增加，檔案檢索、利用和服務(wù)工作難以滿足用戶的需求。因此，在大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理轉(zhuǎn)型的背景下，檔案管理部門(mén)和管理者需要考慮如何把握大數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)給檔案帶來(lái)的變化和挑戰(zhàn)。文件管理員需要更改以前的管理模式并將其擺脫。制約傳統(tǒng)思維，充分利用全社會(huì)的資源和力量，建設(shè)大型檔案，實(shí)現(xiàn)新型服務(wù)。檔案管理人員要找出檔案管理中存在的問(wèn)題，將海量數(shù)據(jù)資源和創(chuàng)新思維應(yīng)用于檔案管理，更好地為國(guó)家、黨和人民服務(wù)。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的特點(diǎn)

檔案部門(mén)進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代面臨著各種變革，這就要求主管部門(mén)需要對(duì)檔案管理工作在大數(shù)據(jù)這一時(shí)代下進(jìn)行重新認(rèn)識(shí)和重新分析。檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下也因此面臨著信息資源建設(shè)、檔案信息服務(wù)優(yōu)化、檔案管理技術(shù)創(chuàng)新等各方面的挑戰(zhàn)，這就要求檔案管理者要用發(fā)展的眼光去重新認(rèn)識(shí)檔案。

（一）檔案數(shù)據(jù)資源

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息資源的數(shù)量呈指數(shù)冪增長(zhǎng)，同時(shí)檔案資源數(shù)據(jù)也迅速增加，檔案來(lái)源更加廣泛，內(nèi)容更加豐富、采集方式也發(fā)生了改變。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案資料來(lái)源趨于網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化，檔案部門(mén)更加關(guān)注民生和輿論，檔案資料來(lái)源更加基層化、生活化，檔案資料的數(shù)量不斷增加，類(lèi)型不斷增多，價(jià)值密度降低，也需要對(duì)檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)的處理和收集歸檔。

（二）檔案利用服務(wù)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案館的利用服務(wù)將是社會(huì)化，多元化發(fā)展，并根據(jù)服務(wù)對(duì)象的不同需求，“以人為本”提供更加智能化的服務(wù)。因此，檔案利用服務(wù)需要改變和創(chuàng)新服務(wù)的對(duì)象、內(nèi)容、方式、理念和目的。隨著國(guó)家開(kāi)始加強(qiáng)民生檔案資源的收集，檔案部門(mén)逐漸傾向于服務(wù)于人民和城市發(fā)展，同時(shí)擴(kuò)大檔案服務(wù)內(nèi)容，結(jié)合大數(shù)據(jù)分析用戶的行為數(shù)據(jù)，獲取用戶的使用需求和使用習(xí)慣，實(shí)施人性化定制，智能推送等服務(wù)方式，以滿足社會(huì)個(gè)人訴求為目的的服務(wù)檔案。這不僅充分利用了檔案信息資源，還滿足了用戶的信息需求。

（三）檔案安全保障

檔案管理工作安全第一，大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)的數(shù)量，種類(lèi)繁多，文件類(lèi)型形成了各種信息載體的形式。為加強(qiáng)檔案安全保障，首先，建立起專(zhuān)業(yè)的檔案管理隊(duì)伍，提高管理人員的防護(hù)意識(shí)和防護(hù)水平，樹(shù)立管理人員的大檔案觀，解決檔案管理中操作和管理不規(guī)范的問(wèn)題。其次，檔案部門(mén)應(yīng)逐步開(kāi)發(fā)適合檔案部門(mén)管理云計(jì)算系統(tǒng)的文件，使用專(zhuān)業(yè)的專(zhuān)業(yè)設(shè)備保護(hù)不同類(lèi)型的文件。檔案工作者應(yīng)考慮足夠的存儲(chǔ)空間，長(zhǎng)期存儲(chǔ)安全性，以應(yīng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊，網(wǎng)絡(luò)侵權(quán)威脅以及針對(duì)意外后果和不同類(lèi)型檔案的應(yīng)急計(jì)劃。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的創(chuàng)新策略

大數(shù)據(jù)時(shí)代為檔案工作者開(kāi)辟了新的思路，提供了更多有利條件，使檔案管理得到了更好的發(fā)展條件，而且促進(jìn)了檔案管理的發(fā)展空間變得更大、更廣，不斷向大數(shù)據(jù)時(shí)代新的檔案管理模式靠攏。

