人事檔案信息化管理模式的實(shí)現(xiàn)與保障研究

譚歡

（廣西電網(wǎng)有限責(zé)任公司，廣西 南寧 530000）

人事檔案記錄了一個(gè)人的發(fā)展和成長(zhǎng)經(jīng)歷，是一個(gè)人最重要的信息，是最重要的記錄，也是國(guó)家和單位選拔人才的重要依據(jù)。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)成為改善人民生活質(zhì)量、提高單位經(jīng)濟(jì)效益，提高整個(gè)社會(huì)勞動(dòng)生產(chǎn)率的重要戰(zhàn)略資源，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，用新型的數(shù)字化人事檔案代替原有的紙質(zhì)化人事檔案既可以有效提高人事檔案管理的效率，又能有效提高人事檔案的管理水平。

一、新時(shí)代對(duì)國(guó)企人事檔案工作的新要求

2015年，中共中央組織部下發(fā)《干部人事檔案造假問(wèn)題處理辦法（試行）》，自2015年11月18日起施行。中共中央辦公廳于2018年發(fā)布《干部人事檔案工作條例》，自2018年11月20日起施行。中共中央組織部的一系列文件總結(jié)和吸收了黨的十八大以來(lái)嚴(yán)格管理干部人事檔案工作的新經(jīng)驗(yàn)、新成果，規(guī)范和完善了制度機(jī)制、內(nèi)容建設(shè)、日常管理、利用審計(jì)和紀(jì)律監(jiān)督為各級(jí)干部人事檔案工作的國(guó)家在未來(lái)時(shí)期檔案工作提供基本遵循。我們各級(jí)組織人事部門和廣大干部人事檔案工作者應(yīng)以高標(biāo)準(zhǔn)和扎實(shí)作風(fēng)認(rèn)真做好干部人事檔案工作。中組部副部長(zhǎng)姜信治同志在全國(guó)干部人事檔案工作會(huì)議中對(duì)新時(shí)代干部人事檔案工作提出了六點(diǎn)要求：第一、要持續(xù)加強(qiáng)檔案審核和內(nèi)容建設(shè)，確保真實(shí)準(zhǔn)確、全面規(guī)范、鮮活及時(shí)。第二、堅(jiān)持主動(dòng)用檔、科學(xué)用檔、有效用檔，更好服務(wù)高素質(zhì)專業(yè)化干部人才隊(duì)伍建設(shè)。第三、要持續(xù)用力，鞏固和拓展專項(xiàng)審核成果。第四、要健全從嚴(yán)管理檔案工作體系，扎緊織密制度“籠子”。第五、要加快推進(jìn)干部人事檔案管理信息化建設(shè)，以信息化助推科學(xué)化。第六、要夯實(shí)基礎(chǔ)、建強(qiáng)隊(duì)伍，為提高檔案質(zhì)量和管理水平提供有力保障。

二、人事檔案管理信息化的作用

（一）節(jié)約管理成本

人事檔案作為重要的人事文件資料，往往需要有專門的房間存放。房間要防火、防潮，更要防盜、防人為損壞。日常工作中，要定期整理、清點(diǎn)，如果遇到變動(dòng)檔案還需要改變存放地點(diǎn)，要搬運(yùn)到其他地方，不僅工作量大增加，還會(huì)增加人事檔案丟失、損壞的風(fēng)險(xiǎn)。而電子化的人事檔案則不同，只要將其存在兩個(gè)不同位置的電腦中，又可以保護(hù)檔案信息的安全。近些年隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的近一步升級(jí)，將人事檔案信息存在網(wǎng)絡(luò)上，同樣可以保證信息的安全。

（二）減少管理漏洞

經(jīng)過(guò)信息化處理的人事檔案，是由電腦軟件和人來(lái)共同控制的，通過(guò)合理的軟件設(shè)計(jì)可以讓人事檔案的管理更加嚴(yán)密、審批程序更加科學(xué)。人事檔案記錄著人過(guò)去的學(xué)習(xí)生涯及職業(yè)發(fā)展，對(duì)一個(gè)人的未來(lái)職業(yè)發(fā)展至關(guān)重要，因此總有人試圖通過(guò)各種方式來(lái)清除自己過(guò)去經(jīng)歷中的一些污點(diǎn)、夸大過(guò)去的成績(jī)，因而會(huì)滋生人事檔案管理上的腐敗及其它不良作風(fēng)。而電腦軟件是設(shè)計(jì)好的，很多設(shè)定并不是操作人員可以隨便就能改的。有些地方操作人員是能修改的，但也往往會(huì)有相互的制約，從而形成管理上的制約。此外，電腦日志還會(huì)記錄下操作人員的每一步修改，因此，如果真有不法事件發(fā)生，相關(guān)責(zé)任人也能被順利找到。這樣就能在人事管理的程序上減少管理漏洞、降低人為因素的干擾，從而提高人事檔案管理的質(zhì)量。

