檔案數(shù)字化及安全保密控制的對策

于廣含

（黑龍江省齊齊哈爾市依安縣依龍鎮(zhèn)政府，黑龍江 依安 161520）

檔案數(shù)字化是在科技水平不斷發(fā)展的基礎(chǔ)上所產(chǎn)生的新型檔案管理模式。我國的檔案數(shù)字化最初起源于上世紀80年代，在經(jīng)歷了多年的發(fā)展之后，由于科技水平不斷提升，檔案數(shù)字化也在大范圍普及。檔案數(shù)字化，實則上就是將原有的檔案信息由紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，并且借助計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)展開檔案資源管理的過程。在先進技術(shù)的作用下，檔案信息的獲取效率以及處理效率得到了有效的提升。同時，檔案服務(wù)功能也在不斷擴展?？紤]到檔案信息安全性會受到一定威脅，相關(guān)檔案管理人員應(yīng)加強對安全保護控制措施的研究力度。

一、檔案數(shù)字化和安全控制的內(nèi)容

（一）檔案數(shù)字化的主要內(nèi)容

檔案數(shù)字化要想發(fā)揮其自身在檔案管理中的重要作用，就必須選用正確的質(zhì)量控制方法。通過提升檔案數(shù)字化效率和優(yōu)化檔案管理環(huán)境，促進檔案管理工作的高效開展。為了實現(xiàn)上述發(fā)展目標(biāo)，應(yīng)首先分析檔案數(shù)字化的工作原則和方案內(nèi)容，并且對實際的工作流程進行有效規(guī)范。其次，做到對數(shù)字化檔案管理軟件的合理選用。在充分分析檔案管理服務(wù)需求的基礎(chǔ)上，合理選用檔案管理軟件，保證數(shù)字化檔案工作的高效開展。

（二）安全控制內(nèi)容

檔案安全管理工作的主要內(nèi)容是建立檔案安全工作制度，明確檔案安全管理目標(biāo)，賦予相關(guān)人員檔案安全工作責(zé)任，注重設(shè)立檔案安全工作方案，防止因為檔案管理設(shè)備和軟件造成的泄密問題，檔案安全管理工作還要加強對相關(guān)人員的培訓(xùn)，注重對進入檔案系統(tǒng)人員身份識別，并且圍繞著軟硬件環(huán)境，進行必要的安防系統(tǒng)建設(shè)，保證檔案操作環(huán)境的有效。

二、檔案數(shù)字化質(zhì)量控制方法

（一）增強檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員作為具體檔案管理工作的直接參與者，其自身的業(yè)務(wù)能力與管理能力將直接關(guān)系到檔案管理工作的質(zhì)量。為了實現(xiàn)提升檔案管理效率與管理質(zhì)量的目標(biāo)，就必須從增強檔案人員的綜合素質(zhì)方面入手。要求相關(guān)部門應(yīng)加大對檔案管理工作的投入力度，積極引進優(yōu)秀的檔案管理人才。要求其除了要具備檔案管理專業(yè)能力外，還需要掌握一定的信息技術(shù)和計算機技術(shù)，確保檔案數(shù)字化工作的有效落實。在上崗之前，還應(yīng)實行崗前培訓(xùn)，圍繞檔案管理相關(guān)的技術(shù)和內(nèi)容展開崗前培訓(xùn)工作，全面提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)能力，使檔案數(shù)字化工作的開展得以有效推進。

（二）明確數(shù)字化檔案管理方案

圍繞著檔案管理數(shù)字化的基本要求，解決好當(dāng)前檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的實際問題，必須制定完善的檔案管理數(shù)字化的工作方案。首先，完善檔案管理數(shù)字化發(fā)展建設(shè)的目標(biāo)，注重實現(xiàn)總體目標(biāo)與階段性目標(biāo)的科學(xué)設(shè)置，根據(jù)單位的實際軟硬件實力，明確檔案管理數(shù)字化發(fā)展的科學(xué)理念。其次，注重制定細致有效的檔案管理數(shù)字化工作的制度，解決檔案管理數(shù)字化中存在的問題，實行檔案管理數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)化，全面提高檔案管理人員的操作標(biāo)準(zhǔn)，切實滿足檔案數(shù)字化運行的質(zhì)量要求。