（一）強(qiáng)化資源聚集

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案資源的概念正在從傳統(tǒng)的狹義定義向“大檔案觀”轉(zhuǎn)變。檔案部門(mén)必須有意識(shí)地收集各種形式和巨大價(jià)值的各種數(shù)據(jù)資源。因此，檔案部門(mén)要與不同的數(shù)據(jù)所有者合作，鼓勵(lì)各社會(huì)組織和個(gè)人參與檔案資源的建設(shè)，不斷完善檔案資源的建設(shè)。不斷變化的互聯(lián)網(wǎng)資源檔案和檔案資源的多樣化要求檔案部門(mén)改變檔案資源的收集方式，并收集更多更高質(zhì)量的檔案資源。例如，及時(shí)訪問(wèn)網(wǎng)絡(luò)上的存檔資源并及時(shí)存檔用戶文件。檔案管理需要逐步掌握使用科學(xué)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和先進(jìn)的檔案管理理念，逐步形成智能化、信息化、數(shù)據(jù)化的電子檔案接收和管理工作機(jī)制，進(jìn)一步加強(qiáng)構(gòu)建和優(yōu)化檔案資源的能力。

（二）深化行政能力

目前，中國(guó)正在全面深化行政體制改革，為檔案管理體制的改革和完善提供了契機(jī)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案行政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)改變行政職能，明確檔案管理部門(mén)的性質(zhì)，在社會(huì)力量的幫助下改變服務(wù)方式，加強(qiáng)法制建設(shè)，提高業(yè)務(wù)指導(dǎo)水平和專(zhuān)業(yè)人才培養(yǎng)；并加強(qiáng)與機(jī)構(gòu)的合作。包括與檔案創(chuàng)建者、用戶、中介、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)提供商和數(shù)據(jù)公司的協(xié)作。從而建立以人為本，務(wù)實(shí)高效的檔案管理制度。

（三）創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容

“數(shù)據(jù)本身毫無(wú)價(jià)值，它通過(guò)數(shù)據(jù)提供服務(wù)提供真正的價(jià)值，而數(shù)據(jù)就是一種服務(wù)”。為了從多種資源中挖掘出更多有價(jià)值的資源，檔案部門(mén)必須不斷開(kāi)放檔案資源，優(yōu)化檔案資源服務(wù)，不斷強(qiáng)化人性化，個(gè)性化，智能化，知識(shí)化的檔案資源服務(wù)理念，建立知識(shí)庫(kù)。最大化服務(wù)檔案資源系統(tǒng)的價(jià)值。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，微服務(wù)、遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)服務(wù)和云存儲(chǔ)云服務(wù)等各種新興媒體的應(yīng)用將成為檔案服務(wù)的舞臺(tái)。

（四）健全安全防護(hù)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，不穩(wěn)定的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境對(duì)檔案資源的安全構(gòu)成了重大威脅。為了保證檔案資源的安全，解決檔案資源管理的安全隱患，檔案管理部門(mén)要不斷完善檔案管理的安全體系。要不斷加強(qiáng)國(guó)家各級(jí)綜合檔案保障建設(shè)，改善檔案存放條件，完善檔案保障責(zé)任制，建立專(zhuān)業(yè)檔案數(shù)據(jù)管理隊(duì)伍，加強(qiáng)技術(shù)防范，不斷提高安全性。建設(shè)檔案信息系統(tǒng)備份系統(tǒng)，歸檔大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)備份中心執(zhí)行異構(gòu)備份和存儲(chǔ)。

總之，探索大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理必須加強(qiáng)對(duì)檔案資源收集力度和范圍，提高專(zhuān)業(yè)指導(dǎo)水平，加強(qiáng)社會(huì)合作，加強(qiáng)檔案管理機(jī)構(gòu)的行政能力、行政執(zhí)法水平，建立實(shí)用高效的人民檔案管理制度。加快開(kāi)放檔案資源、創(chuàng)新服務(wù)理念、拓展檔案服務(wù)方式等服務(wù)內(nèi)容的創(chuàng)新，完善方便公眾的檔案利用服務(wù)體系，這就要求我們檔案工作者不斷進(jìn)行理論探索和實(shí)踐創(chuàng)新。