（三）方便檔案查找

電腦及軟件具有查找的功能，不僅查找的速度快，而且查找得非常徹底，不會(huì)有任何遺漏。人事檔案信息化之后，可以方便地利用“搜索”功能來(lái)進(jìn)行查找，既可以通過(guò)查找姓名，也可以通過(guò)查找“身份證號(hào)”“職級(jí)”“工作單位”等來(lái)查找。智能查找的速度快、質(zhì)量高，因此能大大地提高人事檔案管理的工作效率。

（四）實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案網(wǎng)上轉(zhuǎn)遞，全面盤活檔案資源。

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，單位間的交流、單位人員的流動(dòng)日益頻繁，人事檔案的轉(zhuǎn)移、單位間的人員合作越來(lái)越多，檔案資源從分散利用到共享共建的變革過(guò)程。數(shù)字化的人事檔案即查即用、傳輸方便，因而人事檔案信息化建設(shè)有助于不同單位間人事檔案資源的快速傳遞，有助于提高檔案資源的利用率，有助于推動(dòng)干部人事檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)、提質(zhì)增效。

三、國(guó)有企業(yè)人事檔案信息化管理創(chuàng)新研究

（一）增加人事檔案類別與內(nèi)容

單位人事檔案材料主要由各部門提供，個(gè)人簡(jiǎn)歷由個(gè)人直接填寫(xiě)，經(jīng)審核后進(jìn)入檔案。這樣的材料內(nèi)容很固定，不能體現(xiàn)個(gè)性化的特點(diǎn)。這就需要利用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，拓寬物資收集渠道，使物資收集類別更加豐富，內(nèi)容更加充實(shí)，從而真正體現(xiàn)國(guó)有企業(yè)人事檔案的作用。首先，我們應(yīng)該充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)在采集方式上的優(yōu)勢(shì)，改變傳統(tǒng)的單一采集方式，采用360度信息采集的方法，在我的親人、領(lǐng)導(dǎo)、同事、下屬、客戶和學(xué)生等方面。收集信息，不存在片面的問(wèn)題。第二，增加信息收集的類別和內(nèi)容。過(guò)去，國(guó)有企業(yè)的人事檔案存在著突出不足、忽視現(xiàn)實(shí)的問(wèn)題，不能充分反映個(gè)人的綜合素質(zhì)。在信息時(shí)代背景下，有必要重視人事檔案憑證的價(jià)值，反映個(gè)人的信用狀況和健康狀況，包括個(gè)人納稅、違紀(jì)考試、信用卡記錄、合同履行情況等。健康狀況應(yīng)包括家族史、既往史、心理健康等。國(guó)有企業(yè)可以利用360度采集的方法，將上述分散的信息進(jìn)行匯總。

（二）建立監(jiān)督機(jī)制，定期清理檔案內(nèi)容

傳統(tǒng)人事檔案的真實(shí)性和完整性還不夠，主要是由于知情權(quán)的缺失，使得人事檔案很容易被人為更改，無(wú)法及時(shí)更新，同時(shí)又缺乏監(jiān)管，影響了人事檔案憑證和信息的價(jià)值。在信息時(shí)代，過(guò)去的閉塞狀態(tài)已經(jīng)改變，國(guó)有企業(yè)的人事檔案不再是“信息孤島”。為了體現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)在人事檔案部門與當(dāng)事人之間的第三方監(jiān)督作用，人事檔案中的很多內(nèi)容都可以發(fā)布給檔案本人和其他人。此時(shí)，應(yīng)發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)第三方監(jiān)管作用，避免隨意添加和刪除人事檔案。案件的信息?；ヂ?lián)網(wǎng)應(yīng)該加強(qiáng)公共人事檔案信息之間的聯(lián)系和紀(jì)律監(jiān)督部門監(jiān)督工作到位，同時(shí)注意人事檔案在個(gè)人發(fā)展和企業(yè)工作中的作用，定期識(shí)別、整理人事檔案的內(nèi)容，及時(shí)補(bǔ)充新材料，刪除錯(cuò)誤的材料，所以國(guó)有企業(yè)可以獲得完整的人事檔案。

