城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)問題的思考

額爾頓

（內(nèi)蒙古自治區(qū)興安盟科右中旗住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局環(huán)境衛(wèi)生管理處，內(nèi)蒙古 科右中旗 029400）

我國(guó)傳統(tǒng)管理檔案的模式有較多的問題，例如數(shù)字化技術(shù)水平較低，員工綜合素養(yǎng)較低等系列問題，成為我國(guó)檔案管理的阻礙。面對(duì)這種情況需要全面提高建設(shè)管理的數(shù)字化水平，不斷轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，成為我國(guó)城建檔案管理的主要途徑。隨著我國(guó)信息科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，城建檔案管理面臨新的挑戰(zhàn)，同時(shí)也帶來全新的機(jī)遇。本文將深入探究檔案數(shù)字化建設(shè)的策略，為我國(guó)檔案管理提供保障。

一、城建檔案管理數(shù)字化背景

在構(gòu)建數(shù)字化管理檔案模式前，首先需要保存與搜索傳統(tǒng)管理方案，這種方法可以在最短時(shí)間內(nèi)保存需要的信息，但是時(shí)間過長(zhǎng)便會(huì)占用存儲(chǔ)空間。在管理信息過程中，通常情況下工作人員會(huì)建立全宗目錄與分類目錄，若在短時(shí)間不能找到需要的信息，并且需要借助人工實(shí)行查找，這種情況會(huì)導(dǎo)致在調(diào)閱的過程中花費(fèi)大量的時(shí)間，并且準(zhǔn)確率較低。另外積累較多的城建檔案，并會(huì)導(dǎo)致存放位子比較分散，在查找信息階段會(huì)浪費(fèi)大量人力和時(shí)間，在一定時(shí)間內(nèi)并需要工作人員整理檔案。紙質(zhì)檔案材質(zhì)比較脆弱，在翻閱的過程中會(huì)出現(xiàn)毀壞和掉落的情況，特別是檔案存放的時(shí)間越長(zhǎng)，損壞的可能性較大。甚至當(dāng)發(fā)生火災(zāi)時(shí)，存儲(chǔ)的檔案便不能挽回。為提高檔案管理水平，需要借助信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的共享，保證檔案管理更具備安全性和高效性，避免發(fā)生不良情況。

二、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)潛在問題

（一）缺乏管理機(jī)制

建設(shè)數(shù)字化檔案管理需要保證檔案管理具備規(guī)范化，在一定程度上有效發(fā)揮利用效益。但是我國(guó)大部分城市缺少健全的管理機(jī)制，并且不能有效開發(fā)利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，嚴(yán)重造成硬件設(shè)備和軟件設(shè)備不匹配的情況。另外數(shù)字化建設(shè)中需要的硬件設(shè)備，缺少良好的性能與質(zhì)量，不利于深入優(yōu)化數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)。此外容易打亂檔案資料，缺少清晰的法律責(zé)任，對(duì)城建檔案的使用造成嚴(yán)重影響。

（二）管理水平較低

工作人眼檔案管理理念比較陳舊，沒有順應(yīng)我國(guó)時(shí)代發(fā)展潮流發(fā)生轉(zhuǎn)變。在我國(guó)城建檔案管理水平方面，信息水平比較低下，并且檔案處理還停留在人工操作階段，正式應(yīng)用的時(shí)間較晚，涉及到的裝備配置落后。信息科學(xué)技術(shù)是大力推動(dòng)檔案數(shù)字化的有力保障，因此與需要及時(shí)改進(jìn)可能應(yīng)用到的軟件與硬件。由于工作人員缺少管理文件的經(jīng)驗(yàn)，故此會(huì)因錯(cuò)誤管理檔案浪費(fèi)資源和資金。

三、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的策略

（一）重視風(fēng)險(xiǎn)防控

數(shù)字化檔案管理是一項(xiàng)比較復(fù)雜的工程，涉及到技術(shù)和管理等多個(gè)方面，在這種情況下，需要科學(xué)合理設(shè)計(jì)數(shù)字化系統(tǒng)，并嚴(yán)格管理，為檔案信息提供安全。在進(jìn)行立項(xiàng)與規(guī)劃時(shí)，需要將風(fēng)險(xiǎn)防控作為重要的內(nèi)容，實(shí)行嚴(yán)格的科學(xué)論證，預(yù)算需要花費(fèi)的經(jīng)費(fèi)。在建設(shè)數(shù)字化信息系統(tǒng)的過程中，需要確保系統(tǒng)平臺(tái)具備前瞻性和擴(kuò)展性，實(shí)行科學(xué)的備份策略。最大程度滿足業(yè)務(wù)技術(shù)準(zhǔn)則，大力開發(fā)管理系統(tǒng)，但需要注意的是不能違反法律法規(guī)，保證設(shè)計(jì)的系統(tǒng)和檔案工作相吻合。由于系統(tǒng)具有操作性和安全性，因此需要定期記錄操作日記，保證權(quán)限管理性能有較高的穩(wěn)定性。加密傳輸與存儲(chǔ)屬于保密的檔案信息，因此必須提高信息系統(tǒng)的安全性。嚴(yán)格檢查轉(zhuǎn)換工具、計(jì)算機(jī)，待確定沒有任何問題后才可以投入到使用。

