電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理模式的差異與共性探討

阮潔

（北京中航油工程建設(shè)有限公司，北京 100012）

隨著計算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，我國各行各業(yè)的生產(chǎn)生活中都已逐步體會到現(xiàn)代技術(shù)發(fā)展帶來的便利，與此同時，計算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的發(fā)展，也為檔案管理工作模式的發(fā)展和變革提供了客觀的技術(shù)支持和措施保證。電子檔案在目前的檔案管理工作中已經(jīng)越來越普及，傳統(tǒng)純手工紙質(zhì)檔案管理模式雖然尚未完全退出歷史舞臺，但是傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)開始朝著電子檔案管理模式的方向轉(zhuǎn)變。電子檔案的出現(xiàn)，為檔案管理和利用的便利性、為檔案管理工作降低成本、提高管理效率提供了可能。我們需要區(qū)別電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理模式，了解它們之間的差異和共性，幫助檔案管理人員通過不斷的方法改進(jìn)和技術(shù)完善，切實提高檔案管理的工作水平，使檔案管理模式能夠更為適應(yīng)當(dāng)今信息化時代發(fā)展的要求[1]。

一、電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理模式之間的差別

（一）歸檔方式的區(qū)別

傳統(tǒng)檔案的歸檔方式主要是通過人工對紙質(zhì)檔案進(jìn)行逐一收集、分類、整理、歸檔，電子檔案的歸檔主要依靠計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實現(xiàn)。在對檔案的命名上，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在歸檔時主要通過人工設(shè)計命名規(guī)則對檔案進(jìn)行分別命名管理，電子檔案的歸檔過程中，需要使用計算機(jī)進(jìn)行電子編碼對檔案進(jìn)行命名，這種命名方式是通過人工預(yù)先將檔案命名的規(guī)則錄入電腦，電腦根據(jù)命名規(guī)則實現(xiàn)對檔案編碼的自動生成。這樣就可以防止因為人為的工作失誤導(dǎo)致檔案命名編碼錯誤，在實際應(yīng)用的過程中，也可以利用這種辦法實現(xiàn)檔案自動化命名，便于檔案的歸類和管理。但是這樣的電子歸檔方式同樣存在著一些問題，這種編碼可以人為地進(jìn)行修改和刪減，所以，在進(jìn)行電子歸檔管理工作時，需要保證檔案系統(tǒng)的安全性，需要對管理人員實行安全認(rèn)證，以保證檔案編碼不受其他人的惡意修改，造成檔案數(shù)據(jù)的篡改和丟失。另外，電子檔案的歸檔管理完全通過檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行，不但避免了紙張浪費，也節(jié)省了人工成本，提高了工作效率[2]。

（二）保管方式的區(qū)別

在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理工作中，檔案管理人員需要對檔案庫房環(huán)境進(jìn)行特別的關(guān)注，防止檔案資料由于受到一定的外部環(huán)境的影響所帶來的安全風(fēng)險，例如火災(zāi)、受潮、霉菌、蟲害等，或因為管理疏忽而造成丟失，這些問題都將對檔案的完整性造成比較嚴(yán)重的影響。而且，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案需要占據(jù)較大實體空間進(jìn)行保存，配備各種庫房環(huán)境控制設(shè)施，需要專人維護(hù)管理，這些都在客觀上增加了檔案管理的成本。另外，如果檔案數(shù)量龐大，會導(dǎo)致檔案管理人員巨大的工作量，在日復(fù)一日枯燥的整理過程中，就會產(chǎn)生不良情緒，導(dǎo)致工作的失誤率大大提高。電子檔案管理可以在一定程度上解決這些問題，因為電子檔案是一種虛擬形式的檔案，在日常的檔案管理過程中，電子檔案不會受到環(huán)境因素的破壞，也不需要專門的實體空間對檔案進(jìn)行存放，可以最大限度地降低檔案在保管過程中的風(fēng)險。

二、電子檔案和傳統(tǒng)檔案的共性

不管是電子檔案還是傳統(tǒng)檔案，其區(qū)別是檔案物質(zhì)形式上的不同，檔案存儲媒介的不同，檔案管理方法的不同，但是對于重要信息的記錄這個本質(zhì)并沒有發(fā)生變化，對于檔案管理工作中對于信息完整性和安全性的要求依然沒有發(fā)生變化。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在收集和整理過程中需要注重檔案信息的真實完整，避免檔案材料的失實和遺漏，電子檔案管理同樣需要注意這些要求，電子檔案不是憑空自動出現(xiàn)的，它同樣需要人工對數(shù)據(jù)進(jìn)行校驗，需要保證檔案的真實可靠。對于某些重要檔案需要保存原件的，還是需要同時通過傳統(tǒng)檔案管理辦法來實現(xiàn)[3]。

綜上所述，在進(jìn)行檔案管理工作時，需要根據(jù)工作的實際情況，將傳統(tǒng)檔案管理方式和電子檔案管理方式結(jié)合起來。對于通過各種軟件制作的電子檔案可以直接以可讀取并具有法律效力的電子檔案的方式存儲而不必要一定形成紙質(zhì)檔案來保存，保障檔案工作的效率；對于特別重要的檔案需要保存原件的，則仍然需要通過傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案形式進(jìn)行管理。但是，無論是采用電子檔案還是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式，都需要重視檔案管理的安全性和完整性。

無論是電子檔案管理還是傳統(tǒng)檔案管理，對于檔案管理人員來說，都應(yīng)當(dāng)具備全面而專業(yè)的檔案管理知識，并需要定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和知識更新。不同的是，電子檔案的管理人員在日常工作中，不但需要學(xué)習(xí)相關(guān)檔案管理的基本理論和業(yè)務(wù)知識，還需要進(jìn)行檔案管理信息技術(shù)方面的學(xué)習(xí)，主動學(xué)習(xí)一些電子檔案的工作方法和管理模式，以便更好地滿足當(dāng)今檔案管理工作對于人員知識結(jié)構(gòu)和素質(zhì)水平提出的新要求[4]。

結(jié)語：

檔案管理工作是保障各單位、機(jī)構(gòu)、企業(yè)所形成的檔案資料能夠得以完整、安全保存下來并提供利用的重要工作崗位，隨著信息技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，人們檔案保護(hù)意識的加強，檔案管理工作也將會變得越來越重要。電子檔案的管理方式和傳統(tǒng)檔案的管理方式既有區(qū)別也存在一定的相似性，需要檔案管理人員能夠深入了解其差異與共性，能夠根據(jù)實際情況采用相應(yīng)的管理模式，保障新時代檔案管理工作成熟、穩(wěn)定、健康發(fā)展。