（三）加強(qiáng)人事檔案安全管理

信息技術(shù)為文件管理提供了更加快速、高效的方法和手段，但也嚴(yán)重影響了文件管理的安全性?，F(xiàn)階段，一些單位在開(kāi)展檔案信息化建設(shè)過(guò)程中缺乏安全意識(shí)，容易導(dǎo)致檔案信息的泄露和丟失，造成的損失是巨大的。同時(shí)，在保存電子文件時(shí)容易忽略更新版本存在的不可讀性和不兼容性，以及存儲(chǔ)材料和載體容易損壞的問(wèn)題，寶貴的文件信息資源往往丟失。在管理的過(guò)程中，重要的是要認(rèn)真研究人事檔案管理的相關(guān)政策和嚴(yán)格定義的各種信件同時(shí)，電腦的加密函數(shù)應(yīng)該正確使用，一般數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)應(yīng)該基于許可的分類和加密加密系統(tǒng)，和歸檔數(shù)據(jù)的機(jī)密性和利用率之間的關(guān)系應(yīng)該正確處理。既要摒棄不思進(jìn)取、克服穩(wěn)定的保守觀念，又要避免強(qiáng)隨意性、無(wú)邊界的觀念。此外，電子檔案對(duì)保存方法和保存環(huán)境有很高的要求。管理者應(yīng)注意防病毒、防輻射、耐高溫、防潮，大力研究檔案材料的安全性，做好電子檔案的第一時(shí)間備份和維護(hù)工作，做好電子檔案和紙張的工作。認(rèn)真處理檔案之間的關(guān)系，確保檔案的完整性和安全性。

（四）提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

人事檔案信息化管理是人事檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，在這方面國(guó)有企業(yè)應(yīng)當(dāng)順應(yīng)趨勢(shì)積極創(chuàng)新，在人事檔案信息化管理人員的招聘和培訓(xùn)方面應(yīng)當(dāng)，按照專業(yè)的檔案培訓(xùn)方式進(jìn)行，而不能將就以專業(yè)水平不高的進(jìn)行培訓(xùn)。要定期組織人事檔案管理人員考核機(jī)制，不斷推動(dòng)人員進(jìn)行自身創(chuàng)新，提升自身能力，適應(yīng)檔案管理的專業(yè)需求。同時(shí)，在人員的技術(shù)操作方面，應(yīng)當(dāng)掌握并熟知計(jì)算機(jī)的程序操作和信息管理技能，也要進(jìn)行技術(shù)防護(hù)和網(wǎng)絡(luò)安全等方面的教育，不斷提升技術(shù)人員對(duì)人事檔案信息管理系統(tǒng)的修復(fù)和升級(jí)能力，為信息的安全管理和網(wǎng)絡(luò)病毒檢測(cè)奠定基礎(chǔ)。在人員的身份識(shí)別方面學(xué)校也要進(jìn)行考慮，應(yīng)當(dāng)對(duì)人事管理人員進(jìn)行身份鑒定，對(duì)進(jìn)入密碼的訪客進(jìn)行信息登錄，以促進(jìn)系統(tǒng)的高效進(jìn)行。

隨著經(jīng)濟(jì)體制的不斷改革和深化，國(guó)有企業(yè)的產(chǎn)業(yè)在更大范圍內(nèi)具有較強(qiáng)的競(jìng)爭(zhēng)力。由此可見(jiàn)，做好國(guó)有企業(yè)人事檔案管理工作具有十分重要的意義。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的不斷加快，科學(xué)技術(shù)水平也有了很大的提高。在信息時(shí)代背景下，國(guó)有企業(yè)應(yīng)注重人事檔案管理的創(chuàng)新，在提高工作效率和質(zhì)量的同時(shí)，減少資源浪費(fèi)，實(shí)現(xiàn)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的不斷增強(qiáng)。