（二）提升管理人員綜合素養(yǎng)

信息技術(shù)的發(fā)展，為建設(shè)數(shù)字化檔案管理帶來全新的挑戰(zhàn)，管理人員需要更好的順應(yīng)數(shù)字化發(fā)展需求，在學(xué)習(xí)和實(shí)踐中提升自身綜合素養(yǎng)。在信息環(huán)境的背景下，工作人員必須提高操作能力和實(shí)踐能力，將較高的敬業(yè)精神和修養(yǎng)帶入到工作中。結(jié)合當(dāng)前數(shù)字化的特征，積極探究專業(yè)知識(shí)，將管理實(shí)踐和理論相結(jié)合，進(jìn)行積極創(chuàng)新，提升管理能力。最后城建部門需要定期開展培訓(xùn)會(huì)議，在會(huì)議中重點(diǎn)講解工作人員普遍存在的問題，使工作人員在會(huì)議中提高掌握信息化的程度，為城建檔案管理組建高素質(zhì)、高水平、專業(yè)化的人才隊(duì)伍。

（三）增加資金投入

在建設(shè)數(shù)字化檔案管理的過程中，需要將硬件設(shè)備作為核心，因此需要有充足的資金作為工程的保障，讓政府正確的認(rèn)識(shí)數(shù)字化建設(shè)對(duì)檔案管理的重要意義，加大投放資金的力度。另外，政府還需要設(shè)立撥款機(jī)制。隨著我國(guó)信息化時(shí)代的演變，應(yīng)用硬件設(shè)施的要求不斷提高，不能夠?qū)鹘y(tǒng)的技術(shù)延續(xù)應(yīng)用，因此需要政府根據(jù)建設(shè)的實(shí)際情況和需求，進(jìn)行合理?yè)芸?，保證硬件設(shè)施和信息發(fā)展同步。另外當(dāng)政府進(jìn)行撥款后，還需要結(jié)合實(shí)際情況在，在節(jié)約成本和資源的情況下，充分利用現(xiàn)有的設(shè)施，準(zhǔn)確核算需求量，避免出現(xiàn)浪費(fèi)資源和資金的情況。

（四）重視檔案數(shù)字化建設(shè)

當(dāng)前我國(guó)大部分城市開始建設(shè)信息化信息管理系統(tǒng)，但是沒有準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)這項(xiàng)工程，因此需要高度重視建設(shè)工作，將信息管理系統(tǒng)作為作為重要的工作。另外主管部門需要積極開展建設(shè)工作，在建設(shè)的過程中必須確保檔案資料具備完整性，及時(shí)開展驗(yàn)收工作，同時(shí)嚴(yán)格把控采集數(shù)據(jù)和收集文件等工作。現(xiàn)階段，常見的技術(shù)是“自動(dòng)化電子掃描法”，經(jīng)過輸入信息和管理等系列程序，將檔案形成完整的信息資源。在這過程中，工作人員需要多次審核，確保電子信息和原始資料相吻合，保證原始資料的完整性、實(shí)效性。

結(jié)束語(yǔ)：綜上得知，建設(shè)檔案數(shù)字化管理模式是一個(gè)比較復(fù)雜的工程，面對(duì)目前潛在弊端需要相關(guān)人員積極探究深入研究，相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)需要正確的認(rèn)識(shí)數(shù)字化建設(shè)對(duì)城市發(fā)展的重要意義，并加大研發(fā)力度。數(shù)字化技術(shù)不僅是應(yīng)用在檔案管理中，還可以應(yīng)用在不同領(lǐng)域，可以為行業(yè)帶來不同程度的便捷。當(dāng)前我國(guó)建設(shè)數(shù)字化檔案管理模式，成為我國(guó)城市進(jìn)步的必然趨勢(shì)，對(duì)城市今后發(fā)展有不可估計(jì)的作用。