（三）構(gòu)建檔案管理的數(shù)字化系統(tǒng)

做好檔案管理數(shù)字化工作，必須完善檔案管理數(shù)字軟件系統(tǒng)，充分依靠先進的專業(yè)軟件，全面提高檔案管理工作的質(zhì)量水平，切實發(fā)揮出檔案管理數(shù)字化的實用功能。首先，通過先進軟件系統(tǒng)實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息收集、存儲和檢索工作的高質(zhì)量目標(biāo)，有效防止和提醒檔案管理人員發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息中存在的格式、數(shù)據(jù)等方面的錯誤。其次，全面提高檔案管理人員的工作效率和工作質(zhì)量，通過先進的軟件系統(tǒng)進一步減輕檔案管理人員的工作壓力，使檔案管理人員可以更精準(zhǔn)的圍繞著信息化軟件進行檔案數(shù)據(jù)的操作和有效管理。

三、檔案安全保密控制對策

（一）合理應(yīng)用安全保障技術(shù)手段

為了實現(xiàn)數(shù)字化檔案安全保密的目的，應(yīng)采取合理的安全保障技術(shù)手段，降低檔案數(shù)據(jù)信息丟失和數(shù)據(jù)被破壞的幾率，從根本上提升檔案管理工作的可靠性。主要可以通過優(yōu)化檔案管理軟件系統(tǒng)的方式，提升檔案管理過程的安全保密性。此外，還可在系統(tǒng)內(nèi)部增設(shè)防火墻和加密系統(tǒng)，實現(xiàn)對安全性要求較高數(shù)據(jù)的安全防護。在計算機系統(tǒng)內(nèi)部建立內(nèi)網(wǎng)，對外界網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進行有效隔離，可起到防止外界攻擊影響和信息篡改的問題，對于提升檔案數(shù)據(jù)信息安全性具有積極作用。

（二）落實安全管理制度

做好數(shù)字化檔案信息的管理工作，必須健全檔案管理制度，明確在數(shù)字化環(huán)境中檔案運行的基本程序和辦法，通過落實各項具體責(zé)任制度，保證數(shù)據(jù)檔案在安全的環(huán)境下科學(xué)的運行，這樣才能全面提高數(shù)字化檔案安全管理工作的效率。首先，明確數(shù)字化檔案使用程序和安全防范的基本責(zé)任制度，對不同級別檔案使用和管理人員加強必要的安全教育培訓(xùn)工作。其次，建立起涉密檔案的保密制度，注重對保密檔案的使用進行專門的審核，使保密檔案數(shù)據(jù)信息只有封閉的環(huán)境下進行使用，從而全面降低檔案泄密的風(fēng)險。

（三）營造安全保密氛圍

做好數(shù)字化檔案的安全保密控制工作，必須形成良好的安全保密控制氛圍，并且養(yǎng)成良好的操作習(xí)慣，這樣才能有效降低檔案泄密風(fēng)險。首先，加強檔案管理與使用者的安全教育，具體應(yīng)當(dāng)加強檔案管理人員和使用人員安全保密技能培訓(xùn)，圍繞著檔案管理和使用中容易出現(xiàn)的泄密問題，對檔案相關(guān)人員進行必要的警示教育，從而提高檔案保密和安全管理工作效率。其次，形成良好的檔案保密工作文化氛圍建設(shè)，樹立檔案管理人員的安全保密理念，使檔案管理人員具有良好的檔案安全保護意識，注重加強檔案安全工作的檢查，實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的有效安全操作。第三，圍繞著檔案安全工作形勢進行針對性的補足，根據(jù)檔案管理和數(shù)字化環(huán)境形勢，及時做好相關(guān)的漏洞更新和病毒的查殺工作，保證提供良好的數(shù)字化檔案的運行環(huán)境。

結(jié)語：目前我國檔案數(shù)字化水平已經(jīng)有了很大提高，但是檔案數(shù)字化的整體質(zhì)量水平不高，檔案安全問題較為嚴重，還必須根據(jù)實際檔案工作需求，解決當(dāng)前檔案工作存在的問題，全面提高檔案數(shù)字化建設(shè)的效率。